Реквизиты документов

ГБОУ СПО РО «Таганрогский металлургический техникум»

Специальность 034702 

Группа  458-ДА 

Пояснительная записка

к курсовой работе

Тема                    Реквизиты документов                                  ж

Студентка   Онуприенко Алена Васильевна  

Руководитель работы Киричек Татьяна Андреевна  

2013

Содержание

Введение

1 Реквизиты документов

1.1 Государственный  герб Российской Федерации. 

1.2 Герб субъекта Российской Федерации

1.3 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

1.4 ИНН

1.5 Код формы документа.

1.6 Наименование организации.

1.7 Справочные данные об организации.

1.8 Наименование вида документа.

1.9 Дата документа.

1.10 Регистрационный номер документа.

1.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

1.12 Место составления  документа.

1.13 Адресат.

1.14 Гриф утверждения документа.

1.15 Резолюция.

1.16 Заголовок к тексту.

1.17 Отметка о контроле.

1.18 Текст документа.

1.19 Отметка о наличии приложения.

1.20 Подпись.

1.21 Гриф согласования документа.

1.22 Виза согласования документа.

1.23 Печать.

1.24 Отметка о заверении копии.

1.25 Отметка об исполнителе. 

1.26 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

1.27 Отметка о поступлении документа в организацию.

1.28 Отметка для автоматического поиска документа.

2 Общие правила оформления управленческих документов

2.1 Понятия «реквизит» и «формуляр документа».

2.2 Обязательные реквизиты управленческих документов.

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любого предприятия, организации, учреждения получает отражение в служебной документации. Документы используют во всех областях человеческой деятельности, они отражают факты, события, являются объективной действительностью мыслительной деятельности человека.

Информация в документе  может быть зафиксирована различными способами: письменно, в виде чертежа, рисунка, фотографии, при помощи звукозаписи. Таким образом документ прежде всего информационную функцию. Но он выполняет и другие функции – передачи информации на расстоянии, накопления и хранения информации, доказательства, учета. Призванная устранить органичность живой устной речи административная письменность является надежным юридическим источником. К документам обращаются всякий раз , когда в этом возникает необходимость – спустя много лет и даже столетий. В этом смысл и назначение служебной документации.

Документация охватывает все сферы управленческой и профессиональной деятельности. Однако документация, плохо  или совсем не квалифицированная, превращается, по выражению профессора К.Г.Митяева, в «склад случайных, разрозненных и , вследствие этого, никому не нужных бумаг», если ее не объединить в систему.

Авторами служебных  документов являются, пользуясь языком юристов, лица «физические», как правило, руководители, подписавшие документ, хотя в подготовке документа могли принимать участие многие люди. На них ложится ответственность  за правильное составление и ведение документации при совершении различных административных функций. Выражая коллективные, групповые интересы своего учреждения, автор служебного документа выступает уже не ка физическое, а как юридическое лицо.

Под системой документирования понимается совокупность процессов  по созданию и обработке всех документов, создаваемых в учреждении. Система  документирования предполагает наличие определенных норм и требований не только к составлению и оформлению документа, но и к порядку работы с ним, обработке, движению, хранению документа. Такие нормы закреплены в свою очередь законодательными и нормативно-методическими документами.

Вся управленческая деятельность тесно связана с работой с документами, так как для принятия любого управленческого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой выступает документ.

Документ – объект труда в сфере управления. Поэтому совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда.

Значение информационно-документационного  обеспечения управления постоянно  возрастает в связи с развитием  общества, его политических. Экономических, культурных, социальных связей, стремительным ростом объемов документной информации.

Работники управленческого  аппарата большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов и содержащейся в них информации. Эта работа занимает 60%, а в отдельных случаях до 80% бюджета их рабочего времени. Для значительной части работников сферы управления, таких как плановики, экономисты, бухгалтеры, статистики, секретари, машинистки и т.д. работа с документами и анализ, обработка содержащейся в них информации составляют основное содержание их труда.

Повышение производительности труда в сфере управления достигается  прежде всего внедрением средств  автоматизации и механизации, именуемых  оргтехникой. Механизация и автоматизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использования документной информации, усиления контроля исполнения, упорядочения документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор и хранение.

Но внедрение оргтехники требует выполнения 2-х условий: единообразия всех документов и такого построения технологии обработки документов, чтобы  однотипные операции были сосредоточены  в одном месте. Только выполнение этих условий позволяет подвести документы под машинную обработку.

Современные и перспективные  направления совершенствования  документационного обеспечения  управления, делопроизводства неотделимы от процесса массового внедрения  достижений научно-технического прогресса в сферу управления народным хозяйством страны. Эти достижения связанные с созданием качественно новых видов вычислительной и организационной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органическом включении комплекса технических средств и управленческий процесс.

 1 Реквизиты документов

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации", определяет понятие "документ" - "документированная информация", как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами. Состав реквизитов организационно - распорядительных документов в РФ определен ГОСТ6.30-2003.

1. Реквизит «Государственный герб Российской Федерации»

 Воспроизведение Государственного  герба является обязательным: на  бланках и печатях: - Президента  РФ; - Правительства РФ; - палат федерального  собрания; - на бланках центральных  органов федеральной исполнительной  и государственной власти.

Использование герба  регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, конституциями и  т.д.)

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок  официального использования установлены  Федеральным конституционным законом  от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединенными лентой. В правой лапе орла – скипетр, а в левой – держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

1.2Реквизит «Герб субъекта Российской Федерации»

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми  актами субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-97 содержит положения, касающиеся изображения на бланках Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации. Вопросы использования символики муниципальных образований в стандарте не отражены. Однако свою собственную символику (гербы, эмблемы и др.), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст. 11) в праве иметь и муниципальные образования (муниципальное образование – городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление , имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления.)Требования к изображению символики муниципального образования устанавливаются в его уставе и нормативных актах органов местного самоуправления. При этом должны учитываться требования к изображению гербов, установленные в законодательстве Российской Федерации и субъекта Российской Федерации.

На практике встречаются  различные варианты использования  символики на бланках муниципальных  образований. В ряде регионов органы местного  самоуправления продолжают по аналогии с практикой советского периода воспроизводить на своих бланках изображение Государственного герба Российской  Федерации, что является нарушением действующего законодательства.

На бланках муниципального образования может изображаться герб субъекта Российской Федерации, если это предусмотрено законодательством субъекта Российской Федерации. Так, органы местного самоуправления в Москве – районные Управы используют на своих бланках изображение герба Москвы (в соответствии с распоряжениями Мэра от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ и от 27 ноября 2000 г. № 1236-РМ).

На бланках муниципального образования может изображаться герб (эмблема) этого образования. Наконец, муниципальное образование может  не иметь своей символики и  не использовать другую символику при разработке бланков.

3.  Реквизит «Эмблема организации»

 Проставляется на бланках документов. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Отражает основное направление деятельности организации. Располагается на верхнем поле док-та слева. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб. Бланк с большой эмблемой и наименованием предприятия неудобен в работе. Под эмблему нужно отводить 1,5 - 2 см. от границы верхнего поля.

Товарный знак – это  обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или  физических лиц от однородных товаров  и услуг других юридических или  физических лиц. Товарный знак может  быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы; официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций; официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

4. Реквизит «Идентификационный номер налогоплательщика ИНН»

  В налоговой инспекции, выдается физическому и юридическому лицам.

5.  Реквизит « Код формы документа»

  Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации и служит для ускорения передачи документа информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993г. № 299.

ОКУД предназначен для  решения следующих задач: регистрации  форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных  форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код формы документа  используется при передаче документированной  информации по каналам электронной  связи в целях сокращения возможных  ошибок и является элементом идентификации  документа.

6.  Реквизит «Наименование организации»

Является обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование филиала, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном  языке воспроизводят в тех  случаях, когда оно закреплено в  уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке  располагают ниже наименования на русском  языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают, ниже наименования организации.

Автором документа может  быть должностное лицо, представляющее организацию.

Реквизит «Наименование  организации» обозначает автора документа, под которым понимается физическое или юридическое лицо, создавшее  документ.

В законодательстве термином «организация» обозначаются как  юридические лица, так и структуры, не имеющие этого статуса. В Общероссийском классификаторе организационно-правовых форм (ОКОПФ) три основные классификационные группировки:

- юридические лица, являющиеся  коммерческими организациями.

-юридические лица, являющиеся  некоммерческими организациями.

-организации без прав юридического лица, индивидуальные предприниматели.

7.  Реквизит «Справочные данные об организации»

Содержит справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты  и др.).

В соответствии с Федеральным  законом от 26 декабря 1996г. №208-ФЗ «Об  акционерных обществах» (ст.4) общество должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и  обязано уведомлять органы государственной регистрации юридических лиц об изменении своего почтового адреса.

Группы цифр в номерах  телефонов, факсов разделяются дефисом (241-90-64).

Адрес электронной почты  служит идентификатором организации  или конкретного автоматизированного  рабочего места в локальной сети или глобальной компьютерной сети.

Стандарт лимитирует состав и объем сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита  могут также указываться сведения о государственной регистрации  организации, лицензиях, патентах.

8.  Реквизит «Наименование вида документа»

Должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. Прописными буквами. Например: АКТ. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организациями, устанавливаются в законодательных актах и принимаемых на их основе учредительных документах.

Вид документа определяется его назначением и содержанием. Так, в соответствии с Положением о порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка  России от 15 сентября 1997г.№ 519 нормативные акты Банка России принимаются в форме указаний, положений, инструкций.

Состав документов, издаваемых организацией фиксируется в Табеле форм документов, применяемых организацией.

9. Реквизит «Дата документа»

Реквизит, содержащий указанное на документе время его издания или подписания, утверждения, регистрации. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также содержащих сведения финансового характера используют словесно - цифровой способ датирования (14 июня 2010 г.), а в остальных случаях – цифровой. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.  (14.06.2010). В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2010.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование по международным стандартам.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой  документа является наиболее поздняя  дата подписания.

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  документ. При подготовке проекта  документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

При направлении документов в другие организации решающее значение может  иметь дата отправки документа или  дата его поступления к адресату. Например, в соответствии с пунктом 88 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998г. № 34н) день представления организацией бухгалтерской отчетности определяется по дате ее почтового отправления или дате фактической передачи по принадлежности.

В некоторых ответственных  или чрезвычайных ситуациях на документе  может указываться не только дата, но и время его издания, например: 21 сентября 2000г. 20.00

10. Реквизит «Регистрационный номер документа»

 Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в присвоении документу даты и регистрационного номера и проставлении их на документе. В состав регистрационного номера обязательно входит – для внутренних документов - порядковый номер регистрации с начала календарного года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Место проставления регистрационного номера – 2 табулятор (17поз.) – для внутренних и исходящих документов, для входящих – 7 таб.,57 поз в составе реквизита «Отметка о поступлении».

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Если регистрационный  номер письма: 01-13/143, то

01 – индекс структурного  подразделения,

13 – номер дела по  номенклатуре дел структурного подразделения,

143 – порядковый номер  письма.

Регистрационный номер распорядительного документа, акта, протокола – порядковый номер в пределах каждого вида документов в течение календарного года.

Регистрационный номер  документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. (На №__________от_________). Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа.

12. Реквизит «Место составления или издания документа»

  Указывают , если нет в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации например: "Московский государственный университет".

Место составления документа  не указывается:

- если оно включено  в состав наименования организации  (например, Правительство Москвы);

- на письмах (на  бланке письма эта информация  содержится в реквизите «Справочные  данные об организации»).

При установлении места  составления или издания организационно-распорядительного  документа возникают затруднения, связанные с тем, что содержание этого понятия в законодательстве не раскрыто. Одна и та же организация может иметь несколько различных адресов: по одному она зарегистрирована, по другому ведет свою деятельность, по третьему принимает корреспонденцию. Вопрос о соотношении категорий гражданского права «юридический адрес», «место нахождения», «почтовый адрес» остается дискуссионным.

Местом составления  или издания документа организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т.е. место его государственной регистрации.

13. Реквизит «Адресат»

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен  адресату точно и без неоправданных  затрат труда. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При угловом бланке – адресат  на уровне наименования организации. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту 

В.И Петрову. 

Наименование организации  и ее структурного подразделения  указывают в именительном падеже. При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем почтовый адрес, Пример:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

- наименование адресата (наименование - юридического лица  или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края,  округа (области), республики;

- страна (для международных  почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, Пример:

Образцову О.П.  (т.е. здесь сперва фамилия, потом инициалы!!!)

 ул.Садовая, д.5, кв.12,

г.Липки, Киреевский р-н,

 Тульская обл., 301264

В таком же порядке  производится написание адреса отправителя  на конверте. Адресат (кому) корреспондента пишется в нижней правой части  почтового конверта, почтовой карточки, а адрес отправителя - в левом  верхнем углу.

14. Реквизит «Гриф утверждения документа»

Реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: