Регистрация документов в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортос
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
Бирская
государственная социально-
Исторический
факультет
Кафедра
документоведения и истории России до
ХХ в.
Курсовая
работа
Регистрация документов
в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала
ГУП
«БТИ Республики Башкортостан»
Бирск,
2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение…………………………………………………………
ГЛАВА 1. История регистрации документов………………………….……………..8
ГЛАВА 2. Регистрация документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»….11
2.1. Регистрация
документов……………………………………………….…
2.2. Порядок работы с входящей документацией………………………………15
2.3. Порядок работы с исходящей документацией…………………………….24
2.4. Подготовка и оформление внутренних документов………………………28
ГЛАВА 3. Автоматизация регистрации документов………………………………..29
Заключение……………………………………………………
Список
использованной литературы……………………………………………….
Приложение……………………………………………………
Введение
В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана, не сохранена. Для того чтобы она приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы. Информация в современном обществе - это полноценный ресурс производства, важный элемент жизни общества. Таким образом, документация, будучи тесно связанной, со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Документ,
как носитель информации, выступает
в качестве непременного элемента деятельности
предприятия. Нельзя грамотно составить
документ, не имея представления о его
структуре, виде, назначении, классификации.
Правильно организованный документооборот,
четкое распределение функций исполнителей
облегчает работу предприятия в целом.
Неотъемлемой частью документооборота
являются входящие и исходящие документы.
Постановления, приказы являются в первую
очередь входящими документами, от правильного
их движения зависит своевременность
исполнения. Грамотная организация документооборота
важна потому, что современное общество
не стоит на месте, развивается, совершенствуется.
Чтобы иметь статус делового предприятия
недопустимо совершать ошибки в оформлении
документов. От четкости и оперативности
обработки и движения документов в конечном
итоге зависит быстрота принятия решений,
поэтому в рациональной организации документообороту
всегда уделяется большое внимание.
Объектом курсовой работы является Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан».
Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, рассмотреть регистрацию документов, т.е прием, обработку, распределение входящих, исходящих и внутренних документов ГУП «БТИ Республики Башкортостан».
Задачами является:
- изучить историю регистрации документов;
- рассмотреть регистрацию документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»: понятие, состав реквизитов, основные формы;
- порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией.
При написании курсовой работы использовались различные группы источников. Во-первых, были проанализированы законодательные акты:
Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».1 Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Государственная система документационного обеспечения управления.2 Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.
Правила по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти1
способствует решению технологических
задач документирования. Настоящий стандарт
устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003г. правила
оформления организационно-
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».2 Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
ГОСТ
Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой организации, к их числу относятся следующие:
- Положение БТИ (см. Приложение №1);
- должностные инструкции сотрудников (см. Приложение №2);
- штатное расписание (см. Приложение №3);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения, протоколы);
__________________
1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Федеральная архивная служба России. М., 2000.
2
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения». Издательство
стандартов. М., 1998.
- информационно-справочные (акты, служебные записки, справки, письма (см. Приложение №4).
Кроме этого, анализировалась научная литература, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи.
В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»1 собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой2 уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.
В
издании «Организация работы с документами»
А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная
характеристика нормативно-методической
базы, регламентирующей современное
отечественное
__________________
1 Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.
2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство
(документационное обеспечение управления)
4-е изд. М.: ООО «Журнал» Управление персоналом»,
2003г.
Данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.
Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.
В первой главе рассматриваются история регистрации документов.
Во второй главе подробно рассматривается понятие, состав реквизитов, основные формы регистрации. Порядок работы с входящей, исходящей и внутренней документацией в ГУП «БТИ Республики Башкортостан».
В 3-й главе предлагается автоматизация регистрации документов .
В заключении подводятся итоги курсовой работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.
В приложении приведены
Глава
1.
История регистрации
документов
Регистрации документов во все времена уделялось большое внимание. Это объясняется тем, что регистрацией связано решение нескольких задач:
- обеспечение охраны документов, удостоверяющие различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных вопросов;
- придание документу юридической силы, фиксируя факт его создания, получения, отправления;
- получение справок о времени его составления, его содержания и местонахождения.
Регистрировать документы начали, вероятно, в период роста феодального землевладения и обострения борьбы за землю, когда большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.
С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.
В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечение землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривается не в специальных, а в общих законодательных актах.
XVIII век – это время радикальных перемен
в организации делопроизводства. Регистрация
документов рассматривается как один
из основных его этапов, разрабатывается
целая система норм, регулирующих регистрационный
процесс. В это время начинается законодательное
закрепление норм всего делопроизводства,
так как это требовали интересы разросшейся
государственной машины.
Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 году «Генеральном регламенте». Глава I «Генерального регламента» предписывала «тайные дела содержать в тайне», задачу охраны документа ставила и регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналам можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные велись по каждой группе документов.
Начиная с того периода, на документах появляются входящие и исходящие номера. На поступивших документах проставлялась номер и дата получения, в общем журнале («повседневная записка») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Существовало 4 книги для регистрации входящих и исходящие документов:
- в книгу «С» записывались в хронологическом порядке документы от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов;
- в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений;
- в книгу «А» регистрировались документы, адресованные царю;
- в книгу «В» регистрировались документы, отправленные в другие коллегии, указывались дата, кому и куда отправлен документ, его краткое содержание.
Согласно «Учреждению для управления губерний» 1775 года для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.
Правила регистрации документов в учреждениях
XIX века определялись «Общим положением
учреждений министерств» 1811 года. Процесс
регистрации был сложным, поступавшие
документы регистрировались на всех ступенях
движения: в канцелярии министерства,
в департаменте, отделении. В канцелярии
министерств велся общий журнал
поступивших документов, в которых
излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата получения. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались те из них, которые рассматривались самой канцелярией и не относились к ведению департаментов. В канцелярии министра и департаментах было по два журнал исходящих документов:
- общий журнал, в него вносились все документы с «самым кратким означением их содержания»;
- частный журнал, в него записывались документы во всем их пространстве «от слова до слова».
В «Положениях о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве» 1911 года предусматривались изменения в организации документов: в отдельных случаях допускалось применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм рекомендовалось давать такой заголовок, который мог бы «служить готовой записью во входящий журнал». Однако общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнению не способствовала быстрому решению вопросов.
Появившись в одном из ранних периодов
документирования, регистрация документов
сохранила свое назначение на протяжении
многих лет вплоть до настоящего времени.
Суть оставалась изначальной: регистрация
укрепляла статус официального документа
- быть подлинным доказательством закрепленной
в нем информации.
Глава 2. Регистрация документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»
2.1.
Регистрация документов
Основой построения поисковых систем является регистрация документов1 - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт
его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В ГУП «БТИ Республики Башкортостан» регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п. Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.
Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе и проставления на документе даты и регистрационного номера. Регистрационный номер документа состоит из индекса
__________________
1 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения».
Издательство стандартов. М., 1998.
по классификатору органов исполнительной власти, индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.
Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404-01-52/134.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направление его в дело.
Состав
основных реквизитов регистрации в
зависимости от характера документа
и задач использования
- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
-
перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
В
настоящее время находят
- централизованная, при которой регистрация всех документов предприятия производится в одном месте, например, в журналах в службы ДОУ или у делопроизводителя. Такая форма характерна для небольших учреждений и фирм;
- децентрализованная, предполагает наличие во многих пунктов регистрации документа. При данной форме регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;
- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.
Наиболее эффективной формой является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки), а также предложения и жалобы граждан.
Основными регистрационными формами документационного обеспечения управления в настоящее время являются:
1. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Журнальная форма хорошо выполняет учетную и охранную функции. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:
-
поскольку запись в журналах ведется в
последовательности поступления документов,
регистрацию может вести только один человек.
Поэтому при большом количестве поступивших
документов процесс регистрации приводит
к задержке дальнейшей работы с документами;
- неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях,
куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно уже во всех отделах, через которые проходит;
- делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату регистрации документа;
- невозможно вести сроковой контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в
предприятиях обычно заполняют дополнительные контрольные карточки, то есть операция регистрации дублируются.
2. Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:
- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
- карточки можно изготовлять в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки, таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
- позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.
Применение
карточек для регистрации заметно
повышает оперативность нахождения
документа или группы документов и одновременно
сокращает трудоемкость процесса регистрации
по сравнению с журнальной формой.
