Регистрация документов

Содержание

Введение

1. Понятие и развитие документооборота

1.1Развитие документооборота
1.2 Понятие  документооборота

2. Основные правила организации документооборота 
ООО «Газкомплектсервис»
2.1 Схема движения и технология обработки документов  
ООО «Газкомплектсервис»
2.2. Регистрация документов
2.3  Контроль исполнения документов
Заключение 
 

Список использованной литературы

Приложение 1

Приложение 2

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в какие-либо организации и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. 
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. 
Для написания курсового исследования мною был выделен предмет курсовой работы. Предметом  курсового исследования является организация процесса документооборота на примере  предприятия города Москвы – Общества с ограниченной ответственностью «Газкомплектсервис».
Объектом исследования стали основные правила организации документооборота на ООО «Газкомплектсервис».
  
Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота данного предприятия.
Задачи: 
- изучить организационные  формы  делопроизводства на предприятии; 
- рассмотреть  процесс  документооборота  на  предприятии; 
- описать  организацию  документооборота. 
Курсовая работа включает введение, две главы, заключение, и список библиографической литературы. 
Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы. 
В первой главе описано понятие документооборота и его развитие. 
Во второй главе рассмотрена организация документооборота ООО «Газкомплектсервис».
В заключении представлены  выводы по курсовой работе. 
В списке использованной литературы представлены 11 библиографических описания. 

1.Понятие и развитие документооборота 
1.1 Развитие документооборота

          Впервые понятие документооборот появляется и объяснение этого термина появились в 20 годы 20 века в трудах исследователей Покровского, Кержинцева. Первая попытка принятия документа была предпринята в 1931 году

         Институт труда в  1931 году издал проект общие правила в документации и документообороте.

В 1988 году в ГС ДОУ было внесено уточняющее понятие документооборота которое звучало следующем образом движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения и исполнения или отправки в дело.

      Это определение было перенесено в ГОСТ Р51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».)

Документооборот является важным звеном делопроизводства т.к определяет инстанции и скорость движения документов

Главное правило документооборота оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени труда. Основу документооборота в каждой конкретной организации определяют организационные документы

    Основная задача организации документооборота это прямоточность в движении документа (документ к одному адресату).

1.2. Понятие документооборота

         Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. 

   Основными правилами документооборота является оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени и труда.

    Максимальное сокращение инстанции документов. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

  Выделяют 3 потока документов:

-Поступающие (входящие)

-Исходящие (отправленные)

-Внутренний поток

  Основными характеристиками потоков которые учитываются при организации документооборота является объем потока которые определяются количеством документов проходящих через канцелярию (или секретаря референта) за год, квартал, полгода.

Структура потока, определяемая разновидностью документов авторством и другими классификационными признаками.

Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию или секретаря референта.

Режим потока (утро-день, день-ночь) Документальные потоки различают по направлению и по отношению к управленческому потоку.

Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления

Вертикальные делятся на 2 вида :

Восходящие и низходящие потоки.

Документы направляемые нижестоящими организациями и восходящие –это документы подчиненных организации направляемые в вышестоящие инстанции.

Объем документооборота выражается общим количеством документов поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период времени. Кроме ТОО в объеме документооборота учитывается все копии изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Учет объема документооборота нужен для :

1)     Для расчета штатной численности персонала в службе ДОУ

2)     Для корректировки загрузки подразделения и отдела подразделений исполнителей работой с документами

3)     Для оптимизации маршрутов движений различных категорий документов

  Существует 2 основные формы работы с документами:

-Централизованные

-Децентрализованные

     -Смешанное

 
  Рис. 1. Схема движения входящих документов 

Вывод: 
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 

2. Основные правила организации документооборота в ООО «Газкомплектсервис»

        Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Газкомплектсервис». 
         Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Газкомплектсервис» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. 
Основными правилами организации документооборота в ООО «Газкомплектсервис»  являются: 
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); 
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. 
         Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. 
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в ООО «Газкомплектсервис» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. 
          Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация 
документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Газкомплектсервис», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО «Газкомплектсервис». 
        Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО «Газкомплектсервис» и табелем унифицированных форм документов. 
        Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. 
          Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В ООО «Газкомплектсервис» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. 
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть 
установлены нормативными актами , предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные 
непосредственно во входящем документе. 
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации). 
         Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Газкомплектсервис», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. 
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «Газкомплектсервис» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. 

               2.1 Схема движения и технология обработки документов в ООО «Газкомплектсервис»

Входящие документы: 
Документы, поступившие, в ООО «Газкомплектсервис» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 )  . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в:

- проверке правильности доставки корреспонденции,

-вскрытии конвертов,

-проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ООО «Газкомплектсервис» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.
Регистрируемые документы делятся на два потока:
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
2.Документы в адрес структурных подразделений.
        Документы первого потока передаются в отдел документационно-информационного обеспечения (ОДИО)секретарю данного отдела, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. 
Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Газкомплектсервис» и в структурные подразделения организации. Руководству ООО «Газкомплектсервис» передаются документы 
вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию 
по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.
Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления  в организацию».
         Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации» и руководителям структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы
        Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации 
(Приложение 2)

        В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа". 
        Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он 
готовился. 
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, 

которым должен быть разослан подписанный документ.
Целесообразно в ООО «Газкомплектсервис» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель 
компании «Газкомплектсервис», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.
При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.
         Руководитель ООО «Газкомплектсервиса» в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.
После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в электронной программе «Административная документация». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы. Здесь проверяется на правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В ООО «Газкомплектсервис» имеется архив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. 
        Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. 
Внутренние документы. 
       Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах организации.
 Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.
Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты 
их различны для отдельных видов документов.  
Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Учет объема документооборота организуется для установления:
- загрузки компании его подразделений и службы документационного обеспечения управления; 
- потребности компании организационной и электронно-вычислительной технике. 
         При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. 
 

                                       
2.2. Регистрация документов

       Общие правила регистрации документов в компании ООО «Газкомплектснрвис». 
       Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Главное назначение регистрации документа то придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления

  В обязательном порядке регистрируются документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации:

   1) Поступающие от органов власти и управления, или вышестоящих организаций, а так же направленные в их адрес.

   2) Входящие документы, которые требуют решения или ответа и соответственно исходящие документы.

   3) Важнейшие внутренние документы (все организационные документы.)

   4) Документы содержащие информацию о деятельности организации. (Планы, отчеты, договоры.)

   5) Ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируется:

1.      Копии писем присланные для сведения

2.       Телеграммы

3.       Текст задания на командировки

4.       Реклама, буклеты, плакаты.

5.       Прейскуранты

6.       Приглашения, пригласительные билеты, поздравительные письма, открытки.

7.       Сообщения о совещаниях и повестки дня

8.       Технические условия

9.       Печатные изделия
         Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. 
         Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству ООО «Газкомплектсервис» в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем ООО «Газкомплектсервис», если он включает нерегистрируемую документацию всего ООО «Газкомплектсервис» , или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. 
         При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. 
         Индексация документов. 
         
Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.        
 Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации . 
        Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 
- 06 – год зарегистрированного документа; 
- 10 - номер дня в который зарегистрирован документ; 
- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. 
        Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены
первой буквой фамилии автора документа. 
       На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на ООО «Газкомплектсервис». Место проставления штампа определено ГОСТ 
Р 6.30 - 2003 
        Формы регистрации документов и порядок их заполнения. 
       В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ООО «Газкомплектсервис» используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 3).

Схема № 3 Организация контроля исполнения 
        
         В структурных подразделениях ООО «Газкомплектсервис» применяют программу административная документация (АД) для регистрации входящих и исходящих документов. 
ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

                               
2.3  Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. 

        Организация контроля за исполнением документов в ООО «Газкомплектсервис» обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (Схема № 4). 

 
                 Схема 4. Контроль  исполнения  документов

        Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. ( т.е. договоры, бухгалтерские документы и служебные записки на руководство.)
        Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ООО «Газкомплектсервис»
        В структурных подразделениях ООО «Газкомплектсервис» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. ( т.е менеджер делопроизводитель).
        Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, 
предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ООО «Газкомплектсервис».
       Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. 
        Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. 
        Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. 
        Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. 
         Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с 
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.[1] 
        Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. 
        
 Вывод: Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ООО «Газкомплектсервис» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства компании документированной информацией. 

Заключение

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом .Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота ООО «Газкомплектсервис» я пришла к выводу , что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на примере организации документооборота всегда уделяется большое внимание.
          В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность. 
Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота  связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями компании и исполнителями, конкретное и оперативное руководство, а так же использование компьютера и определенного программного обеспечения которое способствует работе отдела ДОУ в организации ООО «Газкомплектсервис».
 

Список используемой  литературы

1.    Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту     фирмы - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994. 

2.     Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. 

3.  Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995 

4.  Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000. 

5.   Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному    обеспечению деятельности предприятия М.:2004 

6.  Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах   
      исполнительной власти ,утверждённая приказом Федеральной архивной  
      службы Росси от 27.11.2000 №68 

7.  Справочная правовая система «Консультант Плюс» 

8.  Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно- 
     практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с