Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Режим хранения документов

Оглавление

Введение.................................................................................................................................. 2

Создание оптимальных условий............................................................................................ 4

Основы обеспечения физико-химической сохранности документов................................ 6

Факторы разрушения документов......................................................................................... 7

Режимы хранения документов............................................................................................... 9

Основные требования к оборудованию и помещениям архива........................................ 15

Электро- и противопожарное оборудование...................................................................... 16

Заключение............................................................................................................................. 18

Список использованной литературы................................................................................... 20

Введение

Время, которое переживает сегодня наша страна, может по-разному оцениваться историками, политиками, но не исключено, что этот этап необычайно значительный по характеру, глубине, по масштабу преобразований: период переходный, а поэтому слишком болезненный, противоречивый. И, конечно, внимание исторической науки и к уходящей эпохе, и к нынешнему периоду будет велико.

Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов – света, температуры и влажности воздуха, его газового состава и др.

Цель данной работы рассмотрение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов, факторы разрушения документов и их описание. Основной задачей работы является технология хранения защиты информации от преждевременного разрушения. В качестве предмета выступают режимы хранения.

В работе подробно рассматриваются основы физико-химической сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

Создание оптимальных условий хранения

Архивы недостаточно собрать – не менее важно обеспечить их сохранность. К сожалению, вся история архивной сферы в нашей стране связана с безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответное, бездумное отношение к документам.

Специалистам, связавшим свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по обеспечению сохранности документов включает в себя обширный комплекс мероприятий, в который входит создание оптимальных условий хранения. Остановимся на этом вопросе.

Оптимальные условия хранения документов:

наличие помещения для архива организации;
наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);
оснащение архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
поддержание оптимальных условий для физико-химической сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов возлагается приказом директора архива на заведующего архивохранилищем. Заведующий архивохранилищем несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
оборудованием средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;
применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ;
применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).

Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению¹.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение². При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива³.

2. Основы обеспечения физико-химической сохранности документов

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно- гигиенических требований.

Физико-химические факторы разрушения документов.

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой⁴.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально.

Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии – окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой.

Для этого пригодны сорта бумаг:

рисовальная марки В,
чертежная марок В, 0 № 1, 2,
обложечная марки А, перфокарточная,
форзацная лощеная марки А⁵.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения.

3. Факторы разрушения документов

Физико-химические факторы

Архив предусматривают и располагают в специально построенных зданиях не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями структурных подразделений, в составе которых он действует.

Архив должен быть удален от:

Промышленных предприятий загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окиси азота), на расстояния установленные санитарными нормами.

Объектов и сооружений, опасном в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/м3):

Сернистого газа - 0,05;

Окислов азота - 0,085;

Хлора - 0,03;

Пыли силикатной - 0,05.

Предназначенные для хранения документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии⁶.

Температурно-влажностные факторы

Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов⁷.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности)⁸.

Солнечный свет

Солнечный свет так же является одним из губительных факторов действующих на основу бумаги и красителей.

Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет, теряет свою прочность и текст выцветает (угасание текста), разрушаются кожаные переплеты⁹.

Чтобы обезопасить документы от солнечного света хранилища должны быть минимально освящены: используют светорассеивающие стекла.

Биологические факторы разрушения документов.

Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве – серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение «старения» документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках.

Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 – 27°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах¹⁰.

Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Насекомые, грызуны как фактор разрушения

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

4. Режимы хранения

Световой режим.

Для сохранности документов очень важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения¹¹.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п¹².

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Степень разрушения документов зависит от силы и продолжительности действия на них света. Защиту документов от солнечного света можно обеспечить тремя основными способами: полной изоляцией хранилища от естественного освещения; сокращением количества солнечного света, проникающего в хранилище; фильтрацией солнечного света для исключения (или сведение до минимума) вредной радиации.

Самым простым и радикальным средством защиты документов от вредного влияния солнечных лучей можно считать полную изоляцию хранилища от дневного света. Поэтому проблема защиты документов от света либо вообще не возникает, либо решается весьма просто в подземных хранилищах и в хранилищах, оборудованных компактными передвижными стеллажами¹³.

Несмотря на то что строительство архивохранилищ, использующих искусственное освещение, в последние годы получает распространение, в ряде стран архивисты считают нецелесообразным полностью отказываться от дневного света из-за продолжительного пребывания сотрудников в хранилищах. Поэтому в существующих хранилищах и во вновь проектируемых новых зданиях архивов до настоящего времени предусматривается сооружение окон различного размера и конструкций, открывающих доступ к дневному свету. Однако при этом следует применять разнообразные способа ограничения степени интенсивности солнечного излучения и сведения до минимума его вредного воздействия на документы.

Можно рекомендовать размещение окон на северной и западной сторонах здания (при этом южная и восточная стороны здания делаются сплошными) или проектировать их не по оси межстеллажных проходов, а против торцовых сторон стеллажей; можно применять над окнами «козырьки» (навесы) из бетона или алюминия, заменять обычные стекла светозащитными или покрывать их светофильтующей пленкой.

Выбор того или иного способа ограничения солнечного излучения зависит от конкретных условий (географического местоположения архива, интенсивности солнечной радиации, материальных ресурсов). Для этого нередко в хранилищах используются шторы, занавеси, жалюзи, ставни.

Температурно-влажностный режим сохранности документов

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства¹⁴.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности)¹⁵.

Одним из самых страшных врагов для бумажных носителей документной информации являются плесень и грибок, которые непременно появляются при повышенной влажности подвальных помещений архивохранилища, если в нём проходят незащищённые трубопроводы отопления.

Плесень очень быстро распространяется, и если вовремя её не обнаружить и не принять необходимые меры, может последовать необратимое разрушение документов. Поэтому в помещениях архива с повышенной влажностью должно проводится регулярное обследование документов, при обнаружении поражённых плесенью дел их необходимо немедленно изолировать и дезинфицировать. Стеллажи, шкафы, коробки в которых хранились поражённые плесенью документы протирают водным раствором формалина (3 – 5 %) и просушивается¹⁶.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – ежедневно, особенно этот контроль важен для архивохранилищ, где хранятся документы на плёночных носителях, отличающиеся от бумажных гораздо большей уязвимостью.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале¹⁷.

Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

Прибор состоит из двух термометров – сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха, а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице, приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха – установка автономных кондиционеров, интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в, том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха – уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений¹⁸.

Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище.

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли ( не более 0,15мг/м3)¹⁹.

Для защиты документов от пыли необходимо выполнять следующие правила. Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать отжатой марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина.

Не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина.

Проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ. Не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств.

Следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей, и были окрашены масляной краской. Периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни²⁰.

При обнаружении в хранилище насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, щелях пола, под плинтусами и т.д., необходима дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3-5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3-5%).