Российское делопроизводство в XIX - начале XX вв

Введение

Система и традиции российского  делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях России сложилась единая и регламентированная организация работы с документами  со своими особенностями.

Знание общих закономерностей и тенденций развития российского делопроизводства позволяет осмыслить сегодняшний день. Вместе с тем его история исследована сравнительно мало. Не получил достаточного освещения в научной литературе, вопрос об организации министерского делопроизводства, хотя делопроизводство высших и центральных государственных учреждений в XIX веке более или менее изучено.

В начале XIX века на смену  коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Реформа управления приводит к тому, что коллежское делопроизводство, возникшее в XVIII веке, в центральном аппарате сменяется исполнительным. В то же время на нормах коллежского делопроизводства основывается работа присутственных мест губернии, в частности, на коллегиальных началах продолжали работать губернские правления. В XIX веке коллегиальное делопроизводство не исчезает, а продолжает сосуществовать с новой системой делопроизводства, действовавшей на основе единоначалия.

В свою очередь термин «делопроизводство» в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, - более позднего происхождения по сравнению с первым значением.

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения», в котором «делопроизводство» определяется следующим образом: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Его возникновение обусловлено  изменением организационно-технической базы делопроизводства в связи с внедрением в ДОУ компьютеров, современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство базируется на документировании, под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.

Реальная рационализация организации  документооборота, которая обязательно  предшествует его автоматизации, упирается в совершенствование самого процесса управления, требующего на только уточнения задач, стоящих перед организацией, четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между структурными подразделениями (прописывается в должностных инструкциях или регламентах) и наделении их соответствующими полномочиями, но и прописыванием порядка решения каждого типового вопроса.

Актуальность курсовой работы заключается  в том, что сегодня совершенствование  управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

На сегодняшний день история  рационализации делопроизводства в  учреждениях России в XIX - начале XX вв. изучается поверхностно, неполно  и, безусловно, требует глубокого, всестороннего  рассмотрения, что и является целью  данной курсовой работы:

В связи с поставленной целью курсовой работы я решила рассмотреть следующие задачи:

-        Министерскую систему управления, сложившуюся в XIX веке;

- Проанализировать необходимость в рационализации делопроизводства в России XIX века;

- Проследить основные  этапы рационализации делопроизводства  России в XIX-начала XX вв. и сделать  выводы.

Объектом исследования выступает система делопроизводства.

1. Российское  делопроизводство в XIX - начале XX вв.

1.1 Министерская система управления и «Общее учреждение министерств».

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях  конца XVIII в. президенты имели более  широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления того времени. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как "исполнительное".

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 году в эпоху правления императора Александра I, утверждал восемь министерств Манифест об учреждении министерств - нормативно-правовой акт, регламентирующий деятельность отраслевых управленческих органов в Российской империи - «Википедия»: Энциклопедия - http://ru.wikipedia.org:

1. Военных и сухопутных  сил

2. Морских сил

3. Иностранных дел

4. Юстиции

5. Внутренних дел

6. Финансов

7. Коммерции

8. Народного просвещения

Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

В соответствии с этим актом увеличилось число министерств, и произошли некоторые изменения  в перераспределении дел между  ними.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств:

- директора, возглавлявшие  департаменты, подчинялись непосредственно  министру;

- начальники отделений  - директорам департаментов;

- столоначальники - начальникам  отделений.

Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа "для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

Окончательно единоличное  министерское начало победило лишь с изданием 1811 году манифеста об "Общем учреждении министерств" (далее Манифест) - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.

Манифестом вводилось  единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и  до их архивного хранения. Особое место  уделено порядку "сношений" (переписке) министерств с другими учреждениями.

Причинами принятия манифеста были: во-первых, на протяжении XVIII столетия число коллегий значительно возросло по сравнению с эпохой царствования Петра: зачастую эти органы подменяли друг друга, так как одна и та же функция бывала, возложена сразу на несколько коллегий. Бывало и обратное - какая-либо функция оставалась вне ведения коллегии. 9 коллегий, 2 учреждения, имевшие статус коллегий, канцелярия генерал-прокурора, сосредоточившая управление внутренними делами, юстицией и финансами, и около 14 других коллежских учреждений, а также 10 центральных учреждений придворного управления, подчиненных непосредственно императору, в совокупности составляли неповоротливый и плохо управляемый массив.

Эти учреждения, возникавшие  на протяжении всего XVIII века и ещё  продолжавшие действовать к 1801 году, по меткому замечанию советского историка А.В. Чернова, «…не сложились в централизованные отрасли управления. Их внутренняя структура отличалась неопределенностью и неединообразием». Противоречивым был и правовой статус многих учреждений, что порождало неопределенность самого вида этих учреждений (то есть невозможность их юридической идентификации).

Во-вторых, в коллегиях  отсутствовала персональная ответственность  конкретных лиц - все решения принимались  коллегиально.

В манифесте «Об учреждении министерств» должны были отразиться новые требования, предъявляемые к управлению государством:

1. Персональная ответственность  руководителей и исполнителей.

2. Образование новых  отраслевых органов - министерств,  которых было числом восемь. Это  численное сокращение, по сравнению с «расплодившимися» учреждениями, позволяло повысить оперативность в работе учреждений.

Содержание Манифеста  свидетельствует о том, что его  авторы достаточно четко различали  два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел (порядок течения дел), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или "производства дел" (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Именно это осознание "вторичности" делопроизводства по отношению к "производству дел" (принятию решений) пронизывает и "Общее учреждение министерств" и все последующие законодательные акты, принимавшиеся с целью регламентации делопроизводства на протяжении всего XIX и начала XX вв. В силу этого регламентация министерского делопроизводства в "Общем учреждении министерств" давалась как "образ" (порядок) производства дел, включающий порядок вступления дел, движение (или производство) дел, отправку дел, ревизию дел, отчетность в делах.

ИТОГ: Манифест об «Общем учреждении министерств» явился важнейшим этапом в преодолении кризиса государственного управления, в реформировании системы центральной власти в России, а также завершением министерской реформы, начатой введением министерств в 1802 г.

1.2 Регламентация работ  с документами в министерствах.

С введение в России министерской системы управления государством, изменился  и документооборот в различных  учреждениях. Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими  учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.

Все поступающие в  министерство дела делились на три  категории:

- Текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком);

- Донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

- Чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

- Дела, "не терпящие  времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.

О поступивших делах  министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель  дел канцелярии департамента. Эта  стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал "коллежский" порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения "слово в слово" всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров.

С течением времени (примерно к середине XIX в.) усложнилась регистрация  документов - документ регистрировался  на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении - 54, в департаменте министерства - 34, в совете министров - 4567. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы.

Поскольку всякое решение  предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то, естественно, делопроизводство понималось и как «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Согласно «Общему учреждению министерств» весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

- порядок вступления  дел;

- движение (производство) дел;

- отправление дел;

- ревизия;

- отчеты.

Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и  департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы (точнее, их оттиски, поскольку сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.

Журнал как форма  фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В журнале ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе. В нем излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения и указывалось, какое мнение было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного Совета, менее - журналы Комитета министров.

В 70-е годы XIX в. появилась  такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности  для фиксации заседания Особого присутствия Правительствующего Сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.

Документы, создававшиеся  в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

Поскольку еще в последней  четверти XVIII в. сложилась "иерархия властей и мест", определившая систему "сношений" учреждений различных  типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как "вписаться" в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали:

- от императора: указы,  повеления;

- от Государственного  совета: высочайше утвержденные  мнения;

- от Сената - сенатские  указы;

- от Комитета министров  - выписки из журналов заседаний.

Министры в вышестоящие  инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию "производства дела" составляла "отправка дел", включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.

Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел ("не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности" - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2.9757).

Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

 Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей.

Выходили специальные  журналы 1884 год "Вестник контор и  канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.

 Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая  в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный  этикет форменной одежды нарушил  М.М. Сперанский, явившись на прием к  генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

ИТОГ: Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

2. Рационализация делопроизводства в учреждениях России в XIX - начале XX вв.

2.1 Понятие, критерии и организация  рационального делопроизводства

Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы  рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Критерии рациональности организации  работы с документами:

-  максимальное сокращение инстанций прохождения документов;

- наличие общепринятых  в организации правил осуществления  основных делопроизводственных  процедур и "технологических  шагов";

- уменьшение времени  на выполнение делопроизводственных  процедур и "технологических  шагов";

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования);

- уменьшение численности  сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Настройка на организационно-управленческую структуру.

Общая схема организации  работы с документами должна настраиваться  на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.

Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

Прежде всего, принимается решение  о создании центров ответственности  за работу с документами (об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами.

Централизованная форма  предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур в одной специализированной службе. Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении  своей собственной группы документационного  обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

Дивизиональная структура - структура управления предприятия, в которой четко разделено  управление отдельными продуктами и  отдельными функциями. Ключевыми фигурами в управлении организациями с  дивизионной структурой становятся топ менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.  Появление таких структур обусловлено резким увеличением размеров предприятий, диверсификацией их деятельности (многопрофильностью), усложнением технологических процессов в условиях динамически меняющегося окружения.  

Простое добавление в  структуру предприятия еще одного уровня иерархии приведет в таких условиях тому, что первое лицо предприятия будет уже не в состоянии принимать стратегических решений по отдельным направлениям деятельности.  

Структуризация по дивизионам, как правило, производится по одному из критериев:

- по выпускаемой продукции  (изделиям или услугам) - Мультидивизионная  организация; 

- по ориентации на  определенные группы потребителей - потребительская специализация;

    - по обслуживаемым территориям - региональная специализация.

- по нескольким рынкам  или крупным группам потребителей - Рыночная структура управления

- по видам продукции  и регионами, в которых ее  продают - Глобальная продуктовая  структура 

- по регионам и видам  продукции - Глобальная региональная  структура  

Преимущества дивизионной структуры:

- она обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;

- обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;

- при расширении границ самостоятельности отделений они становятся "центрами получения прибыли", активно работая по повышению эффективности и качества производства;

     - более тесная связь производства с потребителями.

Недостатки дивизионной структуры: