Разработка базы данных « Администратор гостиницы»
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Сорочинский ветеринарный техникум –
филиал ФГБОУ ВПО Оренбургский ГАУ
КУРСОВАЯ РАБОТА
Разработка базы данных « Администратор гостиницы»
Выполнена студентом (кой) Марией Ивановной Вельбовой
41 ИС
(номер группы)
Основная профессиональная образовательная программа по специальности 09.02.04. Информационные системы (по отраслям)
(шифр и наименование специальности/профессии)
Форма обучения очная
Руководитель курсовой работы (проекта)
Преподаватель спец. дисциплин
Т.Н. Кандакова
( должность, И.О.Фамилия)
Работодатель (социальный партнер):
______________________________
(организация, должность И.О.Фамилия)
Заведующий отделением:
Н.М. Бережнева _________ «____»______20___г.
( должность,
И.О.Фамилия)
г. Сорочинск, 2014
Содержание
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ
ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЮЖНЫЙ» Г. СОРОЧИНСКА……………………………………………………
1.1.Общая характеристика Общества…………………………………………….5
1.2.Описание объекта
2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ «АДМИНИСТРАТОР ГОСТИНИЦЫ»…12
2.1.Этапы создания базы
данных……………………………………..........
2.2.Инструкция пользователю………
2.3.Инструкция программисту………
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………
ВВЕДЕНИЕ
Важным фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование методов и форм управления происходит на основе достижения научно-технического прогресса, занимающейся изучением законов, методов и способов, накоплений, обработки и передачи информации с помощью компьютеров и других технических средств. Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных информационных технологий (АИТ). Автоматизированные информационные технологии (АИТ) - это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, использования средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам. В качестве основного средства автоматизации информационно-управленческой деятельности сегодня выступают персональные ЭВМ. Использование современных информационных технологий в сфере управления обеспечивает повышение качества экономической информации, снижение затрат времени на ее обработку, увеличение точности информации, ее объективности и, вследствие этого, возможность принятия своевременных управленческих решений на всех уровнях организации производства. Также необходимо разработать программу для автоматического заполнения выходных документов на основе имеющихся входных данных. Целью автоматизации является повышение социально-экономической эффективности управления, снижение временных, трудовых, материальных и финансовых затрат, повышение оперативности и достоверности обработки информации.
Автоматизирование гостиниц поможет значительно улучшить качество их работы.
Каждая, даже самая небольшая гостиница или отель, стремиться к тому, чтобы поднять свой престиж, обеспечить оперативность и четкость обслуживания клиентов, осуществлять контроль за действиями персонала, наладить прозрачность финансовых потоков. Так как в настоящее время современные компьютерные технологии становятся неотъемлемой составляющей успешной работы, решить эти задачи поможет внедрение автоматизированных систем. Это довольно сложный комплекс систем информации, которые обеспечивают эффективное управление специфическими процессами современных гостиничных предприятий. Для этого достаточно установить в гостинице или отеле современное оборудование с соответствующим программным оборудованием. Благодаря этой системе, совершается оптимальное распределение загрузки, что исключает возможность неравномерного износа номерного фонда. Кроме того, благодаря внедрению системы можно получать самую полную информацию о финансовых потоках, состоянии дел, действиях персонала. За счет удаленного доступа можно совершать стратегическое планирование и управление гостиничным предприятием, следить за бронированием и номерным фондом, вести налоговый и бухгалтерский учет из любой точки земного шара. Автоматизация гостиниц и отелей происходит в несколько этапов. Для начала проводятся исследования, определяются цели и желаемый результат автоматизации. Затем изучается структура отеля, определяются отделы, подлежащие внедрению системы, создаются необходимые шаблоны документов, поэтажных планов, таблицы заселения номеров. Лишь после этого выполняется установка системы, производится ее настройка, обучается персонал. После полного тестирования система вводится в эксплуатацию. Главной задачей данной курсовой работы являются: определение технологии работы и функции в гостинице.
Цели работы: 1)определить технологии, используемые в работе гостиницы; 2)рассмотреть спектр услуг, оказываемых Обществом; 3) описать должностные обязанности персонала гостиницы.
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ЮЖНЫЙ»
1.1.Общая характеристика Общества
Общество с ограниченной ответственностью «Южный», далее именуемое «Общество », создано на федеральном решении Общего собрания учредителей в соответствии с положениями Гражданского Кодекса Р.Ф.Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее по тексту учредительный закон.
Руководство организации: Директор Агаркова Татьяна Владимировна
Информация о государственной регистрации: ОГРН (Основной государственный регистрационный номер):1065617017388.
Орган государственной регистрации: Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №4 по Оренбургской области. Дата регистрации:5 июня 2006 года.
Справочная информация: ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика):5617008746
Форма собственности (в соответствии с ОКФС): Частная собственность.
Организационно-правовая форма (в соответствии с ОКОПФ): Общества с ограниченной ответственностью.
Вид организации по классификации ОКОГУ: Организации, учрежденные гражданами.
Участниками Общества могу быть граждане и юридические лица, обязующиеся выполнять правила настоящего Устава, решение органов управления Общества и внесшие вклад в Уставной капитал Общества в соответствии с принятыми на себя обязательствами.
Термины «Учредитель», «Участник »имеют в данном Уставе идентичное толкование.
Сокращенное фирменное наименование: ООО «Южный»
Место нахождение Общества:461900, Россия, Оренбургская обл., г. Сорочинск, ул. Фурманова д.133.
Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной федерации, имеет в собственности обособленное имущество учитываемое на его самостоятельном балансе может о своего имени осуществлять имущественные и личные неимущественные права, обязанности, быть истцом в суде.
В своей деятельности Общество руководствуется Гражданским кодексом Р.Ф, Федеральным законом, соответствующим законодательством Р.Ф, настоящим Уставом.
Общество создано на неограниченный срок.
Общество имеет круглую печать, содержащую его фирменное наименование на русском языке и указание на местонахождение. Общество вправе иметь полные штампы и бланки со своим собственным наименованием, собственной эмблемой, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за её пределами.
Общество может быть учредителем другого юридического лица, в том числе с участием уставного капитала.
Общество может создавать филиалы открывать представительства по решению общего общества, принятому большинством не менее двух третей голосов участников общества. Филиалы и представительства Общества не являются юридическими лицами, действуют от имени Общества. Филиал и представительство наделяются Обществом имуществом. Руководители филиалов представительств Общества назначаются Обществом и действуют на основании его договоренности.
Основной целью Общества является извлечение прибыли посредством хозяйственной деятельности. Общество вправе преследовать иные цели, не запрещенные действующим законодательством.
Виды деятельности Общества:
- Торгово-посредническая продажа промышленных , продовольственных товаров, продукции земледелия, хозяйственных товаров
- Деятельность в области здравоохранения
- Торговля транспортными средствами
- Гостиничный бизнес.
Общество вправе заниматься любыми иными видами деятельности , не запрещенными действующим правительством Р.Ф.
Все вышеуказанные и другие виды деятельности могут осуществляться Обществом как в Российской Федерации, так и за рубежом в рамках внешнеэкономической и внешнеторговой деятельности в соответствии с действующим законодательством Р.Ф.
Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для любых видов деятельности, не запрещенных федеральным законами.
Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется, федеральным законом, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).
1.2.Описание объекта автоматизации
Должностная инструкция - это краткое изложение основных задач, требующихся навыков и полномочий различных должностей в организации.
Правильно составленная должностная инструкция дает возможность: - получить четкое представление о трудовой функции работника; - грамотно распределять трудовую нагрузку на персонал, избегая ее дублирования; - определять необходимую квалификацию персонала; - эффективно проводить аттестацию рабочих мест; -эффективно проводить аттестацию персонала, определяя соответствие лица занимаемой должности; -снижать судебные риски при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей.
Отдел гостиничной деятельности «Южный» города Сорочинска имеет персонал который состоит из 10 человек это: директор гостиницы, администратор гостиницы, менеджеры гостиницы (2человека) медицинский работник, дежурный по этажу, продавцы (2человека) и горничные(2человека).
Директор гостиницы относится к категории руководителей.
На должность директора гостиницы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности в жилищно-коммунальном хозяйстве не менее 5 лет.
Директор гостиницы:
-Организует и обеспечивает
эффективную деятельность
-Осуществляет контроль
над качеством обслуживания
Менеджер гостиницы относится к категории руководителей.
На должность менеджера гостиницы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование. Менеджер гостиницы:
-Руководит финансово-
-Организует работу и
эффективное взаимодействие
-Осуществляет контроль за работой подразделений гостиницы: службы приема и обслуживания гостей, службы распоряжения гостиничным фондом, служб приготовления пищи и организации питания, инженерных служб, экономических и иных служб;
-Принимает участие
в разработке маркетинговой
-Возглавляет работу
Дежурный по этажу в гостинице:
-Осуществляет прием клиентов,
их регистрацию за
-Оформляет необходимую документацию при работе с клиентами, производит выписки и хранит в соответствующем порядке относящиеся к работе документы;
-Обеспечивает исправность и сохранность инвентаря, оборудования и другого имущества.
Горничная гостиницы:
-Убирает и содержит
в чистоте жилые номера
-Осуществляет смену постельного белья и полотенец в сроки,
предусмотренные правилами пользования и внутреннего распорядка в гостинице, убирает постели;
-Принимает номер от проживающих при их выезде;
При обнаружении порчи имущества и оборудования проживающими сообщает старшей горничной или дежурному по этажу;
-Принимает от проживающих заказы на бытовые услуги и
обеспечивает их своевременное выполнение;
-Соблюдает правила техники безопасности, этические нормы общения с проживающими.
На медицинского работника по пред рейсовым медицинским осмотрам возлагаются следующие должностные обязанности:
-Занесение результатов проведенного пред рейсового медицинского осмотра в журнал;
Продавец в гостинице выполняет следующее:
-Расстановка и пополнение товара на стеллажах;
-Обеспечение сохранности товара в торговом зале;
-Помощь покупателям при выборе товара;
-Приемка и расстановка принятого товара;
Наклейка ценников на товар;
-Контроль сроков реализации товара;
-Обслуживание клиентов и ведение кассовых документов.
Должностная инструкция администратора гостиницы «Южный»
Именно этой должностной инструкции гостиничной деятельности я уделяю наибольшее внимание в своей курсовой работе и рассматриваю её подробно.
Администратор относится к категории специалистов. Администратор назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора гостиницы по представлению управляющего гостиницей.
Администратор подчиняется непосредственно директору гостиницы.
На время отсутствия администратора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу.
Администратор должен знать:
-Законы, постановления, распоряжения,
приказы, структуру организации, должностные
обязанности и полномочия
-правила и методы организации
процесса обслуживания
Администратор руководствуется в своей деятельности: законодательными актами Р.Ф. Уставом компании.
Администратор выполняет следующие должностные обязанности: Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ. Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу;
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей;
Администратор имеет право:
-Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности;
-Представлять руководству
предложения по
-Сообщать своему
Администратор гостиницы несет ответственность:
За невыполнение или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей;
За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка. На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово - управленческих.
2. РАЗРАБОТКА БАЗЫ ДАННЫХ.
На современном этапе автоматизации управления производством наиболее перспективным является автоматизация планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности. Для достижения цели поставлены следующие задачи: анализ организационно-правовых вопросов технологии работы ООО Южный», изучение входной и выходной информации, создание информационной базы администратора, автоматизация ведение справочной информации, автоматизация получения статистической отчетности по базе данных. Объектом исследования будет ООО «Южный» рабочее место администратора базы данных.
Предмет исследования - пользование технологий в администрировании баз данных.
2.1.Этапы создания БД
При выполнении работы были использованы следующие методы исследования: анализ литературных источников, обобщение материала, сравнение.
Программа «Access» компании Майкрософт является прекрасным инструментом для работы с базой данных. Она позволяет:
-хранить и обрабатывать данные;
-легко подготавливать отчеты;
-контролировать правильность данных на стадии их ввода;
-создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс);
работать с базой данных нескольким пользователям одновременно;
Создание таблиц в программе Microsoft Office Access 2007, как и других объектов баз данных, начинается с активации окна базы данных. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Создать.
В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки и нажмите кнопку Создать Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
База данных «Администратор гостиницы» состоит из пяти таблиц, созданные в режиме конструктор: «Забронированные номера», «Клиент», «Номера», «Оплата», «Снятые комнаты».
Рисунок 1. Таблица «Забронированные номера»
Рисунок 2.Таблица «Клиент»
Рисунок 4.Таблица «Снятые комнаты».
Рисунок 5.Таблица «Номера».
Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.
Создание схемы данных в базе данных.
В окне базы данных в списке Объекты нажмите кнопку Схемы баз данных , а затем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном Добавление таблицы.
Чтобы добавить таблицу в схему базы данных, выберите таблицу и нажмите кнопку - Добавить или чтобы создать новую таблицу в схеме базы данных, щелкните правой кнопкой любое место в схеме базы данных и выберите в контекстном меню команду Новая таблица.
Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение. Чтобы выделить таблицу, щелкните ее заголовок. Чтобы выделить набор таблиц, щелкните заголовок каждой таблицы из набора при нажатой клавише CTRL. Чтобы выделить набор соседних таблиц, установите указатель около одной из таблиц, а затем протащите указатель по всем таблицам из набора. При выделении нескольких таблиц автоматически выделяются линии связи, которые их соединяют. Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения. Готовая схема данных (Рис.6)
Создание запросов в базе данных.
Запрос - это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных. Запрос не только возвращает результаты - которые можно сортировать, группировать и фильтровать - с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные.
Запрос с параметром создавался в режиме конструктор. Этот запрос при выполнении требует ввода некоторых значений. После ввода значения запрос с параметрами использует его в качестве условия поля. Поле, к которому должно быть применено условие, задается на этап конструирования запроса. При отказе от ввода значения запрос с параметрами принимает в качестве значения пустую строку.
Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести фамилию клиента (Рис 7).
Рисунок 7. Окно для ввода значения на запрос с параметром
Рисунок 8. Готовый отчет с параметрами на запрашиваемую фамилию клиента
Для просмотра запроса по брони так же нужно ввести некоторые значения.
Рисунок 9. Окно для ввода значений для запроса по брони
Рисунок 10. Готовый отчет по брони на запрашиваемую дату
Создание форм в режиме конструктор.
Создание форм начинается с помощью мастера. Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них - выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.
Затем необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>, затем кнопку далее. Следующими этапами будет:
-выбор внешнего вида;
-выбор требуемого стиля;
-ввести имя формы и открыть форму.
Рисунок 11. Готовая форма «Номера»
Создание отчетов в базе данных.
Любая база данных содержит отчет. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы данных нужные сведения и представить их в виде удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет (Рис 13) включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указание верхних и нижних колонтитулов.
Рисунок 12. Подробный отчет «Клиент»
Отчеты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчетов. Используется также автоматическое создание отчетов. Последовательность действий при формировании отчета с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединенные по выбранным полям. Готовый отчет (Рис 13).
Рисунок 14. Готовый отчет «Номера»
Рисунок 15. Готовый отчет «Оплата»
Рисунок 16. Готовый отчет «Забронированные номера»
Создание главной кнопочной формы
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов. Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.
Рисунок 18. Диспетчер кнопочных форм.
Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных».
Рисунок 19. Окно для ввода данных.
Щелкнуть на кнопке «ОК» будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».
