Разработка базы данных средствами СУБД MS Access

Белорусский  национальный технический университет

Факультет маркетинга, менеджмента и предпринимательства.

Кафедра « Основы бизнеса» 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине  « Информационные технологии» 
 
 

Тема:    «Разработка базы данных средствами СУБД MS Access » 
 
 
 
 

Исполнитель: _____________________________Махало Д.В.______________

                                   (подпись)               (фамилия, инициалы(имя, отчество) 

студент______1______ курса________105518________ группы 

Руководитель  проекта _____________________Ругалева И.Е._____________

                                            (подпись)               (фамилия, инициалы(имя, отчество) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Минск 2009 
 

Белорусский  национальный технический университет

Факультет маркетинга, менеджмента и предпринимательства.

Кафедра « Основы бизнеса» 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовой работе 

по дисциплине  « Информационные технологии» 
 
 

Тема:    «Разработка базы данных средствами СУБД MS Access » 
 
 
 
 

Исполнитель: _____________________________Махало Д.В.______________

                                   (подпись)               (фамилия, инициалы(имя, отчество) 

студент______1______ курса________105518________ группы 

Руководитель  проекта _____________________Ругалева И.Е._____________

                                            (подпись)               (фамилия, инициалы(имя, отчество) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Минск 2009

Содержание 

  Введение 

  1. Теоретическая часть

    1. Принципы построения и структура современных информационных систем
    2. Технологии обработки данных при помощи СУБД
    3. Характеристика основных моделей логической организации данных

      1.4   СУБД MS Access:  Выражения в запросах MS Access. Понятие выражения и его элементы. Использование функций даты и времени. 

     2. Практическая часть

    1. Постановка задачи.
    2. Анализ предметной области
    3. Построение информационно-логической модели предметной области
    4. Разработка макетов таблиц и схемы БД средствами СУБД MS Access
    5. Разработка исходных данных контрольного примера и заполнение БД.
    6. Разработка средств пользовательского интерфейса для ввода данных, анализа и отображения результатов.
    7. Разработка презентации индивидуальной базы данных
 

   Заключение

   Список  использованных источников 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

Цель  работы:

  1. Изучение  технологии структурирования, хранения и обработки информации с помощью современных СУБД.
  2. Получение практических навыков разработки реляционных БД с помощью СУБД Microsoft Access.
  3. Освоение основных приемов анализа информации в реляционных БД.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  1. Практическая  часть
 

     2.1 Постановка задачи 

     Средствами реляционной СУБД Microsoft Access разработать БД для заданной предметной области, включая пользовательский интерфейс для ввода исходных данных, их анализа и отображения результатов.

     Разработать исходные данные контрольного примера, выполнить заполнение и проверку работоспособности БД.

     Средствами Microsoft PowerPoint разработать презентацию  информационного продукта (индивидуальной базы данных).

Исходные  данные:

Предметная  область: Операции по вкладам

Входная информация: Перечень вкладов, сведения о вкладчиках, сведения об осуществленных вкладах

Выходная  информация: запросы, формы, отчеты по срезам Вкладчики, Вклады,

Количественные  ограничения: БД содержит информацию о 5 видах вкладов, о 10 вкладчиках, каждый вкладчик  совершал операции по вкладу не менее 2-х раз. 

     2.2  Анализ предметной  области

     При традиционной организации деятельность банка находит свое отражение  в таких документах как 

     - перечень вкладов, содержащий  все необходимые характеристики

     - договор вклада содержит всю  информацию о заключенной сделке и сведения о вкладчике

     - карточка вкладчика включает  подробную информацию о клиенте.

     Ручная  обработка всей информации без использования  вычислительной техники не может  выполняться оперативно, требует  значительных временных и трудозатрат. Использование базы данных "Банковские вклады" позволит оперативно накапливать, систематизировать и эффективно обрабатывать информацию по различным срезам, формировать отчеты, выявлять слабые звенья в системе банковских услуг и т.д.  
 

     2.3 Построение информационно-логической модели

     Целью создания БД "Банковские вклады" является автоматизация учета информации по вкладам.

     Функции проектируемой БД:

  • хранение информации о вкладчиках банка
  • хранение информации об существующих вкладах
  • хранение информации о банковских операциях по вкладам
  • обновление и добавление информации
  • анализ информации по различным срезам (вкладчики, вклады, операции по вкладам)
  • выдача итоговой информации в виде отчетов.

     На  основе анализа первичных документов предметной области можно выделить примерный перечень информации проектируемой БД :

    - Фамилия,  Имя, Отчество вкладчика

    - Серия  и номер паспорта вкладчика

    - Домашний  адрес вкладчика

    - Номер  счета в банке

    - Название  вклада

    - Вид  вклада (рублевый, валютный) 

    - Процентная  ставка и минимальный срок  вклада

    - Особые  условия вклада (пополнение вклада, капитализация процентов и т.д.)

    - Дата  операции

    - Тип  и сумма операции (взнос/выдача) 

   Функциональный  анализ информации проектируемой БД позволяет выделить следующие информационные объекты: Вклад и Вкладчик (рисунок 1). 

 

Рисунок 1 – Информационные объекты предметной области «Операции по вкладам» 

   В соответствии с понятиями реляционной  СУБД каждому информационному объекту  в проектируемой БД соответствует  таблица.

   Реальные  отношения между информационными объектами являются отношениями  "многие–ко-многим". Такие отношения непосредственно не поддерживаются реляционными СУБД. Реальные отношения "многие–ко-многим" разбиваются на отношения "один-ко-многим" после ввода объекта-связки Операции по вкладам.

 

Рисунок 2 – Отношения 1:∞ между информационными  объектами 

   С учетом требований к содержанию реляционных  таблиц:

  1. Каждая таблица содержит информацию только на одну тему.
  2. Информация в таблицах не дублируется.
  3. Для связи между таблицами заданы первичные ключи, однозначно определяющие каждую запись в таблице.

    При разработке полей для каждой таблицы  необходимо учитывать:

  1. Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
  2. Не включать в таблицу данные, которые являются результатом вычисления.

          3.Информацию следует разбивать  на наименьшие логические единицы. 

   получен список полей для каждой таблицы. 

Таблица Вкладчики (главная  таблица)

  1. Код вкладчика   (счетчик, поле первичного ключа)
  2. Фамилия   (текстовый)
  3. Имя   (текстовый)
  4. Отчество  (текстовый)
  5. Номер счета в банке (числовой)
  6. Серия и номер паспорта (текстовый)
  7. Телефон  (текстовый)
  8. Домашний адрес (текстовый)
  9. Дата посещения (Дата/Время)
 

Таблица Вклады (главная таблица)

    1. Код вклада    (счетчик, поле первичного ключа)
    2. Название вклада   (текстовый)
    3. Вид вклада  (текстовый)
    4. Процентная ставка (числовой)
    5. Минимальный срок  (числовой)
    6. Особые условия вклада  (текстовый)
    7. Тип операции  (текстовый)
 

Таблица Операции по вкладам (таблица-связка)

    1. Код операции   (счетчик, поле первичного ключа)
    2. Код вкладчика  (числовой, поле внешнего ключа)
    3. Код вклада  (числовой, поле внешнего ключа)
    4. Дата операции (дата/время)
    5. Сумма взноса (числовой)
    6. Сумма выдачи  (числовой)
 

Рисунок 3 – Информационно-логическая модель предметной области 

     

  •   Разработка макетов таблиц и схемы БД средствами СУБД MS Access 

    •      На  основании спроектированной информационно-логической модели можно приступить к непосредственному  созданию БД с помощью СУБД Microsoft Access.

         Новая БД создается с помощью команды Создать из меню Файл. При этом сразу указывается имя БД и ее расположение.

         В окне БД на вкладке Таблицы выполняется  разработка макетов таблиц.

         Макеты  таблиц создаются  в режиме конструктора. 

      Таблица Вкладчики (главная  таблица)          Таблица Вклады (главная таблица) 
       

         

    Таблица Операции по вкладам (таблица-связка) 

     

         Сначала создаются  макеты главных таблиц Вкладчики и Вклады, затем формируется  подчиненная таблица Операции по вкладам. В таблице Операции по вкладам  для внешних ключей формируются поля со списком (с использованием Мастера подстановки). Для каждого поля таблицы задается тип данных и свойства полей. Описания макетов таблиц приведены в приложении А. 

    После окончания работы над макетами таблиц формируется схема БД с помощью  меню Сервис/Схема данных. Порядок формирования схемы в СУБД Microsoft Access:

    • закрыть все таблицы БД, Выполнить команду Сервис - Схема данных
    • в диалоговом окне «Добавление таблицы» выделить таблицу БД и нажать кнопку Добавить, закрыть диалоговое окно
    • в окне «Схема данных» упорядочить главную и подчиненные таблицы, для формирования связи между таблицами перетащить поле первичного ключа из главной таблицы на поле внешнего ключа к подчиненной таблице
    • в диалоговом окне «Изменение связей» проверить корректность связи, применить для остальных таблиц
    • сохранить макет схемы данных.

    При формировании связей между таблицами обязательно  устанавливается целостность данных. Целостность данных означает систему правил MS Access для поддержания установления межтабличных связей при вводе, редактировании и удалении записей.

    Обеспечивает  корректность обработки данных, защиту от случайного удаления или изменения  связи данных. Устанавливается при  выполнении условий:

    • таблицы принадлежат одной БД;
    • связанное поле главной таблицы является ключевым;
    • связанные поля имеют один тип данных.

    Средство  поддержки целостности данных –  флажки:

    • Каскадное обновление связанных полей. При изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответственные значения связанных полей
    • Каскадное удаление связанных полей. При удалении записей в главной таблице удаляются и все остальные записи подчиненных таблиц.

         Готовая схема БД приведена в приложении Б. 

    2.5 Заполнение БД  исходными данными  контрольного примера 

    Заполнение  таблиц исходными данными в соответствии с поставленной задачей и количественными ограничениями выполняется  после формирования схемы БД.

         Примеры заполнения таблиц приведены в приложении В. 

         2.6 Разработка средств пользовательского интерфейса для ввода данных, анализа и отображения результатов

         2.6.1 Разработка табличных  форм 

         Для удобной работы пользователя разработаны  табличные формы.

         Для просмотра, ввода и редактирования информации из таблиц БД созданы формы Вкладчики (Автоформа в столбец, Форма с объектом ОLE), , Операции по вкладам (Форма с ЭУ поле со списком) 

         Автоформа в столбец создается в режиме Автоформа: в столбец. Предназначена для работы с таблицей Вкладчики. 

    Форма с объектом OLE создается в режиме Конструктора форм, предназначена для работы с базовой таблицей  с учетом дополнительного поля. Первоначальный размер формы устанавливается 12х12 см. Используется команда Вид/Список полей для вывода списка полей, форматирование осуществляется с помощью вкладки Формат, для изменения шрифта и начертания символов, границ полей  и их значений используется Панель инструментов Формат (форма/отчет). Свойства формы: подпись формы – Вкладчики, Режим таблицы - Нет, Область выделения - Нет, Кнопка контекстной справки – Нет, Полосы прокрутки - Нет 

    Форма Вклады создается в режиме Мастера форм, с помощью которого может быть автоматически создана форма. Базовой таблицей для создания формы служит таблица Вклады (главная таблица). Свойства аналогичны Форме с объектом OLE. 

    Форма с ЭУ поле со списком создается на основе таблицы Операции по вкладам (таблицы-связки) в режиме Мастер форм, включает все поля из таблицы. Форма служит для ввода информации в подчиненную базовую таблицу (таблицу-связку). Свойства аналогичны Форме с объектом OLE.

    Формы приведены  в приложении Г. 

           2.6.2 Разработка запросов

         Для анализа информации в БД «Банковские вклады» разработаны следующие запросы, макеты и результаты работы которых приведены в приложении Д.

         1. Исходные данные.

        Создается в режиме Мастера простого запроса, является запросом выбора, позволяющим отобразить всю информацию из базовых таблиц (за исключением первичных ключей из главных таблиц). В запрос не включаются первичные ключи из главных таблиц.

        2. Перекрестный запрос.

    Создается в  режиме Мастера перекрестного запроса, используя как источник запрос  
    "Исходные данные". Является перекрестным запрос, содержащий поля Код вкладчика, Код вклада, Сумма взноса, Групповая операция по полю Итоговое значение.

        При создании запроса вычисляются итоговые значения для каждой строки.

    1. Список фамилий.

    Создается в режиме Конструктора на основе базовой таблицы, содержащей персональные сведения, т.е. таблицы Вкладчики. Является запросом выбора, который выдает список фамилий в алфавитном порядке. В бланк запроса включаются поля  Фамилия, Имя, Телефон. По полю Фамилия задается сортировка По возрастанию.

    1. Алфавитный список с условием.

    Создается в  режиме Конструктора на основе базовой  таблицы, содержащей персональные сведения, т.е. таблицы Вкладчики. Является запросом выбора, который выдает список фамилий  в указанном буквенном диапазоне.  В бланк запроса включаются поля  Фамилия, Имя, Телефон. По полю Фамилия задается сортировка По возрастанию. По полю Фамилия при помощи Построителя выражений задается условие:  
    Between «Б» And «П».

          5. Проживающие по адресу.

    Создается в режиме Конструктора на основе таблицы Вкладчики. Является запросом выбора, который выдает список проживающих на одной улице.  В бланк запроса включаются поля  Фамилия, Имя, Адрес. По полю Фамилия задается сортировка По возрастанию.  По полю Адрес при помощи Построителя выражений условие:  
    Like *Рыбиновского*.

      6. Список с условием.

        Создается в режиме Конструктора на основе таблицы Операции по вкладам. Запрос служит для отображения внесенных вкладов больше определенной суммы. Включаются поля Код вкладчика , Сумма взноса, сортировка по полю Сумма взноса По возрастанию,  для этого поля в Условии отбора вводится значение «>25000000».

      7. Три фамилии.

    Запрос создается  в режиме Конструктора, позволяет  частично отобразить информацию из таблицы  Вкладчики. В запрос включаются поля Фамилия, Имя, Отчество, Телефон.

    Сортировка по полю фамилия По возрастанию. Для поля Фамилия задается подпись Три толстяка, используя Свойство поля Подпись. Ограничивается набор значений в запросе 3-мя записями, используя свойство запроса Набор значений.

      1. Расчеты.

    Создается на основе таблиц Вкладчики и Операции по вкладам. Позволяет отобразить информацию из таблицы, но с 25-процентным увеличением вклада. Включает поля Фамилия, Имя, Отчество, Сумма взноса,  Сумма взноса, увеличенная на 25% (для расчета в поле вводится текст [Сумма взноса]*1,25),  Номер счета в банке (сортировка по возрастанию, поле на экран не выводится).

      1. Запрос с параметром.

     Создается  на основе таблиц Вкладчики и Операции по вкладам. Позволяет вывести сумму взноса в USD, совершенного в конкретный день. Включает поля Фамилия, Имя, Отчество, Дата операции, Сумма взноса. Поле Сумма взноса в USD - вычисляемое поле. Для вычисления ввести в поле текст: Сумма взноса в USD: [Сумма взноса]/[Введите курс USD].

      1. Групповая операция.

    Запрос позволяет  отобразить минимальную сумму взноса каждого вкладчика. Создается на основе таблицы Операции по вкладам, включает поля Код вкладчика, Сумма  взноса.  Групповая операция по полю Сумма взноса MIN.

      1. Список по дате.

    Запрос служит для отображения вкладов, совершенных за определенный период времени. Создается на основе таблицы Операции по вкладам, включает поля Код вкладчика, Дата операции. В условии отбора по полю Дата операции вводится текст: >#01.01.2007# And <#01.01.2008#

      1. Итоги с операцией SUM.

    Применяется для  вычисления общей суммы вкладов каждого вкладчика. Создается на основе таблицы Операции по вкладам. Включает поля Код вкладчика, Сумма взноса (Групповая операция Sum, сортировка по возрастанию)

                13. Создание новой таблицы

    Служит для создания новой таблицы с необходимыми данными. Создается на основе запроса выбора Исходные данные, включает все поля из источника.

      1. Экспорт данных

    Служит для создания архивной таблицы с необходимыми данными. Создается на основе запроса выбора Исходные данные, включает все поля из источника.

      1. Обновление данных

    Служит для обновления необходимых данных в базовой таблице. Источник - запрос выбора Исходные данные.

      1. Добавление данных

    Служит для добавления необходимых данных в базовую таблицу. Источник - запрос выбора Исходные данные, исключает поля Адрес, Телефон.

      1. Удаление таблицы

    Позволяет удалить список данных из соответствующей базовой таблицы. Источник – базовая таблица Копия Вкладчики. Создается с использованием условия в поле удаления по полю Фамилия.

    .

    2.6.3 Разработка отчетов

         Отчеты  создаются для представления  итоговой информации в удобном для  пользователя виде.

         Для вывода информации на печать в БД «Банковские вклады» разработаны отчеты Автоотчет в столбец(на основе запроса Исходные данные), Автоотчет ленточный(на основе запроса Расчеты), Подробный итоговый отчет (на основе запроса Расчеты), Почтовые наклейки .

         Макеты  отчетов и отчеты приведены в  приложении Е. 

         2.6.1 Разработка табличных  форм

         Для общего управления работой БД спроектированы кнопочные формы Банковские вклады (Главная кнопочная форма), Вкладчики, Вклады, Операции по вкладам.

         Главная кнопочная форма: кнопки Вкладчики, Вклады, Операции по вкладам открывают соответственно кнопочные формы Вкладчики, Вклады, Операции по вкладам, кнопка Выход из MS Access.

         Кнопочная форма Вкладчики: кнопки обеспечивают переход к главной таблице, диаграмме, запросам, формам, выход из кнопочной  формы.

         Кнопочная форма Вклады: кнопки обеспечивают переход к главной таблице, диаграмме, форме, выход из кнопочной формы.

         Кнопочная форма Операции по вкладам: кнопки обеспечивают переход к главной таблице, диаграмме, запросам, форме, выход из кнопочной формы.

         Формы приведены в приложении Ж. 

    2.7 Разработка презентации индивидуальной базы данных

    Для представления разработанной БД заинтересованной аудитории необходимо разработать презентацию. Удобным средством для реализации этой задачи является Microsoft PowerPoint – приложение для подготовки презентаций, которые можно представить как в виде распечатанных графических материалов, так и в виде демонстрации электронного слайд - фильма.

    Разработка базы данных средствами СУБД MS Access