Роль секретаря в управленческой структуре организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего образования

«Чувашский государственный университет имени И.Н. Ульянова»

(ФГБОУ ВО «ЧГУ им. Ульянова»)

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ИСТОРИЧЕСКИХ ДИСЦИПЛИН

КУРСОВАЯ РАБОТА

РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СТРУКТУРЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Выполнила:

студентка группы ИГФ-32-15

Волкова К.А.

Научный руководитель:

к.и.н., доцент Муравьева И.В.

Чебоксары 2017

Содержание

Введение………………………………………………………………………………3

1 глава. Секретарское дело: понятие и виды……………………………………….6

1.1. Понятие и виды секретарской  деятельности…………………………………..6

1.2. Необходимость и значение  секретарского дела……………………………...10

1.3. Нормативно- методические  основы деятельности секретаря……………….12

2 глава. Компетенция и  полномочия секретаря…………………………………..17

2.1. Функции, обязанности секретаря приемной…………………………………17

2.2. Полномочия и компетенция  секретаря- референта………………………….19

2.3. Обязанности и функции офис- менеджера…………………………………...22

2.4. Компетенция и функции  секретаря руководителя…………………………..25

Заключение …………………………………………………………………………28

Список литературы…………………………………………………………………30

Введение

Для нормального функционирования и успешного развития любой организации руководитель должен осуществлять организационную и распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, который берет на себя организационные и информационные услуги, что освобождает его от ненужной траты времени и может поддерживать высокий авторитет руководителя.

В последние годы профессия секретаря претерпела значительные изменения. И если совсем недавно секретаря называли «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», которая регулирует различные производственные процессы. Действительно, все внутренние и внешние связи предприятия сходятся на секретаре. Секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и работниками, воплощающими его решения и распоряжения: между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, встречи, презентации, обмениваясь деловыми документами.

Понятие «секретарь» сегодня довольно сложное и имеет множество градаций, хотя в Средние века секретарю приходилось работать только с деловыми бумагами, писать письма. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности от секретаря– помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception1) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря. 
В работе будет рассмотрено четыре основные категории секретаря: помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь приемной.

Актуальность работы заключается в том, что секретарь - это сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В России резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Объектом исследования является секретарское дело.

            Предмет исследования: роль секретаря в современном аппарате управления.

Цель исследования: изучение требований, предъявляемых секретарю, задач, навыков и умений, полномочий.

Задачи:

1) понять, в чем заключается работа секретаря

2) выяснить какое место  отводится секретарю в организации

3) как и на чем строится  работа секретарей

Для раскрытия темы были использованы следующие нормативные документы: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (сокращенно ОКПДТР) (был принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года № 367), «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)» (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (вместе с "Правилами заполнения основных реквизитов регистрационно- контрольных форм (РКФ)", "Примерным положением о службе документационного обеспечения управления"), квалификационный справочник должностей служащих (утвержден постановлением  Госкомтруда от 14 января 1969 года N 15 (часть 1) от 8 октября 1969 года №400, с последующими изменениями и дополнениями). В качестве теоретической базы были использованы труды таких авторов, как Байковой И. Ю., Кузнецовой Т.В., Поспеловой Е. Н., и других. Также использованы материалы Интернет-сайтов по секретарскому делу.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. В первой главе говорится о понятиях, видах, необходимости секретарского дела, а также о нормативно- методической базе работы секретарей. Во второй главе рассмотрены функции, обязанности и требования, предъявляемые к секретарям.

1 глава. Секретарское  дело: понятие и виды

1.1. Понятие и  виды секретарской деятельности

Название популярной ныне профессии «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire», которое может быть переведено как секретный (от «secret»- тайна). В России должность секретаря впервые появилась в восемнадцатом веке, первоначально в качестве личного секретаря Императора России. Постепенно, в первой четверти 18 века, секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения2. Существующие законодательные акты этого периода описывают официальные обязанности секретаря и определяют сферу его деятельности. В настоящее время ни одно учреждение, никакая коммерческая организация, муниципальное предприятие или небольшая фирма не могут существовать без секретаря, выполняющего организационную и управленческую работу.

Современный секретарь- «правая» рука директора, без которой он не может эффективно управлять всем процессом работы на предприятии или фирме.

Секретарь XXI века берет на себя организационное и информационное обслуживание остальных сотрудников, тем самым освобождая своего босса от потери времени. Секретарь XXI века - лицо фирмы, который всегда будет поддерживать высокий авторитет руководителя и компании в целом. Секретарь встретит нас в каждой фирме и вежливо ответит на наши вопросы по телефону. Можно сказать, что компания начинается с секретаря. Работа секретаря очень разнообразна, необычайно сложна и интересна. Он формируется из множества творческих, логических и технических операций.

 Сегодня в организациях  и на предприятиях различной  организационно – правовой формы  существует достаточно много  разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: секретарь  руководителя, секретарь- референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис– менеджер или администратор офиса. 
Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception)– это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:

- секретарь- ресепшионист;

- секретарь офиса или секретарь приёмной;

- дежурный секретарь;

- администратор или администратор  офиса;

Должность секретаря предполагает несколько большую независимость. Как правило, управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций очень мал. Руководители этих фирм занимаются в основном решением производственных вопросов, стратегическими проблемами развития предприятий, а значительная часть управленческой (прежде всего - административной) работы возлагается на секретарей. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационализировать прием посетителей и телефонные услуги, и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с инструкциями, полученными от начальства. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта. 
Как вам известно, секретарь и референт- это совершенно разные виды секретарской профессии. Секретарь руководителя организации является ассистентом, который организует деятельность первого руководителя, подготавливает для него документы, организует встречи, переговоры, командировки и телефонную связь. Референт является специалистом не только в области секретарских вопросов, но и в сфере основной деятельности фирмы. Он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы, анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики фирмы.

Секретарь-референт — не только секретарь, но и специалист, хорошо знакомый с деятельностью фирмы, что может в ряде случаев принимать некоторые самостоятельные решения. Секретарь-референт готовит доклады руководителя, занимается поиском необходимой документации для руководителя, планирует рабочий день руководителя, решает административные вопросы в пределах своей компетенции.

Офис-менеджер – обеспечивает функционирование всего офиса: готовит материалы к презентациям, обеспечивает бесперебойное транспортное обслуживание, четкую связь, обеспечение работы офисной оргтехники и наличие канцтоваров. Офис-менеджер отвечает за внешний вид офиса, в небольшом учреждении может выполнять одновременно и функции кадровика.

В небольших коммерческих организациях секретари, как бы они ни назывались, отличаются тем, что им приходится выполнять универсальную работу.

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, опрятный внешний вид, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. 
             Офис– менеджер (office- manager)– это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис-менеджер является первым помощником руководителя в решении бесчисленных административных и экономических вопросов предприятия (организации, учреждения)3.  

1.2. Необходимость и значение секретарской деятельности

Крупномасштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и ее компонентов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий, предъявляют высокие требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников в сфере управления. Расширение сферы деятельности, увеличение сложности задач предполагают, что руководители должны больше заниматься стратегическими вопросами и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Секретарь является незаменимый помощник руководителя в его многогранной управленческой деятельности. Не будет преувеличением высказывание, что качество и эффективность аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождением руководителя от потери времени. Важными факторами успеха в работе секретаря является способность вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, которое повышает авторитет его начальника. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему нужно встречаться, с кем говорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы могут быть направлены другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует способности произвести благоприятное впечатление на сотрудников организации и представителей других фирм.

Радикальные изменения в технологии управления связаны с его автоматизацией. Концепция электронного офиса давно перестала быть продуктом только теоретических построений, многие ее элементы нашли практическое воплощение в деятельности организаций и фирм. Теперь автоматизировать многие функции секретаря можно с помощью специального программного обеспечения. Использование компьютера значительно ускоряет работу по подготовке и обработке документов, помогает более эффективно организовать рабочее время руководителя и секретаря, предоставляет ранее недоступные возможности для передачи данных через модемные устройства, считывает информацию из печатных документов, делает обработку нескольких документов одновременно.

Перед организациями, фирмами и их лидерами открываются непредвиденные информационные перспективы в связи с развитием системы Internet4 - глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей в более чем 150 странах. Internet формирует ядро, которое обеспечивает связь различных информационных сетей, принадлежащих институтам многих стран. Internet становится все более популярным в деловом мире. Компания вполне удовлетворена скоростью, дешевизной глобальной связи, удобствами для совместной работы, доступными программами, уникальной базой данных сети. Новые информационные технологии требуют повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей.

Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «бездокументному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и тому подобное. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.

Секретарь – это лицо офиса, и многим компаниям хочется, чтобы это лицо было миловидным. Поэтому внешние данные и молодой возраст - важные характеристики для работы. Бывает, что секретарями работают дамы почтенных лет, славящиеся своими деловыми качествами. Но это частные случаи, характерные, в основном, для руководителя и секретаря, долго работающих вместе. Также для работы необходимы общительность, открытость, дружелюбие, деликатность и культура общения. Секретарь должен вести себя так, чтобы у клиента осталось ощущение, что компания сделает всё, чтобы решить его проблему. По роду деятельности секретарь общается с самыми разными людьми и должен оставаться вежливым в любой ситуации. Если вы стеснительны, вам трудно идти на контакт, улыбаться незнакомым людям, то эта работа точно не для вас. Помимо прочего, секретарю необходимо иметь самообладание и эмоциональную стабильность, способность оставаться спокойным и собранным. Из деловых качеств важна организованность, внимательность, дисциплинированность, хорошая память и слух, четкая дикция, грамотность и иногда знание иностранных языков.

1.3. Нормативно-методические основы деятельности секретаря

В настоящее время правовая основа деятельности секретаря состоит из нескольких областей: законодательное регулирование, нормативное и нормативно-методическое регулирование общегосударственного действия.

Законодательство Российской Федерации имеет высшее юридическое значение. Для деятельности секретаря наиболее важными являются такие законы, как:

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» закрепил обязательное документирование информации, установил ряд понятий (информация, информатизация, информационные ресурсы и так далее), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательство предоставлять информацию государственным органам5.

Целью Федерального закона от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий для использования электронных цифровых подписей в электронных документах, согласно которым электронная цифровая подпись в электронном документе признается эквивалентной, то есть признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско- правовых сделок. Электронные документы с электронной подписью должны быть широко распространены в коммерческих организациях и, прежде всего, в сделках по купли- продаже и в других операциях по предоставлению услуг, требующих максимальной оперативности. Особенно важен закон для банков, где электронный документ получил наибольшее распространение и был применен в первую очередь6.

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле» регулирует отношения в области организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в управлении архивными делами В Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства7.

Нормативные и методические акты имеют важное значение в работе секретаря.

Одним из основных общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства является «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)»8, разработанная Росархивом. Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой набор принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ устанавливает состав управленческих документов, правила для подготовки и оформления управленческих документов, а также рассматривает организацию работы с документами, в том числе организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем на основе организационных документов, контроль и подготовку документов для передачи в ведомственный архив.

Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Положении «Об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента от 17.03.1994 №552 и в Положении «О Федеральном архивном агентстве», утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 №290.  Данные положения регламентируют формирование, организацию хранения, учета, использования и управления архивами и архивными фондами в целях обеспечения сохранности архивных документов и их разностороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Положение «Об Архивном фонде Российской Федерации» четко определяет состав Архивного фонда Российской Федерации, указывает порядок и сроки временного и депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях.

Важным нормативно- методическим документом в области хранения документов являются «Основные правила работы архивов организаций»9, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Правила основаны на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, обобщают опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в использовании технических средств и информационных технологий при работе с документами.

Ключевую роль при подготовке и оформлении документов играет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых базируются решения административных и организационных вопросов, а также управление, взаимодействие, обеспечение и регулирование деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от форм собственности и организационно-правовой формы. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка10.

Глава 2.  Компетенция и полномочия секретарей

2.1. Функции, обязанности  секретаря приемной

Секретарь есть в каждом учреждении. Но, как уже упоминалось, пост секретаря имеет много градаций. В небольшой организации (или фирме) секретарь-референт будет одним. В крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и так далее.

Обязанности и виды работ, которые должен выполнять конкретный секретарь, требования к его профессиональным знаниям и навыкам фиксируются в его должностной инструкции11.

Если работающий секретарь не имеет описания должностных обязанностей, они должны быть составлены для того, чтобы определить круг обязанностей и не быть «на подхвате» всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или из-за временной перегрузки.

Должностная инструкция является документом длительного пользования и применяется до тех пор, пока не будет заменено новой должностной инструкцией. Поэтому ее подготовка и составление должны осуществляться с большой ответственностью. То, что написано в должностных обязанностях, - это то, что от вас будут требовать. Какие права в нем даны, те вы и имеете.

Но перед тем как составлять должностную инструкцию, прежде всего используют новый "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Он разработан Институтом труда и утверждён постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. (№ 37).  Справочник является нормативным документом, и сразу же следует подчеркнуть, что новые квалификационные характеристики рекомендуются для использования на предприятиях, в учреждениях и организациях различных секторов экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм12.

Из квалификационных характеристик можно полностью различать разделы: «Должностные обязанности» и «Должен знать». Поэтому мы можем сформировать функции секретаря.

Профессиональные функции секретаря в значительной степени определяются его компетентностью, направленностью и спецификой деятельности организации, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами. Должность секретаря приемной есть практически во всех компаниях и фирмах, которые работают с определенным потоком клиентов. В зависимости от направленности самой организации обязанности секретаря- ресепшиониста будут различаться.

Общие функции: конкретные задачи, функции, ответственность и полномочия секретаря приемной зависят от того, где он работает. Общим для секретарей этой направленности остается то, что он, являясь лицом работодателя, организует работу с клиентами и решает организационно-хозяйственные вопросы.

При этом функции секретаря приемной не сводятся к приему гостей и посетителей. На секретаря- ресепшиониста может быть возложена еще и обязанность обеспечивать прием и передачу информации внутри фирмы (телефон, факс, e-mail), заказывать пропуска, водителей, курьеров. Кроме этого, руководство фирмы может поручить секретарю выполнение машинописных и копировальных работ, осуществление обзвона телефонных номеров клиентской базы. Очень часто в обязанности секретаря приемной входит подача напитков и угощений посетителям компании.

Специфика работы в данной должности такова, что в ходе работы секретарь взаимодействует со всеми структурными подразделениями фирмы, поэтому он хорошо должен представлять себе структуру всего предприятия.

Секретарь приемной должен знать и применять в работе законы, которые регулируют работу компании; внутренние нормативные документы, например, правила приема информации в компании, правила учета и хранения документов и тому подобное; правила внутреннего трудового распорядка; свою должностную инструкцию; приказы и распоряжения по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации и т.д.

Компании, размещающие вакансии «секретарь- ресепшионист», как правило, хотят видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием, грамотной речью, приятной внешностью, хорошими знаниями ПК и делового этикета, доброжелательного в общении, иногда требуется знание иностранных языков.

2.2. Полномочия  и компетенция секретаря- референта

Хоть секретарь приемной и считается первой ступенью в карьере секретаря, функции, которые он выполняет чрезвычайно важны для всей организации. Следовательно, если эту должность будет занимать не квалифицированный человек, то это печально может обернуться для организации. 
Секретарь– референт – это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря– референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы: 
- функции по документационному обеспечению управления; 
- функции по бездокументационному обслуживанию руководителя. 
             Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт – это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности. Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он – человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети – это его интересует только в связи с рабочими моментами. Все эти «мелочи» ложатся на плечи секретаря-референта. Он обязан подсказать начальнику, когда праздник, уведомить о создавшейся в коллективе напряженности (если она стоит его внимания). Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Но это было из области неформальных обязанностей.

В основные функции секретаря-референта в небольших фирмах выпадает практически все делопроизводство. В больших – его часть. То есть придется научиться составлять письма, правильно оформлять прием и отправку, регистрацию, распределение (если оно есть) и так далее. Ясно, что без идеального знания русского языка не обойтись. Письма с ошибками – это испорченное лицо фирмы. Иногда требуется, чтобы на этой должности работал человек со знанием иностранных языков. Далее, референт – это тот человек, который связывает между собой работников фирмы (или ее отделы). В его функции входит правильное распределение потоков информации между структурными подразделениями, которые работают на одно большое дело. Референт - профессия достаточно сложная, так как приходится в уме держать множество деталей и фактов. Все это необходимо, чтобы руководитель чувствовал себя комфортно, не отвлекался по мелочам от основной линии.