Регистрация документов современных организаций

ВВЕДЕНИЕ

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Актуальность  темы - Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы. Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Таким образом, актуальность темы обусловлена переходом традиционных методов работы с документами к современным автоматизированным (электронным) методам.

 Значение  регистрации документов заключается  также в том, что присвоение  документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его  создания, отправления или получения,  а значит, как уже указывалось,  придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него..

На документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень (см. Приложение 1). Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

Цель курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов в современных учреждениях.

В любой сфере  общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается.

Сегодня организация, которая хочет получить современное  решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию  каждого документа с момента  его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым религиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Исходя из поставленной цели, можно  сформулировать следующие задачи:

1. Раскрыть понятие регистрации документов, ее цели и принцип;
2. Рассмотреть особенности регистрации документов в различных организациях;
3. Изучить организацию информационно-справочной системы;

Структура курсовой работы - данная работа состоит из введения, двух глав, заключения, изложенных на 41 машинописного текста. В первой главе рассказывается о регистрации документов: понятие, цели, принципы регистрации документов; особенности регистрации документов в различных организациях; правило регистрации и индексирование документов; индексирование документов; организация информационно-справочной системы; система регистрации. Во второй главе рассматриваются формы регистрации документов: журнальная форма регистрации; карточная форма регистрации; автоматизированная (электронная) форма регистрации документов.

При написании курсовой работы были использованы такие труды как:

1. Андреев В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение/учебно-практическое пособие.
2. Басаков М.И Справочник секретаря по делопроизводству.
3. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство.
4. Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие.
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления.
6. Крылов И.Ю. Документирование управленческой деятельности.
7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления.
8. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно - справочное пособие.: Изд-торг корпорация «Дашков и К».
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).
10. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие.

Так же использованы и источники:

1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.1991г.;

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28;

3. Правила делопроизводства  федеральных органах исполнительной власти. от 15.06.2009 г. № 477;

4. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009 г. № 76.

 В учебно-практическом  пособии В.И.Андреева «Практика  делопроизводства: организация и  ведение» дается системное представление  о составе правленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.¹

 В учебном  пособии И.С. Гареева «Организация  и технология документационного  обеспечения управления» на основе  изучения существующей практики работы с документами и в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства рассмотрены вопросы теории и практики документационного обеспечения управления.²

 В учебном  пособии О.И Замыцкова «Делопроизводство» данный курс дает наиболее полное представление о системе документирования управленческой деятельности, анализа информации, организации работы с документами на основе современных информационных технологий..³

 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления.1991г.- это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые  требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях и общественных организациях.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.⁴

Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в соответствии с пунктом 4 Постановления Правительства РФ от 15 июня 2009г. №477 «Об учреждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедур и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкции по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Правила делопроизводства  федеральных органах исполнительной власти (далее- Правила) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступления в силу с даты их утверждения.⁵

Глава 1.Регистрация документов.

1.1 Понятие,  цели, принципы регистрации документов.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».⁶

Можно дать и  более развернутое определение  регистрации как подтверждения  факта создания или получения  документа в определенный день путем  внесения его в регистрационную  форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроль за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация  преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные  письма, поздравительные письма и  телеграммы, приглашение программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой «лично», копии нормативных документов, постановлений и распоряжении государственных органов, информационные материалы.

       Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь.            В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

• дата документа;

• регистрационный  номер документа, присвоенный ему  учреждением-автором;

• автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

• заголовок (о  чем документ, т.е. краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа  и как исполнен);

• № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации  отдельных видов документов, например, внутренних, обращений граждан и  исходящих документов, сведения, вписываемые  в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан  записывается их адрес.

Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе Например, часто  учитывается количество листов, наличие  приложений и т.д.

В Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных  органах исполнительной власти состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов и задач использования информации предлагается дополнять такими реквизитами:

• гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация  документов по исполнителям;

• код по тематическому  классификатору;

• ключевые слова;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• должностное лицо, поставившее  документ на контроль;

• промежуточные сроки  исполнения;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа;

• статус документа (проект, версия);

• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. ⁷

Цель регистрации – обеспечение учета, контроля и поиска документов и придание юридической силу документы, т. к при регистрации фиксируются и подтверждается факт его создания или получения.

Регистрация является одной из наиболее трудоёмких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации  важно определить, какие документы  должны регистрироваться, а какие  нет.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Регистрации подлежат  все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).

При регистрации должны соблюдаться  следующие принципы:

• Раздельной регистрации. Документы регистрируются в пределах определенной группы, которые формируются делопроизводственной службой исходя из вида документа, принадлежности к той или системе документации, автора, содержания документа. Таким образом, входящие документы регистрируются отдельно от исходящих и внутренних документов, а внутри входящих документов регистрация происходит по видам документов: письма, приказы, договоры и т.д.; Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы.

• Однократности регистрации. Он определяет, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние- в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Телеграммы регистрируют немедленно после их получения и сразу передают адресату.

• Индексации. Документу при регистрации присваивается регистрационный индекс; для входящих документов этот индекс представляет собой порядковый номер, который проставляется в регистрационной форме и в отметке о поступлений документа в организацию.⁸

Основным принципом  регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации  отправляемых документов. В инструкции устанавливается, что :

• Документы, подписанные руководителем федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства;
• Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку документа списку рассылки, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;
• Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день;
• Сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, используемой для учета, поиска, хранения и исполнения документов;
• Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками.⁹

Инструкция  по делопроизводству устанавливает  структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

1.2 Особенности  регистрации документов в различных  организациях.

В Государственной  технической комиссии при Президенте Российской Федерации регистрационный  номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, «Д-19», «С-63»), коллективные и анонимные обращения – содержат буквы «Кл» или «Ан» и номер (например, «Кл-137», «Ан-65»). Обращениям с пометкой «Лично», «Только лично» или «Конфиденциально» дополнительно присваивается буквенной индекс «Лп» («Личная почта», например, «Лп-В-15», при отсутствии на конверте данных об авторе – «Лп-15»).

При регистрации в органах  внутренних дел информации о преступлениях  и происшествиях, поступившей в письменном виде, на документе проставляется штамп регистрации органа внутренних дел, включающий: дату  регистрации, порядковый номер регистрационной записи и фамилию дежурного, принявшего информацию. Записи подписывает дежурный по органу внутренних дел.

Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других видов документов. Так, в арбитражных  судах регистрационный номер  искового заявления должен включать в себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер  искового заявления, присваиваемый в пределах одного календарного года, а также год поступления заявления. При необходимости может дополняться индекс судебного состава.

Например:

А01-125/96-С4, где А01- индекс Арбитражного суда Республики Адыгея, 125- порядковый номер искового заявления, 96- календарный год, С- индекс судебного состава.

Каждый арбитражный  суд имеет свой индекс: ВАС- Высший Арбитражный Суд Российской Федерации; Ф01- Федеральный арбитражный суд  Волго-Вятского округа,…, Ф05- Федеральный  арбитражный суд Московского округа,…,Ф08- Федеральный арбитражный суд Южного округа,…,Ф10-Федеральный арбитражный суд Центрального округа; А01- Арбитражный суд Республики Адыгея,…,А12- Арбитражный суд Волгоградской области,..,А15- Арбитражный суд Республики Дагестан и др.

Регистрационный номер искового заявления присваивается  арбитражному делу и не подлежит изменению  при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.

При заполнении регистрационно-контрольных  карточек сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в суд, исходящий номер и дата искового заявления может производиться в автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой компьютерных карточек) или по картотеке (на регистрационно-контрольных карточках).

Апелляционная либо кассационная жалоба на решение арбитражного суда принимается и регистрируется в  порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений.

Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не относящаяся к конкретным судебным делам, регистрируется в канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере).

При регистрации документа  в правом углу нижнего поля первой страницы на свободном от текста месте  проставляется штамп с полным наименованием арбитражного суда, указываются регистрационный входящий номер, дата поступления документа, индекс секретариата или структурного подразделения, куда направляется документ. Лицо, принявшего документ, ставит свою подпись.

Регистрационный номер, как  правило, состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в пределах календарного года.

Например:

С1-434 05.03.96, где С1- индекс секретариата председателя суда, 434- порядковый  номер по поступлении, 05.03.96- дата регистрации.

На документ заполняют  два экземпляра регистрационно-контрольных  карточек, в которые вносят следующие  реквизиты: входящий регистрационный  номер, присваиваемый в канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента, исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа 9 письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный акт, разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.

Отправляемому из суда документу  присваивается исходящий номер, который состоит из индекса секретариата руководителя, подписавшего документ (например, С1), индекса подразделения, его подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания документа: С1-К2-254 05.05.96.

В таможенных органах при регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется «шахматка» для входящих документов. Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по «шахматке» для исходящих документов).

Например:

01-18/456, где 01- обозначение  отдела документационного обеспечения, 18- номер дела по номенклатуре, 456- индивидуальный порядковый номер; или 14-11/128, где 14- обозначение структурного подразделения, 11-номер дела по номенклатуре, 128- индивидуальный порядковый номер документа.

Документы регистрируются на карточках или машинных носителях. Поисковые системы на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе).

Число карточек в службе ДОУ таможни различно для разных видов документов:

• Входящих документов – 4 экземпляра карточек, которые составляют следующие учетно-справочные картотеки: по порядку номеров, корреспондентам, структурным подразделениям (на этом экземпляре карточки за получение документа расписывается сотрудник подразделения- исполнителя) и один экз. для отдела- исполнителя;
• Исходящих - 2 экземпляра карточек (по порядку номеров и корреспондентам);
• Внутренних- минимальное количество карточек (но с учётом экземпляров, предназначенных для осуществления контроля).

Прием, учет и первичную обработку поступающих в ОАО «Российские железные дороги» документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (экспедиция). Документы, полученные за пределами общества, должны быть переданы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для регистрации. При направлении поступивших документов на исполнение работники экспедиции руководствуются уставом общества, распределением обязанностей между президентом общества и вице-президентами, положениями о подразделениях аппарата управления общества. Если в поступившем документе иметься ссылка на другие документы, то в отделе документационного обеспечения и службах делопроизводства подразделений подбирают и прикладывают к поступившему документу справочные данные из регистрационно-контрольных форм или оформляют соответствующую справку.

Регистрация документов – запись по установленной форме  сведений о документе, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения – производится для обеспечения учета, контроля и поиска документов. Документы регистрируют в «электронных карточках» регистрационно-контрольных форм автоматизированной системы документооборота (см. Приложение 2). Регистрация подлежит организационно-распорядительные документы – входящие, исходящие и внутренние документы – независимо от способа их доставки и передачи. Регистрационный номером входящего документа, адресованного президенту и вице-президентам и правлению общества, является порядковым номером поступления документа в отдел документационного обеспечения в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, например № 31.

В службах делопроизводства подразделений аппарата управления регистрационный номер документа  включает порядковый номер поступления документа в подразделение аппарата управления общества и индекс, разделенные косой чертой, например: 25/ЦД, где 25- номер поступления документа в Департамент управления перевозками, ЦД- индекс Департамента управления перевозками.

Исходящие документы за подписью президента общества получают исходящий порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, например № 25, а документ за подписью вице-президента – также порядковый номер, но с проставлением перед ним индекса, установленного для каждого вице-президента общества в виде двух прописных букв. Например, документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова № ИП-26.

Исходящие и  внутренние документы, подписанные  руководителями подразделений имеют  регистрационный номер, включающий индекс подразделения, затем через дефис номер (индекс) дела и порядковый номер документа, разделенный косой чертой. Например: ЦН-5/148, где ЦН- индекс Департамента управления делами, 5- номер (индекс) дела по номенклатуре дел, 148- порядковый номер документа, определяемого Департаментом управления делами.

Некоторые документы  имеют специальные буквенные  индексы: Д- доверенность, р- распоряжение, пр- протокол, ПП- поручение президента общества, П- поручение вице-президента общества.¹⁰

1.3 Правила  регистрации и индексирования  документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.