Роль распорядительных документов в управлении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается  в различных документах, которые  взаимосвязаны и составляют системы  документации, применяемые в определенной  сфере. 

 Можно дать классификацию  систем документации, соотношение  которых в делопроизводстве разных  учреждений неодинаково: 

-   организационные  документы; 

-   распорядительная  документация;

-   информационно-справочные  документы и справочно-аналитическая  документация;

-   плановая документация;

-   отчетно-статистическая;

-   кадровая документация;

-   бухгалтерская документация.

 Среди большого разнообразия  документов предприятий и организаций,  входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая  документация (ОРД) занимает центральное  место. 

 ОРД классифицируется  на три группы:

1)                организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание  и др.);

2)                распорядительная документация (приказы,  распоряжения, постановления, решения,  указания и др.);

3)                информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки  и др.).

 В своей работе я  более подробно рассмотрела систему  распорядительной документации.

 Актуальность данной  темы в том, что распорядительные  документы регулируют и координируют  деятельность, позволяющую органу  управления обеспечивать реализацию  поставленных перед ним задач  и за счет этого получать  максимальный эффект от своей  деятельности, что особенно важно  при рыночной экономике. 

 

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

 С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений)  все распорядительные документы  делятся на две группы: документы,  издаваемые в условиях коллегиальности и документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Распорядительные документы

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

 Независимо от организационно-правовой  формы, характера и содержания  деятельности организации, ее  компетенции, структуры и других  факторов руководство любой организации  наделяется правом осуществлять  исполнительно-распорядительную деятельность  и, соответственно, издавать распорядительные  документы. 

 Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху  вниз по системе управления: от  управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.  В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.  Основанием для издания распорядительного документа может быть:

  - необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.  Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.  С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: 

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

К распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы, распоряжения, указания. 

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность  управления, повышает персональную ответственность  руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

 К распорядительным  документам, издаваемым в условиях  коллегиального принятия решения,  относятся постановления и решения.  Эти распорядительные документы  издаются на основе решений,  принимаемых совместно группой  работников (коллегией, собранием,  советом, правлением и т.п.). Коллегиальность  позволяет наиболее правильно  и эффективно решать наиболее  важные вопросы деятельности  организации. На основе коллегиальности  действуют  правительство, представительные органы и органы местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

 В системе коллегиальных  органов особое место занимают  совещательные по своему статусу  органы, например коллегии министерств,  дирекции при руководителях и  др. Решения совещательных органов  носят не обязательный, а рекомендательный  характер. Это означает, что руководитель  организации имеет право принять  собственное решение, вопреки  решению совещательного органа. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.Этапы подготовки распорядительных документов

 

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом  аналогично. Это достаточно сложный  процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это — изучение существа вопроса  и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа  на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных  и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое  качество документа, — достаточная  компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого  документа, тем выше требования, предъявляемые  к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут  быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение  вышестоящего органа, необходимость  осуществления исполнительной и  распорядительной деятельности для  решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного  документа требует сбора необходимой  информации по существу поставленного  вопроса. Для этого используют различные  информационно- справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать, прежде всего, на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе.

Вид распорядительного документа  предопределяет и характер изложения  его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или  строчными вразрядку, они зрительно  выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа  от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с  абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части  документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить  по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например «директорам заводов», «руководителям архивов».

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать»  и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время  доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаше срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного  документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении…», «Об утверждении…», «О введении…», «О создании…») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах..», «О мерах…»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы) — созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии.

Подготовив текст распорядительного  Документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются  на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов являются их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями  или должностными лицами, которых  он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми  указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового  обеспечения, обязательно согласовываются  с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а также  о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное  подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как  правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед  подписанием проект еще раз тщательно  выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются  и снимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить  поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр  документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Характеристика, особенности оформления и подготовки распорядительных документов

2.1 Приказ

Приказ - это правовой акт, который издается руководителем  организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в  случаях, когда необходимо довести  до сведения подчиненных лиц и  подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших  из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки  выполнения этих мероприятий. Приказы  издаются и в случаях, когда требуется  реализовать решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Некоторые приказы, издаваемые министерствами и государственными комитетами, имеют статус нормативных  правовых актов. Согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» приказ - это нормативный правовой акт  функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления.

Требования к подготовке и оформлению приказов, являющихся нормативными правовыми актами Республики Беларусь, сформулированы в специальных  документах.

Все приказы, издаваемые в  организациях, делятся на две группы: приказы по основной деятельности и  по личному составу. В некоторых  организациях выделяется группа приказов по административно-хозяйственным  вопросам. К приказам по основной деятельности относятся, например, приказы о распределении  обязанностей между руководством, о  внесении изменений в структуру  и штатную численность, об утверждении  организационных документов (положений  о структурных подразделениях, должностных  инструкций, штатных расписаний и  др.) и внесении изменений в них, создании комиссий и др.

Приказ является основным распорядительным документом, издаваемым руководителем организации, и при  его составлении следует соблюдать  требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, его оперативное исполнение, правильное и всестороннее решение обозначенных в нем вопросов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата  А4 или на специальном бланке для приказов. Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении приказа используются следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись;

- дата;

- регистрационный индекс.

Рассмотрим каждый из реквизитов приказа.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Пример:

«О проведении аттестации руководителей и специалистов»;

«О внедрении стандартных  форм документов»;

«О создании экспертной комиссии»;

«О проведении инвентаризации основных фондов»;

«Об утверждении должностных  инструкций работникам отдела кадров».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания  приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии»  и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа  излагаются в форме предложений  с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим  словом («в связи», «в целях») в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже.

Пример:

«В связи с переходом  на новую систему оплаты труда…»;

«В целях улучшения  подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи  материальных и моральных стимулов с результатами труда…».

Если приказ издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного  документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его  названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных  случаях и краткого содержания документа.

Пример:

«В соответствии со статьей 25 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь»…»;

«Во исполнение постановления  Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения  о порядке изготовления и использования  бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в  постановление Кабинета Министров  Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»…».

Нормативный правовой акт  или распорядительный документ вышестоящего органа может быть отражен в констатирующей части приказа.

Пример:

«Основание:   постановление Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424».(Без абзацного отступа).

Если распорядительная часть  приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть  приказа по основной деятельности начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от 0-го положения  табулятора (от границы левого поля), без кавычек и без разрядки. Перед распорядительным словом (в  конце констатирующей части) знаки  препинания ставятся в зависимости  от синтаксической связи.

Текст предписываемых в распорядительной части приказа действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам.

Каждый пункт приказа  строится по схеме:

- исполнитель (конкретное  должностное лицо или структурное  подразделение указывается в  дательном падеже);

- предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной  форме;

- срок исполнения (рекомендуется  указывать на отдельной строке).

Пример:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

Начальнику отдела кадров Н.И.Веренич, начальнику отдела организационно-правовой работы П.А.Линцевичу разработать положение об аттестации руководителей и специалистов предприятия и представить его на утверждение директору до 25.11.2007».

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить  ряд действий с разными сроками  исполнения, то в пункте (пунктах) указывается  исполнитель (исполнители), а в подпунктах - предписываемые действия и сроки  исполнения.

Пример:

«ПРИКАЗЫВАЮ:

1. …

2. Начальнику отдела кадров  Н.П.Журкевичу:

2.1. Разработать типовое  положение об аттестации руководителей  и специалистов учреждений Государственной  архивной службы Республики Беларусь.

Срок исполнения - 01.03.2008.

2.2. Разработать инструкцию  о порядке исчисления стажа  работы по специальности (в  отрасли) работников учреждений  Государственной архивной службы  Республики Беларусь.

Срок исполнения - 30.04.2008».

Для приказов с большим  количеством пунктов текст распорядительной части допустимо оформлять в  виде таблицы.

Пример:

1. Начальник отдела делопроизводства  и формирования Национального  архивного фонда Э.Н.Давыдова  Разработать инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел  10.10.2006

2. Начальник отдела обеспечения  сохранности, государственного учета  документов и автоматизированных  технологий О.А.Ледовская  Разработать инструкции о периодичности создания архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение 20.10.2006

3. …  …  …

В тексте приказа следует  избегать неконкретных выражений, таких, как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.п.

Распорядительная часть  приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, которому поручается контроль за исполнением документа или его пунктов.

Для этого используется устойчивое выражение: «Контроль за исполнением  приказа возложить на…». Структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки, типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», не допускаются.

В случае издания приказа, отменяющего положения ранее  изданного распорядительного документа  или некоторых его пунктов, в  последнем пункте такого приказа  дается ссылка на соответствующий отменяемый документ или его пункты: указывается  дата этого документа, его индекс и заголовок. При оформлении таких  пунктов применяется устойчивый речевой оборот: «Считать утратившим силу приказ…».

Пример:

«5. Считать утратившим силу приказ директора предприятия от 21.10.2001 № 155 «О создании тендерной комиссии».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Должностные лица, на которых распространяется действие приказа, должны быть автоматически  ознакомлены с его содержанием (так называемая «виза ознакомления»). При этом необходимо помнить, что  работник не имеет права отказаться от визирования документа. Однако если с содержанием документа нужно  ознакомить всех работников организации, то пункт «Приказ довести до сведения всех сотрудников (работников)» обязателен.