Ревизия и ревизионный процесс

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческого  решения. На этапе предварительного контроля проверяется целесообразность и законность предстоящих операций.

Последующий контроль проводится после выполнения задания. Цель его  – проверить соответствие достигнутых результатов поставленным задачам.

Управленческие службы постоянно контролируют деятельность организации в течение смены, за смену, сутки, неделю и т.д. Источником информации служит плановая, оперативно-техническая, статистическая и бухгалтерская документация. Постоянный последующий контроль принято называть оперативным.

Кроме постоянного оперативного контроля проводятся периодические, разовые  проверки. Последующий периодический  контроль принято называть ревизией. При ревизии изучают только уже совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Суть ревизии –  проверка по документированной учетно-экономической  информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта или вышестоящим органом.

В курсовой работе рассмотрены  как теоретические, так и практические, вопросы организации и методологии проведения контрольно – ревизионной работы.

Цель курсовой работы - изучить организацию контрольно – ревизионной работы на унитарных и муниципальных предприятиях.

Объектом работы является предприятие общественного питания

Задачи, для решения  в работе:

- изучить сущность  контрольно – ревизионной работы, ее цели и задачи;

- рассмотреть особенности  организации контрольно – ревизионной работы на унитарных и муниципальных предприятиях;

- планирование и проведение  контрольно – ревизионной работы  на предприятии общественного питания

Источниками послужили  данные финансово-экономических показателей  рассматриваемого предприятия, нормативно-справочная и научная литература по вопросам финансового контроля, ревизии, аудита и бухгалтерского учета.

Работа состоит из 2 глав, введения, заключение и списка литературы, написана на 27 страницах

ГЛАВА 1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ РЕВИЗИЯ, РЕВИЗИЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

1.1Понятие и сущность ревизии, задачи

Ревизия в трудовой сфере - это периодически проводимая система  мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений.

Объектом ревизии в  трудовой сфере является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность. В целях аудита персонал предприятия  и его деятельность представляются в виде системы показателей, которые позволяют охарактеризовать:

результативность, эффективность  функционирования трудового потенциала,

эффективность организации  социально-трудовых отношений, 

эффективность систем мотивации  и оплаты труда, 

рациональность методов  оценки труда,

эффективность организации  рабочих мест, распределения работ, 

эффективность использования  рабочего времени и т.д.  ¹

При этом оценка эффективности  деятельности трудовых ресурсов может  рассматриваться в качестве главной, глобальной цели ревизии. Оценки же эффективности трудовых отношений, мотивации и оплаты труда могут выступать этапными, промежуточными, сопутствующими целями.

Ревизия позволяет убедиться  во взаимном соответствии деятельности предприятия по управлению персоналом и стратегии его развития, а также взаимном соответствии регламентации социально-трудовых отношений и законов, правил, инструкций и методик, определяющих эту деятельность. По результатам аудиторской проверки могут быть определены направления для установления, изменения или совершенствования стандартов. Проверка способствует кадровым перестановкам, улучшающим качественный состав трудовых ресурсов, продвижению наиболее перспективных сотрудников и развитию творческой активности. Что касается работы непосредственно с кадровыми службами предприятия, то здесь ревизия позволяет повысить роль кадровых служб, сблизить их деятельность с целями и задачами предприятия, заострить их внимание на наиболее важных вопросах.

Многогранность и объемность (разнообразие) целей ревизии в  сфере труда и социально-трудовых отношений фирмы позволяет относиться к этой процедуре как к сложному явлению, заслуживающему самостоятельного изучения.

Аудит в трудовой сфере  может быть рассмотрен в трех основных аспектах:

1) организационно-технологическом,

2) социально-психологическом,

3)экономическом.²

В организационно-технологическом  аспекте аудит представляет собой  проверку документации и анализ показателей, свидетельствующих о легитимности и эффективности деятельности предприятия. В отечественной экономике труда анализ трудовых показателей на предприятиях всегда рассматривался как неотъемлемый элемент организации труда и трудовых отношений. В этой сфере был накоплен определенный конструктивный опыт, который может и должен быть эффективно использован. В западной практике аудит в трудовой сфере обычно включает анализ данных, относящихся к программам развития трудовых ресурсов, в том числе показателей текучести кадров, жалоб, прогулов, невыходов на работу, производственного травматизма, отношения персонала к работе и степени удовлетворенности трудом.

В социально-психологическом  аспекте аудит в трудовой сфере - это оценка социально-трудовых отношений  на предприятии, включающая наряду с  изучением документации проведение самостоятельных опросов, анкетирований, индивидуальных и коллективных бесед, интервью с работниками различных уровней и категорий. Таким образом выявляются оценка работниками социально-трудовых отношений на предприятии, основные факторы трудовой мотивации и резервы совершенствования деятельности фирмы с субъективных позиций.

Экономический аспект аудита в трудовой сфере - это определение: 

1) конкурентоспособности  предприятия в трудовой сфере,  которая оценивается путем сравнения  экономических и социальных показателей  деятельности предприятия с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними и лучшими в отрасли показателями на аналогичных предприятиях; 

2) эффективности функционирования  служб управления трудовыми ресурсами,  выявление их роли в повышении  конкурентоспособности предприятия; 

3) экономической эффективности  самого аудита, сравнение затрат  на проведение аудиторской проверки  с ее результатами.³

Подобно финансовым проверкам  ревизия в трудовой сфере должна проводиться периодически, чтобы  убедиться в выполнении поставленных задач. Анализ и оценка какого-то одного показателя или явления в отрыве от других не дают желаемого результата, - необходим комплексный анализ, который предполагает изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимосвязи с изменениями уровня и динамики всех других. Наиболее эффективна проверка, предоставляющая полную и достоверную информацию о результатах внедрения программ управления и развития персонала, рассматриваемых как вклад в решение стратегических задач организации.

Хотя обычно проверка программы развития трудового потенциала сосредоточена на анализе функционирования службы развития персонала и ее отделов, в целом проверка не должна ограничиваться лишь этим. Она предполагает изучение организации управления персоналом на данном предприятии, включая анализ деятельности управляющего персонала на разных уровнях управления. Наибольшее внимание должно быть уделено оценке эффективности деятельности службы развития персонала на оперативном уровне в зависимости от ее влияния на поведение и отношение к работе сотрудников и объема его услуг менеджерам и служащим.

Ревизия сама по себе дает лишь необходимую информацию о состоянии  дел на предприятии, которая реального  практического значения может и  не иметь. Только подготовка на ее основе программы преобразования социально-трудовых отношений и разработка алгоритмов управленческих решений по практическому ее осуществлению могут реально повлиять на эффективность деятельности предприятия.

Осуществление проверки предполагает разделение работы на несколько этапов: 

подготовительный, включающий разработку подходов к проведению проверки; 

этап сбора информации; 

этап анализа и обработки  информации; 

этап оценки эффективности  аудиторской проверки. 

Основное содержание этих этапов мы и предполагаем рассмотреть далее.

Задачи ревизии

проверка сохранности  имущества и эффективности его  использования в хозяйственной  деятельности организации;

выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений;

проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

исследование системы  внутреннего контроля, выявление  ее узких мест и повышение эффективности  ее функционирования.

2. 4 Правила проведения  ревизии

1. Внезапность.

2. Активность.

3. Непрерывность.

4. Обоснованность.

5. Гласность.⁴

1.2 Виды ревизии

По субъекту контроля:

ревизии государственных  органов;

внутрихозяйственные ревизии;

ревизии, проводимые аудиторскими фирмами.

По организационному признаку:

плановые ревизии;

внеплановые ревизии  и проверки.

По объему проверки:

сплошные ревизии

выборочные ревизии;

полные ревизии;

частичные ревизии;

комбинированные ревизии.

По кругу вопросов, подлежащих проверке:

тематические ревизии;

сквозные ревизии;

комплексные ревизии;

некомплексные ревизии.

По способу контроля за результатами ревизионной работы:

дополнительные ревизии;

повторные ревизии.⁵

1.3 Подготовка ревизии, планирование

Два основных этапа –  разработка программы и плана  ревизии.

Программа ревизии. Задание  на ревизию дает заказчик. Получив задание, ревизоры разрабатывают программу ревизии, которая содержит:

цель ревизии;

вопросы, подлежащие проверке;

средства и условия, необходимые для проведения ревизии;

сроки и место исполнения;

состав участников ревизии;

формы документального оформления ревизии.

Программа разрабатывается  на основе действующего инструктивного материала и опыта, накопленного ревизующим органом. Программу утверждает начальник ревизующего органа или  заказчик.

План ревизии. На основе программы составляется план ревизии, который привязан контроль специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками. Действенность, конкретность, реальность, гибкость и мобильность.

Ревизия представляет собой  форму научно-практического исследования, поэтому важно, чтобы его результаты были основаны на объективных, сравнимых и достоверных данных. При проверках допускается использование любых видов документации по труду и трудовым отношениям. В дополнение к анализу документации обычно проводятся опросы менеджеров, управляющих трудовыми ресурсами, работников отделов кадров и службы управления персоналом в целом, выборочного числа лиц руководящего персонала и подчиненных.

Одной из наиболее важных задач ревизии в трудовой сфере  является, как отмечено выше, определение  эффективности осуществления программы  управления и развития трудовых ресурсов (подразумевается, что такая программа существует на каждом предприятии). Поэтому перед началом проверки цели и задачи программы должны быть четко определены, а если необходимо, уточнены. Это особенно важно, если в проверке участвуют внешние ревизоры. Эта проверка должна включать по крайней мере три целевые функции:

• оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок;
• оценку соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности; 
• оценку хода выполнения программы.

Кроме этого, необходимо тщательно проверить правила  и методики, чтобы определить, насколько  они отвечают поставленным задачам.

Чисто технологически процесс  ревизии трудовых ресурсов, как считают  специалисты, должен состоять из шести ступеней.

Первая - формализация идеи проведения ревизионной проверки, определение ее целей и гипотетических выгод для предприятия от ее проведения. 

На второй ступени подбирается персонал для организации ревизии, и в случае необходимости проводится его учеба. 

Третья ступень - сбор отчетных данных по работе с кадрами на различных уровнях управления трудовыми ресурсами. 

Четвертая - предварительная подготовка отчетов по проверке и обсуждение их с линейными руководителями. 

Пятая - предоставление отчета управляющему персоналом и выработка совместно с ним основных рекомендаций по совершенствованию управления кадрами. 

Шестая- внедрение корректирующих мер в процесс жизнедеятельности предприятия.⁶

Для проведения ревизии  можно привлекать сотрудников данного предприятия или представителей сторонних организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Свои работники больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования, так как они в меньшей степени рассматриваются проверяемыми как угроза, т.е. нечто враждебное. Вместе с тем им сложнее посмотреть на проблемы "со стороны", они сами во многом свыклись с существующим порядком, а, следовательно, им крайне трудно быть абсолютно объективными в оценках.

Такие качества, как объективность  и независимость, больше присущи  внешним ревизорам, которым нет  необходимости заботиться о "чести  фирмы", которые не зависят от руководителей предприятия и  которые, наконец, являясь специалистами в области персонала, в курсе самых новых идей и достижений. Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

1.4 Сбор информации для ревизионной проверки

Рассмотрим более детально основные источники информации, используемой при проведении ревизии в трудовой сфере. Такими источниками являются: 

законы и инструкции, 

трудовые показатели, 

анкетирования и интервью работников.

Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе ревизии в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.

Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.⁷

Специфическая цель ревизионной проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в  том числе:

баланс трудовых ресурсов предприятия, 

описания видов работ и спецификаций, 

данные об издержках на найм и  увольнение, обучение и переподготовку кадров, 

анкеты и тесты для претендентов на работу, 

уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма  и т.д. 

Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.⁸

Общепризнанно, что влияние отношения  к работе и ее оценки на трудовое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у занятых уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит  из нескольких определенных этапов, включающих:

планирование опроса, 

разработку вопросника, 

непосредственное его использование, 

анализ данных и 

формулировку рекомендаций по совершенствованию  организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, 

планирование и разработку мер  по реализации рекомендаций.

Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что  данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.⁹

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры  должны понимать, что задача интервью заключается в выяснении того, как сделать фирму, предприятие  более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.

Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в  организации труда, все затраты  на организацию таких интервью окупаются  в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.

Обработка и анализ информации

Одной из наиболее важных функций ревизора, как уже подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно: 

сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;

используя научно разработанные  нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;

применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д. 

Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности  управленческих мероприятий в стоимостном  выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурсами важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.

Методы количественной оценки труда этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей становится разъяснение того, что на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно измеримы, а их стоимость может быть отнесена на счет прибыли предприятия.

Путем последовательных приближений определяется значительное количество действий, которые могут  быть включены в формулы измерения  издержек.

В современной экономической  литературе широкое распространение  получил термин "организационная культура", который в трактовках различных авторов рассматривается как в широком, так и в более узком смысле. В данном контексте организационная культура рассматривается как система действий по формированию трудового коллектива и управлению им, а также созданию организационных, экономических и социальных предпосылок для высокоэффективного труда на предприятии, в совокупности определяющих "дух фирмы": демократизма и корпоративности, стиля и традиций, менталитета и нормативов поведения и т.п.

Анализ показателей  в ходе ревизорской проверки может  быть выполнен с различной глубиной. Так, если подробный анализ показателей  начинается с показателя текучести  кадров, для того чтобы этот показатель дал объективную картину обстановки на работе, нужно прежде всего разделить все увольнения по причинам на неизбежные и те, которые администрация могла бы предотвратить путем лучшего отбора работников, их профессиональной подготовки и обучения, руководящего контроля, улучшения условий труда, уровня зарплаты и возможностей роста.¹⁰

Показатель числа уволенных - не единственный, заслуживающий внимания, важны также качественные характеристики работников, покидающих предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация. Это  говорит о том, насколько устойчиво  кадровое ядро предприятия, каковы резервы улучшения трудовой мотивации работников и повышения конкурентоспособности данной фирмы в привлечении и сохранении высококвалифицированных кадров.

Для определения истинных причин добровольных увольнений, которые  далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое "выходное" интервью в течение последней недели работы. Обычно это входит в функции службы кадрового управления, поскольку работники более откровенны с тем, с кем они уже общались ранее, а кроме того, специалисты службы имеют опыт проведения подобных интервью с максимальной информационной пользой для предприятия.

При анализе и оценке в процессе ревизии эффективности  использования фонда рабочего времени  потери рабочего времени по аналогии с неизбежными и добровольными увольнениями могут быть разделены на неизбежные и те, которые можно было предотвратить.

Оценка показателей  эффективности использования рабочего времени будет более полной, если с известной степенью условности также разделить эти показатели на количественные (экстенсивные) и качественные (интенсивные). Тогда, например, к экстенсивным можно отнести такие показатели, как потери фонда внутрисменного рабочего времени, потери фонда целосменного рабочего времени, потери рабочего времени за счет обесценения труда. Здесь возможен расчет целого ряда широко применяемых в отечественной практике показателей и коэффициентов.

Одна из задач ревизора - показать руководству организации  серьезность экономических потерь от пропусков рабочего времени. Это можно сделать, если дать характеристику потерь в денежном выражении. В стоимость одного неоправданно потерянного часа рабочего времени включаются средняя часовая заработная плата, затраты на пенсии, пособия работникам, затраты на содержание административного аппарата, накладные расходы.¹¹

ГЛАВА 2. Ревизия на предприятиях общественного  питания

2.1 Цель и последовательность  ревизии

Приступая к ревизии  предприятий общественного питания, ревизор должен знать не только особенности учета товаров, по и типы предприятий общественного питания, и общие требования к ним.

При определении типа предприятий учитывают следующие  факторы: ассортимент реализуемой  продукции, ее разнообразие и сложность  изготовления; техническую оснащенность; методы обслуживания; квалификацию персонала; качество обслуживания.

Начиная ревизию, проверяющие  лица обязаны ознакомиться с деятельностью  предприятий общественного питания  и выяснить, правильно ли они отнесены к определенному типу, имеются ли лицензии сертификаты на пищевые продукты и продовольственное сырье, гигиенические сертификаты.

Проверяющие лица должны знать, что в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13 августа 2000 г. № 1013 "Об утверждении перечня  товаров, подлежащих обязательной сертификации, и перечне работ, услуг, подлежащих обязательной сертификации" обязательной сертификации подлежат услуги питания; услуги по изготовлению кулинарной продукции и кондитерских изделий; услуги по реализации кулинарной продукции.

В соответствии с "Правилами производства и реализации Продукции (услуг) общественного питания" (п.23), утвержденными постановлением Правительства РФ от 13 апреля 1993 г. № 332, каждая партия продукции общественного питания, реализуемая кие торгового зала предприятия изготовителя, должна иметь удостоверение качества с указанием: наименования предприятия-изготовителя, нормативной документации, в соответствии с которой она производилась, даты изготовления, конечного срока реализации, массы упаковочной единицы, документа, содержащего информацию о цене одной штуки (килограмма) изделия.

Кроме того, при отпуске  продукции магазинам розничной  торговли в товарно-транспортной накладной  должна быть отметка о сертификате  соответствия и перечне услуг, оказываемых  предприятием общественного питания.

Предприятия общественного  питания должны иметь еще гигиенический  сертификат продукции. Он выдается на пищевое сырье, продукты питания, пищевые  добавки, консерванты, материалы и  изделия из них, контактирующие с  пищевыми продуктами.

На кулинарные изделия, приготовляемые с применением нетрадиционных способов холодной и тепловой обработки пищевых продуктов, а также на новые торгово-технологические проекты разрабатывают стандарты. Построение и изложение стандартов должно соответствовать ГОСТ 1.5-92. Проекты стандартов предприятия согласовываются с санитарно-эпидемиологической службой. Стандарты предприятия должны содержать: титульный лист, содержание, наименование и область применения. Стандарт имеет разделы: