Ревизия расчетов по оплате труда

2 РЕВИЗИЯ РАСЧЕТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

    2.1 Организация проверки расчетов с персоналом по оплате труда

Порядок осуществления  ведомственного контроля финансово-хозяйственной  деятельности предприятий регулируется Указом  Президента РБ №325 от 22.06.2010 г. Указом №325 утвержден перечень государственных органов, осуществляющих ведомственный контроль. Данные государственные органы осуществляют в пределах своих полномочий контроль за соответствием требованиям законодательства деятельности, осуществляемой подчиненными или входящими в их состав организациями.  Основными задачами контролирующих органов являются:

- обеспечение  контроля за соответствием требованиям  законодательства  деятельности,  подведомственными организациями;

- своевременное  предупреждение, выявление и пресечение  нарушений  законодательства;

- принятие  мер по обеспечению сохранности, целевого и эффективного использования имущества подведомственных организаций;

- выявление  неиспользуемых резервов повышения  эффективности  деятельности подведомственных  организаций.

В рамках осуществления ведомственного контроля плановая проверка одной подведомственной организации может проводиться  не чаще одного раза в два года.

Контролируя правильность и своевременность расчетов с  работниками по оплате труда, проверяющие  должны руководствоваться действующим  законодательством о труде, учредительными документами и уставом предприятия.

Целью проверки расчетов с персоналом включает контроль соблюдения действующего законодательства о труде, правильности начисления заработной платы и удержаний из нее.

Основными задачами проверки расчетов по оплате труда являются следующие:

- проверка состояния нормирования труда (определение удельного веса технически обоснованных норм выработки и нормативов обслуживания, своевременности их пересмотра);

- подтверждение обоснованности и правильности производимых начислений по оплате труда и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

- установление законности и полноты произведенных удержаний из заработной платы;

- проверка организации аналитического учета расчетов с персоналом и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;

- оценка мер, принимаемых руководством организации по своевременному взысканию задолженности с работников (по подотчетным суммам, по фактам недостач и порчи ценностей; возврату ссуд и др.).

Источниками информации служат документы по приему, увольнению и переводу работников организации, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность: штатное расписание, положения, приказы, распоряжения, контракты, договоры гражданско-правового характера (подряда, возмездного оказания услуг и другие формы трудового договора), договоры личного страхования, на выдачу ссуд, продажу товаров в кредит' и пр., табели учета использования рабочего времени, наряды, путевые листы, маршрутные листы, листки временной нетрудоспособности, исполнительные листы, расчетные и платежные ведомости, лицевые счета работников, учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы) по счетам 70, 76, Главная книга, отчетность и др.

Приступая к проверке расчетов с персоналом по оплате труда, ревизор (аудитор) должен выяснить:

- какие формы и системы оплаты труда применяются в организации;

- имеется ли внутреннее положение об оплате труда работников и коллективный трудовой договор;

- списочный и среднесписочный состав работников;

- как организован учет расчетов по оплате труда (состав и квалификация бухгалтеров, обеспеченность нормативными материалами, кто осуществляет контроль за их работой, компьютеризован ли данный участок работы и т. д.).

Достоверность произведенных  работникам начислений заработной платы  и других выплат (премий, материальной помощи, подарков я т. д.) проверяется выборочно.

Рассмотрим этапы проверки.

1) Проверку достоверности обязательств организации по расчетам с персоналом по оплате труда начинают с подтверждения учетных данных сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Для этого кредитовое сальдо по данному счету сверяется с итогом перечня регистрации платежных ведомостей или итогам расчетно-платежной ведомости.

При повременной оплате труда  выясняется обоснованность применения тарифных ставок и должностных окладов  и соблюдение условий контрактов, а при сдельной — выполнение количественных и качественных показателей, правильность применения норм и расценок.

2) В ходе проверки обращают особое внимание на правильность оформления и начисления различных выплат работникам. К ним относятся выплаты стимулирующего характера (премии, вознаграждения по итогам работы за год и др.), выплаты компенсирующего характера (надбавки и доплаты за работу в ночное время, сверхурочное и др.), выплаты за непроработанное время (оплата трудовых и социальных отпусков, пособий по временной нетрудоспособности и др.), оплата простоев, брака и т.д.

3) Далее  выборочно проверяется правильность начисления оплаты труда отдельно работникам с повременной и работникам со сдельной оплатой труда..

Проверяя правильность и  обоснованность начисления премии, ревизор  сопоставляет информацию положения  о премировании, приказов, расчетных  ведомостей и лицевых счетов. Начисление премии должно быть санкционировано приказом руководителя, решением совета директоров и т. п.

В процессе проверки оплаты за время отпуска необходимо установить полноту включения в расчет выплат при определении среднего заработка, правильность определения среднемесячной и среднедневной оплаты труда, суммы  оплаты за время отпуска.

4) Правильность исчисления доплат в связи с отклонениями от нормальных условий работы (за работу в ночное время, за сверхурочную работу, за работу в праздничные дни, за работу в тяжелых и вредных условиях) устанавливается проверкой соответствия данных расчета табеля учета использования рабочего времени и установленных законодательством размеров доплат.

В процессе контроля проверяется  также расходование средств Фонда  социальной защиты населения, и прежде всего на выплату пособий по временной  нетрудоспособности.

Процедура контроля начисления пособий по временной нетрудоспособности включает проверку правильности: расчета  среднего заработка; ограничения максимального  размера пособия; числа дней нетрудоспособности; суммы начисленного пособия.

Аналогично проверяется  оформление других документов, дающих право на получение пособий за счет средств Фонда социальной защиты населения (пособие на новорожденных, пособие на детей, пособие по беременности и родам и др.).

Проверив правильность и  обоснованность начисления заработной платы, ревизор (аудитор) проверяет  удержания из оплаты труда, как правило, выборочно на основе тех же лицевых  счетов, по которым проверялось начисление оплаты труда. Необходимо установить документальную обоснованность удержаний из заработной платы работников, законность и их санкционирование.

После проверки расчета заработной платы и удержаний из оплаты труда  необходимо установить правильность обобщения  и группировки расходов по оплате труда по счетам, центрам ответственности, объектам калькулирования.

При проверке обоснованности отнесения оплаты труда на счета  учета затрат (20, 23, 25, 26, 44) следует  обратить внимание, нет ли случаев  отнесения сумм оплаты труда, связанного с выполнением работ по строительству  объектов, выполненных хозяйственным  способом на счета учета затрат, а также по нормируемым выплатам, проверить, нет ли случаев включения  выплаченных сумм сверх установленных  законом размеров. Это может быть установлено методом прослеживания данных первичных документов и учетных регистров, нарядов на сдельные работы, расчетных ведомостей и регистров аналитического и синтетического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Далее устанавливается правильность указанной в учетных регистрах  корреспонденции счетов и сумм начисленной  заработной платы и удержаний  из нее в отчетном периоде. Сумма  невыплаченной в конце месяца заработной платы должна соответствовать кредитовому сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выявленные отклонения фиксируются  в рабочей документации ревизора (аудитора) с определением их влияния  на показатели себестоимости и налогооблагаемой прибыли организации.

Основным локальным документом, регулирующим оплату труда на предприятии, является положение об оплате труда (Приложение Д) и штатное расписание (Приложение Е).

Согласно положению об оплате труда, система оплаты труда  на УСП СПМК-33 включает в себя:

- оплату труда работников по должностным окладам, тарифным ставкам, сдельным расценкам;

- надбавки за сложность  и напряженность работы;

- надбавки за профессиональное  мастерство;

- надбавки за стаж работы;

- доплаты за совмещение  профессий (должностей), расширение  зоны обслуживания (увеличение объема  выполняемых работ), выполнение обязанностей  временно отсутствующего работника;

- доплаты за работу  в сверхурочное время;

- доплаты за работу  в ночное время;

- вознаграждение за общие  результаты работы;

- единовременное вознаграждение.

Тарифная ставка первого  разряда составляет 420000 рублей с 1 апреля 2012 года.

Ревизором выборочным методом  было проверено штатное расписание предприятия и Положение об оплате труда на предмет соответствия тарифных окладов.  Взяв наугад несколько личных дел, делаем вывод, что информация о  дате найма и ставках  оплаты  труда  присутствует;  рост  оплаты  труда  оформлен приказами  руководителя,  бухгалтера  этой  информацией  для  начисления   и удержаний из заработной платы руководствуются.

Следующим этапом является проверка  табелей  учета  рабочего  времени. Здесь установим, что случаев включения в них  вымышленных  (подставных)  лиц нет, так как в нарядах и табелях учета рабочего времени фамилии совпадают  с данными учета личного состава. Случаев повторного начисления сумм  по  ранее оплаченным первичным документам, повторения одних и  тех  лиц  в  нескольких расчетно-платежных ведомостях не обнаружено.

Ревизор начинает проверку расчетов с рабочими и служащими по оплате труда с установления соответствия показателей аналитического учета по оплате труда данным синтетического учета по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в Главной книге и бухгалтерском балансе на одну и ту же дату. Для этого сверяет сальдо по счету 70 на 1-е число месяца в Главной книге и в балансе предприятия с итоговыми суммами (суммами к выдаче) расчетно-платежных ведомостей. Ревизор должен составить следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.1 – Приложение Ж).

Таблица 2.1 - Проверка достоверности сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

При проверке достоверности сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отклонений не выявлено.

Затем изучаются достоверность  первичных документов, порядок и  последовательность их заполнения. При  этом особое внимание ревизором обращается на проверку табелей учета рабочего времени и графиков работы.

2.2 Проверка правильности  начисления оплаты труда

На следующем этапе  контроля выборочно проверяется  правильность начисления оплаты труда. Эта проверка производится отдельно по работникам с повременной и работникам со сдельной оплатой труда.

Этапы проверки:

- Проверка обоснованности  начислений заработной платы.

- Проверка обоснованности  и правильности начисления дополнительных  выплат.

-Проверка правильности  расчета среднего заработка для  различных целей. 

При повременной оплате труда  выборочно проверяются правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной – выполнение количественных и качественных показателей работы, правильность применения норм и расценок. При формально-правовой проверке первичных документов по учету труда и его оплаты устанавливают наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет выполненных работ, заполненность всех реквизитов, нет ли в документах подчисток, исправлений (неоговоренных) и т.д. При проверке табелей учета рабочего времени и нарядов, а также других первичных документов по начислению оплаты труда необходимо выяснить, нет ли случаев включения в них вымышленных (подставных) лиц. Для этого ревизор анализирует наряды по датам их выдачи, сопоставляет фамилии рабочих в нарядах и табелях учета рабочего времени с данными учета личного состава в отделе кадров.

Ревизор составляет следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.2).

Таблица 2.2 - Проверка достоверности начисления заработной платы рабочим

При проверка достоверности списочного состава нарушений не выявлено.

Выборочно аудитором были проверены табеля учета рабочего времени. Правильность начисления оплаты труда рабочим с повременной оплатой проверяется по табелям учета рабочего времени с целью установления соответствия законодательству присвоенных тарифных ставок работникам. Необходимо проверить, нет ли случаев повторного начисленных сумм по ранее оплаченным первичным документам, повторения фамилий одних и тех же лиц в нескольких платежных ведомостях. При проверке первичных документов и расчетных ведомостей большое внимание  уделяется правильности арифметических подсчетов.

Ревизору также необходимо проверить, находят ли отражение в локальных нормативных актах, разработанных на УСП СПМК-33, те условия и виды выплат сотрудникам, право разрабатывать которые законодательством Республики Беларусь делегировано нанимателям.

Обобщение результатов проверки начисления повременной оплаты труда оформляется ведомостью (таблица 2.3).

Таблица 2.3 - Результаты проверки достоверности начисленной повременной оплаты труда за апрель 2011г. (руб.)

При проверке расходования средств фонда социальной защиты населения на УСП СПМК-33 установлено, что средства фонда социальной защиты населения использовались на выплату пособий семьям, воспитывающим детей, пособий по временной нетрудоспособности.

Проведена выборочная проверка больничных листков (Приложение И). Оплата произведена в соответствии с Положением о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности.

Результаты проверки начисленных  расчетов по временной нетрудоспособности оформляются вспомогательной ведомостью (таблица 2.4).  

Таблица 2.4 - Результаты проверки правильности начисления дополнительной оплаты,  пособий по временной нетрудоспособности

По результатам проведенной  ревизором проверки в части правильности и своевременности расчетов с персоналом по оплате труда было установлено, что:

1) При определении должностных  окладов предприятие исполняет  положения Трудового кодекса,  обязывающего нанимателей обеспечить  минимальные гарантии наемным  работникам. Во испольнение Декрета  Президента Республики Беларусь  от 18.07.2002 №17 «О некоторых вопросах регулирования оплаты труда работников» предприятие осуществляет оплату труда на основе ЕТС, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 20.09.2002 №123 (с изменениями и дополнениями).

2) Начисление заработной  платы всем работникам, включая  рабочие профессии, производится  по должностным окладам согласно  ежемесячно пересматриваемому штатному  расписанию и табелям рабочего  времени. За основу при начислении  заработной платы применялась  ставка первого разряда в размере  420000 рублей, действующая с апреля 2012 года.

3) Тарификация работников  произведена в пределах со  второго разряда (уборщица) до 17-го (директор).

В соответствии с Положением о премировании (Приложение Д), утвержденным 01.08.2012 года, систематически работникам выплачивались премии в пределах до 50% от начисленного заработка. Премирование может проводиться как на основании трудового вклада отдельных работников, так и по результатам финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом. Директором утверждается соответствующий приказ.

При контроле правильности выплаты денег по платежным ведомостям выборочным способом было установлено, все ли внесенные в расчетно-платежные  ведомости лица фактически работали в УСП СПМК-33  и нет ли среди них подставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Такие факты были установлены путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей, с приказами о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы.

Были  проверены итоги  в платежных ведомостях, так как  нередко допускаются факты умышленного  завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму  присвоения. При этой проверке было обращено внимание на величину выплаченных  сумм отдельным лицам с последующей  проверкой их реальности, на дописанные суммы, подчистки, неоговоренные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п.

Во всех ведомостях была проверена подлинность подписей получателей денег. Для этого  подписи в одних ведомостях сопоставлялись с подписями в других, причем особое внимание было обращено на поправки и  подчистки. В отдельных случаях  проводился  опрос получателей  денег.

Согласно действующему в Республике Беларусь законодательству, выплата вознаграждения работникам за их труд должна производится не реже двух раз в месяц. Эта норма нашла отражение и в локальном акте. В Положении по оплате труда работников УСП СПМК-33 оговорено, что выплата заработной платы осуществляется в белорусских рублях путем перечисления денежных средств работникам на карт-счета в Полесском отделении ОАО «Белагропромбанк». Заработная плата выплачивается два раза в месяц: 20-го числа – аванс за текущий месяц; 6-го числа месяца, следующего за отчетным – окончательный расчет.

В ходе выборочной проверки расчетов с персоналом по оплате труда  на УСП СПМК-33 никаких нарушений не было выявлено.

2.3 Проверка правильности  удержаний из заработной платы

Проверив правильность и  обоснованность начисления заработной платы, ревизор проверяет удержания из оплаты труда, как правило, выборочно на основе тех же лицевых счетов (Приложение К,Л), по которым проверялось начисление оплаты труда. Необходимо установить документальную обоснованность удержаний из заработной платы работников, законность и их санкционирование.

Суммы могут удерживаться по исполнительным документам (штрафы, алименты, возмещение материального  ущерба); поручениям-обязательствам за товары, купленные в кредит; заявлению  работника (перечисление квартплаты, за содержание ребенка в дошкольном учреждении, плата за обучение, и  т.п.). Следует также отметить удержание  выданных авансов по платежным ведомостям.

Условно все удержания, производимые из заработной платы работника, можно  сгруппировать по нескольким признакам  для различных целей. Для целей  бухгалтерского и налогового учета  их можно разделить на две группы: обязательные и инициативные.

К обязательным относятся: подоходный налог, отчисления в пенсионный фонд; удержания, производимые по решениям суда.

На УСП СПМК-33 проверяются  следующие документы: свод начислений и удержаний (Приложение М) и свод начислений по затратам (Приложение Н).

При проверке правильности удержаний нужно установить их документальную обоснованность и законность, своевременность перечисления удержанных сумм по назначению: бюджету – взысканные налоги и сборы; торговым организациям – задолженность за товары, купленные в кредит; истцам – алименты и другие суммы. Особенно тщательно следует проверять правильность сделанных удержаний у лиц, уволенных за проверяемый период. Общий размер всех удержаний при каждой  выплате заработной платы не может превышать 50 % заработка.

Основным видом удержания, которому при проверке уделяется  внимание, является подоходный налог  с физических лиц. При этом осуществляется арифметический контроль сумм удержанного  налога, подтверждается правомерность  применения льгот, предусмотренных  действующим законодательством. Устанавливаются  случаи неудержания или неполного удержания подоходного налога с сумм материальной помощи, подарков, с компенсационных выплат сверх установленных норм.

На УСП СПМК-33 занято более 100 человек, поэтому проверку исчисления и уплаты подоходного налога проводилась выборочно по отдельным работникам. Были рассмотрены доходы Гладун Н.В., Дюбанов Д.Ю, Дюбанов Ю.В. на соответствие требованиям Закона Республики Беларусь от 21.12.1991г. №1327-ХII «О подоходном налоге с физических лиц», Инструкции о порядке реализации взимания подоходного налога с физических лиц и формах налогового учета, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 28.02.2006г. №33 (с изменениями и дополнениями) (таблица 2.5 – Приложение Р).

Таблица 2.5 -  Вспомогательная ведомость проверки правильности отчислений в ФСЗН по  отдельным работникам организации, руб.

Нарушений при расчете  и удержании подоходного налога не установлено.

Проверка также подтвердила, что имеются все необходимые документы, подтверждающие применение льгот по подоходному налогу.

При определении фонда  оплаты труда для исчисления отчислений в фонд социальной защиты населения  предприятие руководствовалось  Положением «Об оплате обязательных страховых взносов и иных платежей в Фонд социальной защиты населения», утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 05.06.2000г. №318.

Исчисление взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, введенных Декретом Президента Республики Беларусь от 30.07.2003г. №18 «Об  обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», проводилось в размере 0,3% от фонда заработной платы.

Закон РБ «О размерах обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства социальной защиты Республики Беларусь» (в ред. Закона РБ от 06.11.1999 № 231-3) регламентирует порядок отчислений в Фонд социальной защиты населения. Закон определяет размеры обязательных страховых взносов для работающих граждан – в размере 1% от всех выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленных в пользу работников по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем видов выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию.

Наряду с вышеуказанными удержаниями вычету из заработной платы  работников подлежат в обязательном порядке страховые взносы в Фонд социальной защиты населения (пенсионный фонд) и по исполнительным документам.

Удержания в пользу Фонда  социальной защиты населения (в пенсионный фонд) производятся в размере 1% от суммы  начисленной заработной платы, поэтому  ревизору необходимо проверить правильность применения ставки и арифметического расчета непосредственно суммы удержания. Что касается вычетов из оплаты труда по исполнительным документам, то они производятся на основании решения суда либо письменного заявления самого работника на эти удержания. При этом необходимо проверить документы, обосновывающие непосредственно сам факт удержания и его размера.

Алименты удерживаются от общей суммы доходов, включая  основную и дополнительную заработную плату, премии, пособия по временной  нетрудоспособности, начисленные за отчетный месяц после удержания  из них подоходного налога. Алименты удерживаются также с сумм начисленных  пенсий и стипендий. Размер алиментов  установлен на одного ребенка – 25  %, на двоих детей – 33 %, на трех и  более детей – 50 %. Что касается необязательных удержаний, то здесь следует обратить внимание на удержание подотчетных сумм, при этом проверке подлежат авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (в части размера выплаченной суммы).