Робота з документами, що містить комерційну таємницю

ВСТУП 

     Актуальність теми даної роботи зумовлена, перш за все тим, що на сучасному етапі робота з документами, які становлять комерційну таємницю відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства. Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування. Таким чином, комерційна таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв. Все це зумовлює актуальність даної теми.

     Дана тема досліджувалася минулими і сучасними вітчизняними та зарубіжними науковці. Зокрема, Підопригора О.А.,Бутнік-Сверський О.Б., Дроб’язко В.С. «Право інтелектуальноъ власності», Діденко А.Н. «Сучасне діловодство», Шевченко Я.М. «Цивільне право України: Академічний кодекс» та інші.

     Мета  даної роботи полягає в ознайомлені  з поняттям комерційної таємниці та правилами оформлення документів, що містять конфіденційну інформацію.

     Для досягнення поставленої мети необхідно  розглянути наступні завдання:

1. Загальна характеристика комерційної таємниці.

     2.Робота з документами, що містять комерційну таємницю.

     3. Охорона комерційної таємниці.

     Об’єктом даного дослідження є документи, що містять комерційну таємницю.

     Предметом роботи  є відомості, пов’язані з комерційною і господарською діяльністю підприємства: виробнича і технологічна інформація, інформація про управління, фінанси й іншу діяльність. Це можуть бути документи про комерційні переговори підприємства і методи ціноутворенні, документи пов’язані з маркетинговими дослідженнями ринку, відомості про організацію. праці і підбір працівників, інформація про умови збереження документів, тобто відомості, що мають комерційну цінність.

     Курсова робота складається з трьох основних розділів, серед яких: загальна характеристика комерційної таємниці; робота з документами, що містять комерційну таємницю; охорона комерційної таємниці. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.Загальна  характеристика комерційної таємниці 

1. Ознаки  комерційної таємниці

     Визнання  прав приватної власності, відмовлення  держави від монополії в сфері  управління економікою і проголошення свободи підприємницької діяльності спричинили за собою появу великої кількості суб’єктів підприємницької діяльності. Підприємці одержали право здійснювати у встановленому законом порядку будь-які види діяльності, вибирати торговельних партнерів і укладати угоди, наймати працівників, самостійно визначати порядок використання отриманого прибутку[1;311].

     Одночасно з новими економічними відносинами  з’явилися нові економічні правопорушення серед самих підприємців —  несумлінна конкуренція. Одним із проявів  неконкурентних дій є неправомірне використання відомостей, що складають комерційну таємницю суб’єкта підприємницької діяльності.

     Комерційна  таємниця – це та виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована  інформація, що використовується для  досягнення комерційної мети (отримання прибутку, запобігання збитку, отримання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною[1;311].

     Термін  «комерційна таємниця» часто  ототожнюють з терміном «конфіденційна інформація». Згідно Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992р. конфіденційна інформація це відомості, що знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їхнім бажанням відповідно до передбаченими ними умовами. Особливістю відомостей, що складають комерційну таємницю, як вид конфіденційної інформації, є їх комерційний і господарський характер. Іншими словами, це інформація, що має економічну цінність, здатна впливати на фінансове становище суб’єкта підприємницької діяльності, розмір одержуваного ним прибутку[10].

     Суть  поняття комерційної таємниці полягає  в таких положеннях:

• це будь-яка ділова інформація, що має дійсну або потенційну цінність для підприємства з комерційних причин, просочення якої може завдати шкоди підприємству;
• вона не є загальновідомою або загальнодоступною на законних підставах;
• ці відомості відповідним чином позначені, і фірма здійснює належні заходи щодо збереження і конфіденційності;
• ця інформація не є державним секретом (поняття державної таємниці дане в статті 1 розділу 1 Закону України «Про державну таємницю» від 21.01.94 р.) і не захищається авторським і патентним правом;
• ця інформація не стосується негативної діяльності підприємства, яка може завдати шкоди суспільству (порушень законів і неефективної роботи, адміністративних помилок, забруднення навколишнього середовища тощо)[8].

     Під комерційною таємницею підприємства маються на увазі відомості, пов’язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення (передавання, просочування) яких може завдати шкоди його інтересам[6;412].

     «Комерційна таємниця – це відомості, що знаходяться  у володінні, користування або розпорядженні, окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених умов.» (Закон України  «Про інформацію» від 02.10.92 р., розділ 2, ст..30)[10].

       Комерційна таємниця має наступні, властиві тільки її, відмінні  ознаки. А саме:

     1) предмет комерційної таємниці;

     2) суб’єкт комерційної таємниці;

     3) заборона розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю;

     4) наявність збитку і несприятливих  наслідків для особи, що причинили  збиток власникові комерційної  таємниці.

     Предметом «комерційної таємниці» є відомості, пов’язані з комерційною і господарською діяльністю підприємства: виробнича і технологічна інформація, інформація про управління, фінанси й іншу діяльність. Це можуть бути документи про комерційні переговори підприємства і методи ціноутворенні, документи пов’язані з маркетинговими дослідженнями ринку, відомості про організацію праці і підбір працівників, інформація про умови збереження документів, тобто відомості, що мають комерційну цінність[2;303].

     Суб’єкти  «комерційної таємниці». Суб’єктами «комерційної таємниці» є:

     1) суб’єкт підприємницької діяльності;

     2) персонал, працівники суб’єкта підприємницької  діяльності;

     3) службові особи державних організацій  і органів, що проводять перевірку  підприємства.

     Суб’єктом підприємницької діяльності — власником відомостей, що складають комерційну таємницю, — є як юридичні особи, так і фізичні особи — підприємці. Для зручності викладу, надалі по тексту, будемо іменувати обидві категорії суб’єктів підприємницької діяльності підприємцями.

     Організаційна форма і форма власності не мають значення для віднесення суб’єкта права до категорії підприємців. Головне, щоб діяльність здійснювана такою особою була спрямована на одержання прибутку, носила комерційний характер і це було зафіксовано в установчих документах (якщо наявність таких є обов’язковою умовою здійснення підприємницької діяльності). Склад і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю, порядок роботи з ними і їхнього захисту визначається підприємцем самостійно [6;415].

     Працівники  мають право користуватися відомостями, що складають комерційну таємницю, для виконання своїх трудових обов’язків. Ступінь доступу кожного з працівників до такої інформації визначається підприємцем самостійно, а умови користування - документами, затвердженими підприємцем, і трудовим договором (контрактом).

     Службовці державних організацій і органів, що проводять перевірки підприємця, одержують доступ до комерційної  таємниці на підставі відповідних актів  державних органів і організації. Інформацію про «комерційну таємницю»  підприємця вони одержують у рамках адміністративних правовідносин. Обсяг їхнього доступу до такої інформації обмежується напрямком перевірки, про що повинно бути зазначене в документах на перевірку. За розголошення комерційної таємниці службовці державних органів і організації несуть відповідальність, установлену законодавством України [2]. 

1.2 Нормативні документи стосовно комерційної таємниці 

     Згідно  Цивільного Кодексу України,  глава 46 „Право інтелектуальної власності  на комерційну таємницю ”, мова йдеться  про:

     1. Поняття комерційної таємниці

     2. Відомості, які становлять комерційну  таємницю, і які не становлять.

       Майновими правами інтелектуальної  власності на комерційну таємницю  є: 

      1) право на використання комерційної таємниці;    

      2) виключне право дозволяти використання комерційної таємниці;

    3) виключне право перешкоджати неправомірному розголошенню, збиранню або використанню комерційної таємниці;

     4) інші майнові права інтелектуальної власності, встановлені законом [14].

       Майнові права інтелектуальної власності на комерційну таємницю належать особі, яка правомірно визначила інформацію комерційною таємницею, якщо інше не встановлено договором [2;415].

       Органи державної влади зобов'язані  охороняти від недобросовісного  комерційного використання інформацію, яка є комерційною таємницею та створення якої потребує значних зусиль і яка надана їм з метою отримання встановленого законом дозволу на діяльність, пов'язану з фармацевтичними, сільськогосподарськими, хімічними продуктами, що містять нові хімічні сполуки. Ця інформація охороняється органами державної влади також від розголошення, крім випадків, коли розголошення необхідне для забезпечення захисту населення або не вжито заходів щодо її охорони від недобросовісного комерційного використання. Органи державної влади зобов'язані охороняти комерційну таємницю також в інших випадках, передбачених законом [9].

     Згідно  Господарського Кодексу України, глава 3 «Обмеження монополізму та захист суб'єктів господарювання і споживачів від недобросовісної конкуренції», йдеться мова про:

     1. Неправомірне збирання, розголошення та використання відомостей, що є комерційною таємницею.

     2.Правомочності  суб'єктів господарювання щодо  комерційної таємниці.

     3. Суб'єкт господарювання, що є володільцем  технічної, організаційної або іншої комерційної інформації, має право на захист від незаконного використання цієї інформації третіми особами, за умов, що ця інформація має комерційну цінність у зв'язку з тим, що вона невідома третім особам і до неї немає вільного доступу інших осіб на законних підставах, а володілець інформації вживає належних заходів до охорони її конфіденційності.

     4. Строк правової охорони комерційної  таємниці обмежується часом дії  сукупності зазначених у частині  першій цієї статті умов.

     5. Особа, яка протиправно використовує комерційну інформацію, що належить суб'єкту господарювання, зобов'язана відшкодувати завдані йому такими діями збитки відповідно до закону. Особа, яка самостійно і добросовісно одержала інформацію, що є комерційною таємницею, має право використовувати цю інформацію на свій розсуд.

     6. До відносин, пов'язаних з комерційною  таємницею, не врегульованих цим  Кодексом, застосовуються відповідні  положення Цивільного кодексу  України та інших законів[14].

     В Україні вже давно говорять про  недосконалість законодавства у сфері визначення комерційної таємниці. Певним чином ситуацію може виправити законопроект, який наразі опрацьовує комітет із питань економічної політики, управління народного господарства, власності та інвестицій.

     Власне  законопроект “Про комерційну таємницю”, який зареєстрований 20 лютого цього року, визначає правові засади одержання, використання, поширення, зберігання та захисту інформації, яка належить до комерційної таємниці. Його виносять на розгляд депутатів із метою конкретизувати норми Цивільного та Господарського кодексів України, а також удосконалити регулювання інформаційних відносин, захист прав та інтересів власників інформації, яка належить до комерційної таємниці.

     Зокрема, згідно з законопроектом, до комерційної  таємниці належить “інформація, яка має незалежну економічну цінність зважаючи на те, що вона невідома іншим особам, які можуть отримати будь-яку вигоду від її виявлення чи використання ”. Також під визначення цього терміну потрапляє інформація, яка забезпечена заходами щодо захисту, зокрема розробка правил обмеження користування інформацією, набутої власником на законних підставах. Окрім того, до комерційної таємниці пропонують зарахувати інформацію, що не є державною таємницею, інтелектуальною власністю третіх осіб і яка не є відкритою відповідно до чинного законодавства [7;356]

     Проект  Закону “Про комерційну таємницю ” визначає такі поняття, як власник комерційної таємниці, режим комерційної таємниці, матеріальний носій комерційної таємниці. Також визначено порядок зарахування інформації до комерційної таємниці, перелік інформації, яка не може бути зарахована до комерційної таємниці, підстави виникнення права на інформацію, яка належить до комерційної таємниці, доступ та умови припинення доступу до комерційної таємниці, коло обов’язків осіб, які мають доступ до комерційної таємниці. Зокрема, до інформації, яка не є державною таємницею, належать документи установчі, про платоспроможність, сплату податків, зборів та інших обов’язкових платежів і такі, що засвідчують право на здійснення окремого виду господарської діяльності.

     Крім  того, у прикінцевих положеннях законопроекту  встановлюють, що вилучення документів, які становлять комерційну таємницю (нарівні з державною та банківською) проводять лише за санкцією прокурора або його заступника та в порядку, погодженому з керівником відповідної установи.

     Прогнозують, що прийняття проекту Закону України  “Про комерційну таємницю ” сприятиме розвитку та виробничому впровадженню високих конкурентоспроможних технологій. “Крім того, реальна можливість реалізації законодавчого захисту комерційної таємниці зумовить інтерес підприємців до створення науково-технічної інформації як об’єкта права інтелектуальної власності. А це, у свою чергу, сприятиме розширенню науково-дослідної, дослідно-конструкторської, проектно-технологічної, виробничої діяльності в різних галузях економіки ”, – зазначено у пояснювальній записці до законопроекту. До того ж прийняття запропонованого проекту може обмежити можливість безпідставного зарахування до комерційної таємниці інформації та сприятиме об’єктивному судовому розгляду цивільних справ відповідної категорії [7;357]. 
 
 
 

2. Робота  з документами, що містять комерційну таємницю

     2.1 Відомості, що становлять і не становлять комерційну таємницю 

     Кожен підприємець самостійно визначає склад відомостей, що відносяться до комерційної таємниці. Законодавством України встановлені два обмеження, застосовуваних до таких відомостей. [13]

     По-перше, відомостями, що складають комерційну таємницю, не можуть бути відомості, що складають державну таємницю. Правовий режим відомостей, що складають державну таємницю, регулюється Законом України «Про державну таємницю» від 21.01.1994р. Державна таємниця — це вид секретної інформації, що включає відомості в сфері оборони, економіки зовнішніх відносин, державної безпеки й охорони правопорядку, розголошення яких може заподіяти шкоду життєво важливим інтересам України, і які визнані законом державною таємницею і підлягають охороні з боку держави. Державним комітетом України з питань державних секретів затверджений перелік відомостей, що складають державну таємницю[8].

     По-друге, Кабінетом Міністрів України  затверджений перелік відомостей, що не складають комерційну таємницю. Ці відомості використовуються при  здійсненні перевірок контролюючими органами, аудиторами для проведення аудита, при здачі звітності в різні фонди. До них відносяться:

     1) статутні документ, документи, що  дозволяють займатися підприємницькою  або господарською діяльністю  і її окремими видами;

     2) інформація з усіх установлених форм державної звітності;

     3) дані, необхідні для перевірки  вирахування і сплати податків  і інших обов’язкових платежів;

     4) зведення про чисельність і  склад працюючій, їхній заробітній  платі в цілому за професіями  і посадами, а так само наявність вільних місць;

     5) документи про сплату податків  і обов’язкових платежів;

     6) інформація про забруднення навколишнього  природного середовища, недотриманні  безпечних умов праці, реалізацію  продукції, що заподіює шкоду  здоров’ю, а так само інших  порушень законодавства України і розмірах заподіяних при цьому збитків;

     7) документи про платоспроможність; 

     8) відомості про участь посадових  осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, союзах, об’єднаннях  і інших організаціях, що займаються  підприємницькою діяльністю;

     9) відомості, що відповідно до  діючого законодавства підлягають  розголошенню[13].

     Хоча  зазначені відомості не віднесені  до відомостей, що складають комерційну таємницю, але вони і не є відкритими і загальнодоступними. Надаватися вони можуть лише по підставах встановленим у нормативних актах України. Так, наприклад, відповідно до Закону України «Про міліцію» від 20.12.1990р. міліції для виконання своїх обов’язків дане право безперешкодно і безкоштовно одержувати від підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності по письмовому запиті відомості, у тому числі відомості, що складають комерційну таємницю, необхідні по справах про злочини, що знаходяться у впровадженні міліції. Для здійснення загального нагляду підприємства, установи й організації повинні представляти прокуророві свою документацію, у тому числі, по його письмовій вимозі, відомості, що складають комерційну таємницю, і, у разі потреби, прокурор має право вимагати передачу для перевірки зазначених документів у прокуратуру[11].

     Терміном  «комерційна таємниця» не охоплюються  відомості, що складають банківську таємницю, страхову таємницю, авторські  права. Зазначені відомості складають  самостійні групи конфіденційної інформації із своїм відмінним від «комерційної таємниці» правовим регулюванням[6;356].

     Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційної інформації, а також  правила її використання визначає керівник. Керівник може залучити для здійснення цієї роботи фахівців аналітиків або найбільш кваліфікованих і компетентних працівників основних підрозділів і працівників служби безпеки підприємства, їх чисельність не повинна перебільшувати чотирьох  або п’ятьох осіб [1;202].

     Всі види інформації, які можуть вважатися  комерційною таємницею, умовно можна поділити на 2 групи:

     1.Технічна  інформація :

     - незапатентовані науково-технічні  розробки;

     - бази даних та інші комп’ютерні  програми, створені підприємством;

     - технічні проекти;

     - промислові зразки;

     - товарні знаки;

     - нові технології;

     - методи й способи виробництва;

     - напрями модернізації відомих  технологій і процесів;

     - програмне забезпечення ПОМ, ПК тощо [15].

     2.Комерційна  інформація:

     - умови контрактів;

     - дані про постачальників і  покупців;

     - інформація про переговори;

     - маркетингові дослідження;

     - відомості про фінансовий аспект  діяльності підприємства;

     - відомості  про розміри прибутків,  собівартість випущеної продукції[7]. 
 
 
 

     2.2 Особливості діловодства щодо роботи з документами, що містять комерційну таємницю 

     Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має свої особливості. Наказом керівника призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути і секретар, для якого робота з документами належить до основних службових обов’язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження (Додаток А) [1;203].

     З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю,  керівник  повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами, що мають гриф «комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатками до нього. Інколи порядок забезпечення комерційної таємниці обумовлюється в трудовому контракті з працівником (Додаток Б) [1;205].

     Гриф  конфіденційності, на відміну від  грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству[2;357].

     Якщо  інформація, що становить комерційну таємницю, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті, договорі між цими підприємствами.Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.

     На  документі з грифом „комерційна  таємниця" („Конфіденційно") зазначається кількість примірників документа  і місцезнаходження кожного з них.

     Друкування  документів з грифом „комерційна  таємниця" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для  цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім. Віддруковані та підписані документи  передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вхідного документа[2;358].

     Усі документи з конфіденційною інформацією  повинні реєструватися окремо від решти документів у Журналі реєстрації документів з грифом «комерційна таємниця» (Додаток В)

     Усі документи, що надходять з грифом „комерційна таємниця", одержує відповідальна особа чи секретар-реферєнт, які обов'язково перевіряють кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу, на обкладинці якої в правому верхньому ріжку роблять позначку„ комерційна таємниця". На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами внесеними до даної справи[1;207].

     Зберігаються  такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.Обіг (видача та повернення) документів з грифом „комерційна таємниця" відображається в Журналі обліку видачі документів з грифом „комерційна таємниця" (Додаток Г).

     Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку, при цьому забороняється:

     - вилучати зі справи чи переносити  до іншої справи документи,  що мають гриф обмеження доступу, без дозволу керівника та позначок у              « Журналі реєстрації документів з грифом обмеження доступу»;

     - виносити з приміщення документи без спеціального дозволу керівника;

     - розмножувати документи без дозволу  керівника (якщо є дозвіл, то  розмноження здійснюють у присутності  відповідальної особи, а браковані  примірники одразу знищують).Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

     Після закінчення календарного року наказом  керівника призначається спеціальна комісія, яка обов'язково має:

     - перевірити наявність усіх документів;

     - відібрати документи для зберігання в архіві;

     - визначити документи для знищення.

     Перевірка наявності документів з грифом „комерційна  таємниця" за рішенням керівництва  підприємства може здійснюватися з  іншою періодичністю, наприклад  після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформують керівника підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ. Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до журналу реєстрації вноситься про це відповідний запис[1;359].

     При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з  грифом „комерційна таємниця", здійснюється перевірка наявних документів, які  передаються заново призначеній  особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або його заступником[2;205].

     На  особу, яка на підприємстві була допущена до „комерційна таємниця" і звільнилася  з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовою угодою. При передачі справ до архіву на документи з грифом „комерційна таємниця" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ. На документи з грифом „комерційна таємниця", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається у присутності комісії. При цьому робиться все належне, щоб виключити можливість поновлення наявної у цих документах інформації.