Резюме и автобиография : документный и лингвистический аспекты

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Институт  филологии и межкультурной коммуникации

Кафедра документной  лингвистики и документоведения

Курсовая  работа

«Резюме и автобиография :

документный и лингвистический аспекты»

                                                                Выполнила:

                                                                             студентка гр. Д-081

                                                                   Петрова Л.А.

                                                                                      Научный руководитель:

                                                                                   д.ф.н.,Кушнерук С.П.                                                         

Волгоград 2011

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. Набор и отбор персонала…………………………………………………….5

ГЛАВА 2. Резюме и автобиография…..………………………………………………..13

2.1. Резюме……………………………………………………………………………….13

2.2. Автобиография…………............................................................................................23

2.3. Сопоставительный анализ документов……………………………………………28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………….29

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….30

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….33

Введение

       Чем должен руководствоваться работодатель, прежде чем вступить с субъектом в трудовые правоотношения? Руководитель каждой организации заинтересован в сотрудничестве с деловыми партнерами, как отечественными, так и зарубежными, выполнении поставленных целей и задач организации, в повышении производительности труда своих работников, как коллектива в целом, так и отдельного сотрудника в частности. Лицо, занимающее руководящую должность, хочет видеть в своем подчиненном дипломированного специалиста, отвечающего требованиям и спросам, сложившимся на рынке труда. Чтобы быть востребованным на «живом» рынке, кандидату на должность необходимо соответствовать квалификационным требованиям своими профессиональными и деловыми качествами и навыками. Если вы высокодипломированный специалист и хотите трудоустроиться,  то, как выразить ваше преимущество перед другими кандидатами, стремящимися занять ту же должность? Для этих целей проводятся тестирование и анкетирование и существуют такие документы, как резюме и автобиография.

       Актуальность проблемы : В условиях социально-экономического кризиса (явившемся причиной безработицы), который охватил российское общество, в критическом состоянии оказался безработный социум. Проблема трудоустройства в современных экономических условиях продолжает оставаться острой и болезненной. Актуальность исследования обусловлена важностью изучения персональных документов в области кадровой документации, в частности автобиографии и резюме, являющимися средством для прохождения одного из нескольких этапов при отборе персонала.

       Цель : Выявить в резюме и автобиографии лингвистический и документный аспекты, и предложить документы, соответствующие нормам документной лингвистики.

Цель  логически определяет решение следующих  задач :

• проанализировать документы по личному составу;
• изучить данные документы и принципы их составления;
• проследить специфику отдельного документа;
• определить лингвистические сходства и особенности данных документов.

       В качестве объекта исследования выступают резюме и автобиография. Предметом изучения являются аспекты, параметры и характеристики материалов, описанных выше, в документном и лингвистическом планах.

       Практическая и научная значимость : Данная работа может быть использована преподавателями и студентами высших учебных заведений в процессе преподавания и обучения документационным дисциплинам, таких, как введение в специальность, методология и методика НИР. Некоторые аспекты исследования могут быть значимыми для широкого круга людей при их трудоустройстве. Помимо этого, результаты курсовой работы могут быть использованы при проведении дальнейших научных исследований и экспериментов, связанных с данной проблематикой.

       Структура работы : Что касается структуры работы, то она состоит из оглавления, введения, двух глав, заключения, приложений и списка использованной литературы.

       Введение содержит тему исследования, ее актуальность, предмет и объект, структуру работы. Во введении  поставлены цель и задачи работы.

       Заключение посвящено обобщению  материала.

ГЛАВА 1. Набор и отбор персонала

       Прежде чем выбрать достойного и высококвалифицированного кандидата на должность, организации, точнее ее кадровой службе, необходимо найти людей, которые хотели бы получить работу на предприятии. В этом и заключаются такие процессы управления персоналом, как набор и отбор кадров. Такая политика организации способствует достижению миссии (сверхцели) и целей данной организации. Можно сделать вывод о том, что от работы кадровой службы зависит работа всего предприятия в целом.

       «Основная задача КС – организация  и осуществление эффективной  кадровой политики, принятой руководящими  органами данной организации и направленной на комплектование организации высококвалифицированными кадрами» [Кулько 2007, с. 12].

       Планирование потребностей в  персонале – начальная ступень  политики кадрового планирования. Это планирование основывается  на данных об имеющихся и  запланированных рабочих местах. При этом немаловажную  роль  играет штатное расписание – «правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда» [Галахов 2009, с. 34].

       В основе планирования потребностей  предприятия в персонале лежит  сравнение потребностей производства в человеческих ресурсах с реальным и фактическим их наличием. При этом необходимо соблюдать некоторые ограничения, которые диктуются экономикой и политикой предприятия : это ограничение и лимит на количественный кадровый потенциал организации, вызванное следующим немаловажным и, по сути, первостепенным ограничением – рациональным распределением финансовых ресурсов. Если учитывать фактор финансовых расходов и трат и проводить оценку производственных перспектив, то организация все же может привлекать новые кадры с целью повышения производительности труда, выполнения и даже перевыполнения рабочих задач и минимумов.

       Набор – это назначение, связанное  с вовлечением в сферу управления  работников, ранее в ней не  работавших или, с другой стороны,  это переназначение, предполагающее, что кандидат до перехода в данную систему управления уже являлся участником трудовых отношений, заключал с кем-либо трудовой договор и где-то работал. При наборе реализуются демократические основы процесса управления, так как при этом нет ограничений ни по гендерным признакам, ни по расовой принадлежности и национальности.

       Определение потребности в человеческом  факторе по существу представляет  собой методы и способы планирования для комплектации штата организации оптимальным и рациональным образом. Процесс такого планирования можно разделить на три элемента, которые образуют единую систему. К таким элементам относятся: оценка финансовых ресурсов, расчет и оценка будущих потребностей организации и достаточный количественный состав штатных сотрудников. Естественно, что третий элемент вытекает из двух предыдущих и полностью зависит от них; также он зависит от масштаба предприятия, от наличия или отсутствия у него филиальной сети. Оптимальный количественный состав работников является результатом процесса целой программы удовлетворения потребностей организации в персонале. Такая программа должна уже включать в себя конкретные, подробно разработанные методы и мероприятия по привлечению, отбору, найму, подготовке и продвижению работников, требующихся для реализации целей данного предприятия.

       Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников и их количественном составе, качественном составе (квалификации), времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на конкретную дату и является информационной предпосылкой для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки, а также переподготовки.

       Процесс набора и отбора персонала – формирование трудовых ресурсов организации, являющееся, по сути, сложной функцией для кадровой службы. Во многом кадровая политика организации зависит от ее возможностей. Исходя из своих материальных возможностей, предприятие приглашает специалиста соответствующего уровня. Есть и другой вариант – назначить на должность сотрудника из уже сформировавшегося штата. Случайный человек «с улицы» всегда таит и представляет опасность для организации с точки зрения профессиональных и личных качеств; особенно это касается должностей, которые прямым или косвенным образом связаны с конфиденциальной информацией. Чаще всего такого кандидата не интересует работа именно в данной фирме, организации, его интересует работа по специальности. Так что работодателю стоит задуматься, нужен ли предприятию такой сотрудник, какие идеи и инновации он может внести в работу организации. С другой стороны, существует поиск кандидата на вакантную должность внутри организации. Такой поиск является активным методом подбора персонала, если речь идет о специалисте высокого уровня или руководителе; организация, продвигая сотрудника по карьерной лестнице, как бы «выращивает» его.

       Набор начинается с поиска и выявления кандидатов как внутри фирмы, так и за ее пределами. В нашей стране наиболее распространенными источниками найма на работу являются: люди, случайно зашедшие в поисках работы, объявления в газетах, учебные заведения (школы, техникумы, училища, институты и т. д.), службы по трудоустройству, частные агентства по найму, объявления по радио и телевидению, профсоюзы, интернет. Например, в США, источниками найма менеджеров на работу являются следующие источники : рекомендации друзей и родственников (24%), рекомендации консультативных фирм, специализирующихся на поиске и продвижении персонала (23%), объявления, реклама (21%), различные источники внутри компании (13%), инициативные письма-обращения о приеме на работу (7%), инициативные звонки по телефону в компании (7%), прочие (5%).

       Но традиционно набор в фирму ведется из внешних и внутренних источников, соответственно это два вида набора – внешний и внутренний наборы.

Внутренний  набор.

       Прежде чем искать подходящую  кандидатуру на вакантную должность  на рынке труда, большинство организаций проводят поиск кандидатов внутри предприятия, в «собственном доме». Наиболее распространенными методами внутреннего поиска являются объявления о вакантном месте во внутренних средствах информации: газетах предприятия, стенных газет, специально изданных информационных листах, а также обращения к руководителям подразделений с просьбой выдвинуть кандидатов и анализ личных дел с целью подбора сотрудников в соответствии с требуемыми характеристиками.

       Подбор персонала внутри организации имеет много положительных и немаловажных моментов :

• у кандидата уменьшается адаптационный период;
• обеспечивается информационная безопасность;
• работник заинтересован в увеличении производительности труда;
• рост молодых кадров организации, возможность продвижения сотрудников по карьерной лестнице – стимулирование работников;
• быстрое заполнение освободившейся должности;
• кандидат на должность известен всему коллективу и о нем можно судить объективно.

       Поиск кандидата на должность  среди «своих» хорош, если продвигается  профессионал, если у него высокие  деловые качества и моральные  установки.

       Разумное и рациональное использование  уже имеющихся в организации  резервов человеческих ресурсов позволяет предприятию обойтись без нового набора персонала. Это существенно сокращает временные и трудовые затраты службы кадров и должностных лиц, отвечающих за набор персонала. Главное преимущество внутреннего набора заключается в том, что появляются шансы для служебного роста, и тем самым повышается степень привязанности к организации. Также улучшается социально-психологический климат в коллективе, что способствует укреплению авторитета руководителя (руководства) в глазах сотрудников. Такой набор не требует значительных финансовых затрат. Немаловажным является то, что уровень оплаты в организации является стабильным. Если перевод на новую должность совпадает с желанием самого претендента, то повышается рост производительности труда. Еще одним положительным моментом является то, что организация, которая производит набор персонала за счет внутренних источников привлечения претендентов, имеет возможность избежать убыточной текучести кадров, связанной с испытательным сроком, проблемой адаптации новых кадров.

       С другой стороны, поиск кандидатов  на вакантную должность имеет  некоторые недостатки :

• напряжение и соперничество в коллективе в случае появления нескольких претендентов на одну должность;
• отсутствие необходимых людей, соответствующих требованиям к предлагаемой вакансии;
• если удовлетворяется качественная потребность, то нельзя в полной мере удовлетворить количественную потребность;
• некоторые руководители структурных подразделений не хотят отдавать ценного сотрудника и стремятся «скрыть» его.

Внешний поиск.

       Внешний набор персонала – это обращение в агентство по найму рабочей силы, бюро по трудоустройству, центр занятости; изучение и публикация объявлений в прессе, поиск человека на ярмарках вакансий; поиск через сеть Интернет; использование личных связей и рекомендаций знакомых и коллег по работе. Все вышеперечисленное – это действия со стороны работодателя, осуществляющего поиск сотрудника. Но кандидаты не дремлют и не ждут, когда раздастся телефонный звонок и их пригласят на собеседование. Практически любая организация получает электронные письма, телефонные звонки и другие обращения от самопроявившихся и предприимчивых кандидатов, занятых поиском работы. Если на предприятии нет свободной вакансии, то кадровая служба не отказывается от предложений, которые поступают от людей, заинтересованных найти работу; она создает базу данных на этих людей. Поддержание такой базы данных обходится для предприятия недорого, но существенным плюсом является то, что у организации всегда присутствует резервный набор кадров. Чтобы таких предприимчивых кандидатов было больше организации проводят дни открытых дверей, для того чтобы заинтересовать как можно больше людей желающих получить работу.

       Внешние источники привлечения персонала позволяют обеспечить более широкий выбор среди претендентов на должность, при этом удовлетворяется абсолютная потребность в кадрах. Новый человек, как правило, легко добивается признания в коллективе, что снижает угрозу возникновения интриг внутри организации. Появляется новый импульс в развитии организации, привлечение «свежей крови» способствует притоку новых идей; если этого нет, то снижается творческий потенциал коллектива.

       Недостатки привлечения персонала за счет внешних источников :

• большие затраты на привлечение кадров;
• возникновение высокой степени риска при прохождении испытательного срока и как следствие – убыточная текучесть кадров;
• длительный период адаптации нового сотрудника;
• блокирование возможностей служебного роста для работников организации, что ухудшает социально-психологический климат среди давно работающих в организации.

       Когда организация провела набор  персонала, следующим шагом кадровой  службы становится отбор кадров – «часть процесса найма персонала, связанная с выделением одного или нескольких кандидатов на вакантную должность среди общего числа людей, претендующих на эту должность» [Глоссарий].

       «Андрей Лавринович, ведущий консультант компании «ЛАСПИ ПЛЮС», считает, что сегодняшняя ситуация ужесточила и основные процедуры отбора новых работников, когда кандидатам приходится проходить многоступенчатые процедуры отбора, многочисленные собеседования» [ Магура 1999, с. 40].

       Как правило, процесс отбора  включает в себя несколько  этапов, и большинство организаций  использует многоуровневую процедуру  отсеивания претендентов на вакантные позиции. Ирина Олеговна Тюрина – кандидат социологических наук, младший научный сотрудник Института социологии РАН – выделяет следующие этапы отбора персонала :

« 1. Заполнение бланка-заявления и автобиографической анкеты;

   2. Предварительное  интервью;

   3. Тестирование;

   4. Диагностическое  интервью;

   5. Проверка  рекомендаций;

   6. Медицинское  обследование;

   7 Принятие окончательного решения» [ Тюрина 2000, с. 27].

       Все вышеперечисленные этапы  дают полное представление о  претенденте на должность. Мы считаем, что медицинское обследование – необходимый этап отбора, так как только после медицинского освидетельствования и врачебного заключения, работник может быть привлечен к трудовой деятельности. Если результаты обследования не будут представлены работодателю, то он вправе отказать такому кандидату, чтобы не быть привлеченным к ответственности в судебных спорах и разбирательствах, которые могут возникнуть в процессе трудовых отношений.

       Все эти этапы являются обязательными  и традиционными за исключением  одного – тестирования. Все чаще проводится широкое использование тестов с типичными примерами рабочих ситуаций, предлагаемых претендентам. Результаты теста – оценка кандидата. В тестах вопросы тщательно сформулированы и одинаковы для всех претендентов. По мнению И.Гущиной тесты предназначены для оценки таких характеристик, как :

• «профессиональная подготовка – знания и навыки;
• интеллектуальный уровень – общий интеллектуальный потенциал и умение решать проблемы;
• наклонности – специальные качества, такие как : умение выражать свои мысли, математические способности, пространственное воображение;
• сноровка;
• навыки канцелярской работы;
• личностные качества – аспект очень спорный, призванный определить темперамент, характер человека.» [Гущина 2007, с.28].

       Мы рассмотрели такие элементы (подпроцессы) сложного процесса управления персоналом, как набор и отбор кадров, узнали, какие существуют виды и источники набора, какие этапы отбора используются. Как провести отбор персонала без особых временных затрат? Неужели кадровая служба проводит все этапы отбора? Ответ очевиден. Работодателю необходимо получить информацию для ознакомления с каждым кандидатом. Она отражается не только в устной, но и в письменной коммуникации. Информация о предполагаемом сотруднике содержится в основном в таких документах, как резюме и автобиография.

ГЛАВА 2. Резюме и автобиография.

       Знакомство с кандидатом часто начинается заочно – по его резюме. У этого термина нет одного четкого и общего определения, он имеет вариантные дефиниции, которые в какой-то степени пересекаются друг с другом.

2.1. Резюме

 «Резюме  – неунифицированный и не имеющий  правовой нагрузки документ, отражающий  основные личные и профессиональные  данные кандидата на должность»  [ Кулько 2007, с.31].

       «Резюме – это самохарактеристика соискателя, отражающая, кроме анкетных данных, цель обращения; желаемую должность и условия; опыт работы; дополнительную информацию : знание языков, наличие водительских прав, возможность ездить в командировки и т.п.» [ Гущина 2007, с. 28].

       По толковому словарю русского  языка Д.Н.Ушакова «резюме – это краткий вывод из сказанного, написанного или прочитанного, сжато излагающий основные положения».

       Собственно это просто слово "резюме". В последнее время данный документ иногда называют Curriculum Vitae (по-латински "жизнеописание") как это практикуется при написании резюме на других языках. Данный вариант красивее и точнее по смыслу, но у нас достаточно редок.

       Вариантные дефиниции термина «резюме» обуславливаются тем, что этот документ является заимствованным из европейской и американской практики кадровой документации и относительно новым документом в российском кадровом делопроизводстве. Для США – это уже традиционный и постоянный документ, который глубоко вонзил свои корни в систему кадровых документов.

       Резюме – это презентация претендента  на вакансию; документ носит отчасти  рекламный характер – кандидату  необходимо выгодно подать себя, показать себя в лучшем свете. На основании резюме работодатель делает вывод, нужен ли такой работник и приглашать ли его на собеседование.

       Существует несколько видов резюме  – обычно выделяются три вида :

1. Хронологическое;
2. Функциональное;
3. Комбинированное.

       Хронологическое резюме – это описание фактов трудовой биографии (работы, учебы) в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы или учебы. У этого вида резюме есть преимущества : для работодателя оно заключается в том, что он может увидеть в нем четкую картину трудовых отношений и профессиональной деятельности человека, для соискателя – это возможность продемонстрировать карьерный и профессиональный рост в необходимой сфере деятельности. От такого вида резюме лучше отказаться, если последняя должность (либо все должности) соискателя не имеет отношения к желаемой должности либо в трудовой биографии много «пропусков» - периодов времени, когда человек не работал.

       Второй вид – функциональное резюме. В отличие от хронологического, оно не требует расположения трудовой деятельности в порядке хронологии. Основной акцент делается на профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности. Функциональное резюме выгодно применять в случае наличия «пропусков» в трудовой биографии, при желании получить работу без опыта в данной сфере либо при возвращении к этому направлению деятельности после длительного перерыва.

       Третий вид – функционально-хронологическое  резюме; его также называют комбинированным. Такой тип резюме объединяет основные черты функционального и хронологического резюме. В нем подчеркиваются профессиональные навыки и достижения в разных сферах деятельности, но при этом основные факты трудовой биографии излагаются в обратном хронологическом порядке. Преимущество данного вида резюме состоит в том, что оно обращает внимание работодателя на профессионализм соискателя в разных направлениях деятельности и позволяет увидеть четкую последовательность трудовой деятельности.

       Помимо поливариантности при определении термина резюме существует вариантность при создании и составлении самого документа, так как он не имеет стандартизованности и, соответственно, не имеет унифицированного бланка-образца, закрепленного в региональных или государственных стандартах.

       При создании этого документа  автор опирается на опыт предшественников  в составлении резюме, на правила,  которые диктуются кадровыми службами организаций и предприятий.

       Обычно резюме состоит из таких  логических блоков, как :

1. представление себя;
2. цель;
3. образование;
4. опыт работы;
5. дополнительные сведения.

       В первом блоке необходимо  указать фамилию, имя, отчество, дату рождения и число полных  лет. Важно отметить, что в зарубежной  практике дату рождения не  фиксируют, только число полных  лет. Также нужно указать контактные  данные, с помощью которых работодатель может связаться с соискателем. К этим данным относятся телефонный номер и адреса (домашний и электронный). Необходимо подчеркнуть, если кандидат отправляет на предполагаемое место работы резюме по электронной почте и настроен довольно серьезно, то наименование его «мыла» не должно включать в себя комичных слов и словосочетаний, например, пупсик или зайчик. По мнению некоторых специалистов в области рекрутинга такие претенденты не воспринимаются в серьез. Также эйчары советуют кандидатам помимо личного электронного ящика заводить рабочий; необходимо разграничивать личную жизнь и рабочую, деловую.

       Следующий информационно-логический  блок – цель. В этом блоке  указывают точное название должности,  на которую претендуют. Некоторые  кандидаты в своем резюме указывают  не конкретную формулировку вакансии, а, например, «хочу получить интересную работу, которая бы соответствовала моему образованию или опыту работы». Такая формулировка не найдет поддержки у потенциального работодателя и, скорее всего, кандидату просто откажут. Вся причина заключается в том, что будущий работник должен иметь некую целеустановку и представлять, каким видом деятельности он хотел бы заниматься в конкретной организации. Указание кандидатом приведенной выше формулировки отражает в какой-то степени его некомпетентность и неподготовленность.

       Типичной ошибкой при составлении  резюме является также то, что  специалист указывает сразу несколько  должностей. Логика его действий понятна : если он не пройдет конкурсный отбор на одну должность, возможно, что его примут на другую вакантную позицию. Но это далеко не достоверный факт, это лишь существенно снизит шансы кандидата, так как компании требуется специалист на определенную должность.

       В разделе «образование» указывают  где, когда и какое учебное  заведение окончили, научную специализацию,  ученую степень и ученое звание. Необходимо перечислить награды  различных конкурсов, олимпиад, конференций,  фестивалей; наличие дипломов об  образовании. Образование в резюме молодого специалиста, с отсутствием практического опыта работы (не считая практику, пройденную в ВУЗе), занимает ведущее место. Также в данном структурно-логическом блоке дается информация о курсах повышения квалификации и стажировках.