Роль исследования в развитии системы управления

Содержание

Введение……………………………………………………………….……2

1. Роль исследования  в развитии системы управления…….……….…....5

1.1. Система управления  как объект исследования………………………...5

1.2. Исследование  как составная часть менеджмента  организации…...…11

1.3. Характеристика  исследования систем управления…………………...11

Заключение……………..………………………………………………….......22

Список использованной литературы………………..………………..23

Введение

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность  деятельности в условиях рыночных отношений  неразрывно связаны с ее непрерывным  совершенствованием и развитием. При  этом совершенствование организации  должно осуществляться по принципу адаптации  к внешней среде.

Сегодня четко прослеживаются факторы, определяющие необходимость  постоянного совершенствования  и адаптации организации. Это:

* рынок сбыта  производимой или продаваемой  продукции и вида услуг;

* рынок поставщика  или рынок потребителя исходных  материалов, энергии, товаров и  услуг;

* финансовый рынок;

* рынок труда;

* окружающая природная  среда.

Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию  развития. Поэтому успех любого предприятия  или организации и возможность  их выживания зависят от способности  быстро адаптироваться к внешним  изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации  условиям внешней среды заключается  принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники  и технологии; применении прогрессивных  форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании  кадрового потенциала.

В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии  непрерывного развития, которое сегодня  невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без  выбора альтернатив и направлений  развития.

Развитие и совершенствование  предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Дисциплина «Исследование  систем управления» занимает важное место в Государственном стандарте  по специальности «Менеджмент». Важность ее изучения продиктована настоятельной  необходимостью построения таких организаций (предприятий, производственных объединений, корпораций, отдельных фирм), которые  обеспечат выпуск высококачественной продукции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую  организацию без проведения исследований невозможно.

Особую роль здесь  играют исследования систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она  в большей степени решалась в  рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая статистика, логика, теория множеств и  др.

Система управления предприятиями должна отвечать современным  рыночным условиям:

- обладать высокой  гибкостью производства, позволяющей  быстро менять ассортимент изделий  (услуг). Это обусловлено тем. что  жизненный цикл продукции (услуг)  стал короче, а разнообразие изделий  и объем выпуска разовых партий -- больше;

- быть адекватной  сложной технологии производства, требующей совершенно новых форм  контроля, организации и разделения  труда;

- учитывать серьезную  конкуренцию на рынке товаров  (услуг), в корне изменившую отношение  к качеству продукции, потребовавшую  организовать послепродажное обслуживание  и дополнительные фирменные услуги;

- учитывать требования  к уровню качества обслуживания  потребителей и времени выполнения  договоров, которые стали слишком  высокими для традиционных производственных  систем и механизмов принятия  управленческих решений;

- учитывать изменение  структуры издержек производства;

- принимать во  внимание необходимость учета  неопределенности внешней среды.

Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для  реализации их существует объективная  необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенствования  системы управления, что требует  уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных  способов их реализации, повышения  уровня надежности и т.д. Организационное  совершенствование системы (ее подсистем  или элементов) затрагивает уже  не только отдельные связи, но и структуру  управления в целом. А это. в свою очередь, требует установления и  обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного измене-

1. Роль исследования в развитии  системы управления

1.1.Система  управления как объект исследования

В современном менеджменте  рассматривается множество самых  разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда  и распределения обязанностей. Это  могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются  для удовлетворения разнообразных  потребностей людей в продукции  либо услугах и поэтому имеют  самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих  перед организациями разного  класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что  для управления ими требуются  специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную  совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от ее конкретного  назначения, может быть описана с  помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация  имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему  управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Прежде всего  необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что она способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология/ А.А. Беляев. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 145с.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением  людьми, объединенными в рамках предприятия  в отделы, подразделения, службы и  т.д. Следовательно, управленческая деятельность -- это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы может рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной  системой, созданной для сбора, анализа  и переработки информации с целью  получения максимального конечного  результата при определенных ограничениях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, мы употребляем термин система. Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего, потому, что любой объект мы рассматриваем с точки зрения кибернетики и тем самым пытаемся понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле рассматриваем любой конкретный объект, в том числе и предприятие как систему.

Как правило, представление  объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями  из-за наличия множества определений  системы и трудностью выбора единого  определения, целиком используемого  при построении системы управления.

В настоящее время  можно выделить, по крайней мере, пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных  представлений системы отражает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическое представление  системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление  характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление  основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система  управления как объект исследования обладает следующими признаками: Драккер  П.Ф. Управление, нацеленное на результаты. Пер. с англ./ П.Ф. Драккер. - М.: Технологическая  школа бизнеса, 1994. - 126с.

- состоит из  множества (по крайней мере  двух) элементов, расположенных иерархически;

- элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством  прямых и обратных связей;

- система -- это  единое и неразрывное целое,  являющееся целостной системой  для нижестоящих иерархических  уровней;

- имеются фиксированные  связи системы с внешней средой.

Изучая систему  управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

* детерминированность  элементов системы;

* динамичность  системы;

* наличие в системе  управляющего параметра;

* наличие в системе  контролирующего параметра;

* наличие в системе  каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия  эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления. например, есть отдел, действия которого не влияют на Другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия  среды оказывают возмущающее  действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся  разрушить ее «изнутри». Например, в  организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует  по разным причинам ряд ответственных  работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям  следует отнести указы вышестоящих  организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться  к изменившимся условиям.

С целью обеспечения  быстрого перестроения системы в  условиях изменения среды в системе  управления должен быть элемент, фиксирующий  факт появления возмущения; система  должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы -- позволять  выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра  можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного  требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так  называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной  структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым  требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие  в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию  контролирующего параметра в  системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент выполняющий  функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и  обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при подготовке управленческих решений.

Итак, мы рассмотрели  требования, предъявленные к системе  управления как объекту исследования. Что дает нам такое рассмотрение?

- Рассматривая  конкретную организацию как объект  исследования, мы всегда должны  фиксировать и сравнивать ее  системные характеристики. Это позволяет  лучше понять эту организацию  и определить, к какому классу  сложности она относится.

- Чтобы совершенствовать  систему управления с использованием  компьютерной техники, организационное  проектирование необходимо доводить  до такого уровня, при котором  обеспечивается четкость распределения  обязанностей руководителей и  исполнителей.

- Необходима персональная  ответственность руководителей  и исполнителей. При проектировании  системы управления нужно четко  фиксировать, кто и что делает  в системе управления, кто за  что отвечает.

- Необходима информационная  проработка системы на уровне  управленческих решений.

- Исследование  и проектирование должно быть  непрерывным процессом. В системе  управления необходимо предусматривать  отдел или группу сотрудников,  которые должны постоянно прорабатывать  технологию подготовки новых  решений, обусловленных новыми  целями.

- Должна существовать  четкая документация, регламентирующая  деятельность организации. Зачастую  Положения об отделах, должностные  инструкции не конкретны и  не обеспечивают персональной  ответственности при принятии  управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании  общей концепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом системы  управления является управленческое решение.

1.2.Исследование  как составная часть менеджмента  организации

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой  системы и управляющих подсистем, следовательно, касается всех аспектов деятельности организации. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны  организации, процесс производства и сбыта (на предприятии), финансовое состояние, службы маркетинга, персонал, а также организационная культура.

Для анализа сильных  и слабых сторон организации руководство  предприятия должно оценить: обладает ли фирма силами, чтобы воспользоваться  возможностями, и какие внутренние слабости могут осложнить будущие  проблемы. Метод, который используется для диагностики внутренних проблем, называют управленческим обследованием. Данный метод основан на комплексном исследовании различных функциональных зон организации. Для целей стратегического планирования в обследование рекомендуется включить пять функциональных зон:

* маркетинг;

* финансы (бухгалтерский  учет);

* производство;

* персонал;

* организационную  культуру;

* имидж организации.

Методика анализа  производственной зоны организации  существенно отличается от широко известной  методики оценки организационно-технического уровня производства. Это отличие  объясняется направленностью анализа  на стратегическое управление и развивающиеся  рыночные отношения. В ходе анализа  производящих функций акцент делается на следующие вопросы: может ли предприятие  производить товары с меньшими издержками по сравнению с конкурентами; имеет  ли доступ организация к новым  материальным ресурсам; каков технический  уровень предприятия; обладает ли предприятие  оптимальной системой контроля качества продух Чии; насколько хорошо организован  и спланирован процесс производства.

Финансовое отношение  организации во многом определяет, какую стратегию выберет руководство  на будущее. Детальный анализ финансового  состояния помоет выявить уже  имеющиеся и потенциальные слабости организации.

При анализе маркетинговой деятельности выделяют ряд важнейших элементов исследования: доля рынка и конкурентоспособность предприятия; разнообразие и качество ассортимента товаров; рыночная демография; рыночные исследования и разработки; предпродажное и последовательное обслуживание клиентов: сбыт, реклама, продвижение товара.

Решение многих проблем  современного предприятия зависит  от обеспеченности как производства, так и управления квалифицированными кадрами. При исследовании кадрового  потенциала анализируется кадровый состав организации на текущий момент и потребность в кадрах в будущем; компетентность и подготовка высшего  руководства предприятия; система  мотивации работников; соответствие персонала текущим и стратегическим целям и задачам.

Исследования в  области организационной культуры и имиджа фирмы дают возможность  оценить неформальную структуру  организации; систему общения и  поведения работников; последовательность предприятия в своей деятельности и достижении целей; положение предприятия  по сравнению с другими организациями: способность привлекать высококвалифицированных  специалистов.

Сказанное выше относится  к факторам внутренней среды организации. Однако проводимые исследования как  составная часть менеджмента  анализируют и факторы внешней  среды организации. Мескон М.Х., Альберт  М.. Хедоури Ф.Основы менеджмента/ М.Х. Мескон. - М.: Дело, 1992. - 262с.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.

Угрозы и возможности  могут проявляться в областях внешнего окружения, соответственно им группируются факторы, подвергаемые анализу.

При анализе экономических факторов рассматриваются темпы инфляции (дефляции), налоговые ставки, международный платежный баланс, уровень занятости населения, платежеспособность предприятий.

Анализ политических факторов дает возможность наблюдать современную ситуацию, учитывая: соглашения по тарифам и торговле между странами; протекционистскую таможенную политику, направленную против других стран; нормативные акты федерального правительства и местных органов власти, уровни развития правового регулирования экономики, отношение государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитную политику властей и т.д.

Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководителям разработать оптимальную стратегию организации и укрепить ее позиции на рынке. При этом исследуются демографические условия деятельности предприятия, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных товаров и услуг, уровень конкуренции, доля рынка, занимаемая организацией и его емкость.

При анализе социальных факторов учитывают обостренные национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение общественных ценностей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок.

Контроль за технологической внешней средой позволяет не упустить моменты появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию Организации. Анализ технологической внешней среды Должен учитывать изменения в технологии производства, конструкционных материалах, в применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменении в технологии сбора, обработки и передаче информации, в средствах связи.

Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства за действиями конкурентов. В анализе конкурентов выделяются четыре диагностические зоны:

* анализ будущих  целей конкурентов;

* оценка их текущей  стратегии;

* оценка предпосылок  относительно конкурентов и перспектив  развития отрасли;

* изучение сильных  и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству  организации постоянно быть готовым  к потенциальным угрозам.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. При этом отслеживается политика правительств других стран, направление развития совместного предпринимательства и международных отношений, уровень экономического развития зарубежных фирм-партнеров.

Анализ внешней  среды, проведенный посредством  исследования рассмотренных групп  факторов, облегчает руководству  организации получить ответы на интересующие его вопросы: какие изменения  во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации; какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии организации; какие факторы представляют большие  возможности для достижения обще фирменных целей.

Таким образом, исследования как составная часть менеджмента организации -- это совокупность методов организационного и технико-экономического исследования всех указанных выше факторов и системных характеристик конкретной организации. Поиск путей и методов совершенствования системных характеристик является основной целью исследований как составной части менеджмента.

К таким характеристикам  с позиции общего менеджмента  относятся:

* цели системы  управления;

* функции управления;

* управленческие  решения;

* структура управления,

В основу исследования как составной части менеджмента организации положены следующие принципы.

* системный подход, означающий исследование конкретного объекта как системы, включающей в себя все составные элементы или характеристики организации как системы, т.е. характеристики «входа», «процесса» и «выхода».

Сюда также включаются методы управления, технология управления, организационная структура, кадры  управления, технические средства управления, информация. Рассматриваются связи  объекта между элементами, а также  внешние связи объекта, позволяющие  рассматривать его как подсистему для более высокого уровня:

* функциональный подход, который означает исследование функций управления, обеспечивающих принятие управленческих решений заданного уровня качества при минимальных затратах на управление или производство;

* общегосударственный подход к оценке результатов управленческой деятельности и затрат на содержание аппарата управления;

* творческий коллективный подход для поиска наиболее экономичного и эффективного варианта совершенствования системы управления;

Проведение исследования осуществляется в следующих случаях: Коротков Э.М. Исследование систем управления/ Э.М. Коротков. - М.: «ДеКА», 2000. - 187с.

* при совершенствовании системы управления действующей организации;

* при разработке системы управления вновь создающейся организации;

при совершенствовании системы управления производственных объединений или предприятий в

период реконструкции  или технического перевооружения;

* при совершенствовании  системы управлении вследствие  изменения формы собственности.

Исследования как  составная часть менеджмента  выдвигают следующие задачи:

1. Достижение оптимального  соотношения между управляемой  и управляющей подсистемами (сюда  входят показатели норм управляемости,  показатели эффективности работы  аппарата управления, сокращение  затрат на управление);

2. Повышение производительности  труда управленческих работников  и рабочих производственных подразделений;

3. Улучшение использования  материальных, трудовых, финансовых  ресурсов в управляющей и управляемой  подсистемах;

4. Снижение затрат  на продукцию или услуги и  повышение их качества.

В результате проведения исследований должны быть сформулированы конкретные предложения по совершенствованию  системы управления организацией.

1.3. Характеристика исследования систем  управления

Необходимость соответствия современной организации требованиям  рыночной экономики вызывает потребность  постоянного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных  нововведений служит изучение деятельности организаций.