Разработка баз данных средствами MS ACCESS
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Кафедра общеобразовательных дисциплин
наименование кафедры
Допускаю к защите
Руководитель Орлова И.В.
И.О. Фамилия
Разработка баз данных средствами MS ACCESS
Составление учебного плана темы
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к курсовой работе по дисциплине
Информатика и информационные технологии 1.001 .00.00ПЗ
обозначение документа
Выполнил студент группы СМЗ-13-2 Татаринова С.А.
Нормоконтроль _____________________________ И.О. Фамилия
подпись
Курсовой проект защищен с оценкой __________________
Министерство образования и науки Российской Федерации
ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
ЗАДАНИЕ
НА КУРСОВОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ
(КУРСОВУЮ РАБОТУ)
По курсу: Информатика и информационные технологии
Студенту: Татариновой С.А.
Тема проекта: Создание базы данных в среде MS Access
Исходные данные: Вариант 9 Составление учебного плана.
Таблица Преподаватели
(Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество,
Ученая степень, Должность, Стаж)
Таблица Предметы (Код Предмета, Название, Количество часов, Трудность)
Таблица Нагрузка (Код
преподавателя, Код предмета, Будет вести,
Номер, Группы)
Рекомендуемая литература: 1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина
Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами
данных. / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. –
СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. – 754 с.
2. Гончаров А.В. “Microsoft
Access в примерах”. / Гончаров А.В. – СПб
– Питер, 2007. – 256 с
3. Гончаров А. Access в примерах.
[Текст] / Гончаров А.–С.-Петербург:
Питер, 2008. – 302 с.
4. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов
С. Эффективная работа с СУБД. / Горев А.,
Ахаян Р СПб.: Питер, 2007. – 412 с.
Графическая часть на листах.
Дата выдачи задания " 29 " октября 2013 г.
Дата представления проекта руководителю " " мая 2014 г.
Руководитель курсовою проектирования (курсовой работы) Орлова И.В.
АННОТАЦИЯ
Тема курсовой работы разработка баз данных средствами MS ACCESS.
Курсовая работа выполнена на листах формата А4.Объем работы 36 стр., рисунков - 25 шт.; таблиц – 1 шт., 12 источников информации. При ее создании использовался текстовый редактор MS Word
Курсовая работа построена в основном на взаимосвязанных примерах предметной области "Составление учебного плана", понимание которой не требует специальной подготовки.
Введение содержится краткое описание основных понятий и возможностей Access, в том числе таких, как реляционная база данных, схема данных, объекты Access, диалоговые средства конструирования объектов, мастера Access, многопользовательская база данных.
Выделение информационных объектов предметной области и Определение структуры базы данных описывается процесс проектирование нормализованной реляционной базы данных. Во вступительной части рассматриваются такие основополагающие понятия проектирования БД, как структура данных предметной области, нормализация данных, информационные объекты и их связи, виды отношений объектов в этих связях, структура таблиц базы данных, ключи идентификации и связей, схема данных Access. Так же проводится анализ документов — источников данных, на основе данного анализа выделяются информационные объекты предметной области. Далее определяются связи между информационными объектами, графическому построению информационно-логической модели данных, на основе которой определяется логическая структура базы данных Access.
Запуск Access содержатся информация по основам работы в Access. Объясняется, как осуществляется запуск Access, изучаются элементы окна, меню, панели инструментов Access и техника работы с ними, что дает возможность адаптироваться к интерфейсу Access. Так же здесь объясняется возможность получения справочной информации по Access.
Создание файла базы данных и таблиц описывается методы создания таблиц базы данных и схемы данных, обеспечивающей совместную обработку взаимосвязанных таблиц и поддержание целостности при корректировках. Создание базы данных Access при этом основывается на результатах ее проектирования. И приводиться пример по созданию запросов различного типа. Среди них однотабличные и многотабличные запросы на выборку данных.
Создание и редактирование однотабличной формы изучается технология разработки и использования форм как основного интерактивного интерфейса пользователя при работе с базой данных.
Однотабличный отчет описывает создание отчета в виде печатного документа при использовании мастера и конструктора.
Средства, рассмотренные выше, позволяют сконструировать основные объекты Access (формы, запросы, отчеты) и использовать их для реализации отдельных модулей поставленных пользователем задач. Панели управления приложением рассмотрена технология создания панели управления приложением с использованием диспетчера кнопочных форм. При этом показана возможность создания такого графического интерфейса управления приложением, который был бы удобен для конечного пользователя и позволял бы сосредоточить все внимание на работе с базой данных и решении задач.
Поскольку перечисленные вопросы составляют основное содержание работ при создании приложений в различных предметных областях.
В Заключение делаются выводы что данный курсовой проект может служить в качестве практического пособия пользователю, приступающему к разработке собственной базы данных и приложения.
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Введение…………………………………………………………
1.1 Общая характеристика Microsoft Access 2003……………………… 2
1.2 Реляционная база данных……………………………………………. 2
1.3 Схема данных…………………………………………………………. 4
1.4 Объекты Access…………………………………………………………. 4
1.5 Размещение базы данных…………………………………………….. 5
1.6 Графический интерфейс Access и технология Drag and Drop……….. 6
1.7 Диалоговые средства конструирования объектов……………………. 7
1.8
Мастера Access…………………………………………
1.9 Мастера баз данных………………………………………………….... 9
2. Выделение информационных объектов предметной области…………………..... 11
2.1 Содержание проектирования базы данных………………………… 11
2.2 Правила выделения информационных объектов………………………. 12
2.3 Определение документов-источников данных предметной области 13
3. Определение структуры базы данных…………………………………………. 14
3.1 Тип отношений информационных объектов………………………….. 14
3.2 Определение связей между информационными объектами…….… 15
3.3. Графическое представление информационно-логической
модели предметной области…. 15
3.4 Определение логической структуры реляционной базы данных….. 16
4. Запуск Access………………………………………………………………
4.1 Запуск Access на панели задач……………………………………….. 17
4.2 Управление положением окна на экране……………………………. 17
4.3 Строка меню………………………………………………………..….
4.4 Просмотр
команд меню……………………………………………..
4.5 Панели инструментов……………………………
4.6 Всплывающие
подсказки и перемещение
4.7 Отображение
и скрытие кнопок панели
4.8 Добавление
и удаление панелей
4.9 Изменение состава и атрибутов кнопок панели инструментов……. 19
4.10 Строка состояния……………………………………
4.11 Работа со справкой………………………………
4.12 Использование справочника Access ………………………………. 21
5. Создание файла базы данных и таблиц………………………………………... 22
5.1 Создание
файла базы данных…………………………………
5.2 Создание
файла для новой базы данных………
5.3 Создание
таблицы базы данных ………………..……
5.4 Создание
структуры таблицы…………………………………
5.5 Однотабличные запросы на выборку данных………………….……. 25
6. Создание и редактирование
однотабличной формы………………………….
7. Однотабличный отчет ……………………………………………………….…. 28
8. Панели управления приложением …………………………………………..… 29
8.1 Формы, как
диалоговое средство работы
8.2 Кнопочная
форма……………………………………………….……..
9. Заключение……………………………………………………
10. Список использованных
1
Введение
В сфере информационных технологий обновление знаний происходит ОСтаточно интенсивно. Вместе с тем, имеется тенденция преемственности концептуальных основ баз данных. К ним в первую очередь относятся уже ставшие классическими: реляционный подход, моделирование данных предметной области, объектно-ориентированный подход при разработке пользовательских приложений.
Наряду с преемственностью имеет место дальнейшее развитие объектно-ориентированного подхода и языковых средств программирования, основанных на этом подходе. Следует отметить интенсивное внедрение интеграционных подходов в корпоративных базах данных, основанных на Web-технологии Internet. Простой интерфейс браузеров становится универсальным средством для работы с документами различных приложений, в том числе с базами данных Microsoft Access. СУБД Access обеспечивает публикацию баз данных в формате, доступном в сетях Internet и Intranet. В Microsoft Access 2003 эти средства получили дальнейшее развитие и позволяют конструировать в интерактивном режиме Web-страницы, предназначенные для работы с базами данных.
Возрастает роль средств, обеспечивающих многопользовательский режим работы с базами данных коллективного доступа. Предоставляется возможность делать запросы, присоединять таблицы баз данных SQL-сервера к базе данных Access на компьютере пользователя. В Access 2003 могут быть созданы приложения пользователя, работающие в режиме клиента SQL-сервера.
Одним из центральных вопросов, относящихся к технологии работы пользователя, предопределяющих успешное создание приложения, является разработка целостной базы данных. Access предоставляет средства создания базы нормализованных данных и форм для диалоговой работы с ней с удобным графическим интерфейсом. В процессе создания базы данных особое значение имеет такой инструмент, как схема данных (Relationships), которая наглядно отображает ее структуру. Схема данных используется при всех видах работы с данными и позволяет поддерживать целостность базы.
При этом каноническая модель данных, разработанная на этапе немашинного проектирования, с одно-многозначными взаимосвязями объектов предметной области получает наглядное воплощение при создании базы данных.
Особое значение имеет возможность создания экранных форм, совпадающих по структуре с реальными документами (источниками данных), для использования их при загрузке и корректировке справочных и оперативно-учетных данных, а также просмотре информации.
С построением базы нормализованных данных тесно связана разработка и эффективная реализация задач пользователя. Для решения многих задач достаточно использовать такие объекты Access, как формы, запросы и отчеты. Эти объекты легко создаются в диалоговом режиме. Для реализации целостного приложения пользователя в некоторой предметной области возникает необходимость в создании макросов и модулей на языке Visual Basic for Applications (VBA). Механизм обработки событий, возникающих в процессе диалоговой работы с данными, позволяет объединять в приложении пользователя отдельные запросы, формы и отчеты и получать нестандартные решения в практических приложениях пользователя
С развитием Web-технологий в Internet и intranet и использованием универсального интерфейса браузеров, работающих с Web-страницами, делается актуальным доступ к данным базы из внешней среды. Access обеспечивает создание
2
страниц доступа к данным базы, которые являются Web-страницами. Страницы могут использоваться подобно формам Access для ввода и редактирования данных.
Основное назначение баз данных—хранение, поддержание в актуальном состоянии данных большого объема, необходимых в различных приложениях многих пользователей. Поэтому важнейшим направлением развития баз данных является многопользовательская технология.
В Access 2003 включены средства разработки проектов, которые являются клиентскими приложениями Microsoft SQL Server. Проект Access включает объекты, составляющие собственно приложение—формы, отчеты, Web-страницы, макросы и модули, которые работают с данными баз, размещенных на SQL-сервере. Наряду с объектами, составляющими приложение, в проекте Access отображаются объекты базы данных SQL Server—таблицы, представления, сохраняемые процедуры. Работа с этими объектами осуществляется в интерактивном режиме и практически не отличается от работы с объектами базы данных Access. В среде Access 2003 может быть создано не только приложение пользователя, но и сама база данных на SQL-сервере.
Общая характеристика СУБД Access, а также основные понятия, сведения и положения:
- реляционная база данных;
- схема данных;
- объекты Access;
- размещение базы данных;
- графический интерфейс Access;
- технология Drag-and-Drop;
- диалоговые средства конструирования объектов;
- мастера Access;
- мастера баз данных;
- средства программирования;
- многопользовательская база данных Access;
- репликация баз данных;
- работа Access с базой данных Microsoft SQL Server;
- работа с базой Access и SQL Server через Internet Explorer.
- Общая характеристика Microsoft Access 2003
СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере.
- Реляционная база данных
База данных является организованной на машинном носителе совокупно – взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области — реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. Реляционная база данных представляет собой множество взаимо-связанных двумерных таблиц — реляционных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности.
Структура реляционной таблицы определяется составом и последовательностью полей, соответствующих ее столбцам, с указанием типа элементарного иного, размещаемого в поле. Каждое поле отражает определенную
3
характеристику сущности, а соответствующий столбец содержит данные одного типа.
Содержание реляционной таблицы заключено в ее строках. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственственная запись.
Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе иных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-к-многим (1:М). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них — ключом связи. Ключом связи всегда является уникалькальным ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом. На рис. 1 показаны две таблицы с перечнем кафедр и списком преподавателей, которые находятся в отношении 1:М и логически связаны по одинаковому полю Код кафедры.
Размещение сведений о каждой сущности в отдельной таблице и связывание таблиц позволяет избежать повторения значений данных в разных таблицах и упрощает процесс их обновления и поиска в базе. При этом обеспечивается однократный ввод данных при загрузке и корректировке базы данных. Если разместить данные двух таблиц приведенного примера в одной таблице, то каждая запись будет содержать информацию об одном преподавателе. Однако данные о кафедре (наименование, телефон и др.) будут повторяться во всех записях о преподавателях одной кафедры, что усложняет ввод, корректировки и обеспечение
В Access 2003 реализовано новое средство просмотра и редактирования связанных записей нескольких таблиц. Информация отображается в иерархическом виде. При раскрытии одного уровня иерархии рядом с записью главной таблицы отображаются связанные записи подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также могут быть открыты связанные записи и т. Д. Иерархический просмотр записей возможен также для таблиц запросов и для форм в режиме таблицы. Например, для таблиц КАФЕДРА, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (см. рис. 1), связанных отношением один-ко-многим, для каждой записи таблицы КАФЕДРА могут быть отображены и отредактированы связанные записи в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
4
- Схема данных
В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.
При использовании Access осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания. В схеме данных Access, построенной по проекту нормализованной модели данных предметной области, устанавливаются одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.
В схеме данных могут устанавливаться связи между таблицами, находящимися не только в отношения 1:1 или 1:М, а также в случае, если отношения не могут быть определены, но имеется одинаковое поле в двух связанных лицах. Такие связи используются только для объединения таблиц при их обработке.
- Объекты Access
СУБД Access ориентирована на работу с объектами базы данных, к которым относятся таблицы и запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных — формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Типовых процессов обработки данных — просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — в Access имеются средства конструирования таких объектов, как формы, запросы, отчеты и страницы. Объекты приложений — формы, отчеты, страницы — состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы (правления служат для связи объекта с записями таблиц, являющихся источниками данных.
При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа — макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).
Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий. Их можно обрабатывать с помощью макросов или процедур на VBA.
Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.
Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.
Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. Запрос может формироваться с помощью QBE — запросов по образцу или с помощью инструкции SQL — языка структурированных
5
запросов. Используя запрос, можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.
Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует документу, привычному для пользователя. Формы также могут применяться для создания панелей управления в приложении.
Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.
Страницы (Pages) доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.
Макросы (Macros) — это программы, которые содержат описание последовательности действий, выполняемых, как правило, при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.
Модули (Modules) содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, процедуры-подпрограммы и процедуры для обработки событий.
В Access 2003 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.
В окне базы данных Access 2003 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (Shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.
- Размещение базы данных
Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access — формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных. Программа Access сохраняет страницы доступа к данным в отдельных файлах, в файле базы данных размещаются только ссылки на них.
Приложение базы данных, которое содержит программы VBA, может быть скомпилировано и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть модифицированы.
При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.
6
В Access 2003 включены средства разработки проекта — приложения, обеспечивающие работу с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проста пользователь может создать базу данных на SQL-сервере или использовать уже существующую.
- Графический интерфейс Access и технология Drag and Drop
Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя . Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню, контекстно-зависимые (контекстные) меню и панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.
Пользователь имеет возможность перетаскивать с помощью мыши в соответствии с технологией Drag-and-Drop объекты базы данных и их элементы. Например, любую таблицу или запрос можно перенести из окна базы данных в окно схемы данных. Для установления связи между объектами можно в схеме данных переместить поле из одной таблицы в другую. Для размещения подчиненной формы в главной форме достаточно перенести в нее ранее созданную форму или даже просто таблицу-источник в конструируемую форму.
С помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel. Можно выделить необходимые данные в форме или в объекте в режиме таблицы и перенести только их. Можно создать таблицу путем переноса с помощью мыши диапазона ячеек Microsoft Excel в окно базы данных Microsoft Access. Объекты других приложений, т. Е. объекты OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов), могут быть перенесены в поле объекта OLE в таблицу или форму в режиме формы, а также в форму или отчет в режиме конструктора.
