Роль и задачи кадровой службы

Содержание 

Введение…………………………………………………………………….…...3

1. Теоретические  аспекты деятельности кадровой  службы……………..…..5

  1.1. Роль службы управления персоналом для предприятия………..........5

  1.2. Основы деятельности кадровой службы………………………………..11

  1.3. Задачи кадровой службы……………………………………………...….14

  1.4. Документирование и регламентация кадровой

  деятельности………..………………………………………………………….17

2. Кадровая служба в современной России ………………………….……….27

  2.1. Роль и значение кадровой службы ……………………………………...27

  2.2. Предложения  по совершенствованию работы  кадровых 

  служб……………….  …………………………………………………………..29

Заключение……………………………………………………………………....32

Библиографический список…………………………………………………..…33 

Введение 

     С переходом к рыночной экономике  происходят принципиальные изменения  в системе управления предприятиями. Следствием таких изменений становятся новы подходы к организации и  качеству управления предприятием, а  также к управленческим кадрам.

     Для преодоления экономического кризиса  необходимо решить ряд проблем, связанных  с изменением в системе управления персоналом организации. В силу этого  особую важность и практическую значимость приобретает эффективное управление персоналом. До недавнего времени  это понятие практически отсутствовало  в управленческой практике, хотя в  каждой организации существовала подсистема управления персоналом (отдел кадров), в обязанности, которой входили  прием и увольнение работников, обучение и переподготовка кадров и т.д. Но отделы кадров, как правило, имели  низкий организационный статус, являлись слабыми в профессиональном отношении. Они были структурно разобщены с  другими подразделениями, которые  выполняли функции управления кадрами (отдел труда и заработной платы, юридический отдел и др.). И, как следствие, он не являлся ни методическим, ни информационными, ни координирующими центром кадровой работы организации.

     Современным кадровым службам не достаточно только оформлять приказы и распоряжения, хранить кадровую информацию. Они  постепенно должны превращаться в центры по разработке и реализации стратегии  организации труда, цель которой  повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программ развития кадров, обеспечение справедливой оплаты труда  и т.д.

     При переходе к рынку происходит медленный  отход от прежнего иерархического управления, жесткой системы администрирования  к рыночным взаимоотношениям. Поэтому  необходима разработка новых подходов к построению системы управления персоналом организации - построение организационных структур, в соответствии, с которыми весь отсчет функций управления ведется не сверху вниз, а снизу вверх. Отсюда ориентация не на иерархические вертикальные структуры, а на многообразные формы горизонтальных связей.

     Цель  работы – изучить роль и задачи кадровой службы.

     Задачами  данной работы являются:

• Изучение роли кадровой службы для предприятия
• Изучение основ деятельности кадровой службы
• Изучение задач деятельности кадровой службы
• Изучение документов, регламентирующих деятельность кадровой службы
• Рассмотреть роль и значение кадровых служб в современных условиях
• Внести предложения по совершенствованию работы кадровых служб.

     Объект  исследования – кадровая служба в  современных условиях.

     Предмет – роль и задачи кадровой службы.

     При написании работы были использованы законодательные и нормативные  документы, действующие в РФ, а  также специальная литература по исследуемой проблеме.

      Методологической  основой исследования явились методы теоретического анализа, синтеза, обобщения, систематизации, наблюдения, логический метод.

1. Теоретические аспекты  деятельности кадровой  службы.

1.1. Роль службы управления персоналом для предприятия 

     Кадровая  служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и  организационно-методическое руководство  мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

     Огромные  надежды руководства для обеспечения  процветания компании возлагаются  на собственные возможности, умение, инициативу и предприимчивость, а  более точно – на тот кадровый потенциал, который создан и который  предстоит модернизировать с  учетом всех новых, постоянно меняющихся потребностей рынка.

     Деятельность  кадровой службы (менеджера по персоналу) определена в соответствующей должностной  инструкции. (Приложение 1)

     В большинстве компаний на определенном этапе развития появляется необходимость в специалисте  по кадровому менеджменту. Он определяет, какие мероприятия в области  подбора, обучения, оценки персонала  необходимо проводить для достижения целей данной организации. Это наиболее распространенная причина создания службы персонала, но существуют и другие мотивы, подталкивающие руководство  к формированию HR-отдела компании. [12]

     Рассмотрим  подробнее причины создания службы персонала и перспективу дальнейшего  функционирования этого подразделения:

     1. Служба персонала как дань  моде.

     Если  создание HR-службы является следованием  моде, то с большой вероятностью она будет выполнять только представительскую  функцию: вряд ли директору по кадрам будет поручено решать серьезные  задачи, связанные с развитием  компании в целом. Найти общий  язык с топ-менеджерами и генеральным директором ему будет непросто, так как подведомственная ему служба не станет восприниматься как подразделение, непосредственно влияющее на достижение стратегических целей компании.

     В данной ситуации руководителю HR-службы рекомендуется:

- отстоять  статус своего подразделения  за счет грамотного определения  существующих проблем и предложения  путей их решения;

- получить  в свое управление бюджет подразделения,  а именно: статьи, связанные с  планированием фонда оплаты труда,  социальных льгот, затрат на  подбор персонала, инвестициями  в обучение и развитие персонала,  укрепление корпоративной культуры  и т. д.

     2. Служба персонала как "первая  помощь" при решении проблем.

     В ряде случаев служба персонала создается  в качестве "помощника" существующему  отделу кадров, который уже не способен справляться с возрастающим объемом  задач, поставленных перед ним другими  подразделениями компании. В такой  ситуации топ-менеджмент формирует HR-службу по приоритетности решаемых задач: сначала  появляется рекрутер или менеджер по подбору, потом специалист по обучению или тренинг-менеджер и т. д.

     В данном случае у генерального директора  и акционеров есть понимание необходимости  службы персонала для дальнейшего  развития бизнеса. Важно, чтобы директор по персоналу полностью использовал  имеющиеся возможности: принимал участие  в совещаниях топ-менеджеров, отчитывался о результатах своей деятельности перед собственниками бизнеса.

     3. Служба персонала как неотъемлемая  часть компании.

     Наиболее  желательна ситуация, когда служба персонала формируется вместе с  компанией, и уже на начальной  стадии развития организации ее директор участвует в построении будущей  организационной структуры всего  предприятия формировании бизнес-процессов  между подразделениями. В данном случае HR-специалист будет иметь  возможность придерживаться в работе принципа проактивности, т. е. действовать в режиме опережения и профилактики - в противовес так называемой реактивной работе, когда деятельность сотрудника направлена на исправление и устранение возникающих проблем.

     Когда HR-директор участвует в формировании команды топ-менеджеров (подборе руководителей и разработке для них компенсационных пакетов), он получает возможность в дальнейшем стать одним из лидеров организации.

     Этот  наиболее грамотный метод построения службы персонала в компании, к  сожалению, не слишком часто встречается  в российской практике.

     По  каким бы причинам ни была сформирована HR-служба, важное значение имеет та роль, которую она играет в развитии организации. Опыт отечественных компаний показывает, что в большинстве случаев в своем развитии HR-подразделение переживает последовательно три роли:

-поддерживающая,

-сервисная,

- партнерская.[8]

Поддерживающая  роль службы персонала.

     На  начальной стадии развития компании владелец или генеральный директор чаше всего испытывает потребность  в услугах кадровика, основная задача которого — ведение кадрового  документооборота компании в соответствии с национальным законодательством.

     Через выполнение данной роли поддержки бизнеса  проходят те службы персонала, которые  не создаются с нуля, а преобразуются  из существующего в компании отдела кадров. В этом случае функции по управлению персоналом распределены между  линейными руководителями, и каждое подразделение самостоятельно решает стоящие перед ним задачи в  области подбора и обучения сотрудников. Так, с одним кадровым агентством или тренинговой фирмой могут обособленно друг от друга работать два или три представителя разных отделов компании-заказчика.

     Иногда  отдел кадров и служба персонала  являются двумя самостоятельными подразделениями  организации. Но в большинстве ведущих  отечественных компаний отдел кадров входит в структуру службы персонала, а его начальник или делопроизводитель  подчиняются директору по персоналу.

Сервисная роль службы персонала.

     Ситуация, в которой функции управления персоналом распределены между подразделениями, значительно снижает эффективность  бизнеса в целом, особенно при  росте численности сотрудников  и количества задач в области  подбора и обучения кадров. В данной ситуации у службы персонала появляется больше полномочий, например, HR-директор выясняет потребности менеджмента, обеспечивает выполнение задач, сформулированных внутренним заказчиком, то есть, топ-менеджерами и линейными руководителями.

     Главным результатом деятельности на этом этапе  является решение операционных задач  и исполнение следующих функций  в области управления персоналом:

- стратегия  управления персоналом;

- разработка  политик в области управления  персоналом;

- подготовка  и исполнение бюджета в области  управления персоналом;

- кадровый  документооборот;

- регулирование  трудовых отношений;

- поддержка  отношений с профсоюзом;

- подбор  персонала;

- планирование  численности персонала;

- внешний  подбор, внутренний подбор кадров;

- оценка  кандидатов, проведение тестов;

- работа  с выпускниками вузов;

- адаптация  персонала;

- обучение  сотрудников;

- оценка  потребности в обучении;

- создание  обучающих программ;

- проведение  обучения;

- оценка  эффективности обучения;

- создание  кадрового резерва;

- оценка  сотрудников;

- оценка  результатов деятельности;

- планирование  карьеры;

- развитие  корпоративной культуры;

- проведение  корпоративных мероприятий;

- создание  корпоративных СМИ, интранета;

- мотивация  и стимулирование работы персонала;

- формирование  компенсационных пакетов;

- создание  социальных пакетов;

- организационное  развитие;

- автоматизация  функций управления персоналом;

- описание  бизнес-процессов;

- перемещение  и увольнение персонала;

- охрана  труда (в производственных компаниях  эта функция в ведении технической  службы или службы главного  инженера);

- оценка  эффективности управления персоналом.

     В этот период сотрудники службы персонала  разрабатывают основные HR-инструменты. При формировании политик и процедур в области управления кадрами  необходимо привлекать линейных руководителей  и топ-менеджеров в качестве консультантов, так как именно им предстоит применять данные методы на практике. Если специалисты HR-службы самостоятельно разработали алгоритмы в области подбора или обучения кадров, то на этапе внедрения им рекомендуется опросить руководство, насколько понятны и удобны для них предложенные варианты взаимодействия со службой персонала.

Служба  персонала как бизнес-партнер.

     Со  временем директору по персоналу  становится очевидно, что мало просто осуществлять разработку и внедрение кадровых программ и мероприятий - службе персонала необходимо стать функцией бизнеса, то есть работать ради достижения целей всей организации. Чтобы убедить коллег и руководство в том, что его служба — не просто сервисное подразделение, но и бизнес-партнер компании, директору необходимо посмотреть на все HR-мероприятия с позиции их стоимости и начать разговаривать с руководством компании на языке цифр (или коммерческой выгоды).

     На  данном этапе становится понятным, что каждая кадровая программа должна в итоге приносить прибыль  компании — будь то подбор персонала, создание учебного центра или проведение корпоративного мероприятия.

Главная задача службы персонала в этот период - повышение рыночной стоимости компании с помощью инструментов управления персоналом, а также разработка стратегии  компании в области управления персоналом, развитие ее организационной структуры, создание систем оценки деятельности подразделений.

     Практика  показывает, что в отечественных  компаниях довольно редко HR-службы становятся стратегическими партнерами. Это обусловлено относительной  молодостью бизнеса в нашей стране и молодостью самой профессии  специалиста по кадровому менеджменту, которая только вступает во второе десятилетие своего существования. По мнению экспертов, наиболее оптимальным  является позиционирование HR-отдела как  сервисной службы, в то время как  она, тем не менее, играет неафишируемую роль бизнес-партнера». [14]

     Задачи, стоящие перед HR-службой, также определяются стадией развития организации:

- формирования,

- роста,

- стабилизации,

-спада.

Стадии  прямым образом влияют на перечень задач, решаемых службой персонала.

     1. Формирование. Молодая компания  характеризуется неформальной атмосферой  и небольшим количеством сотрудников,  которые в курсе планов и  проблем организации и могут  заменить друг друга на рабочем  месте. Менеджера по персоналу  в штате нет - все решает  руководитель (часто он же собственник). Тесные отношения коллег, нечетко  определенные обязанности часто  приводят к конфликтам.

     2. Рост. Количество сотрудников возрастает, формируется внутренняя структура  компании, разрабатываются полномочия  и ответственность отделов и  персонала. На первое место  выходят интенсивный поиск и  отбор кадров, разработка правил  и положений, возникает потребность  в развитии внутренних коммуникаций, происходит бурный карьерный  рост сотрудников.

     3. Стабилизация. Компания стремится  удержать достигнутые позиции.  Появляются поддерживающие бизнес - отделы, меняется структурный состав  работников. Управлением персонала  решаются новые задачи, внедряются  новые технологии адаптации, оценки, формирования социального пакета  и др. Происходит формализация  и регламентация процедур и  политик.

     4. Спад. Сокращение деятельности компании, уменьшение потока инвестиций и финансирования приводит к сокращению персонала, ликвидации социальных программ, проблемам мотивации сотрудников. В этот период возрастает роль внутрифирменных коммуникаций по сопровождению изменений в компании».

     Таким образом, кадровая служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии. Существуют различные причины создания служб персонала и различные  перспективы дальнейшего функционирования этого подразделения. наглядно прослеживается зависимость функций и задач службы управления персоналом на всех стадиях жизненного цикла организации.[6] 

1.2. Основы деятельности  кадровой службы 

     Организация деятельности любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     Численный состав и структура кадровых служб  зависят в основном от масштабов  организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы  осуществления кадровой работы:

1) самостоятельное  структурное подразделение с  непосредственным подчинением руководителю  организации или его заместителю;

2) выполнение  функций кадровой службы отдельным  сотрудником организации;

3) выполнение  функций кадровой службы по  совместительству с выполнением  другой работы.[9]

     Функциональные  обязанности кадровой службы заключаются  в следующем:

- разработка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития конкретной организации;

- оформление  приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

- учет  личного состава;

- хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль  исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

-изучение  движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

-анализ  состава специалистов организации,  деловых качеств работников с  целью их рационального использования;

-создание  условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

-работа  по созданию резерва на выдвижение;

-подготовка  предложений по улучшению расстановки и использованию работников;

-подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной

комиссии;

-подготовка  материалов для представления работников к поощрению и награждению;

-принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

-организация  контроля состояния трудовой  дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка;

-ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам.[5]

     В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих  и специалистов, представления о  поощрении, графики отпусков и т.п.

     Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

1) сведения  о нарушителях трудовой дисциплины;

2) копии  приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации,  увольнении работников;

3) копии  приказов об утверждении (изменении) правил внутреннего трудового распорядка;

4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения  трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца  и т.п.

     В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и  т.п.[7]

     Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

- требовать  от всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов;

- принимать  работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

- взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров;

- требовать  от других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров.

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.[11]

     Таким образом, организация деятельности кадровой службы начинается с составления положения об этом подразделении. Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются различные организационные формы осуществления кадровой работы. В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций  и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. 

1.3. Задачи кадровой службы 

     Основные  задачи кадровой работы на предприятии  можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное  направление кадровой работы  предполагает решение следующих  основных задач:

- прием  работников на предприятие;

- учет  работников;

- увольнение  работников;

-работа  с временно отсутствующими работниками  предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших  в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное  направление:

-подбор (поиск и отбор) работников  для предприятия;