Роль документа в современном обществе. 2
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
филиал «ИГУ» в г.Братске
Кафедра общегуманитарных дисциплин
Курсовая работа
По дисциплине: Документоведение
Тема: РОЛЬ ДОКУМЕНТА В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ
Выполнил:
Студент II курса, группы ДиДОУ 06-1: О.Н. Попова
Руководитель преподаватель
Иркутск 2007
Оглавление
Введение
Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Объектом данной курсовой работы является документ и его функции.В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности.
Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую, составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определенное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Целью данной курсовой работы является рассмотрение роли документа в современном обществе.
Для достижения поставленной цели необходимо:
1.раскрыть понятие документа в современном обществе, определить функции и свойства документов, а также его структуру,
2.охарактеризовать унификацию документов,
3.рассмотреть современные способы создания документов.
Роль документа тесным образом связана с функциями документа. Таким образом возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации.
В процессе выполнения курсовой работы использовалась учебная, научная и справочная литература.
Способами решения научно-исследовательских задач данной темы можно обозначить теоретические и эмпирические методы. Теоретические методы дают понятие, анализ и обобщение эмпирических данных. Сбор информации, получение и фиксирование научных положений являются эмпирическими методами.
Текстовый документ сегодня является наиболее распространенной формой документов. Все форму управленческой деятельности не обходятся без создания соответствующих документов, классифицированных в соответствии с их назначением. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.
Данная работа содержит 31 страницу, объем источников и литературы составляет 17 экземпляров.
Документ в современном обществе
В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.
Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.
Документ. Эволюция термина. Предмет документоведения
I этап. Делопроизводство древнерусского государства (до 15 века). Дьяки писали документы. В принципе уже существует культура создания документа. В 10-11 веках создаются школы для боярских детей, где учили на печатника и металльника. Хранили документы в храме - это придает им юридическую силу. Появляются формулярники - пособия по ведению документов. Писали документы на пергаменте -тонко выделанной телячьей шкуре. Стирали информацию на документе, отрезали старые края, получая таким образом новый документ. Форма документов - свиток (ширина 15-17см. , длина 30см.).
II этап. 15-18 век. Приказное делопроизводство имеет следующую структуру:
Царь®боярская дума®[приказ]: приказной судья®дьяки (10 штук) ®подьячьи®®®старшие, средние и младшие.
Форма документов: свиток и реже листок, сложенный вдвое.
III этап. 17-19 век. Коллежское делопроизводство. Начинается с указа Петра, который был издан 28 февраля 1720г. «Генеральный регламент по системе делопроизводства в коллегиях». Вводится гербовая бумага.
IV этап. 19-20 век. Министерское делопроизводство. Екатериной II издается указ об учреждении министерств. Появляется акт - документ, который излагает права и обязанности.
V этап. 1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги. 30-е гг. - утверждается термин документ.
1945г. - 1990г. Второй этап советского делопроизводства.
1965 - создаются основные
положения единой государственн
70-80-е гг. - создаются ГОСТы.
Термин «документ» определяют следующим образом:
Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага. (1905): Документ - 1) письменный источник, имеющий юридическую силу; 2) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякое письменное доказательство. (1972): Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт.
Документ (Митяев) - результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. ГОСТ 16487-70: документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТ 16487-83: документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени.
Существуют следующие виды документов:
1) по происхождению: официальные или служебные - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке: управленческие, технические и правовые; личные или персональные - официальный документ, удостоверяющий личность человека или его права, служебное положение или содержащий сведения биографического характера; документы личного происхождения - документы, созданные по частной инициативе;
2) в зависимости от технологии обработки и вида носителя информации: человекочитаемые, машиночитаемые и машинные;
3) по способу создания: рукописные, машинописные и типографические;
4) по форме изложения: индивидуальные и типовые;
5) изобразительные - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображений какого-либо объекта (фото, аудио, видео); графические - документ, в котором изображение получено посредством линий, штрихов и теней;
6) по степени конфиденциальности: конфиденциальный;
7) по срокам хранения;
8) при эксплуатации
Машинограммы содержат информацию, полученную в результате решения управленческой задачи на ЭВМ.
Видеограмма - документ, фиксирующий промежуточный или окончательный рез-т решения управленческой задачи на рабочем месте.
Функции документов
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от сознания автором, социально выработанный способ его употребления. Функции документов выявляют цель создания, позволяют произвести классификацию, формулируют требования к организации, содержанию, форме документов, а также рационализовать документооборот. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален - многофункционален.
Функции документов:
1.Общие:
1.1 Информационная - определяется потребностью в запечатлении информации с целью ее сохранения и передачи;
1.2 Социальная – состоит в запечатлении, сохранении и передачи соц. информации. Фальсифицированные документы тоже имеют соц. значимость;
1.3 Коммуникативная - функция передачи информации в пространстве и во времени, поддержания информационной связи между различными элементами общественной структуры. В зависимости от этой функции бывают: документы, ориентированные на определенное направление (сверху-вниз; закону и т.д., снизу-вверх; отчет, служебная записка и т.д.), документы, двустороннего действия (договора, деловая переписка и т.д.);
1.4 Культурная - функция закрепления и передачи культурных традиций, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и т.д.);
2.Специальные:
2.1 Управленческая - средство управленческой деятельности:
а) стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом;
б) обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной соц. роли;
2.2 Правовая - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений:
а) документ, изначально обладающий правовой функцией - документ, устанавливающий, закрепляющий и изменяющий правовые нормы и отношения или прекращающий их действия (правовые акты органов государственной власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты, договорные документы, свидетельства о рождении, паспорт, диплом об образовании, оправдательные финансовые документы и др.);
б) документ, приобретающий правовую функцию на время - документ, который может быть использован как доказательство в суде, прокуратуре, органах следствия и т.д.;
2.3 Функция учета связана с социальной функцией, дает не качественную, а количественную характеристику информации - эта функция регистрация и регулировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной хозяйственными, демографическими и другими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации (статистический учет, бухгалтерский учет, оперативный учет);
2.4 Функция документа как исторического источника. Данная функция изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Свойства докуметов
Основные свойства вытекают из функций и определяются ГОСТ 16487-83:
1) содержание формулируется
в заголовке документов, должен
соответствовать требованиям
2) форма документов - установленная
совокупность реквизитов, расположенных
в определенной
3) авторство;
4) наименование - обозначение документа, выраженное на естественном языке;
5) датирование. На документе: дата создания, подписания, согласования, регистрации и т.д.;
6) юридическая сила или
удостоверение удостоверяется
7) оригинальность. Оригинал
документа - документ, выполненный на
любом материале и нужный для
изготовления по нему
8) подлинность. Виды фальсификации документов: фальсификация текста, состава бланка, состава удостоверения;
9) копийность. Копия - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки. Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. Дубликат документа - повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу подлинника.
Структура документа, его составление и оформление
Система документоведения – совокупность документов, связанных по признаку происхождения, назначения, вида предприятия. Вся управленческая документация делится на следующие виды:
1) распорядительные;
2) организационно-правовая;
3) плановая;
4) информационно-справочная и справочно-аналитическая;
5) отчетная;
6) документация по обеспечению кадрами (или по личному составу);
7) финансовая документация;
8) документация по материально-
9) договорная;
10) документация по
11) документация, отражающая
основную деятельность
Система распорядительной документации:
Основное назначение – регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы:
1) акты, затрагивающие права,
свободы, законные интересы граждан;
акты регулирующие отношения
органов федеральной
2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации;
3) правовые акты, действующие в пределах отрасли;
4) правовые акты, действующие
в рамках отдельных
Юридическим основанием для разработки распорядительных документов может быть необходимость исполнения принятых законом нормативных актов. С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся:
1) издаваемые в условиях коллегиальности;
2) документы, издаваемые
в условиях единоличного
В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м – приказы, указания, распоряжения.
Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений:
1) подготовка заседания коллегиального органа;
2) внесение материалов на рассмотрение;
3) обсуждение материалов на заседании:
а) знакомство председателя;
б) знакомство членов коллегии;
4) принятие решения;
5) оформление протоколов заседания;
6) издание распорядительного документа, доведение решения до исполнителей.
Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений:
1) инициирование решений;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) внесение проекта
6) подпись;
7) доведение до исполнителей.
Составление и оформление.
1. Постановление – вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и Государственной Думы.
Текст постановления состоит из двух частей:
1) вступительная или констатирующая;
2) распорядительная.
В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ:».
Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа.
2. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ:».
3. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:
1) по организационным вопросам.
Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов;
2) по основной деятельности.
Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы;
3) по личному составу.
Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска.
Приказы оформляются на специальном бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем».
Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица.
Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись.
4. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов.
Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ, но без ключевого слова.
5. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ:».
Вывод: Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Унификация документов
Унификация текста документа
В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [16, С. 2].
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа [4, С. 13].
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
- регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
- распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [9, С. 10].
Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа. Именно это обстоятельство вызвало к жизни процессы унификации, которые имеют многовековую историю.