Роль документооборота при принятии управленческих решений

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ «ВОЛЖСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ имени  ТАТИЩЕВА» (ИНСТИТУТ) 

Факультет – экономический

Специальность –  менеджмент организации 

Кафедра менеджмента  организации

Дисциплина –  управленческие решения 

Курсовой  проект на тему: «Роль  документооборота при  принятии управленческих решений» 

Тольятти 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Введение ……………………………………………………………………………………………………………………………….…………..3

Понятие документооборота и его организация ………………………………………………………….………….……….5

Регистрация документов ………………………………………………………………………………..……………………………….11

Способы совершенствования  документооборота …………………………………..…..………………………………..15 

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Анализ документооборота на примере фирмы ООО «ФОРЕСТАЙЛ» …………………………………………...17 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Внедрение электронного документооборота на ООО «ФОРЕСТАЙЛ» ………………………………….………22

Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД ………………………………………….……………………….26

Экономия затрат на оплату машинного времени …………………………………………………………………………..28 

Заключение ………………………………………………………………………………………………………………………………….…..29

Список использованной литературы ……………………………………………………………………………………………...30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

     К информации, помимо достоверности и  точности, предъявляются два жестких  требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

     В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это  связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.

     Поэтому организации работы с информацией  и с документами как ее носителями в экономически развитых странах  уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии "дабы не проспать свои позиции в экономической конкурентной борьбе ...к ключевым направлениям НТР отнесены: ядерная энергия, аэрокосмические исследования, программы исследований в области различных наук, электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации"13. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".

     Эти примеры - яркое свидетельство существенного изменения отношения в самом обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

     В свою очередь, документ, как единица  управления, имеет свою систему движения, обеспечивающую всю структуру работы любой организации от составления отчетности до  принятия управленческих решений. Данная система называется документооборотом.

     В свете этих фактов, вопроса об актуальности темы даже не возникает.

     Цель  данного курсового проекта заключается в рассмотрении роли документооборота в организации и его влияние на принятие управленческих решений.

     Основные  задачи:

1. Рассмотрение теоретических аспектов документооборота и его совершенствования
2. Рассмотрение документооборота на примере ООО «ФОРЕСТАЙЛ»
3. Проведение мероприятий на основе выявленных проблем ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

     Объектом исследования является предприятие ООО «ФОРЕСТАЙЛ», предметом - система движения документации ООО «ФОРЕСТАЙЛ».

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОРГАНИЗАЦИЯ

     Понятие «документооборот» возник в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

     Документооборот является важным звеном в организации  делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

     - оперативное прохождение документа  с наименьшими затратами времени;

     - максимальное сокращение инстанций  прохождения документа (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

     - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

     Соблюдение  этих правил позволяет реализовать  основной организационный принцип  службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

     Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) [7, с. 34].

     Блок-схема  обработки поступающей корреспонденции:

     1) Входящие. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

     2) Исходящие. Исходящий документ  – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

     Блок-схема  работы с исходящими документами.

3. Внутренние. Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

     Таблица классификации документов на предприятии:

     Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

     Индексация  документов в делопроизводстве – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

     Контроль  исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать  работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие  самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

     При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются  в едином центре- канцелярии, общем  отделе или у секретаря.

     Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

     При смешанной форме операции выполняют  централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).  
 
 
 
 

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

     Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

     Значение  регистрации документов заключается  также в том, что присвоение документу  регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

     Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

     Существует  также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить  его к инструкции по делопроизводству.

     Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция  и т.д.).

     Основной  принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

     Формы регистрации документов:

     журнальная;

     карточная;

     электронная.

     Журнальная  регистрация. Журнальную регистрацию  целесообразно применять, когда  количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год  или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

     Журнал  регистрации представляет собой  книгу, каждая страница которой разделена  на графы, где содержатся сведения о  зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

     Карточная регистрация. Карточная форма регистрации  стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания  ЕГСД. Все входящие и создаваемые  документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

     Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

     автор документа;

     название  вида документа;

     дата  документа;

     индекс  документа (дата и  индекс поступления  документа) – для документов, поступающих в организацию;

     заголовок документа или  его краткое содержание;

     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

     срок  исполнения;

     отметка об исполнении (краткая  запись решения вопроса  по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

     номер дела по номенклатуре дел.

     Организациям  предоставлено право при необходимости  увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

     исполнители;

     расписка  исполнителя в  получении документа;

     ход исполнения;

     приложения  и др.

     Состав  и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны  в Инструкции по делопроизводству.

     Количество  экземпляров карточек, заполняемых  для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

     Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

     Если  в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация  ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

     Своевременность и полнота объема информации в  организации непосредственно влияет на разработку и принятие в ней  управленческих решений. Соответствие этих критериев документации требованиям предприятия осуществляется за счет совершенствования на нем документооборота.

     На  данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

     К первой группе относят все процедуры  прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, внедрение систем электронного документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

     К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [9, с. 33].

     Сокращение  объема документооборота связывается  с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных  требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

     Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных  групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

     Таким образом, унификация позволяет упорядочить  образование документов и тем  самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков. 
 
 
 
 
 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

     В качестве примера рассмотрено ООО  «ФОРЕСТАЙЛ» - небольшая строительная компания, специализирующаяся на проведении ремонта и отделочных работ в квартирах домов-новостроек. По окончании строительных работ, владелец квартиры (заказчик) получает Паспорт квартиры - документ, содержащий информацию о его собственности (особенностям эксплуатации конструкций и материалов, правовую информацию и т.д.). Для разработки паспортов в фирме создан специальный отдел. В работе рассмотрены основные виды деятельности фирмы, как осуществляется процесс управления и функционирования фирмы с помощью различной документации. Описаны состав документов, которые подшиты в дела разделов номенклатуры дел: их назначение, структуру, особенности составления, подписания и оформления.

     Общество  с ограниченной ответственностью «ФОРЕСТАЙЛ»  занимается проектированием, строительством и ремонтом.

     В структуру организации входит 5 отделов (20 человек)

     1) административный  отдел;

     2) производственный  отдел;

     3) отдел паспортизации;

     4) бухгалтерия; 

     5) отдел кадров.

     Функции отделов:

     1) анализ рынка;  управление структурой  в целом и развитие  деятельности;

     2) заключение договоров  на проведение  строительных работ;  разработка проекта  и календарного  плана; согласование  проекта; проведение  работ, контроль  качества и приемка;

     3) разработка паспортной  документации; согласование;

     4) проведение финансовых  операций организации; систематизация финансовой документации;

     5) проведение кадровой  политики организации;  социальная защита  сотрудников.

     Основные  виды документов, с помощью которых  выполняются данные функции:

     1) административный  отдел

     - Приказ;