ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ 
УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт  права, социального управления и  безопасности 

Кафедра информационной безопасности в управлении

Развитие  формуляра документов в советский период  
 

Курсовая  работа по дисциплине «Документоведение» 

Выполнил: Малых Анна Николаевна

студентки группы ЗС-350800-21(к) специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» 

Научный руководитель: 
старший преподаватель кафедры ИБУ

Волкова И.А. 
 
 

 
 
 
Ижевск 2011 
 
 

ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение ….........................................................................................................       3  

  1.Советское и постсоветское (современное) делопроизводство……….        5 

       1.1. Первый этап развития советского делопроизводства………………        5

       1.2. Второй этап развития советского делопроизводства……………….       8 

  2. Формуляр документа……………………………………………………..        9

  3. Типовой и индивидуальный  формуляр………………………………..       11

  4. Формуляр-образец документа…………………………………………..        12

  5. Формуляры документов………………………………………………….      17

      5.1 Формуляр бланка акта………………………………………………….       17

      5.2 Формуляр бланка объяснительной записки………………………….        20

      Заключение………………………………………………………………..        21

     Список использованных  источников…………………………………..       23

      Приложения……………………………………………………………….       24

Введение

В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почему. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах. Опираясь на определение термина "документоведение", считается, что изучение развития отдельных документов, их комплексов и систем, создаваемых в результате документирования, в историческом аспекте является одной из основных задач в области документирования деятельности учреждений. Исследование эволюции видового состава документов в управлении важно также при определении полноты и сохранности архивных фондов, описании архивных документов и построении научно-справочного аппарата к документам, хранящихся в архиве.

В моей курсовой работе выделены основные тенденции, в эволюции состава реквизитов документа, начиная с XVII в., их месторасположения на бумаге, а также выявления факторов, влияющих на складывание формуляра документа.

 В настоящее время требованиям к формуляру документов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся, как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Изучение современных требований к формуляру документов невозможно без единой, неразрывной связи с историей его развития.

Целью курсовой работы: является раскрытие общих понятий, возникновение  и развитие документа по этапное.

Для реализации этой цели необходимо решить следующие  задачи:

исследовать историю развития отдельных элементов  формуляра документов;

рассмотреть понятие формуляра документов;

провести  анализ требований к формуляру документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Советское и постсоветское (современное) делопроизводство.

1.1.Первый этап развития советского делопроизводства.

  Советский  период становления и развития  делопроизводства можно разделить  на два этапа: первый (1917-1973гг.) - от отдельных правительственных  мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991гг.) - годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.

  После  революции в октябре 1917г., в  связи с отстранением старого  чиновничьего аппарата от власти  и замены его неквалифицированным  персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. В первые годы был принят ряд следующих законодательных актов:

  - декрет  Совета народных комиссаров (СНК)  от 11 ноября 1917г. «Об уничтожении  сословий и гражданских чинов», отменивший в отношении граждан  и в переписке указания на чины и титулы;

  - декрет  СНК от 24 декабря 1917г. «О порядке  издания приказов или распоряжений»; 

  - постановление  СНК от 2 марта 1918г. «О форме  бланков государственных учреждений»,  установившее форму официальных  документов и перечень реквизитов;

  - постановление  Совета рабочей и крестьянской  обороны (СРКО) от 8 декабря 1918г.  «О точном и быстром исполнении  распоряжений центральной власти  и устранении канцелярской волокиты»,  предусматривающее, кроме прочего,  замену переписки на телефонные  переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов.

  Были  другие попытки улучшения работы  государственных учреждений в  области документирования, однако  реализация их тормозилась вследствие  разрухи и идущей Гражданской  войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил. [1, с.26-27]

  На  первых порах был проведен  ряд Всероссийских конференций,  созданы в Таганроге и Казани  научно-исследовательские институты, сделавшие определенный вклад в оптимизацию работы советских учреждений. В эти годы шла активная и успешная работа теоретиков и практиков управления.

  В  1922г. Народным комиссариатом рабоче-крестьянской  инспекции (НК РКИ) был образован  отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. В 1928г. ИТУ совместно с архивной службой страны (Центрархив РСФСР) были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых предлагались рекомендации по составлению перечней документов и дел, обращающихся в учреждениях, включая списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. В 1931г. был издан проект «Общих правил документирования и документооборота», разработанный на основе передового опыта, в том числе зарубежного. Правила детально описывали порядок обработки документации, но в связи с ликвидацией института в 1932г. они не были доработаны по замечаниям практиков и не утверждены руководством.

  В  20-30-е годы развивались системы  специальной документации (бухгалтерской,  статистической, кадровой и др.), издавался ряд журналов, на страницах которых рассматривались проблемы документирования управленческого труда («Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др.), был выпущен целый ряд учебников, учебно-практических пособий и научных трудов по делопроизводству. В 1936г. Конституцией страны были законодательно установлены виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, среди них (сверху вниз от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, приказы, инструкции, решения, распоряжения.

  В  связи с закрытием ИТУ, отсутствием  в стране единого организационного  центра, вопросы дальнейшего совершенствования  делопроизводственного обеспечения  управления стали весьма актуальными.  В июне 1941г., перед началом Великой Отечественной войны, состоялось 1-е Межотраслевое совещание по вопросам механизации управленческого труда и делопроизводства. Совещание наметило глубокую научнообоснованную программу по улучшению сложившейся ситуации, но она в связи с началом войны не была реализована. [1, с.28-29]

  В  военные 40-е и последующие,  включая 60-е, годы архивные  организации страны были наделены  большими полномочиями по организации  делопроизводства и архивного  дела. В 1963г. Главархивом СССР  был подготовлен первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, - «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», который на длительное время стал единственным руководящим материалом, способствовавшим упорядочению деятельности служб документационного обеспечения управления и архивов.

  В  1963г. постановлением Совета Министров  СССР «О мерах по улучшению  архивного дела в СССР» от 25 июля 1963г. №829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы с управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970гг.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. 2. Второй этап развития советского делопроизводства

  В  1973г. основные положения ЕГСД  были утверждены Государственным  комитетом СМ СССР по науке  и технике и рекомендованы  министерствам и ведомствам для  использования в практической  работе. С этого момента начался  второй этап становления и  развития делопроизводственного обеспечения управления в стране, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991г.

 Целью  ЕГСД являлись выработка и  внедрение в практику на единой  основе рациональных форм и  методов делопроизводственного  обслуживания. Основные положения  ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения текстов документов, их языку и стилю. [1, с.30]

  В  течение 70-х годов советское  делопроизводство получило значительное  развитие. Кроме создания ЕГСД  был разработан целый ряд государственных  стандартов первостепенного значения. Среди них: ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов (переработан в 1988г.). В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

 В  целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации 
 

 
2. Формуляр документа

Каждый  отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для каждой системы документов определен характерный для нее комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов.

Например, для ряда документов (которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса), состав реквизитов определен действующим законодательством Российской Федерации. К этим документам относятся паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы и другие.

Для официальных  и служебных документов комплекс реквизитов определяет Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти и  ГОСТ Р 6.30-2003. Всю систему официальных и служебных документов можно разделить на группы документов, выполняющих конкретные управленческие функции. Каждая группа документов характеризуется соответствующим набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется уже свой конкретный перечень реквизитов.

Перечень  реквизитов, из которых состоит тот  или иной документ, носит название формуляра документа.

Формуляр  официального и служебного документа  представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.

Построение  формуляра официального и служебного документа, то есть перечня реквизитов официального письменного документа, возможно различными путями. Однако два  пути построения этого перечня просматриваются  как наиболее рациональные.

Первый  путь построения перечня возможен при расположении входящих в него реквизитов в той последовательности, которую для них предусматривает Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти или ГОСТ Р 6.30-2003. Такое построение формуляра хорошо при его теоретическом построении, но весьма неудобно при практическом применении формуляра для формирования документа.

Наиболее  удобно построение формуляра при  построении списка реквизитов в порядке  их месторасположения в документе. Этот порядок определяется так же, как и порядок чтения или письма, то есть слева направо и сверху вниз. В этом случае принцип построения формуляра официального письменного документа хорошо согласуется с принципом построения и последующего чтения самого официального письменного документа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
3. Типовой и индивидуальный  формуляр

При подготовке конкретного документа учитываются  составляющие его элементы (реквизиты). Число реквизитов, характеризующих  отдельные документы, различно и  определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение  государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Перечень  реквизитов, характеризующий группу документов с однотипными функциями, носит название типового формуляра документа.

При составлении  формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных  в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Индивидуальный  формуляр это когда содержание каждого  документа имеет свои особенности (например, докладные записки), т.е. документирующие  отрасль деятельности. Например, в  органах Пенсионного фонда это  документы по расчету и начислению пенсий, в вузах, других учебных заведений - по организации учебного процесса, в учреждениях налоговой службы - налоговая документация и т.д.

4. Формуляр-образец  документа

В общем  случае, формуляр-образец документа - это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.

Расположение  реквизитов всегда в одном и том же месте позволяет существенно сократить время на издание документа организации-автору и время на обработку документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.

Формуляр-образец  может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец  документа устанавливает:

•  форматы бумаги;

•  служебные поля;

•  конструкционную сетку;

•  расположение зон размещения реквизитов;

•  координаты расположения реквизитов.

Формат  применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально  размещены на проектируемой форме  документа.

В настоящее  время для издания документов применяют бумагу форматов А3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм), А6 (105×148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.

Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, А4L).

В настоящее  время принято подшивать документы  в дело за левую сторону документа, независимо от вертикального или  горизонтального расположения формата  бумаги. Поэтому при издании документа  на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.

Конструкционная сетка формуляра-образца документа  образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе  бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.

Расстояние  между соседними линиями конструкционной  сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:

•  между соседними вертикальными линиями величину равную 2,6 мм (шаг письма);

•  между соседними горизонтальными линиями величину равную 4,25 мм (межстрочный интервал).

Допускается использовать конструкционную сетку:

•  с шагом письма, равным 2,54 мм;

•  с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.

Размер  указанной конструкционной сетки  соответствует шагу письма и межстрочному интервалу, которые применялись  в пишущей машинке. При создании документов на компьютерах с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать месторасположение реквизитов в миллиметрах, исходя из размеров печатных знаков и размера межстрочного интервала в применяемом редакторе. Это связано с тем, что при использовании текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал могут не соответствовать шагу письма и межстрочному интервалу, применявшихся на пишущей машинке.

Вертикальные  линии конструкционной сетки  нумеруются слева направо и имеют  непрерывную нумерацию. Крайняя  левая вертикальная линия имеет  номер "0". Горизонтальные линии  конструкционной сетки

нумеруются  сверху вниз и имеют непрерывную  нумерацию. Крайняя верхняя горизонтальная линия имеет номер "0".

Конструктивным  элементом проектируемых документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными  и горизонтальными линиями.

Конструктивным  элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две или  более ячеек конструкционной  сетки.

Рисунок 7 - Расположение конструктивной сетки

Координаты  ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями  конструкционной сетки, ограничивающими  ячейку или базисный прямоугольник. При написании координаты ячейки или базисного прямоугольника между номером горизонтальной и номером вертикальной линии ставится точка.

Существующая  система построения формуляра-образца  предусматривает разделение площади  листа бумаги на зону расположения документа, в которой располагаются  реквизиты документа, и служебные поля документа, где реквизиты документа не располагаются. В свою очередь, зона расположения документа разделяется на зоны расположения группы реквизитов. Соответственно, зона расположения группы реквизитов разделяется на поля каждого из реквизитов. Все это одинаково применимо и при построении формуляра-образца бланка документа. Зоны формуляра-образца документа устанавливают унифицированную структуру документа.

Зоны  формуляра-образца документа устанавливают  границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и при написании обозначаются координатами верхней левой ячейки конструкционной сетки и нижней правой ячейки конструкционной сетки, ограничивающих зону, между которыми ставится знак тире.

При размещении реквизитов формуляра-образца документа определяют границы полей размещения каждого из реквизитов и границы полей, соответствующих им данных, определяемые при проектировании форм документов.

При написании  координаты поля данных характеризуются  координатами верхней левой и  нижней правой ячеек этого поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.