Разработка управленческого решения. 2

РОССИЙСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ  ПРИЗЕДЕНТЕ РФ

Фмлиал ГОУ  ВПО Волго-Вятская Академия Государственной  Службы  в г. Кирове

Курсовая работа по дисциплине                                                         «Разработка управленческого решения»

Тема: «Разработка  управленческого решения на примере  организации»

Выполнил: Студент группы ГМУ 31 СП 09

Дёмин Александр Владимирович

Киров, 2011

Содержание:

Введение

При рыночной системе  хозяйствования коммерческая организация  в сфере оптово-розничной торговли является самоорганизующейся социально ориентированной системой, функционирующей в жестких условиях конкурентной среды, и имеет полную хозяйственную самостоятельность. В таком положении ее деятельность, в широком смысле, направлена , как на завоевание и удержание предпочтительной доли рынка, так и достижение превосходства над конкурентами. В соответствии  с таким положение, управленческие решения, их анализ и аудит, система учета и контроля ориентированы главным образом на обеспечение основных показателей эффективности работы в современных условиях, а именно:

-    устойчивое  положение организации на рынке  (среди конкурентов);

- своевременную адаптацию  систем производства и управления  организацией и перманентно меняющейся внешней среде (конъюнктуре) и др.

В рыночных условиях, характеризующихся  высокой неопределенностью и  нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией в сфере оптово-розничной торговли предполагает гораздо больший объем  плановой, а соответственно контрольной работы, чем при централизованной экономике. Более того, в настоящее время, в силу усиления конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительного развития и смены технологий, растущей диверсификации бизнеса и усложнения бизнес - проектов управление коммерческой организацией работающей на рынке оптово-розничной торговли существенно усложняется, что обуславливает усложнение ее контрольных систем. Поэтому, в современных условиях внутренний анализ, контроль управленческих решений приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления, т.е. в более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий учет, контроль, анализ и аудит при прочих равных условиях являются гарантией успешной деятельности организации.

Объектом изучения в  работе является деятельность оптово – розничной компании ООО «Инфра – Трейд».

Субъект – управленческий персонал (менеджеры и специалисты) разрабатывающие и принимающие управленческие решения (УР) в организации.

Цели – изучение и оценка опыта, разработки эффективных технологий в процессе подготовки, принятия и реализации УР, а также выработка рекомендаций по их совершенствованию.

Задачи:

- изучение теоретических и методологических основ целевой ориентации УР и разработка технологии;

- анализ и оценка  опыта принятия эффективных решений  в организации ООО «Инфра-Трейд»;

-  формирование выводов и основных рекомендаций по совершенствованию применения технологий в процессе разработки УР в организации ООО «Инфра-Трейд»

1. Целевая ориентация управленческих решений и

основные технологии разработки управленческого  решения (РУР)

1.1 Формирование управленческого  решения (УР)

Процесс разработки и  реализации УР должен быть ориентирован на достижение выработанной в компании цели (рис 1).

Рис. 1. Обобщенная схема  разработки решения:

1 – решение направлено  на изменение цели,

2 – решение направлено  на изменение ситуации

В основе схемы лежит  блок «Глобальная цель управления». Глобальная цель управления любой социальной системой – это максимальное удовлетворение потребностей и интересов человека, коллектива, общества. В рамках этой глобальной цели формируются технократические и социальные цели управления. К технократическим целям относятся технические, технологические и другие, достижение которых основано на формализованных приемах. К социальным относят: достижение социальной справедливости, охрана окружающей среды, создание положительной мотивации труда, создание условий для развития личности. Конкретная ситуация – это реальное положение дел относительно провозглашонной цели. Проблема формируется , как разность между целью и соответствующей ситуацией. Группы проблем сводятся к обобщенной проблеме, которая и является индикатором эффективности реализуемых решений. Обычно проблемы анализируют на остроту и решаемость.

Первичной является цель организации, а вторичной цель – УР (рис. 2).

  Рис. 2. Схема взаимодействия цели и задач

Тем не менее, иногда цели УР прямо противоположны целям компании из-за  непрофессионализма руководителей и специалистов («все в одной лодке, но гребут в разные стороны»).

Цель рассматривают, как процесс и как явление.

Цель компании - Как процесс цель отражает принятую в организации тенденцию развития, например, «Максимальное удовлетворение интересов и потребностей клиентов в качественной продукции». Как явление цель представляет собой мотивированный документы, касающиеся развития компании , - бизнес-план, тексты различных задач, лозунги и призывы.

Цель управленческого  решения – Как процесс цель отражает развитие какого-либо вида деятельности по формированию или реализации УР, направленного на достижение цели компании. Например, «Совершенствование системы управления качеством продукции». Как явление цель также представляет собой мотивированные документы – задание на разработку  УР, философия УР или стратегия УР.

В общем виде цель должна удовлетворять пяти условиям (рис. 3):

- быть желаемой для  ее инициатора (руководителя, специалиста) (Ж);

- иметь технические,  экономические и другие возможности  для разработки и реализации (В);

- быть необходимой  для коллектива компании и  общества (Н);

- находиться в рамках  исторической приемлемости для  ближайшего окружения внешней среды (ИП);

- текст цели должен  включать ключевые слова, означающие  постоянное изменение. 

Рис. 3. Условия формирования цели

Свойства цели: суперзависимоть, иерархия, обратное преобразование, недостижимость абсолютных значений.

Цели могут усиливать  или ослаблять друг друга. В одном  случае отсутствие какой-либо цели может свести на нет результат реализации остальных, в другом – отсутствие какой-либо цели может свести на нет результат реализации остальных, в другом – отсутствие какой-либо цели может существенно усилить воздействие оставшихся. Это свойство называется суперзависимоть.

Суперзависимоть приводит либо к положительной синергии, либо – к отрицательной.

Свойство иерархии проявляется  в том, что большие по затратам или времени цели могут быть разделены  на более мелкие, подчиненные основной идее большой цели. Обычно УР направлено не на разрешение цели, а на решение  составляющих ее конкретных задач. Поэтому для каждой цели необходимо формировать не менее двух задач. Если подучается только одна, то цель преображается в задачу.

Свойство обратного  преобразование заключается в том, что набор сложных задач может быть представлен в виде нового набора целей с последующим формированием новых наборов задач (рис. 4).

Рис. 4. Схема раскрупнения целей и задач

Свойство недостижимости абсолютных значений определяется тем, что все процессы в управлении и экономике являются постоянно изменяющимися непрерывно и дискретно. Поэтому цель должна ориентироваться не на какие-либо конечные значения, а на динамику процесса.

При формировании задач  также используют шаблонный набор  слов типа: построить, сдать, разработать, оценить, помочь, отчитаться.

1. 2. Суть инициативно-целевой технологии ПРУР.

Управление компанией  как профессиональной деятельности базируется на обоснованном применении технологий РУР. В отличие от технократической технологии (в машиностроении, металлообработке и др.) технологии РУР не являются детерминированными, так как ее объектами служат: человек, бригада, бюро и др. В состав технологии РУР входят целевые технологии (ЦТ) ПРУР и процессорные (ПТ). Процессорные технологии обслуживают целевые, являясь по отношению к ним инструментарием.

Инициативно – целевая  технология основана на выдаче заданий  для разработки или реализации УР, без указания средств и методов их выполнения. Она рассчитана на инициативного и профессионального исполнителя (работника). Данная технология принятия управленческого решения предусматривает разработку руководителем только конечной цели в процессе управления и сопутствующих ей задач, а также срока выполнения (Т выполнения) без указания механизма ее достижения. Это обусловлено тем, что руководителю самому не известны конкретные пути достижения цели и он представляет исполнителям право на инициативу. Такая инициативность основана, как правило на полном доверии руководителя исполняющему лицу. Обычно такая ситуация складывается при инновационной деятельности, а также при недостаточном профессиональном уровне руководителя или другого инициатора УР.

Рис. 5. Схема реализации инициативно-целевой технологии

При этом возможны различные  варианты выполнения работ (рис. 5):

- цель может быть не реализована по каким-либо причинам (Кривая 1). Например, в процессе ее выполнения уволился специалист, существенно уменьшились необходимые ресурсы и др.;

-  цель может быть  достигнута в предусмотренные  сроки в пределах допустимого временного диапазона (Кривая 2);

- цель может быть  достигнута за пределами установленного  срока (кривая 3). Возможно, что такой исход будет допустимым, а возможно, что к моменту достижения цели она станет неактуальной или просто ненужной.

 Инициативно –  целевая технология дает большой простор для инициативных решений подчиненных.

Для данной технологии подходит линейная схема организационных  отношений. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией исполнителя выполняющего задание, а квалификация руководителя играет вторичную роль данная технология формирует УР для управления по  упреждению.

Инициативно – целевая  технология ПРУР обычно не гарантирует достижение поставленной цели компании.

1.3. Содержание программно – целевой технологии ПРУР

Наиболее часто в компаниях используется программно-целевая технология (ПЦТ).  Она состоит в выдаче руководителем заданий (целей, задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения (рис. 6).

Рис. 6. Схема реализации инициативно – целевой технологии ПРУР А11-А21-А31-А41 – планируемые результаты в сроки Т1, Т2, Т3 и Твып.;

А11-А22; А11-А22-А32-А41 – возможные  результаты выполнения.

Обычно это технология используется для типовых работ с использованием стандартных средств и методов. Технология предусматривает внешний или внутренний контроль промежуточных состояний этого выполнения.

Использование ПЦТ может  привести к трем основным результатам:

• достижение цели в заданный срок при приемлемых отклонениях от заданных промежуточных значений (А11, А21, А31, А41);
• достижение цели в заданный срок при существенных отклонениях от заданных промежуточных значений (А11, А22, А32, А41). Если какое-либо заданное промежуточное значение не достигнуто, то на его выполнение выделяются дополнительные ресурсы, если заданное промежуточное значение превосходит запланированное, то часть ресурсов переводится на другие нужды и при этом цель будет достигнута в предусмотренные сроки;
• устойчивое достижение цели в заданный срок (А11, А22).

Основные условия для эффективного использования данной технологии:

• решение разрабатывается для персонала численностью не более 1000-1500 человек;
• время выполнения задания не должно превышать одного года со дня его выдачи;
• обеспечение определенности и доступности управленческих и производственных ресурсов;
• наличие явно выраженного разделения управленческого и производственного труда;
• направленность УР на выпуск серийной и массовой продукции в течении длительного времени;
• наличие большого объема типовых процедур, ситуаций и решений.

Программно-целевая технология РУР  базируется на современных знаниях об эвристических методах и приемах  РУР, экономико-математических методах и информационных технологиях. Для данной технологии эффективна кольцевая организационных отношений профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдающего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Технология формирует УР для управления по упреждению.

Программно-целевая технология ПРУР обычно гарантирует достижение поставленной цели компании.

1.4. Характеристика регламентной технологии ПРУР

Технология состоит в выдаче руководителем заданий (целей, задач) с указанием средств и их возможных  ограничений, ориентировочных методов  и времени их выполнения. Это технология основана на соблюдении требования (регламента) о безусловном не удалении от цели, то есть возможны: либо приближение к цели, либо неизменяемость результатов в течении краткого срока (рис. 7).

Рис. 7. Схема реализации регламентной технологии ПРУР А11-А21-А31-А41 планируемые результаты в сроки Т1, Т2, Т3 и Т4; А12-А22-А32-А42 – возможные результаты выполнения

Она обусловлена твердой  уверенностью руководителя в положительных  результатах УР, хотя он точно не знает конкретных путей достижения цели. Обычно такая ситуация складывается при разработке или реализации УР, касающихся больших масс людей, страны или миропорядка в целом. Технология предусматривает жесткий контроль над динамикой процесса выполнения задания.

Регламентная – технология может привести к двум основным результатам:

• достижение ощутимых положительных результатов от самого процесса выполнения цели (даже не от результатов) – А11-А21-А31-А41;
• отсутствие существенных положительных результатов в течение приемлемого времени (топтание на месте) – А12-А22-А32-А42.

Основные условия эффективного использования данной технологии:

• решение разрабатывается для персонала или населения численностью не менее 10 тысяч человек;
• время выполнения задания не должно быть точно задано (важен сам процесс достижения цели);
• наличие практической возможности существенного и непрогнозируемого ограничения ресурсов (финансовых, технологических, интеллектуальных, сырьевых и др.);
• инновационный или длительный характер ПРУР.

Рассматриваемая технология базируется на статических методах, теории размытых множеств, теории разработки решений в условиях неопределенности рекомендуемые управления – линейно – функциональная, продуктовая и структура, ориентированная на потребителя.

Профессионализм выполнения задания определяется как квалификаций руководителя, так и квалификацией исполнителя данная технология формирует УР для управления по результатам.

Регламентная технология ПРУР обычно гарантирует достижение цели, но в сроки, заранее трудно определимые.

1.5. Анализ и принятие решения в разных условиях

УР могут приниматься  в различных условиях, а именно в условиях определенности или неопределенности.

Анализ принятия решений в условиях определенности - Это самый простой случай: известно количество возможных ситуаций (вариантов) и их исходы. Нужно выбрать один из возможных вариантов . Степень сложности процедуры выбора в данном случае определяется лишь количеством альтернативных вариантов . Рассмотрим две возможные ситуации :

Имеется два  возможных варианта;

         а) n=2

В данном случае аналитик должен выбрать (или рекомендовать к выбору) один из двух возможных вариантов. Последовательность действий здесь следующая:

• определяется критерий по которому будет делаться выбор;
• методом «прямого счета»  исчисляются значения критерия для сравниваемых вариантов;
• вариант с лучшим значением критерия рекомендуется к отбору.

Возможны различные  методы решения этой задачи. Как правило они подразделяются на две группы:

 методы, основанные  на дисконтированных оценках;

 методы, основанные  на учетных оценках. 

Первая группа методов  основывается на следующей идее. Денежные доходы , поступающие на предприятие в различные моменты времени , не должны суммироваться непосредственно; можно суммировать лишь элементы приведенного потока . Если обозначить F1,F2 ,....,Fn коэффициент дисконтирования прогнозируемый денежный поток по годам, то i-й элемент приведенного денежного потока Рi рассчитывается по формуле :

Pi = Fi / (1+ r) i

где r- коэффициент дисконтирования.

Назначение коэффициента дисконтирования состоит во временной  упорядоченности будущих денежных поступлений (доходов) и приведении их к текущему моменту времени. Экономический смысл этого представления в следующем: значимость прогнозируемой величины денежных поступлений через i лет (Fi) с позиции текущего момента будет меньше или равна Pi . Это означает так же , что для инвестора сумма Pi в данный момент времени и сумма Fi через i лет одинаковы по своей ценности. Используя эту формулу, можно приводить в сопоставимый вид оценку будущих доходов , ожидаемых к поступлению в течении ряда лет. В этом случае коэффициент дисконтирования численно равен процентной ставке, устанавливаемой инвестором, т.е. тому относительному размеру дохода, который инвестор хочет или может получить на инвестируемый им капитал.

Итак, последовательность действий аналитика такова (расчеты  выполняются для каждого альтернативного  варианта):

• рассчитывается величина требуемых инвестиций (экспертная оценка), IC;
• оценивается прибыль (денежные поступления) по годам Fi;
• устанавливается значение коэффициента дисконтирования , r;
• определяются элементы приведенного потока , Pi;
• рассчитывается чистый приведенный эффект (NPV) по формуле:

NPV= E Pi - IC

• сравниваются значения NPV;
• предпочтение отдается тому варианту, который имеет больший                      NPV

Вторая группа методов  продолжает использование в расчетах прогнозных значений  F . Один из самых простых методов этой группы - расчет срока окупаемости инвестиции. Последовательность действий аналитика в этом случае такова:

• рассчитывается величина требуемых инвестиций , IC;
• оценивается прибыль ( денежные поступления ) по годам , Fi;
• выбирается тот вариант, кумулятивная прибыль по которому за                    меньшее число лет окупит сделанные инвестиции.

б) n>2

Процедурная сторона  анализа существенно усложняется из-за множественности вариантов, техника «прямого счета» в этом случае практически не применима. Наиболее удобный вычислительный аппарат - методы оптимального программирования (в данном случае этот термин означает «планирование») . Этих методов много (линейное, нелинейное, динамическое и пр.), но на практике в экономических исследованиях относительную известность получило лишь линейное программирование.

1.6. Приоритеты технологий ПРУР

В итоге сформировалась таблица (рис. 8), где определены приоритеты технологий в зависимости от группы компаний и их организационно – правовой формы, а также от численности персонала или населения, в интересах которых принимается УР.

Рис. 8. Приоритеты технологии ПРУР

 2. Опыт принятия эффективных управленческих технологий и предложения по их совершенствованию в организациях оптово розничной торговли (на примере ООО «Инфра-Трейд»)

2.1. Состав стандартной информационной модели организации в технологии ПРУР.

Процесс подготовки и  реализации УР зависит от объективной  картины событий, происходящих в  компании. Руководитель обычно формирует  модель участка работы, для которого он должен готовить и реализовывать УР. Эта модель (цех, группа, бригада, компании в целом) складывается из докладов подчиненных, непосредственных наблюдателей, документов, математических описаний. Ее называют модель объекта управления. Для процесса подготовки и реализации УР также существуют описательные и математические модели, например, модель организационной подготовки разработки УР, модель, составляющая метод «дерева решений»  и др.  Таким образом, руководителю желательно иметь понятную модель объекта управления и модель для процесса ПРУР (рис. 9).

 Рис. 9. Взаимодействие моделей объекта управления и процесса ПРУР

Модель может описываться  релевантной (относящейся непосредственно к делу) информацией, а может и – математическими соотношениями, имитирующими реальную компанию. Модель, представляющая набор описательной информации, называется концептуальной, а модель, предоставляющая набор математических и логических соотношений, называется имитационной. Частным следствием этих моделей могут быть социотехническое, интеракционистские, институциональные, экономические, социальные и др.

Таким образом, при ПРУР руководитель может руководствоваться  либо своими представлениями об объекте управления, либо использовать концептуальную модель компании. Как правило, вои представления не редко бывают ошибочными.

2.2. Краткая история создания организации «ООО «Инфра-Трейд»»

Организация ООО «Инфра-Трейд» была организованная в 2000г.

Организация работает в сфере оптово-розничной торговли. В частности предприятие занимается импортом: пива, минеральной воды, сокосодержащих и мультивитаминных натуральных напитков, продукты для японской кухни. ООО «Инфра-Трейд» импортирует продукцию из таких стран, как: Германия, Англия, Китай, Индия, Япония и пр. Компания на рынке занимает сильные позиции по экзотическим сортам пива и постоянно ищет новые продукты для расширения своего ассортимента.

Свою продукцию организация реализует на территории города Москвы и через дистрибьюторов по регионам России. В Москве сбыт организуется через ресторан, магазины розничные и сетевые, оптовые компании, работающие на территории Москвы и области. 

Организация ООО «Инфра – Трейд» относится к предприятию малого или микро бизнеса, так как штат компании менее 50 человек. Для небольшого оборота компании, на данный момент времени, такое количество человек является оптимальным.

Рис. 10.Схема организационных отношений в «ООО «Инфра-Трейд»»

Генеральный директор –  он стоит во главе фирмы, хотя в  большей степени он занимается вопросами логистики, он формирует контейнеры для отгрузки на основании данных полученных от коммерческого директора. Определяет время ухода груза из места отправки до места прибытия. Занимается подготовкой стандартного пакета документации для груза (сертификаты, справки, инвойсы). Так же в его обязанности входит доставка груза от таможенного терминала, до непосредственно склада фирмы. И уже на складе размещение продукции.

Коммерческий директор – вот этот человек в масштабе этой фирмы выполняет большое количество функций, которые мне, как будущему менеджеру организации были очень интересны. Так как на его плечи взвален весь груз непосредственного процесса управления за товародвижением, составлением первичной документации, работа с персоналом (менеджерами), организация и проведение встреч и презентаций. А так же, составление коммерческих предложений, выработка приоритетных направлений, управление деньгами, потраченными на рекламные компании, деловая переписка и пр. Коммерческий директор определяет порядок исчисления зарплаты менеджеров.

Бухгалтерия – штат бухгалтерии  не велик, условно его можно поделить на три основные составляющие:

- главный бухгалтер (вопросы отчетности, представление интересов фирмы в налоговых инспекциях и различных фондах, контроль на изменением законодательств в области бухгалтерского контроля и аудита);

- бухгалтер (составление  текущих отчетов, контроль движения  тары, подсчет зарплаты сотрудников, связь с главным бухгалтером по текущим вопросам);

- секретарь (он же  офис – менеджер, бухгалтер по  составлению первичной документации, работа на телефоне, обеспечение повседневны разводных материалов)

Юрист – привлеченный специалист для решения споров вызванных не выполнением определенных условий договора – соглашения.

Менеджеры – это самое  мобильное звено компании, на них  ложиться вся нагрузка управления текущим  процессом. В их обязанности входит поиск новых клиентов, поддержание  старых, контроль дебиторское задолженности по своим клиентам, проведение переговоров и встреч, представление интересов фирмы на всевозможных презентациях, выставках и прочих мероприятиях. Одним из главных свойств менеджеров является поиск информации.