СОДЕРЖАНИЕ

Введение

I. Теоретические основы управления проектами

1.1 Определение проекта

1.2 Основные признаки  проекта

1.3 Классификация проектов

II. Управление проектами

2.1 Задача управления  проектом

2.2 Жизненный цикл проекта  и фазы проекта

2.3 Процессы управления  проектом

III. Разработка проекта «Промышленный альпинизм»

3.1 Фиксация проектной инициативы

3.2 Концепция проекта

3.3 Определение этапов  проекта

3.4 Организационная  структура проекта

3.5 План управления рисками  проекта

3.6 Матрица  влияния рисков

3.7 Карта  взаимодействия участников проекта

3.8 План по  качеству

Заключение

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость решения большого количества проблем, поставленных сегодня перед  мировым сообществом, привело к  созданию больших комплексных систем. Сложно сказать, был ли менеджмент проектов разработан в результате необходимости  менеджеров в технике управления такими проблемами. Однако бесспорно  то, что сегодняшние комплексные  проблемы требуют объединенных усилий многих отраслей. Управление проектами  обеспечивает именно такой подход к  решению сложных проблем.

При определении необходимости  в управлении проектами можно  увидеть некоторые основные предпосылки. Каждая организация производит продукт  или предоставляет услуги или  же делает и то и другое. Все организации  хотят работать так, что бы их товары или услуги были предоставлены в  нужное время с минимальными затратами  и привели бы к максимально  возможному удовлетворению потребителя (заказчика). Неудачи в достижении этих целей ведут к негативным последствиям для организации.

В последние несколько десятилетий  коренные изменения в технологии и глобальной конкуренции стали  особенно очевидными и ощутимыми. Бизнес стал более эффективным и динамичным. Способность успешно и с минимально возможными затратами осуществлять проекты (особенно в области разработки новых продуктов) дает возможность  компании существенно повысить свою конкурентоспособность.

Цель данной курсовой работы - рассмотреть  управление организационными проектами, детально разработать  собственный  проект открытия ресторана с помощью  программы Microsoft Project.

Задачами курсовой работы являются:

- понять сущность управления  проектами;

- рассмотреть особенности управления  организационными проектами;

-  четко спланировать проект

- организовать выполнение задач

- рассмотреть деятельность людей  в проектах;

- изучить факторы и правила  достижения успеха в управлении  проектами.

-познакомиться с программой  Microsoft Project

С помощью Microsoft Project:

- научиться управлять отдельными  проектами

- составить структуру работ

- определить связи между задачами

- определить сроки реализации  проекта

- распланировать необходимые для  проекта ресурсы

- рассчитать бюджет проекта,  типы затрат.

- планировать и учитывать риски;

- обеспечить контроль над ходом  выполнения проекта.

I. Теоретические основы управления проектами

1.1 Определение проекта

Проект - это ограниченное по времени, целенаправленное изменение отдельной  системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств, и ресурсов и спецификой организации.

Характерными чертами проекта  являются, как следует из определения:

• Направленность на получение конкретного результата
• Ограниченность по времени и ресурсам
• Целенаправленность (координированное выполнение взаимосвязанных действий).

Кроме указанных черт, которые следуют  из определения, часто проекты характеризуются  еще и такой чертой, как уникальность. Этот признак характеризует наличие  новизны (неповторимости) составляющих частей проекта и наличие новизны (неповторимости) всего проекта в  целом.

Действия, выполняемые для реализации проекта, как правило, выходят за рамки обычных операций организации. Поэтому требуется другой подход к организации всего процесса работы. Наиболее необычный элемент  в этом - необходимость управлять  командой, состав которой, как правило, изменяется по ходу реализации проекта. Изменения в составе команды  происходят из-за:

• Требуемых в отдельно взятый момент времени специальных навыков и знаний.
• Наличия возможности выполнения отдельных заданий у разных сотрудников из разных подразделений, а иногда и из других организаций.

1.2 Основные признаки проекта

В предыдущем пункте были приведены  основные признаки проекта:

Направленность на достижение конкретных целей; Проекты нацелены на получение  определенных результатов - иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются  для того, чтобы эти цели были достигнуты.

Тот факт, что проекты ориентированы  на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что  важной чертой управления проектами  является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь  до наиболее детализированных целей  и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать  как преследование тщательно  выбранных целей, и что продвижение  проекта вперед связано с достижением  целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута конечная цель.

Координированное выполнение взаимосвязанных  действий; Проекты сложны уже по самой своей сути. Они включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных  действий. В отдельных случаях  эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют  более тонкую природу. Некоторые  промежуточные задания не могут  быть реализованы, пока не завершены  другие задания; некоторые задания  могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация  выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Если немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится очевидно, что проект - это система, то есть единое целое, складывающееся из взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно, требующая особых подходов к управлению.

Ограниченная протяженность во времени, с определенным началом  и концом; Проекты выполняются  в течение конечного периода  времени. Они временны. У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.

Все проекты в определенной степени  неповторимы и уникальны. Проекты - мероприятия в известной степени неповторимые и однократные. Основные  источники уникальности, могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации, специфических требованиях к проекту, жестких ресурсных и/или временных ограничениях и т.п.

При реализации проекта часто приходится делать то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый  опыт может в данном случае лишь ограниченно подсказывать, чего можно  ожидать при выполнении проекта, проект полон риска и неопределенности.

В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет  важный внутренний смысл, и поэтому  их следует рассмотреть более  детально.

1.3 Классификация проектов

Проекты можно классифицировать по нескольким признакам:

Проекты могут быть классифицированы по видам  в зависимости от характера предметной области проекта.

II. Управление проектами

2.1 Задача  управления проектом

Управление проектами заключается  в осуществлении и доведении  проекта до логического завершения путем организации и управления людьми, временем, издержками и ресурсами. Как уже было отмечено, каждый проект содержит в себе несколько отличительных  черт, делающих его уникальным. Отчасти  из-за своей уникальности проект –  изначально рискованное мероприятие.

Управление проектом – это такой  подход к реализации проекта, при  котором полномочия и ответственность  за реализацию проекта  передаются проект-менеджеру. При этом он, как правило, обладает полномочиями нанимать специалистов со стороны или привлекать к работе над проектом других членов организации, независимо от их должностного положения.

Управление проектом – это применение знаний, способностей, инструментов и  технологий к широкому диапазону  различных действий для того, чтобы  выполнить цели проекта.

Американская общественная организация  «Институт управления проектами» (Project Management Institute (PMI®)) приводит следующее определение управления проектами:

«Управление проектом - это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных   методов   и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта».

Управление проектом – это и наука, и искусство. Искусство, поскольку оно (управление проектом) требует навыков, такта и интуиции в управлении людьми. Наука – потому, что необходимо глубокое знание разнообразных приемов и способов срочно направлять усилия в нужное русло, при том, что сроки и ресурсы - ограничены, а бюджет строго определен.

Управление проектом - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектом опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.

2.2 Жизненный цикл проекта и фазы проекта

Полная совокупность различных  стадий развития проекта образуют жизненный  цикл проекта. Начало жизненного цикла  проекта совпадает по времени  с началом проекта, а его окончание  – с завершением проекта.

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Фазы жизненного цикла проекта могут различаться  в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации  работ. Однако, у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства.

Наиболее традиционным является разбиение  проекта на четыре крупных этапа: разработка концепции проекта, планирование (разработка), реализация  и завершение. Уровень усилий, прилагаемых для  успешного осуществления проекта, возрастает до стадии реализации проекта, а затем постепенно уменьшается. Изменение уровня усилий по фазам  проекта показано на рисунке 1.

Рисунок 1 - Фазы жизненного цикла проекта

Рассмотрим фазы жизненного цикла  проекта подробно.

1. Концепция проекта

Разработка концепции проекта, по существу подразумевает функцию  выбора проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь - финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решения по отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы.

Определяющим показателем здесь  является альтернативная стоимость  инвестиций. Иными словами, выбирая  проект "А", а не проект "В", организация отказывается от тех  выгод, которые мог бы принести проект "В".

Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

2. Разработка (Планирование)

Разработка (планирование) в том  или ином виде производится в течении всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов.

Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления  проекта подвергается постоянной корректировке  с учетом текущей ситуации.

3. Реализация (Осуществление)

После утверждения формального  плана на менеджера ложится задача по его реализации. По мере осуществления  проекта, руководители обязаны постоянно  контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических  данных о ходе работ и сравнении  их с плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

4. Завершение

Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным  и преждевременным, как в тех  случаях, когда принимается решение  прекратить проект до его завершения по графику. Когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить  ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта.

2.3 Процессы управления проектом

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются  на две основные группы:

• Процессы управления проектами - касающиеся организации и описания работ проекта;
• Процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта.

Эти процессы определяются жизненным  циклом проекта и зависят от области  приложения.

В проектах процессы управления проектами  и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. В частности, цели проекта не могут  быть определены при отсутствии понимания  того, как создать продукт.

Рисунок 2 - Процессы управления проектами

Процессы управления проектами  могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции  управления:

• процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы управления проектами  накладываются друг на друга и  происходят с разными интенсивностями  на всех стадиях проекта, как проиллюстрировано  на рисунке 2.

Кроме того, процессы управления проектами  связаны своими результатами - результат  выполнения одного становится исходной информацией для другого.

И, наконец, имеются взаимосвязи  групп процессов различных фаз  проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации  следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения  заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).

В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации  на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его  осуществления отпала, очередная  инициация позволяет вовремя  это установить и избежать излишних затрат.

1. Процессы инициации.

Инициация включает единственный подпроцесс - решение начать следующую фазу проекта.

2. Процессы планирования.