Развитие понятия документ

Содержание:

Введение

Информация  в современном обществе – это  ресурс производства, важный элемент  политической и социальной жизни. Все управление основывается на производстве и потреблении информации, потому качество информации определяет качество управления. Информация – связующая субстанция всех органов управления и субъектов делопроизводства.

В настоящее время  объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информационных технологиях  и  защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной  основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

 Мы каждый день сталкиваемся со множеством различных документов, даже зачастую не задумываясь об этом. Мы даже не подозреваем о том, что многие из наших привычных вещей являются документами. Поэтому меня заинтересовал вопрос определения понятия самого документа как такового, что именно (предмет, явление или что-то еще) можно считать документом, а что нет. Поэтому объектом изучения в моей работе является сам документ.

Предмет - Цель работы –  рассмотреть развитие понятия «документ». Для выполнения данной цели необходимо решить следующие вопросы:

- определить предпосылки появления документов;

- рассмотреть трансформации понятия документа и различия в их понимании;

- определить понятие документа  на современном этапе.

I. Происхождение документа и развитие его понятия

Слово «документ» (лат. «Documentum» - образец, доказательство свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать.

Корни этого слова уходят в индоевропейский  праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего - либо.

По другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев.

Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученый, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовался Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книги, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В русский язык слово  «документ» пришло во времена Петра I, как заимствовано из немецкого и польского языков, - в значении посменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

1.  Любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательствам прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

2. Вообще любое письмо свидетельство.

1.1. Развитие понятия «документ»

Рост числа юридических  документов привел к возникновению  во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием «дипломатика». Название науки произошло от греческого слова «diploma» - лист, документ (сложение вдвое). Дипломатика стала изучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документов личностного происхождения. Её основоположником считается Жан Мабильон, издавший в 1681 г. в Париже «Книгу об искусстве дипломатики».

Базовое понятие «документ» толковалось в дипломатике как любое письменное свидельство, служащее «возникновению, доказательству выполнению прав или владению определёнными правами». Документ выполнял одну из трех функций:

- утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т.д.)

- средство доказательства перед судом (письменные показания сторон)

- перенос полномочий с одного лица на другое (вексель, купон акций и т.д.).

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу. В «Толковом словаре» В.И. Даля дано толкование документа как любой важной бумаги, а также диплома, свидетельства. Производный термин «документный» составитель толковал как «к документному относящийся».¹

Таким образом, в конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, осноположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле.

Поль Отле (1868-1944) и  его сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разрабатывали  теорию документации в стенах Международного библиографического института, созданного в Брюсселе в 1895 г. и в 1931 г. переименованного в Международный институт документации. По решению Международного конгресса по документации (Париж, 1937) на базе института в 1938 г. была создана Международная федерация по документации (МФД). В настоящее время МФД является международной неправительственной организацией, объединяющей ведущие информационные центры и библиотеки, работающие в области теории и практики документоведения и научно-технической информации. Организация издает с 1975 г. журнал «Международный форум по информации и документации».

П. Отле впервые ввел в  научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд - изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».

Объясняя понятия «книга», «документ» П.Отле подчеркивал, что книга (biblion, document, или gramme) - это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д.  Ученый рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные.

П. Отле впервые использовал  комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий  содержание и форму документа, в  «Трактате о документации».

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

1. Документы библиографические, т.е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати. Среди них - брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т.п.). Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки - вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы.
2. Другие графические документы, т.е. нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Среди изобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы, гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые через проекционные устройства (в т.ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены «памятники изобразительные»: надписи, монеты, медали, печати (штемпели). К графическим документам П.Отле относил: «манускрипты» - рукописные книги и инкунабулы, а также «архивные документы» (управленческие), древние и современные.
3. Документы-заменители книги: диски, фонограммы, кинофильмы, и наряду с этим - радио вещание (запись передача звука), телевидение, в т.ч. телефотография, радиотелефотография. Особенно место в этом классификационном ряду заняли «документы трех измерений»: природные (минералы, растения, животные) и искусственные, созданные человеком (материалы, продукты, технические объекты, а также медали, макеты, рельефы). К ним отнесены также научные инструменты, дидактические материалы, наглядные пособия. Особо выделены среди них трехмерные произведения искусства: произведения архитектуры и скульптуры.

Именно в таком широком  значении понятие «документ» использовалось в последствии, когда речь шла не только о фондах библиотек, архивов, музеев, информационных служб, но и о социальных, в частности, массовых коммуникациях в целом.

Концепция П.Отле рассматривает  документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое  значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой либо эпохе, лице т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдача ценностей).

Таким образом, если до XIX в. документ имел преимущественно правовой оттенок, то в конце XIX в. он стал пониматься как носитель социальной информации, а не только правовой или юридической. На протяжении XX в. происходит много споров по вопросу этого термина, в частности предлагалось поставить знак равенство между терминами документ и информация. Однако, в 70-е г. начинают появляться государственные стандарты, которые закрепили официальную позицию в этом вопросе, добавив к информации еще и реквизиты.

1.3. Понятие «документ» в государственных стандартах

Первый Государственный  стандарт на термины и определения  у нас в стране был утверждён  ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70; Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а письмо, звукозапись и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83; Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения), в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве». Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В 1998 г. появился новый ГОСТ.

В 2001 году был опубликован  первый международный стандарт по делопроизводству и документообороту ИСО 15489. В 2007 г. появляется национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Настоящий стандарт идентичен международному стандарту.

II. Современные официальные трактовки термина «документ»

Создание законодательной  основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов «документ» является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях  и  защите информации» закреплено следующее определение понятия «документированная информация»:

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.²

В государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело; Термины и определения» дано следующее определение понятия «документированная информация»:

Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит  документа - обязательный элемент оформления официального документа.³

Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме  данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В 2007 г. вводится в действие новый стандарт в области делопроизводства - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому  делу. Управление документами. Общие требования». Новый национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». В новом стандарте дано следующее определение понятия «документ»:

Документ - информация созданная или полученная, и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве свидетельства и сведений, во исполнение правовых обязательств или в ходе деловой деятельности.⁴

Важная особенность  стандарта ИСО 15489 в том, что он не выделяет какой-то вид носителя документов – он равно применим как для бумажного, так и для электронного документооборота.

Сравнение определений  стандарта ИСО 15489 с определениями  ГОСТ 51141 выявляет следующее принципиальные различие: ГОСТ делает упор на правила  оформления документа, в то время  как ИСО 15489 основное внимание обращает на то, что документами информационные материалы становятся вследствие своей роли в качестве свидетельства государственной или деловой деятельности.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.⁵

Среди них особую категорию  составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством  соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

- накопления и обобщения  информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.⁶

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.⁷

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.⁸

Заключение

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

На основании всего  выше сказанного можно сделать следующие выводы.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как  уже отмечалось, документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Создание в нашей  стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Достижение науки и  техники, бурное развитие научно-технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с документами.

Список использованной литературы:

1. Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка: В 4-х т. Репринтное воспроизведение издания 1903-1909 гг., осуществленное под редакцией профессора И.А. Бодуэна де Куртенэ. – М.: Прогресс-Универс, 1994. – Т.1, 459 с.

1. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. – М.:  АСТ, 2008
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях  и  защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999

¹ Даль В.И. Толковый словарь живого великорусского языка: В 4-х т. Репринтное воспроизведение издания 1903-1909 гг., осуществленное под редакцией профессора И.А. Бодуэна де Куртенэ. – М.: Прогресс-Универс, 1994. – Т.1, 459 с.

² Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях  и  защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 - ФЗ

³ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

⁴ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

⁵ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.

⁶ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. – С. 10.

⁷ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.