Роль должностной инструкции в управлении персоналом

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

Уральский государственный университет путей сообщения

(УрГУПС)

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине:

 

Делопроизводство в кадровой службе

 

Тема: Роль должностной инструкции в управлении персоналом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 студент группы УП-411

 ДУПНЯК А.Н.

 

 

      Проверил:

                  старший преподаватель

   Брюхова О.Ю.

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2015

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………3

Понятие должностной инструкции и ее назначение………………………...4

Способы оформления………………………………………………………….7

Порядок разработки должностной инструкции…………………………….10

Внесение изменений и дополнений…………………………………………...15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………19

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………..20

Приложение №1………………………………………………………………...21

Приложение №2………………………………………………………………..22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Работа в любой организации, должна  быть организована таким  образом,  чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:

1. Что такое должностная инструкция?

2. Каково предназначение должностной инструкции?

Ответы на данные вопросы помогут нам сформировать собственную точку зрения о необходимости разработки и анализа должностной инструкции.

Исходя из актуальности, целью работы будет являться: анализ должностной инструкции.

Предметом исследования будет являться

Задачи:

1. Теоретическое изучение  категории должностная инструкция.

2. Основных методы разработки должностных инструкций.

3. Внесение изменений  и дополнений.

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ И ЕЕ НАЗНАЧЕНИЕ

 

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. [10]

Должностные инструкции – документ, который определяет обязанности и полномочия работников. [11]

Должностная инструкция – это главный организационно-правовой акт, в котором содержится информация о занимаемой сотрудником должности, его обязанности, права, задачи и ответственность, которую несет сотрудник. [11]

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. 

Должностная инструкция позволяет:

• рационально распределить функциональные обязанности;
• повысить своевременность и надежность выполнения задач;
• улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;
• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
• конкретизировать права работника;
• повысить личную и коллективную ответственность;
• повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;
• организовать равномерную загрузку работников.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД (Приложение№1)

Должностные инструкции должны быть составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Грамотно составленные должностные инструкции помогают управлять персоналом и направлены на достижение следующих целей:

1. Проводить надежный  отбор сотрудников на свободные  должности на предприятии;

2. Благодаря четкой и  аргументированной информации в  должностной инструкции, новому  сотруднику значительно проще  адаптироваться в коллективе;

3. Они помогают оценить  результаты работы сотрудников, а также служат основой для  его аттестации, продвижения по  карьерной лестнице, получения прибавки  к заработной плате;

4. Они способствуют регулированию  трудовой дисциплины в коллективе, помогают в принятии решений  руководителем о применении мер  дисциплинарных поощрений или  взысканий.

5. Должностные инструкции  являются руководством для действий  сотрудников, благодаря которым  они понимают, чего ожидает от них коллектив и начальство.

Должностные инструкции утверждаются либо руководителем организации для сотрудников, которые находятся непосредственно в его подчинении, или заместители руководителя. Инструкции составляются в трех экземплярах, один из которых хранится у директора организации или его заместителя, второй – в отделе кадров, а третий – на руках сотрудника.

Определенного стандарта или шаблона для должностных инструкций не существует, поэтому руководство каждой отдельной организации имеет право составлять инструкции для каждой должности на свое усмотрение.[11]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПОСОБЫ ОФОРМЛЕНИЯ

 

  Разработка и оформление должностной инструкции - прерогатива работодателя, поскольку организация трудового процесса, упорядочение трудовых отношений - в первую очередь в его интересах. При этом большое значение имеет форма должностной инструкции; другими словами, какой вид будет иметь данный документ, в каком качестве он будет выступать. От формы должностной инструкции зависит порядок принятия и введения этой инструкции в действие. Должностная инструкция может оформляться двумя способами (или в двух формах).

1. Должностная инструкция  является приложением к трудовому  договору. В этом случае она  является неотъемлемой частью  трудового договора и, следовательно, принимается при обоюдном согласии  работника и работодателя и  подписывается ими. При этом работодатель  не может самостоятельно, в одностороннем  порядке принять должностную  инструкцию и установить в  ней какие-либо условия.

  Такой порядок вполне соответствует трудовому законодательству. Права и обязанности работника и другие вопросы, как правило, регулируемые должностными инструкциями, не входят в число обязательных условий трудового договора. Но в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ)[1]. В частности - уточнение применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Кроме того, по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий колдоговора, соглашений.

 По идее, такие дополнительные  условия могут быть включены  в основной текст трудового  договора. Но это сделает договор  чрезмерно “раздутым”, а его  содержание - неудобным для восприятия. Намного удобнее включить эти  вопросы в должностную инструкцию  и оформить ее как отдельное  приложение к трудовому договору, имеющее равную с ним юридическую  силу, а в основном тексте договора  сделать отсылку на должностную  инструкцию, указав, что права, обязанности, ответственность работника и  т.п. определяются в соответствии  с приложением к трудовому  договору. Один экземпляр должностной  инструкции передается работнику  вместе с экземпляром трудового  договора, второй экземпляр остается  у работодателя.

2. Должностная инструкция  оформляется в виде отдельного, самостоятельного документа. В юридической  практике существуют два различных  мнения относительно данного  вида документа. Одни специалисты  полагают, что такая инструкция  будет локальным нормативным  актом работодателя со всеми  вытекающими из этого последствиями; другие считают, что это - правоприменительный  акт, поскольку он касается конкретных  работников. Автор разделяет первую  точку зрения, поскольку, как уже  отмечалось выше, должностная инструкция  не привязана к личности конкретного  работника, но тесно связана с  должностью. На одинаковых должностях (то есть на основании одной  должностной инструкции) могут трудиться  множество работников; на одной  и той же должности люди  могут меняться (увольняться, переводиться, приниматься на работу вновь). Поэтому должностная инструкция  нацелена на неопределенный круг  лиц, и это - отличительный признак  локального нормативного акта.

 Работодатель, оформив  должностную инструкцию в виде  локального нормативного акта, самостоятельно  утверждает ее. Подписывает ее, как  правило, руководитель организации  или уполномоченное им лицо.

  При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить принимаемого под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, колдоговором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ)[1]. Под локальными нормативными актами в данной статье прежде всего имеется в виду именно должностная инструкция, поскольку ни один локальный нормативный акт не имеет столь тесной и непосредственной связи с трудовой деятельностью работника. Таким образом, если должностная инструкция оформлена в виде локального нормативного акта, работодатель знакомит с ней нового сотрудника под подпись. Подпись обычно предлагают ставить в конце самой инструкции либо на отдельном “листе ознакомления”, который подшивается к инструкции. В любом случае работодателю надо иметь доказательство, что он ознакомил работника с инструкцией; только после этого он может требовать от работника выполнения должностных обязанностей и привлекать его к ответственности за их невыполнение.

 

 

 

 

 

 

 

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

При разработке должностных инструкций можно воспользоваться Рекомендациями, утвержденными Приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552[6]. Руководством по оформлению и структурированию инструкций послужит ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[7].

В состав реквизитов должностных инструкций должны включаться наименование организации и наименование документа, дата и номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись разработчика и визы согласования.

За основу квалификационных характеристик каждой должности применяются следующие нормативные акты:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;

Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9;

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.07.2010 № 541н;

другие квалификационные справочники по различным отраслям и видам деятельности.

При этом с учетом специфики организации форма, структура и содержание инструкции могут иметь свои особенности.

Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. Включают  в себя:

функциональное назначение документа. Например: «Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, обязанности, ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) работника, критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности»;

категория, к которой относится должность (руководители, специалисты, рабочие или др.);

порядок назначения и освобождения на должность (кем работник назначается, принимается ли по конкурсу);

подчиненность работника: кому он подчиняется и кто находится в его подчинении;

порядок замещения во время его отсутствия и должности, которые он может замещать;

квалификационные требования (образование, стаж работы, навыки, дополнительные сведения);

чем должен руководствоваться в своей деятельности;

- документы, знание которых является обязательным.

2. Должностные обязанности. Раздел включает в себя описание  конкретных ежедневных, еженедельных, ежемесячных и т. д. обязанностей, которые работник должен выполнять  в рамках возложенных на него  функций, а также обязанности, предполагающие  использование определенных форм и методов работы, порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

3. Права работника. Приводится  перечень прав, предоставляемых  работнику для успешного выполнения  возложенных на него обязанностей, которые вытекают как из функций  организации, так и из функций  структурного подразделения. К таким  правам, например, относятся следующие: принимать решения в соответствии  с должностными обязанностями, принимать  участие в разработке различного  вида программ, вносить предложения  по совершенствованию рабочего  процесса, повышать свою квалификацию.

4. Связи по должности. Перечисляется круг лиц, с которыми  работник взаимодействует, осуществляя  трудовую деятельность, указывается  функциональное и линейное подчинение  или руководство, в том числе  сроки и порядок предоставления  информации, порядок подписания  и согласования документов и др.

5. Ответственность. Устанавливаются  виды ответственности за несвоевременное  и некачественное выполнение  работником своих должностных  обязанностей согласно трудовому  законодательству. В данном разделе  могут перечисляться конкретные  виды нарушений, за которые применяются  конкретные виды ответственности. Прописывая меры ответственности, нужно делать ссылку на статью  соответствующего нормативного  правового акта – ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ или УК РФ.

6. Оценка работы. Здесь  устанавливаются:

• критерии оценки деловых качеств работника, такие как квалификация, профессиональная компетентность, интенсивность труда, проявление инициативы;
• критерии оценки работы – результатов, достигнутых работником при исполнении должностных обязанностей, качества выполненной работы, своевременности ее выполнения и т. п. При этом оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основании как объективных показателей, так и мотивированного мнения непосредственного руководителя.

7. Заключительные положения. В этом разделе может быть  прописан порядок вступления  данного документа в силу, внесения в него изменений и т. д.

Отметим, что работодатель не может включать в должностную инструкцию положения, не установленные Трудовым кодексом, в частности, дополнительные основания увольнения работника. В Письме Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1 (далее – Письмо № 3520-6-1) было дано разъяснение, что положение о возможности увольнения по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию, не является предметом должностной инструкции, поскольку не относится к трудовой функции работника.

Как правило, должностные инструкции разрабатываются сотрудником отдела кадров совместно с руководителем структурного подразделения.

Инструкция может иметь форму отдельного документа или приложения к трудовому договору. Мы рассматриваем должностную инструкцию как отдельный документ, поскольку такая форма более удобна и чаще применяется на практике.

 

 

 

 

 

 

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ

 

 Поскольку трудовые  отношения под влиянием различных  факторов постоянно изменяются, должностные инструкции также  не могут в течение длительного  времени оставаться неизменными. В большинстве случаев необходимость  их изменения или дополнения  является объективной и связана  с изменениями в нормативных  актах, в процессе производства  продукции и в организации  труда, с применением работодателем  новых технологий, программных продуктов, с необходимостью перераспределить  обязанности между работниками  и т.п. Например, принят новый закон, регулирующий отношения в сфере  транспорта. В этом случае в  должностные инструкции руководителей  транспортных подразделений потребуется  внести дополнение в части  того, что они в своей деятельности  руководствуются данным законом  и должны его знать. Или при  замене старого производственного  оборудования на новое, более  совершенное, потребуется внесение  изменений в должностные инструкции  работников, обслуживающих данное  оборудование, в части того, что  они должны знать его устройство, схемы обслуживания, спецификации  и т.п.

 В то же время  распространены случаи недобросовестного  поведения работодателей, стремящихся  вменить работнику дополнительные  обязанности в целях, например, экономии  оплаты труда. Такие работодатели  действуют по подобной схеме: “Сокращу слесаря, а его обязанности  повешу на электрика”. При этом  в должностную инструкцию работника  вносятся необходимые работодателю  изменения и дополнения, а затем  работника вынуждают с этим  согласиться (“не согласишься - уволим, за что - найдем”). По сути, в подобных  случаях имеет место поручение  дополнительной работы, которая  должна оплачиваться отдельно  и может быть поручена работнику  только с его согласия (см. “Дополнительная  работа”. “Солидарность” №№ 14 - 15, 2010). Но это - дополнительные затраты для работодателя.

  Отсутствие надлежащей нормативной правовой базы для разработки и применения должностных инструкций вносит в ситуацию неопределенность и зачастую позволяет работодателю “мухлевать” с этими инструкциями - при попустительстве работников и пользуясь их неграмотностью. Но на основании имеющихся в трудовом законодательстве правовых норм автор настоящей статьи придерживается следующей позиции относительно внесения в должностную инструкцию изменений и дополнений.

 Порядок внесения изменений  в должностную инструкцию работника  зависит от нескольких факторов, в первую очередь - от формы  инструкции: является ли она самостоятельным  локальным нормативным актом  или же приложением к трудовому  договору.

 Если должностная инструкция - приложение к трудовому договору, то внести в нее изменения  или дополнения работодатель  может только по согласованию  с работником. Роструд в письме от 31.10.2007 № 4412-6 рекомендовал в таких случаях одновременно вносить изменения в трудовой договор и должностную инструкцию и оформлять эти изменения дополнительным соглашением к трудовому договору[8]. Исключения составляют случаи, когда вносимые в должностную инструкцию изменения и дополнения связаны с изменением организационных и технологических условий труда, что делает невозможным сохранение существующих условий трудового договора, - но только при условии, что изменения никак не влияют на закрепленную в трудовом договоре трудовую функцию работника (см. ст. 74 ТК РФ). В таких случаях работодатель имеет возможность изменить условия трудового договора без согласия работника, но с соблюдением предусмотренных ст. 74 ТК РФ процедур. В связи с этим необходимо разъяснить, что такое трудовая функция[1].

 Определение трудовой  функции содержится в ст. 15 ТК  РФ, а также в ч. 2 ст. 57 ТК РФ: это работа по должности в  соответствии со штатным расписанием, по профессии, специальности с  указанием квалификации, конкретный  вид поручаемой работнику работы[1]. Представляется, что содержание должностной инструкции в части предусмотренных ею должностных обязанностей - это и есть “конкретный вид поручаемой работнику работы”. Именно этот показатель наиболее полно характеризует виды работ, которые должен выполнять работник. Законодатель не зря предусмотрел в ст. 57 ТК РФ норму о том, что трудовая функция является обязательным условием трудового договора[1]. Любое изменение трудовой функции (независимо от того, постоянное оно или временное) согласно ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ является переводом на другую работу и допускается только с письменного согласия работника (кроме случаев, предусмотренных ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ)[1]. Указанные нормы ТК направлены на защиту интересов работников, ограждение их от произвола работодателей, от попыток необоснованно вменить в обязанности работникам то, чего они делать не должны.

 Таким образом, если  должностная инструкция является  приложением к трудовому договору, то работодатель может внести  в нее изменения или дополнения:

- либо по согласованию с работником;

- либо без согласия  работника, в порядке, предусмотренном  ст. 74 ТК РФ, что возможно только  в определенных случаях, с соблюдением  установленных процедур (предупреждение  работника за два месяца до  введения измененных положений  инструкции и т.д.) и только  при условии, если трудовая функция  работника остается неизменной[1]. В таком порядке работодатель может внести изменения, касающиеся, например, подчиненности и взаимозаменяемости работника, квалификационных требований к нему, наделить работника дополнительными правами и т.п. Но вменить работнику дополнительные обязанности, то есть изменить его трудовую функцию, работодатель может только с письменного согласия работника.

 Если должностная инструкция  является самостоятельным локальным  нормативным актом, то работодатель  вправе внести в нее изменения  без согласия работника. В таком  случае работодатель утверждает  измененную или дополненную редакцию  инструкции, вводит ее в действие  приказом и знакомит с нею  работника под подпись. Но, как  и в рассмотренном выше случае, одностороннее внесение работодателем  изменений или дополнений в  должностную инструкцию работника, если такие изменения затрагивают  трудовую функцию, допускается только  с письменного согласия работника.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

  Необходимо отметить, что как при разработке должностной инструкции, так и при внесении в нее изменений и дополнений законодательство не предусматривает участия представителей работников в данном процессе. Не установлена обязанность работодателя согласовывать должностную инструкцию с профсоюзным органом либо учитывать его мнение при утверждении или изменении (дополнении) инструкции. Но, учитывая важность должностной инструкции, а также существенность возможных злоупотреблений работодателя при внесении в нее изменений и дополнений, и исходя из принципа свободы договора, профсоюзным организациям следует добиваться закрепления в колдоговорах механизмов, позволяющих профсоюзам контролировать введение в действие, изменение и дополнение должностных инструкций. Также нужно пытаться закрепить в колдоговоре положения, ограничивающие работодателя в части включения в должностную инструкцию работника обязанностей, не связанных с профилем его работы, не предусмотренных квалификационными справочниками и т.п. В таком случае, даже если должностная инструкция является локальным нормативным актом и не требует согласования с работником, ее положения, ухудшающие положение работника по сравнению с условиями колдоговора, в силу ч. 4 ст. 8 ТК РФ не подлежат применению[1].

  Отсутствие системного правового регулирования вопросов, связанных с должностными инструкциями, вызывает по меньшей мере недоумение. Такая ситуация порождает многочисленные конфликты и споры по поводу введения или изменения должностных инструкций, создает почву для сверхэксплуатации и нарушений работодателями интересов работников в сфере труда. Поэтому представляется необходимым скорейшее создание соответствующей нормативной базы

Список литературы

 

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (действующая редакция).*

2.          Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и других  служащих. – М.: Экономические новости, 1999. – 400с.

3.          Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. – М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. – 2003.

4.          Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация : учеб. пособие / И.Ю. Андропова,  Н.Л. Андропова, Н.В. Макарова. – М. : Издательский центр «Академия», 2008. – 64 с. .

5. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях : учеб. пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флинта : Наука, 2009. – 296 с.

6. «Об утверждении Положения о системе управления охраной труда в организациях Государственного комитета РФ по охране окружающей среды».

7. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65.

8. http://www.eg-online.ru/article/56113/

9. http://www.rosmintrud.ru

10. http://www.grandars.ru

11. http://alti.ru/instrukcia.html

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

Разработка должностной инструкции для швеи 4-го разряда.

 

Общество с ограниченной ответственностью «Каслинская швейная фабрика»

(ООО «Каслинская швейная фабрика»)

 

Должностная инструкция швеи 4-го разряда

16.06.2015                                                   г. Касли                                                         №4

 

УТВЕРЖДАЮ 
Директор 
Кузнецова С.А. 
«________»_____________ ____ г.