Роль информации в деятельности организации

                          Министерство образования Республики Беларусь

Частное учреждение образования

Минский техникум предпринимательства

Предметно-цикловая комиссия

«коммерческой деятельности и бухгалтерского учета»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему «Роль информации в деятельности организации»

по дисциплине «Экономика организации»

Выполнила учащаяся

Специальности «Коммерческая  деятельность»

Допущена к защите «____»_______________20    г.

________________________________

                  Работа защищена с отметкой _______________

                                     ________________________________

            Минск 2011

Содержание

Введение …………………………………………………………………………3

1. Роль и значение информации в деятельности организации……………4
1. Сущность, понятие и виды информации…………………………4
2. Виды информационных систем в организации………………….13
2. Влияние информации на деятельность организации…………………..17

1. Взаимосвязь организационной деятельности организации и информационных систем……………………………………………..17
2. Пути и методы совершенствования информационных систем…19

Практическая часть (вариант 07)..……………………………………………...36

Заключение……………………………………………………………………....56

Список использованных источников…………………………………………..57

ВВЕДЕНИЕ

Тема  работы  актуальна, потому  что  в современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Целью  работы  является  раскрытие  основных  методов  получения  информации  о  ситуации  при  принятии  управленческих  решений.

Задачами  работы  являются:

1) выявление  значения  и  сущности  информации;

2) определения влияния информации на деятельность организации.

Перед управляющим органом  обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования  и передачи новой производной  информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления. Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. От этого зависит не только судьба конкретной личности или предприятия, но и, быть может, судьба государства в целом, его роль на международной арене. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается.

РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Сущность, понятие и виды информации.

“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом ...”.

Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Когда люди узнают что-то новое, они начинают жить по-другому, меняются и их потребности в информационных услугах. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям. Практически ценность информации прямо пропорциональна той роли, которую она играет в принятии решений, и тому, что поставлено на карту этим решением. Ценность информации определяется тем, как вы распорядитесь ею. Сама по себе она стоит немного.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно  труду, материалам и капиталу создает  богатства. В этой своей функции  информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента.

Информация состоит  из всех объективных фактов и всех предположений, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных  с данной проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи, должно считаться информацией.[1]

При даче характеристики информации используют следующие показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке подобной информации используют качественные показатели: информация избыточна, требуемого объема, информация недостаточна. Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа. Недостаток же информации затрудняет выработку правильного решения.

Достоверность информации – это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация, в отличие от товара, при передаче остается у источника (продавца).

Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновой информации нет, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

Открытость информации характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих, но с условием ее сохранения в тайне от работников других предприятий.[2]

Эффективный сбор информации должен опираться на научный подход, обеспечивающий объективность и  точность результата, быть систематическим, вовлекать в свою орбиту различные источники и сопровождаться анализом. И, прежде всего, необходимо четко определить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения данных о нем; нужный объем; методы сбора; ориентировочные затраты.

Источники управленческой информации могут быть внутренние и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов.

Психологи указывают, что  человек воспринимает не всю поступающую  к нему информацию. Это зависит  от множества причин субъективного  характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров и ряда других причин.

Слушая человека, следует  внимательно наблюдать за его  поведением – жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, манерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов – отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, информацию можно получать и воспринимать в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе часто сталкиваются и с такими явлениями, как слухи и дезинформация.

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. Затем эти догадки, как снежный ком, обрастают несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к другому, а иногда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию.

Таким образом, источники  информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что  определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные  подразделения – информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего включают в себя отделы научно-технической информации, технические архивы и другие отделы. Они пропускают через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие, проводят ее первичную обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции  информационной службы существенно  расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.

Сегодня ситуация в деловой  сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких-либо определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном и систематическом сборе и покупке информации. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки позволяет предугадать будущую политику конкурентов и соответствующим образом подготовиться к ней.

Вообще процесс промышленной разведки включает в себя определение  потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам. Нужно иметь в виду, что, вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы связана со сбором и изучением открытых материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов. [2]

Информатизация экономики - превращение информации в экономический ресурс первостепенного значения. Термин информация означает сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые уменьшают имеющуюся о них степень неопределенности, неполноты знаний. Экономическая сущность информации не отделима от процесса информирования, поэтому необходимо рассматривать источник информации и потребителей информации. Роль потребителей информации с экономической точки зрения очерчивается в следующем определении: «информация - новые сведения, принятые, понятые и оцененные конечным потребителем как полезные, представляющие экономическую ценность. Экономическая информация выступает одновременно как: предмет (первично-необработанные данные), средство (совокупность знаний, приемов, средств для переработки информации), результат труда (информация, которая обладает потребительскими свойствами).

В информационных экономических отношениях по своей природе информация является коллективным продуктом. Она обостряется противоречием между общественным характером производства и капиталистической формой присвоения. В связи с важной ролью, которую играет информация в современном мире, все более острой становится проблема доступа к ее источникам и общественных форм обслуживания.

В качестве товара информация не может отчуждаться подобно  материальной продукции. Ее купля-продажа  имеет условное значение. Переходя к покупателю, она остается и у продавца. Она не исчезает в процессе потребления. Государство само является одним из крупнейших потребителей компьютерной техники, производителем, потребителем и накопителем информации.

При работе с информацией всегда имеется ее источник и потребитель (получатель) (рис.1):

Рис. 1. Передача сообщения  от источника к получателю.

Сообщение от источника  к получателю передается посредством  какой-нибудь среды, являющейся в таком  случае «каналом связи».

Характеристики экономической  информации: объем информации, целостность информации, цикличность, удельный вес значений.

Свойства экономической  информации: 

1. ценность и полезность экономической информации характеризуется стоимостью, трудоемкостью, доступностью, истинностью и релевантностью;
2. полнота экономической информации может быть: достаточной, недостаточной, избыточной;
3. независимость содержания от форм предоставления.

Классификация экономической  информации:

1. По значению в  процессе управления:

- управляющая (состоит из доводимой до сведения исполнителей информации в форме прямых приказов, плановых заданий либо в форме экономических и моральных стимулов);

- осведомляющая (воплощена  в отчетных показателях, выполняет  в экономической системе функцию  обратной связи: сведения о результатах выполнения решения и состояния управленческого объекта).

2. По содержанию:

- по фазам и процессам  производства: информация о рынке,  информация о производстве;

- по отображенным структурным  единицам: по отраслям, по экономическим районам, по отдельным предприятиям.

3. По возможности использования  ценности информация для принятия  решения: 

- полезная;

- ложная;

- избыточная.

4. По степени обработки  и месту в информационном процессе:

- первичная; 

- производная. 

5. По постоянности: 

- постоянная;

- условно-постоянная;

- переменная. [3]

Содержание информации - конкретные сведения о данном объекте или явлении, определяющие совокупность элементов, сторон, связей, отношений между ними.

По своему содержанию информация может иметь политический, военный экономический, научно-технический, производственный или коммерческий характер и быть секретной, конфиденциальной или несекретной

Секретная информация - информация, которая представляет собой государственную или служебную тайны и охраняется государством.

В зависимости от величины политического или экономического ущерба, который может быть нанесен  интересам государства в случае разглашения секретной информации она может иметь гриф «особой важности», «совершенно секретно» или «секретно».

Конфиденциальная информация - информация, которая представляет собой коммерческую или личную тайны и охраняется ее владельцем.

Несекретная информация - информация, которая не представляет собой государственную, служебную, коммерческую или личную тайны и может быть опубликована в открытой печати.

Несекретная информация не защищается от утечки, так как  не содержит в себе каких-либо тайн, но в случае если она представлена в форме документов (библиотеки) или банка данных ЭВМ она может  и должна защищаться от нарушения целостности и блокирования.

Государственная тайна - сведения, охраняемые государством, разглашение которых может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для ее обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов. К государственной тайне относится секретная информация с грифами «особой важности» и «совершенно секретно».

Служебная тайна - охраняемые государством сведения в любой области науки, техники, производства и управления, разглашение которых может нанести ущерб интересам государства.

К служебной тайне  относится секретная информация с грифом «секретно».

Коммерческая тайна - сведения конфиденциального характера из любой сферы деятельности государственного или частного предприятия, разглашение которых может нанести материальный или моральный ущерб ее владельцам или пользователям (юридическим лицам). Охрана коммерческой тайны осуществляется ее владельцем.

Личная тайна - сведения конфиденциального характера, разглашение которых может нанести материальный ущерб отдельному (физическому) лицу. Охрана личной тайны осуществляется ее владельцем.

Говоря об информации как объекте посягательства необходимо выделить термин «Охраняемые сведения».

Охраняемые сведения - сведения, составляющие государственную, служебную, коммерческую или личную тайны, на распространение которых накладываются ограничения соответствующими заинтересованными органами. [4]

2. Виды информационных систем в организации

Так как имеются различные  интересы, особенности и уровни в  организации, существуют различные  виды информационных систем. Никакая  единственная система не может полностью  обеспечивать потребности организации  во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 1. Типы информационных систем

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать  контроль, управление, принятие решений  и административные действия средних  менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация  имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция  имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всех коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода – обслуживает стратегический уровень.[4]

2. ВЛИЯНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Взаимосвязь организационной деятельности организации и информационных систем.

Организация - это устойчивая формальная социальная структура, которая  берет ресурсы из окружающей среды  и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию.

Техническое представление  сосредоточивается на трех элементах  организации: капитал и рабочая  сила – первичные факторы производства, окруженные внешней средой. Организация (фирма) преобразовывает их в изделия  и услуги посредством производства. Организация более устойчива и долговечна, чем неформальная группа. Она имеет внутренние правила и процедуры, должна соблюдать законы. Организации - также социальные структуры, потому что они представляют собой собрание многих социальных элементов, так же, как машина, имеет структуру - определенное расположение клапанов, кулачков, валов и других частей.

Более реалистическое поведенческое  представление организации то, что  она является совокупностью прав, привилегий, обязательств и ответственностей, которые тщательно сбалансировались за какое-то время посредством конфликтов и разрешения. В этом поведенческом взгляде фирмы персонал, который работает в организации, совершенствует общепринятые способы работы, он приспосабливается к существующим связям и заключает соглашения с подчиненными и руководителями относительно того, как работа будет выполнена, сколько и на каких условиях.

Технический взгляд на организацию  поощряет нас сосредоточиваться  на способе, которым входы превращаются в выходы, когда технологические изменения внедряются в компанию. Фирма видится как бесконечно гибкая, с капиталом и рабочей силой, замещающими друг друга совершенно легко. Но более реалистическое поведенческое представление организации предполагает, что создание новых информационных систем или переоборудование старых влияет намного больше, чем техническая перестановка машин или рабочих, что некоторые информационные системы изменяют организационный баланс прав, привилегий, обязательств, ответственностей и чувств, который установился за длительный период времени.

Технологическое изменение  требует изменений в том, кто  обладает и управляет информацией, кто имеет право на доступ и  модернизацию, кто принимает решения  относительно кого, когда и как.

Технические и поведенческие  представления организаций непротиворечивы. Техническое представление сообщает нам, как тысячи фирм в конкурентных рынках объединяют капитал, рабочую силу и информационные технологии, в то время как поведенческая модель позволяет видеть, как эта технология воздействует на внутреннюю работу организации.