Роль информации в деятельности организации. 2
Введение
Информация играет важную роль в обществе, она связывает между собой различные материальные и интеллектуальные виды деятельности людей и выступает важнейшим ресурсом жизнедеятельности. При этом характерной особенностью этого вида ресурсов, в отличие, например, от природных, является то, что он не только не убывает со временем, но и постоянно нарастает, создавая тем самым условия для накопления опыта, способствуя выработке и принятию эффективных управленческих решений.
Для современных условий развития информационных технологий характерно все более широкое использование высокоэффективных автоматизированных информационных систем, позволяющих существенно повышать уровень управления экономическими объектами. Современные информационные системы предоставляют возможность осуществлять сбор и хранение информации, оперативно и точно передавать ее по назначению, осуществлять ее обработку, выявлять отклонения от намеченных показателей, производить анализ данных. На этой основе появляется возможность поэтапно осуществлять систематический контроль за всеми участками деятельности банка, координировать и своевременно вносить соответствующие коррективы, отслеживая изменение условий внешней среды. Применение развитых информационных систем создает предпосылки для усиления централизации и оперативности контроля, перенесения на высший уровень руководства контрольных функций.
Коммерческие организации в силу своей деятельности могут располагать возможностями по накоплению информации, касающейся своей деятельности, а также функционирования многих других объектов и субъектов экономической и социальной жизни общества. Вместе с тем, потребности предприятий в информации продолжают неуклонно нарастать, и удовлетворение их происходит явно не в полной мере. Чем быстрее указанная проблема найдет свое решение, тем быстрее будут созданы условия для формирования устойчивой и надежной предпринимательской среды. При организации информационной системы предприятий важно определить основные требования, предъявляемые к информации, необходимой для эффективного управления. Информация должна быть надежной или достоверной. Информацию можно считать достоверной в том случае, если она не искажает истинного положения дел.
В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.
Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться. Это необходимо знать и понимать будущим руководителям и экономистам. От этого зависит не только судьба конкретной личности , но и предприятия. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.
Целью данной работы является изучение роли информации в деятельности организации.
Задачи курсовой работы:
1.Раскрыть роль и значение
информации в деятельности
2.Изучить влияние информации на деятельность организации.
- Роль и значение информации в деятельности организации
1.1 Сущность, понятие и виды информации
В экономической деятельности информация как средство снижения неопределенности и риска представляет большую или меньшую ценность для потребителя, исходя из уровня и полезности принимаемого решения, а также от степени снижения неопределенности. Знания как продукт для дальнейшей коммерциализации, например, овеществления в средствах труда, товарах, технологиях, имеют ценность, обусловленную размерами вероятных будущих прибылей от коммерциализации.
Таким образом, можно сказать, что информация, независимо от форм ее существования и использования в экономической деятельности, коренным образом отличается от таких ресурсов, как капитал, природные ресурсы, труд, что оказывает существенное влияние на специфику обращения информации в экономической системе. Поэтому особый интерес представляет изучение сущности и характеристик информации и знаний.
Очевидно, что в условиях информационной экономики на первый план выдвигаются скорость и качество обработки новых информационных сигналов, появляющихся знаний. Стремительность получения экономической действительности влияет на неопределенность и устойчивость компаний, рынков, национальных экономик.
Это позволяет сделать вывод о том, что информация выступает в качестве экономического ресурса не только в определенных формах и при наличии определенного содержания, но и в конкретное время. [3,c.69]
Материальные ресурсы в процессе производства переносят свою стоимость на товары и услуги, в результате чего после окончания производственного цикла перестают существовать. Информация не исчезает, но перестает иметь экономическую ценность из-за потери актуальности или невозможности ее применения. Можно говорить о том, что информация обладает свойством ограниченности в определенное время, поэтому от скорости ее получения и использования зависят выгоды, получаемые от ее применения в хозяйственной деятельности.
В последние десятилетия информация стала важным ресурсом в хозяйственной деятельности. Использование микропроцессорной технологии, электронно-вычислительных машин и персональных компьютеров обусловило коренное преобразование отношений и технологических основ деятельности в сфере экономики. Развертывается процесс информатизации как единство трех взаимосвязанных процессов - компьютеризации, совершенствования технологий сбора, накопления и использования информации и интеллектуализации. Внедрение компьютерной техники, совершенствование информационно-коммуникационных технологий, развитие человеческого капитала на этой основе становятся одними из важнейших задач управления.
Информация в современной экономике востребована и как ресурс, и как товар, удовлетворяющий информационные потребности. На всех стадиях обращения информации как экономического блага проявляются ее уникальные свойства, способствующие совершенствованию организации бизнеса.[6,c.86]
Понятие информации является очень емким, оно относится к группе общенаучных категорий и занимает важное место в различных науках, например, в физике, биологии, психологии, экономике, социологии и других. С точки зрения исследования участия информации в экономической деятельности и ее влияния на экономические процессы и явления, наиболее соответствующим представляется следующее определение информации: информация – это средство снижения неопределенности и риска, способствующая реализации определенных целей субъекта. В данном определении учитывается возможность информации приносить те или иные выгоды путем снижения неопределенности в отношении текущей ситуации и ее изменения в будущем. Следует отметить, что информация может снижать неопределенность, но, не представлять ценность для экономического агента из-за отсутствия потребностей, которые могла бы удовлетворить данная информация. Поэтому следует дополнить определение информации как средства снижения неопределенности ее способностью обеспечивать достижение целей или реализацию потребностей субъекта. Формы существования информации в экономике разнообразны – она материализуется в различных предметах, в т. ч. в средствах труда, существует в неовеществленной форме, в т. ч. в виде информационных продуктов и услуг, знаний людей. Понятия знания и информация следует отделять друг от друга. Знания являются переработанной информацией, они отражают связь между явлениями, выявленные закономерности и отвечают на вопросы "как?", "почему?" и т. п., в то время как информация дает ответ на вопросы "что?", "кто?", "когда?", "где?". [6,c.89]
Информация, как и знания, несомненно, представляют собой разновидность экономических благ, они удовлетворяют потребности индивидов, а также используются в качестве экономических ресурсов, поскольку при всем изобилии информации существуют факторы, ограничивающие как возможности ее получения и создания новых знаний, так и возможности ее использования. Более сложным представляется вопрос об отнесении информации к разряду общественных или частных благ. В зависимости от форм существования, содержания информация может выступать и в том и в другом качестве. При этом границы разграничения конкретной информации, знаний на общественное и частное благо весьма размыты, что существенно затрудняет регулирование отношений в области спецификации и защиты собственности на них.[5,c.110]
Информация как экономическое благо обращается в экономике как товар (информационных продуктов, услуг), а также как ресурс, используемый в процессе хозяйственной деятельности. Информационные продукты и услуги обмениваются на информационном рынке и имеют большое количество особенностей, как на стадиях разработки, производства, так и на этапе обращения. К информационным товарам и услугам относятся программное обеспечение, базы данных, образовательные услуги, консультирование и прочие.
В процессе создания информационных товаров основным средством производства выступает интеллект, который представляет собой способность человека создавать новые знания. Отсюда проистекает особая субъективность процесса информационного производства, характерным проявлением которой является отсутствие более-менее жесткой зависимости между затратами и результатом производства новой информации и знаний. В целом, в результате интеллектуальной деятельности создается уникальный продукт, который приносит доход ее создателю в процессе тиражирования (распространения материальных носителей с созданной информацией) или овеществлении в товарах, средствах производства, технологиях.
Для осуществления информационного производства требуется исходное сырье – информация и ранее созданные знания. Как экономический ресурс информация обладает рядом особенностей, отличающих ее от традиционных факторов производства – земли (природных ресурсов), труда, капитала. Наиболее значимыми свойствами информации являются непотребляемость в процессе использования, самовозрастание в процессе потребления, особая неопределенность ее полезности, отсутствие зависимости между исходным объемов знаний и объемом нового созданного знания, высокая мобильность, как в пространстве, так и в плане перетекания из одних наук в другие без потери актуальности. Экономическая информация относится к области экономических знаний. Она характеризует процессы снабжения, производства, распределения и потребления материальных благ.[2,c.78]
Управление экономическими объектами всегда связано с преобразованием экономической информации. С кибернетических позиций любой процесс управления сводится к взаимодействию управляемого объекта (им может быть станок, цех, отрасль) и системы управления этим объектом.
Последняя получает информацию о состоянии управляемого объекта, соотносит ее с определенными критериями (планом производства, например), на основании чего вырабатывает управляющую информацию. Очевидно, что управляющие воздействия (прямая связь) и текущее состояние управляемого объекта (обратная связь) — не что иное, как информация.
Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, включая и экономические. В современном информационном обществе информация является его стратегическим ресурсом. Поэтому важные такие ее потребительские свойства, как полнота, достоверность, актуальность и своевременность.
Особенности экономической информации:
-объемность,
-цикличность,
-преимущественное
-относительно простые
При работе с информацией имеется ее источник и получатель. Пути и процессы, обеспечивающие передачу сообщений от источника к потребителю, называются информационными коммуникациями.
Экономическая информация отражает состояние экономического объекта в пространстве и во времени, поэтому важным для пользователя является понятие адекватности информации или уровня соответствия создаваемого информационного образа реальному объекту.[2,c.80]
1.2 Виды информационных систем в организации
В функционировании информации как экономического ресурса особое значение имеют технические и технологические аспекты ее использования и обращения в экономике. Именно развитие информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) и компьютерной техники открыли новые возможности целенаправленного использования информации и знаний в экономики, выявили резервы прогрессивного развития.
Информация как экономический ресурс используется в различных направлениях, результатом чего является многообразие форм воплощения и путей создания стоимости. Коммерциализация информации в товарах, услугах, технологиях (создание наукоемкой продукции, интеллектуальных товаров, информационных услуг, и т. д.). Исследование информации как экономического ресурса, выявление ее роли и возможностей использования в экономике являются одними из наиболее актуальных, сложных проблем, стоящих перед экономической теорией. [7,c.88]
Продолжающийся процесс информатизации, накопление опыта производства информационной продукции, расширение границ применения информации в экономике обуславливают постоянное обновление теоретических и практических основ функционирование информации.
Стремительный рост темпов научно-технической революции и компьютеризации всех сфер деятельности общества привели к выделению некоторых понятий, казавшихся обыденными и тривиальными еще несколько лет назад. Такими феноменами, занимающими в нашей повседневной жизни все более значимое место, становятся информация и порождаемые ею производные понятия. Нормальное функционирование рыночного механизма сегодня невозможно представить без адекватной системы информационного обеспечения, которая должна поддерживать субъектов рыночных отношений на всех стадиях производственного цикла, а также во всех областях их деятельности. В то же время нельзя сводить роль информации только к процессу производства, поскольку экономика — это не только движение продуктов и ресурсов, это, в первую очередь, обращение информации, без которой воспроизводство становится невозможным. Очевидно, что именно рациональное отношение к информации и информационным технологиям стало одним из важнейших условий опережающего развития экономики в ведущих странах мира.[7,c.89]
Под системой управления понимается та часть производственной системы, для которой проектируется информационная система с использованием информационных технологий. Характеристика объекта управления включает в себя организационную, функциональную и информационную структуры.
Организационная структура представляется в виде схемы и ее описания. На схеме представляются уровни управления и взаимосвязь отделов. Более подробно описываются те элементы системы, для которых разрабатывается информационная система. Каждый элемент организационной структуры должен сопровождаться набором параметров с их численными и другими характеристиками.
Функциональная структура включает в себя перечень функций по обработке данных и управлению, их взаимосвязь, которая отображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной системы.
Информационная структура системы управления включает в себя схему документооборота, формы водных и выходных документов, используемые накопители информации, системы кодирования информации, показатели и реквизиты.
Схема документооборота изображается в тесной взаимосвязи с элементами организационной и функциональной структур и строится по правилам построения технологических схем обработки данных. Формы документов прилагаются к схеме. Описание документов сводится к характеристике содержащихся в них данных с указанием вида ( цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая) и максимальной разрядности в символах. [7,c.91]
Информационным отображением всей предметной области экономического объекта служит информационная база ЭИС. Для описания предметной области необходимы такие термины, как объект, свойство объекта, взаимодействие (связь) объектов, свойство взаимодействия.
Компонентами экономической информационной системы (ЭИС) являются:
1. База данных
2. Методы (алгоритмы) решения задач, записанные в виде программ
3. ЭВМ как исполнитель алгоритмов
4. Пользователи, то есть лица, которые используют результаты решения
задач в своей профессиональной деятельности.
База данных (БД) - это набор данных, которые являются истинными для соответствующей экономической системы (предприятия).
Система управления базой данных (СУБД) - комплекс программ, обеспечивающих централизованное хранение, накопление, модификацию и выдачу данных, входящих в БД. Например СУБД: MS Access, DBase, Fox Pro, MARK, СЕТОР.
Предполагается, что в управлении базой данных принимает участие специальное должностное лицо - администратор базы данных (АБД).
Объект - это любой элемент системы.
Свойство объекта - это некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в некоторый момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно точно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Объекты одного класса описываются одноименными свойствами. Объекты, входящие в некоторый тип, содержат ряд свойств, характерных для типа в целом.
Свойство взаимодействия - это такое свойство, которое характеризует совместное поведение объектов, но не относится ни к одному объекту в отдельности. Например, взаимодействуют рабочий, материалы, оборудование - свойство взаимодействия (количество изделий, произведенное за определенный момент времени). [6,c.93]
Вместе с тем, необходимо отметить недостаточное внимание, уделяемое в экономической теории исследованию информационных аспектов. Традиционные концепции обычно пренебрегают всесторонним анализом влияния информации на экономику, рассматривая лишь некоторые отдельные аспекты такового. При этом остаются практически не изученными такие важные вопросы как экономическая сущность информации, определение ее цены и стоимости, влияние информационных издержек на рыночное равновесие, качественное изменение мировой экономики под влиянием информационных факторов и многие другие. В качестве основного классификационного признака АИС целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности – процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или группы должности лиц, участвующих в управлении организационной системой. [4,c.67] В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие классы АИС:
- автоматизированные системы управления (АСУ);
- системы поддержки принятия решения (СППР);
- автоматизированные
информационно-вычислительные
- автоматизированные системы обучения (АСО);
- автоматизированные
информационно-справочные
Рассмотрим особенности каждого класса АИС и характеристики возможных видов АИС в составе каждого класса.
-Автоматизированные системы управления (АСУ).
АСУ представляет собой АИС, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления группой управления и т.д. В зависимости от объекта управления различают АСУ персоналом и АСУ техническими средствами. АСУ является организационной и технической основной реализации рациональной технологии коллективного решения задач управления в различных условиях обстановки. В этой связи разработка рациональной технологии организационного управления является определяющим этапом создания любой АСУ.[4,c.68]
- Системы поддержки принятий решений (СППР).
СППР называется
АИС, предназначенная для
-Автоматизированные информацио
АИВС предназначены для решения сложных в математическом отношении задач, требующих больших объемов самой разнообразной информации. В зависимости от специфики области деятельности, в которых используется АИВС, различают следующие виды этих систем.
-Информационно-расчетные системы (ИРС).
Эти системы
предназначены для обеспечения
оперативных расчетов и
- Системы автоматизации проектирования (САПР).[4,c.69]
Эти системы
предназначены для
- Проблемно-ориентированные имитационные системы (ПОИС).
Эти системы предназначены для автоматизации разработки имитационных моделей в некоторой предметной области.
- Моделирующие центры (МЦ).
Это АИС, представляющая
собой комплекс готовых к
-Автоматизированные системы обучения(АСО).
Одним из
возможных путей преодоления
трудностей является создание
АСО – АИС, предназначенных для
автоматизации подготовки
Автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС).
Это АИС, предназначенная для сбора, хранения, поиска и выдачи в требуемом виде потребителям информацией различают следующие виды АИСС:
- Автоматизированные архивы (АА);
- Автоматизированные системы делопроизводства (АСД);
- Автоматизированные справочники и картотеки;
-Автоматизированные системы ведения электронных карт местности (АСВЭКМ) и др.[4,c.71]
2. Влияние
информации на деятельность
2.1 Взаимосвязь организационной деятельности организации и информационных систем
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, на мой взгляд, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению виды и категории управленческой информации. Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективы оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, привидения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. [1,c.54]
Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях. Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации ( см.), все они сталкиваются с общим «требованием» самой ИУС. Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнение работы.[1,c.55]
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Виды информационных систем, лежащих в основе организации: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный, далее разделены на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются, чтобы обслужить эти различные организационные интересы.
Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.[1,c.56]
Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.[1,c.57]
Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов.
Группы служащих информационных систем знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.