ВВЕДЕНИЕ

    В прошлом информация считалась сферой бюрократической работы и ограниченным инструментом для принятия решений. Сегодня информацию рассматривают  как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы  и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

    Информационная  система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

    Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление [5,с. 129].

    Наиболее  широко информационные системы и  технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности, хотя начались продвижения в сознании людей, занятых и в других сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Это определило угол зрения, под которым будут рассмотрены основные области их применения.

    Данная  тема является актуальной, так как в наше время большое внимание уделяется рассмотрению информационных систем и технологий с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

    Целью данного курсового проекта является создание автоматизированной информационной системы.

    Создание  и использование информационной системы нацелено на решение следующих задач.

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес; в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач.
2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.
3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

ГЛАВА I: ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

1.1 Понятие информационной технологии 

    Технология при переводе с греческого (techne) означает искусство, мастерство, умение, а это не что иное, как процессы. Под процессом следует понимать определенную совокупность действий, направленных на достижение поставленной цели. Процесс должен определяться выбранной человеком стратегией и реализоваться с помощью совокупности различных средств и методов.

    Под технологией материального производства понимают процесс, определяемый совокупностью средств и методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья или материала [1, с. 214]. Технология изменяет качество или первоначальное состояние материи в целях получения материального продукта (рис. 1.).

Рис. 1. Информационная технология как аналог технологии переработки материальных ресурсов

    Информация  является одним из ценнейших ресурсов общества наряду с такими традиционными  материальными видами ресурсов, как  нефть, газ, полезные ископаемые и др., а значит, процесс ее переработки  по аналогии с процессами переработки  материальных ресурсов можно воспринимать как технологию. Тогда справедливо следующее определение.

    Информационная  технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

    Цель  технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей потребности человека или системы.

    Цель  информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

    Известно, что, применяя разные технологии к одному и тому же материальному ресурсу, можно получить разные изделия, продукты. То же самое будет справедливо  и для технологии переработки информации.

    Информационная  технология является наиболее важной составляющей процесса использования  информационных ресурсов общества. К  настоящему времени она прошла несколько  эволюционных этапов, смена которых  определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно повлиял как на концепцию построения и использования технологических процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие, изменение ее названия за счет присоединения одного из синонимов: "новая", "компьютерная" или "современная".

    Прилагательное "новая" подчеркивает новаторский, а не эволюционный характер этой технологии. Ее внедрение является новаторским актом в том смысле, что она существенно изменяет содержание различных видов деятельности в организациях. В понятие новой информационной технологии включены также коммуникационные технологии, которые обеспечивают передачу информации разными средствами, а именно - телефон, телеграф, телекоммуникации, факс и др. Новая информационная технология - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.

    Прилагательное "компьютерная" подчеркивает, что основным техническим средством ее реализации является компьютер.

    Три основных принципа новой (компьютерной) информационной технологии:

• интерактивный (диалоговый) режим работы с компьютером;
• интегрированность (стыковка, взаимосвязь) с другими программными продуктами;
• гибкость процесса изменения, как данных, так и постановок задач.

    По-видимому, более точным следует считать  все же термин новая, а не компьютерная информационная технология, поскольку он отражает в ее структуре не только технологии, основанные на использовании компьютеров, но и технологии, основанные на других технических средствах, особенно на средствах, обеспечивающих телекоммуникацию.

    Реализация  технологического процесса материального  производства осуществляется с помощью различных технических средств, к которым относятся: оборудование, станки, инструменты, конвейерные линии и т.п.

    По  аналогии и для информационной технологии должно быть нечто подобное. Такими техническими средствами производства информации будет являться аппаратное, программное и математическое обеспечение этого процесса [4, с. 163]. С их помощью производится переработка первичной информации в информацию нового качества. Выделим отдельно из этих средств программные продукты и назовем их инструментарием, а для большей четкости можно его конкретизировать, назвав программным инструментарием информационной технологии. Определим это понятие.

    Инструментарий  информационной технологии - один или  несколько взаимосвязанных программных  продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

    В качестве инструментария можно использовать следующие распространенные виды программных  продуктов для персонального  компьютера: текстовый процессор  (редактор), настольные издательские системы, электронные таблицы, системы управления базами данных, электронные записные книжки, электронные календари, информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, для маркетинга и пр.), экспертные системы и т.д. 

1.2 Виды информационных технологий

    Информационная  технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности   персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

    На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• обработка данных об операциях, производимых фирмой;
• создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;
• получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

    Пример  контрольного отчета: ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

    Пример  запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о  требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

    Существует  несколько особенностей, связанных  с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология [10, с. 56];
• решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
• акцент на хронологию событий;
• требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

    Основные  компоненты.

    Сбор  данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое ее действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных

    Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции. Классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

    Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

    Создание  отчетов (документов). В информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы или в связи с проведенной фирмой операцией так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

    Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

    Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

    ИС  управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов [14, с. 375].

    Для принятия решений на уровне управленческого  контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы  просматривались тенденции изменения  данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

• оценка планируемого состояния объекта управления;
• оценка отклонений от планируемого состояния;
• выявление причин отклонений;
• анализ возможных решений и действий.

    Информационная  технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

    Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

    Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

    И те, и другие виды отчетов могут  иметь форму суммирующих, сравнительных  и чрезвычайных отчетов.

    В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

    Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

    Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

    Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным  при реализации так называемого  управления по отклонениям.

    Управление  по отклонениям предполагает, что  главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

• отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
• сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
• все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
• в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

    Основные  компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 3

    Входная информация поступает из систем операционного  уровня. Выходная информация формируется  в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления

    Содержимое  базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

ГЛАВА II: ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

     Автоматизация магазина «Аптека» позволит организовать ведение количественного и суммового учета с целью эффективного контроля за поступлениями и расходованием товара, оперативно получать данные о продажах и денежных средствах, вести анализ продаж, отслеживать состояние расчетов с поставщиками, отражать торговые операции в бухгалтерском учете и т.д.

     Немаловажными факторами для принятия решений  служат: сбор и анализ достоверной  информации, подготовка альтернативных вариантов дальнейшего развития событий, непосредственно принятие решения, организация его реализации, контроль выполнения, анализ полученного результата, коррекция.

     Для программной реализации работы одного из бизнес-процессов  магазина был выбран Microsoft Excel. MS Excel – это самая популярная сегодня настольная система управления базами данных.  Её успех заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и квалифицированного пользователя.

    Требования  к системе: Система должна обеспечивать типовые операции при работе с базами данных:

• ввод новых данных;
• удаление ненужных данных;
• редактировать имеющиеся данные;
• производить сортировку данных по заданным критериям;
• производить поиск необходимой информации.

      Под архитектурой понимается общая структура ИС. Она тесно связана с интерфейсом и дизайном системы. Продуманность указанных аспектов должна обеспечить удобство работы конечных пользователей и, в конечном счете, определяет коммерческий успех ИС.

      В отличие от программирования создание интерфейса процесс очень творческий и потому плохо формализуемый. Здесь все зависит от опыта разработчика с подобными системами, знания объекта автоматизации (предметной области) и знания возможностей среды разработки.

      В данном случае можно предложить следующую архитектуру.

      1. При запуске ИС должна появиться  заставка;

      2. После щелчка по ней мышью  система должна перейти к главному  меню;

      3. Главное меню должно обеспечивать  доступ  к следующим функциям системы:

      - справочник товаров;

      - сведения о продажах;

      - справочник поставщиков;

      - сведения о поставках;

      - сведения о сотрудниках:

      - начисление заработной платы;

      - поиск информации:

      - отчеты;

          - выход.

      4. При выборе соответствующего  пункта меню система должна  переходить на нужную форму (применительно к Excel произойдет переход на соответствующий лист), где реализованы необходимые операции.

      5. На каждом листе должна находиться  кнопка возврата к главному  меню.

     Работа  по созданию ИС начинается с создания ее компонентов.

     Поэтому создадим новый документ Excel и, в соответствии с проектом, создадим эти компоненты. Очевидно, что исходя из возможностей Excel, запланированные компоненты будут находиться на отдельных листах. По умолчанию в Excel уже имеются три листа. Поэтому командой Вставка > Лист создаем нужное количество листов.

     Переименуем листы в соответствии с проектом и оформляем листы «Меню» и  «Заставка» при помощи объекта  WordArt.

     Естественно, что оформление заставки дело творческое и здесь можно использовать все средства компьютерной графики.

     В функциональном плане от заставки требуется  только вывести на  экран название системы и по щелчку мыши перейти  на лист меню.

     При работе в Excel переход между листами  обычно производится путем выбора ярлычков нужного листа.

     Но  наличие ярлычков характерно только для Excel. В прикладных  же программах переходы осуществляются с использованием Windows- или Web-интерфейса. Все эти возможности несложно реализовать и в Excel.

     В данном случае переход к меню естественнее всего организовать с помощью гиперссылки.

     Поэтому:

- выделяем  надпись на титульном листе  и выполним команды:

Вставка > Гиперссылка > Место  в документе > Меню > Ok;

При щелчке по надписи система должна перейти  на пока еще пустой лист «Меню».

     По  аналогичной технологии можно было бы сделать и главное меню системы на листе «Меню». Однако для этой цели имеются и более профессиональные средства – это, прежде всего, макросы.

     В общем случае макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Они применяются в тех случаях, когда встроенных средств Excel не достаточно. По назначению их можно весьма условно разделить на следующие группы:

• Макросы, обеспечивающие автоматизацию операций по обеспечению работы в Excel;
• Макросы вычислительного характера;
• Макросы, обеспечивающие необходимый интерфейс для вычислений.

     В настоящем разделе покажем использование  макросов для создания интерфейса.

     Создание  макросов для кнопок.

     Согласно  плану проекта созданные кнопки должны обеспечить выполнение следующих команд – табл.1. 
 

Таблица 1.

Назначение  кнопок

     Все макросы, выполняющие указанные  команды, создаются практически одинаково.

1. Перейти  на Лист1.

2. Выполнить  команды – Сервис >  Макрос > Начать запись.

3. На  запрос о параметрах макроса  необходимо только указать осмысленное имя макроса. При вводе имени макроса нельзя использовать пробелы.

4. Система  перейдет в режим записи макроса.  Но в Excel, в отличие от Word, нет внешних признаков того, что система находится в режиме записи. Поэтому здесь необходимо очень аккуратно выполнить только необходимые команды и тут же остановить запись.

5. Применительно  к рассматриваемой задаче –  щелкнуть по ярлычку «Товары» и затем Сервис > Макрос > Остановить запись.

Точно также можно создать макросы перехода для других кнопок.

Создание кнопок. Вызывается панель инструментов с заготовками интерфейса – Вид > Панели инструментов > Формы. На появившейся панели выбрать элемент «Кнопка» и нарисовать ее в нужном месте экрана. На запрос о назначении макроса из списка выбрать «Товары». Надпись на кнопке «Кнопка 1» исправить на «Товары».

     Аналогично  создаются все остальные кнопки главного меню.

     На  остальных листах (пока еще пустых) создать кнопки возврата к главному меню (используется макрос «Меню»).

     В соответствии с проектом у нас  должны быть следующие таблицы:

1. Товары
2. Справочник по продажам
3. Сортировка по продажам
4. Поиск по продажам

     Первая  таблица относительно небольшая  и содержит условно-постоянную информацию. В самом деле – не так уж и часто  на рынке появляются новые товары и не так уж и часто меняются налаженные схемы поставок. Поэтому заполнять эти таблицы  придется вручную (напрягая фантазию). Например, данные о товарах:

    Присвоим  этой таблице имя «Товары». Данное имя будет доступно с любого листа.

     Рассмотрим  эту технологию на примере заполнения таблицы продаж.

     Пусть шапка этой таблицы имеет следующий  вид: