Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Роль автоматизации в библиотечном деле

1. РОЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ В БИБЛИОТЕЧНОМ ДЕЛЕ

На протяжении всего периода развитии человеческой цивилизации происходят глобальные изменения, ведущие к её новому этапу — постиндустриальному обществу, все шире использующему компьютеризированные орудия труда и информационные технологии.

Информация в таком обществе становится одним из основных продуктов деятельности человека, и библиотекам со своим огромным информационным потенциалом предстоит войти в процесс развития информационной индустрии, обогащая содержание и расширяя ассортимент производимого ими информационного продукта, включая в поле деятельности наряду с библиографической информацией фактографическую и аналитическую, а также создание традиционной и новой продукции (фонды, каталоги в бумажном и машиночитаемом видах, банки данных). Всего этого можно достичь, если библиотеки уже сейчас, не теряя времени, приступят к выполнению комплексных программ автоматизации библиотечных процессов.

Традиционно пользователи привыкли к мысли, что в библиотеке можно получить любую информацию. Теперь, в условиях информационного перенасыщения, библиотеке все сложнее выполнять основные функции: фондообразование, информационно-библиографическое и абонементное обслуживание. Улучшить сбор, хранение и обеспечение доступа к информации библиотека сможет только при условии изменения ее технического оснащения.

Насколько же необходимо обзаводиться вычислительной техникой, и , вообще, что нам могут дать автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС)?

Чаще всего приводится следующий аргумент — повышение скорости поиска информации. На самом деле это не главное. В конце концов, в относительно небольшом массиве данных ручной поиск занимает не слишком много времени.

Более существенны следующие возможности:

одноразовый ввод данных и многоцелевое их использование для поиска документов, печати подобранной информации, передачи массивов данных другим организациям, подготовки изданий и т.д.;
многоаспектовый поиск данных по различным признакам и их сочетаниям без формирования дополнительных картотек и указателей;
поиск в каталогах других библиотек и сводных каталогах, который осуществляется с дисплея своего компьютера в теледоступе по каналам связи или в базах данных на оптических дисках большой емкости, устанавливаемых на компьютерах в своей библиотеке;
организация комплектования фонда с использованием баз данных издающих или книготорговых изданий, с автоматическим формированием заказов и учетом их выполнения;
автоматизированный учет и ведение статистики во всех процессах, включая обслуживание читателей;
надежное хранение библиотечных каталогов в нескольких копиях;
сокращение затрат на комплектование фондов и обработку входных потоков документов;
расширение сферы услуг за счет привлечения новых информационных источников.

На практике это означает выполнение автоматизированной обработки новых поступлений в библиотеку; освобождение сотрудников от ряда рутинных работ по подготовке картотек, изданий, списков, заказов, писем, отчетной документации; создание базы данных о поступлениях; осуществление операций по созданию и копированию тематических архивов литературы. Благодаря автоматизации можно выполнять предметный поиск информации по запросам читателей, обслуживание баз данных информационных и периодических изданий библиотеки, ведение массива библиографических описаний журнальных статей, поиск записей по ключевым словам, создание электронных справочников, контроль за выданной литературой: учет читателей и их формуляров; автоматическая запись в формуляр читателя выданной литературы; контроль срока возврата книг. А главное - обеспечение читателям своей библиотеки выхода в отечественное и мировое информационное пространство.

Надеюсь, вы убедились, что автоматизация библиотеки - штука полезная и необходимая.

Какие же функции библиотеки целесообразно автоматизировать ?

В АБИС обычно выделяются следующие функциональные разделы:

каталогизация, электронный каталог (ЭК), справочно-библиографическое обслуживание;
библиографическое обслуживание на основе использования баз данных
чужих ЭК в теледоступе или на оптических дисках;

подсистема обслуживания читателей;

комплектование, включая книгообмен;
регистрация периодических изданий и ведение соответствующего ЭК;
межбиблиотечный абонемент;
автоматизированная подготовка библиографических изданий, включая каталожные карточки;
подсистема управления (учет, статистика, кадры, бухгалтерия и т.д.).

Ограниченность финансирования заставляет библиотеку сделать выбор в сторону автоматизации наиболее важных функций. Как правило, библиотека останавливается, в первую очередь, на создании ЭК с функциями комплектования и подготовки изданий. Затем решаются вопросы подписки на периодику и ее регистрацию.

Автоматизация процессов обслуживания читателей связана с рядом сложностей, которые заставляют многие библиотеки отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее. Для данной системы целесообразно иметь несколько дисплеев к одной компьютерной памяти, принтеры в каждом помещении книгохранилища для печати заказов читателей. Кроме того, без использования штрих кодов в библиотеке с номерами читательских билетов и инвентарными номерами единиц хранения, при клавиатурном вводе простых последовательностей знаков с читательских билетов и экземпляров документов легко допустить ошибки.

Для внедрения АБИС необходимо определить конфигурацию системы и средств ее программного обеспечения. Нормативные документы предусматривают следующую последовательность этапов работ:

исследование и обоснование создания системы (предпроектное обследование );
разработка технического здания;
эскизное проектирование;
рабочее проектирование;
изготовление несерийных компонентов комплекса средств автоматизации;
ввод в действие.

Сразу же нужно определиться, что мы хотим создать - отдельные банки данных (ЭК книг, Периодические издания и др.) или целостную АБИС. Затем на основе предпроектного исследования осуществляется тот технологический процесс, который переводится на компьютеры. При этом составляется техническое задание на разработку банка данных (системы). На этом этапе возможно предупредить ошибки в выборе или разработке программного обеспечения.

1.1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ БИБЛИОТЕЧНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Мне представляется, не будет ошибкой сказать, что, несмотря на все произошедшие изменения, самая стойкая ассоциация с понятиями накопления и распространения знаний, культурного наследия, да и вообще учености — это библиотека. На первый взгляд, данный социальный институт в своем традиционном виде выглядит чем-то достаточно консервативным, особенно если посмотреть на него с точки зрения масштабов использования современных информационных технологий. Главным образом это, к сожалению, касается многих наших отечественных библиотек, правда, это скорее не их вина, а беда, ведь по-настоящему комплексная автоматизация может стоить весьма приличных денег. С другой стороны, данные процессы уже имеют достаточно серьезную историю и очень неплохие перспективы.

Первые опыты по применению автоматизации в современном понимании этого термина в области библиотечного дела начались практически сразу же после того, как электронно-вычислительные машины стали доступны гражданским заказчикам. Пионерами в этом деле стали американцы: первые образцы такой техники появились в библиотеке Конгресса США в конце шестидесятых. Естественно, какого-либо готового программного обеспечения не было не только на рынке, но даже и на горизонте, поэтому программы в каждой библиотеке создавались свои, а их количество не сильно отличалось от общего количества закупленных библиотеками компьютеров. Написание собственной СУБД для своей новой автоматизированной системы рассматривалось как вполне нормальный вариант. Такая ситуация еще более-менее приемлема в условиях одного конкретного информационного учреждения, но совершенно не годится в случае совместной работы нескольких партнеров и необходимости обмена значительными объемами информации.

Кроме решения чисто технических задач, приходилось решать массу организационных проблем, а также вопросов, касающихся совместимости различного программного обеспечения и форматов представления данных при обмене накопленными массивами записей между библиотеками.

Первым и самым очевидным решением стало создание единого обменного машинного формата, предназначенного для представления информации, содержащейся в библиографической записи, используемой как в карточных библиотечных каталогах, так и в широком спектре различной информационной продукции. Новый единый формат был разработан специалистами библиотеки Конгресса, которая выполняет в США функции национальной, и получил название MARC — MAchine Readable Cataloging. С момента своего создания он стал широко использоваться многими американскими библиотеками, получил статус национального и новое, уточненное имя — USMARC, отражающее его новый, общенациональный характер. Изначально он был оптимизирован для работы с ленточными накопителями, но примененные решения оказались настолько удачны, что продолжают использоваться и в наши дни практически без изменений. Запись в этом формате представляет собой набор следующих друг за другом в определенном порядке полей и подполей, содержащих информацию, которая позволяет разносторонне охарактеризовать описываемый документ с целью его последующей идентификации и поиска. Необходимо отметить, что под документом здесь понимается любой материальный носитель, на котором зафиксирована социально значимая информация. Таким образом, под это определение подпадает не только разнообразная печатная продукция — книги, журналы и, например, листовки, — но и произведения изобразительного искусства, аудиозаписи и многие другие варианты. Впоследствии к ним добавились и многочисленные в своем разнообразии электронные ресурсы, а процесс совершенствования MARC-форматов продолжается по сей день. Важными этапами данного процесса стали создание улучшенного международного обменного формата под названием UNIMARC, а также создание на его основе множества национальных форматов, сохраняющих совместимость между собой, но в то же время позволяющих отразить специфику каждого участника международного сотрудничества в данной сфере. Если говорить о республиках бывшего СССР, то уже существует российский национальный формат RUSMARC, а к исходу девяностых была практически завершена работа и над белорусским форматом BELMARC. Подобная деятельность велась и в других республиках.

Разработка собственного MARC-формата — совсем не такая простая задача, как это может показаться на первый взгляд. Так, формат UNIMARC состоит в общей сложности из нескольких сотен полей и многих тысяч вариантов заполнения некоторых из них. Кроме этого, необходимо было разработать соответствующее описание формата и подробное руководство по работе с ним. Понятие комплексной автоматизации применительно к библиотекам не ограничивается только созданием пусть и хороших, полностью совместимых баз данных различного назначения. Собранную и организованную метаинформацию еще необходимо связать с содержащими необходимые сведения источниками, находящимися как в фонде отдельной организации, так и за его пределами, а также донести ее до конечного пользователя, то есть осуществить обслуживание.

К этому моменту уже можно было говорить о создании рынка систем для автоматизации библиотек. Возник спрос на типовые решения, который принялись удовлетворять фирмы, избравшие областью своей деятельности разработку АБИС — автоматизированных библиотечно-информационных систем — именно так стали называть соответствующие программные комплексы. В результате были созданы достаточно совершенные системы, которые, однако, не решили всех проблем.

Первым их недостатком оказалась достаточно высокая для потенциальных потребителей цена. Например, за хорошо известную в соответствующих профессиональных кругах АБИС Aleph разработчик, нисколько не смущаясь, просит более сотни тысяч долларов. Такие суммы оставляют за бортом львиную долю учреждений, не способных позволить себе такие покупки. Второй главный недостаток, как оно обычно водится, стал продолжением достоинств типовых решений. Существует достаточно большое количество типов и видов библиотек, каждый из которых имеет свою специфику и особенные требования к программам автоматизации. Соответственно в различных случаях приходилось или мириться с недостаточной функциональностью имеющихся на рынке готовых систем, или же переплачивать за неиспользуемые возможности тех же продуктов, которые, однако, могут быть затребованы в определенных обстоятельствах другими пользователями и поэтому включаются разработчиками в состав своей АБИС. Имелся и еще один вариант — приспособление АБИС к потребностям конкретной библиотеки, но разработчики обычно шли на это с неохотой, или же подобное мероприятие выливалось в суммы, сопоставимые с затратами на создание новой системы под заказ.

Именно к этому поколению относится большее число АБИС разработки наших отечественных фирм. В качестве примеров таких продуктов можно рассматривать белорусскую разработку БИТ - 2000 и российские системы MarcSQL, ИРБИС и A-Elite.

Для этих пакетов характерными признаками стали ориентация на работу в сетевом режиме, в том числе и через Internet, и поддержка MARC-форматов — как национальных, так и международных. Все эти программы рассчитаны на работу под различными версиями операционных систем производства корпорации Microsoft. Как правило, серверная часть базируется на Windows семейства NT, а клиенты используют Windows 9x. Данные АБИС построены на основе современных СУБД, что обеспечивает достойные рабочие характеристики и функциональность этих продуктов. Особенной "всеядностью" отличается MarcSQL, способный взаимодействовать с такими СУБД, как продукты Oracle, Ms SQL Server, а также FoxPro, и многими другими — общим количеством более десятка.

2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БИБЛИОТЕЧНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (АБИС)

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) — системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.

АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Отдельные функции программного обеспечения большинства АБИС представляют собой функционально законченные модули, которые объединены в общий интерфейс. Примерный перечень модулей включает:

приобретения фондов (заказ, выставление счетов и получение);
каталогизацию (классификация и внесение в общий указатель материалов),
учет обращения (учет выдач читателям экземпляров из фонда библиотеки и их возврата)
работу с периодикой (отслеживание журналов и газет, аналитическую роспись статей)
OPAC (публичный интерфейс для пользователей).

Каждый читатель (посетитель) и изделие имеют уникальный идентификатор в базе данных, которая позволяет АБИС отслеживать деятельность.

Большие библиотеки используют АБИС, чтобы заказывать и приобретать, каталогизировать, распространять книги и иные фонды, резервировать материалы и отслеживать их возврат. Небольшие библиотеки зачастую используют некоторые из этих возможностей.

Наиболее значительные мировые библиотеки используют АБИС.

2.1 ОБЗОР РЫНОЧНОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ БИБЛИОТЕЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Интересен пример АБИС ИРБИС (рис.1), в которой использована разработанная при поддержке UNESCO и предназначенная специально для использования в библиотечном деле СУБД CDS/ISIS. Данная СУБД обладает рядом качеств, которые при работе в такой специфической отрасли, как автоматизация библиотек, наделяют использующие ее приложения рядом преимуществ по сравнению с другими, более универсальными вариантами. Кроме этого, в актив CDS/ISIS можно смело зачислить ее бесплатность для таких учреждений культуры, как библиотеки.

Попробуем на примере АБИС MarcSQL рассмотреть типичный на сегодня портрет АБИС этого поколения, тем более, что сейчас, особенно в достаточно крупных библиотеках, идет процесс перехода на новые АБИС, и данная система вместе с АБИС ИРБИС имеет весьма неплохие шансы на широкое распространение.

Программное обеспечение таких АБИС состоит из серверной и клиентской частей, что обусловлено выбранным разработчиками штатным режимом работы в составе локальной сети, а также другими технологическими решениями. Каждая система представляет собой набор автоматизированных рабочих мест — АРМов, каждый из которых обеспечивает работу с определенным набором процессов библиотечной деятельности. Так как выделение модулей происходит по функциональному признаку на основе уже давно и хорошо отработанной технологии, состав АРМ в разных системах в значительной степени совпадает — где-то деление дробное, где-то укрупненное, а иногда разница заключается только в названиях.

АБИС MarcSQL состоит из пяти АРМ, рассчитанных как на взаимодействие с пользователями библиотеки, так и на работу во внутренних подразделениях такого информационного учреждения. К последним относится АРМ "Администратор", с помощью которого производится настройка и администрирование АБИС, а также работа непосредственно с базами данных, АРМ "Комплектование", задача которого — произведение и сопровождение заказов на пополнение фондов различными видами документов, а также АРМ "Каталогизация", призванный автоматизировать процесс создания библиотечных баз данных различного типа и назначения. Пользователи же непосредственно встречаются с АРМами "Абонемент", который позволяет организовать базу данных читателей и реализовать технологии так называемого электронного читательского билета, и АРМ "Поиск", предоставляющий самую насущную с точки зрения обычного посетителя функцию — возможность многоаспектного поиска в базах данных (рис.2).

Выбрав из списка доступных баз данных необходимую для дальнейшей работы, можно произвести по ней поиск в нескольких режимах. Наиболее незамысловатый из них так и называется — "Простой поиск" и, по сути, сводится к нахождению последовательности введенных символов по заранее определенному полю, например, "Автор". Куда как интереснее воспользоваться "Расширенным поиском", который позволяет использовать весьма сложные запросы, в которых задействуются логические операторы, скобки и другие полезные инструменты настолько широко, насколько вам позволят фантазия и навыки работы с ними. Найденные записи можно отсортировать по собственному усмотрению и представить в виде отчета, который представляет собой оформленный в соответствии со всеми правилами и ГОСТами библиографический список литературы. Его можно сразу отправить на печать или выгрузить во внешний текстовый редактор для дальнейшей обработки. Данная возможность в определенных случаях способна серьезно облегчить жизнь, например, студентам при оформлении различных работ.

При работе с новыми АБИС пользователю совсем не обязательно физически находиться в помещении библиотеки. Органичной частью этих систем стали изначально включенные в комплект поставки web-решения для удаленной работы зарегистрированных пользователей с базами данных. При этом можно искать как по одному полю, так и по их комбинации, а также воспользоваться внутрисистемными словарями. Такой модуль в АБИС MarcSQL построен с использованием технологий ASP и языка VBScript. Для его работы разработчик рекомендует использовать сервер Microsoft Internet Information Services. При наличии необходимости и определенной квалификации web-интерфейс можно доработать под требования конкретной библиотеки. Важной возможностью является реализация дистанционного заказа литературы удаленным пользователем после соответствующей процедуры авторизации на свой электронный читательский билет. Если нужный документ имеется в электронном виде, то его можно сразу просмотреть или загрузить по сети, что может сэкономить пользователю массу времени и сил.

В последнее время наблюдается растущий интерес, особенно за рубежом, к разработке программного обеспечения для автоматизации своей деятельности на заказ группами библиотек, имеющих схожие требования и возможности. Финансирование проекта при этом производится в складчину, и финансовая нагрузка на каждого отдельного участника сокращается. В заметном и весьма значительном числе случаев ставка делается на открытое программное обеспечение. Достаточно часто разрабатываются системы под Linux. Некоторые продукты затем распространяются совершенно свободно и могут стать полезным приобретением не только для существующих библиотек, но и для "частников". В качестве такого примера можно привести пакет Koha, разработанный новозеландскими специалистами в 1999-2000 годах (рис.3).

Название системы — Koha — в переводе с языка маори означает "подарок, пожертвование, вклад". Родной средой для этой системы является Debian Linux, однако Koha способна работать и под другими операционными системами, ведь это решение, построенное как web-разработка и состоящее из достаточно внушительного набора скриптов, написанных с использованием, в основном, языка Perl. В качестве базовой СУБД избрана хорошо всем знакомая MySQL. Таким образом, для своей нормальной деятельности, кроме, естественно, СУБД, пакет Koha требует только наличия настроенного сервера Apache и Perl с некоторыми установленными дополнительными модулями, так что при желании и некоторой затрате времени его можно запустить, например, и под ОС Windows. После своего развертывания данный пакет может работать как в условиях локальной сети, так и с использованием Internet. Система предоставляет все основные возможности, необходимые для работы электронной библиотеки и ведения каталогов, хорошо дружит с международными MARC-форматами, а также поддерживает, по заявлению разработчиков, такую интересную вещь, как специальный протокол передачи данных Z-39.50, специально разработанный для обмена данными между библиотечными системами. Koha позволяет вести различные базы данных, производить по ним многоаспектный поиск, работать с пользователями, а также производить другие операции. Интересной особенностью стала возможность организовывать "виртуальные книжные полки" (virtual bookshelves), позволяющие временно объединять некоторые записи по какому-либо тематическому признаку. Примененные в ходе разработки Koha технологии обусловили преимущества и недостатки этого пакета, они совпадают с таковыми для web-решений в целом.

Еще один программный комплекс предназначенный для автоматизации технологических процессов библиотечной работы — АБИС ALLIBRARY (рис 4)

АБИС обладает всеми необходимыми функциональными возможностями, использование АБИС позволяет:

Создавать библиографические базы данных.
Вводить библиографические карточки новых поступлений.
Имеет развитую систему поиска, позволяющую находить интересующую информацию по различным признакам, таким как автор, фрагмент заглавия, издание, УДК. ББК и пр. Предоставляет возможность использования алфавитно-предметного указателя, а также комбинированного поиска.
Печатать библиографические карточки, аннотированные карточки, заказ читателя, листы инвентарной книги и др.
Регистрировать читателя с сохранением сведений о читателе в базе данных.
Искать сведения о читателях в базе данных.
Производить учет сданной и взятой читателем литературы.
Производить учет и статистический анализ всех выданных документов за отчетный период.
Печатать отчеты по документообороту.
Вести картотеку заказов литературы.
Одновременно обрабатывать имеющуюся в фонде библиотеки литературу и производить ее электронную каталогизацию.
Организовывать тематические подборки, коллекции или личные подборки читателя.
Использовать электронный каталог читателем в сети Internet.

Система автоматизации имеет следующие наборы функций (модули) (рис 5): администрирование, каталогизация, книговыдача, комплектация (заказ литературы, учет новых поступлений), доступ читателей через Интернет (поиск, заказ), межбиблиотечный обмен ( на основе использования формата UNIMARC).

АБИС обладает следующими необходимыми свойствами:

соответствие мировым требованиям - обеспечивается конвертируемость (на уровне экспорта и импорта) данных на уровне всех распространенных коммуникативных форматов (RUSMARC, UNIMARC, анонсированными требованиями UkrMARC).
эргономичность - АБИС имеет гибкий, интуитивно понятный интерфейс, обеспечивающий полную детализацию действий, эффективное раскрытие содержания записей и ввод данных на понятийном уровне;
возможность гибкой настройка форм для ввода, форм отчетности;
возможность обрабатывать большие объемы информации и одновременную работу большого количества пользователей. Система позволяет обрабатывать до 100 миллионов хранимых записей, обеспечивает работу до 255 одновременно работающих локальных пользователей;
расширяемость - АБИС позволяет описывать все известные виды документов с возможностью определения новых;

Имеет систему "горячей" помощи и подробную документацию с примерами и иллюстрациями.

Система КАБИС (Казахская автоматизированная библиотечно-информационная система) (рис 6) разработана компанией «Kazakh Soft» (Казах Софт) и используется во многих библиотеках Казахстана. В качестве основных отличительных характеристик системы можно отметить следующие: возможность быстрого освоения; удобство интерфейса; относительно низкая стоимость; поддержка казахского языка, вплоть до сортировки каталога по казахскому алфавиту и проверки орфографии на казахском языке; наличие программного интерфейса (API); надежность кода; простота настройки и администрирования.

Администрирование - модуль администрирования системы и баз данных. Включает следующие функции: создание, копирование, сжатие, архивирование, восстановление баз данных; функции импорта и экспорта библиографических записей; функции управления пользователями и их правами; настройка инвентарных книг; каталогов; отделов библиотеки; состава рабочих полей и т.д. Уровни прав доступа: администратор, библиограф, инвентаризация, только чтение. Также доступ можно ограничить на уровне каталогов. Только администратор имеет права для изменения настроечных данных системы, таких как каталоги, пользователи, отделы библиотеки и т.д.

Каталогизация - модуль предназначен для библиографического описания документов и создания электронных каталогов. Включает следующие функции: создание, изменение, удаление библиографических записей; настройка рабочих полей для каждого вида издания (всего полей около 100); деление базы по логическим каталогам; предметизация и индексация по ББК, УДК, ГРНТИ, ВАК; разные способы расстановки; формирование тематических списков; быстрое заполнение полей из словаря; ввод из готовых справочников; проверка орфографии на русском, английском и казахском языках; проверка на наличие дублетных записей; основные и дополнительные библиографические карточки (ГОСТ 7.1-2003); автоматическое определение авторских знаков для русской, казахской и иностранной литературы; автоматическая вставка предметных рубрик и индексов из готовых классификаторов.

Комплектование - модуль предназначен для комплектования и учета книжного фонда библиотеки. Включает следующие функции: подготовка заявки на покупку книг; реестр источников поступлений; книга суммарного учета поступлений; сверка с накладными; акты выбытия; книга суммарного учета выбытия изданий; инвентарный и безинвентарный учет экземпляров; учет актов на замену; печать инвентарной книги; инвентарный поиск; печать инвентарной карточки, учетной карточки и формуляра, лист сопроводительного документа при распределении книг по отделам, формирование различных отчетов.