Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Розкриття поняття документації

Міністерство науки та освіти, молоді та спорту України

Харківський інститут управління

(У формі ТОВ)

Курсова робота

з дисципліни «Організація обліку»

Розкриття поняття документації. 2. Права та обов’язки головного бухгалтера. 3. Організація податкової політики на фірмі.

Виконав:

студент 5 курсу

заочного відділення гр. ОА-51 Шабетя Р.В.

Перевірила:

викладач Щербина К.Ю.

Харків 2011

Зміст

Вступ

Теоретичні питання:

1. Роль і значення документації як елементу методу бухгалтерського обліку

1.1. Сучасні форми ведення первинної документації у бухгалтерському обліку

1.2. Реальність і перспективи ведення первинної документації

2. Посадові інструкції для головного бухгалтера

2.1. Відповідальність головного бухгалтера

2.2. Призначення і функції бухгалтерської служби

Практичне завдання:

3. Організація облікової політики на фірмі

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 року №996-ХІV, бухгалтерський облік – це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємстві зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Для потреб управління підприємством бухгалтерський облік повинен надавати повну та своєчасну інформацію, що потребує його належної організації. В бухгалтерії організаційний процес є засобом, за допомогою якого об’єднуються трудові ресурси, матеріали, технологія, інформація для досягнення поставлених перед обліком завдань. Ефективна організація обліку сприяє оптимальному використанню ресурсів, мінімізує витрати виробництва.

Мета даної курсової роботи полягає у дослідженні організації бухгалтерського обліку на підприємстві, закріпленні теоретичних знань та розробці пропозицій щодо його удосконалення.

Бухгалтерський облік як упорядкована система узагальнення інформації про діяльність юридичних осіб на відміну від оперативно-технічного й статистичного обліку ґрунтується винятково на застосуванні методу документування, який передбачає суцільне й безперервне відображення у документах всіх господарських операцій, що відбуваються у діяльності підприємств, установ і організацій.

Так, видатний італієць Лука Пачолі, автор першої книги з бухгалтерського обліку, виданої більше ніж 520 років тому, писав: «… ніхто не спроможний вести свої справи, якщо не захоче дотримуватися належного порядку в записах, та при цьому душа його буде в постійній тривозі».

В Україні первинні документи, облікові регістри та звітність мають складати українською мовою, яка відповідно до Закону «Про мови в Україні» є мовою роботи, діловодства і документації. Первинні документи мають бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Важливим у документуванні є питання про способи і засоби заповнення первинних документів.

Жодна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, не повинна уникнути документування. Однак, документуванням господарських операцій займаються не тільки і не стільки працівники бухгалтерської служби підприємства, а на сам перед ті, хто здійснюють господарські операції і дають доручення або дозвіл на їх проведення. У сучасних умовах господарювання роль бухгалтера на підприємствах постійно зростає, оскільки розширюється перелік його функцій. З облікового працівника, який займається рознесенням даних первинних документів на рахунки бухгалтерського обліку для складання звітності, він поступово перетворюється на "радника" керівника практично за всіма питаннями діяльності підприємства.

Жодне управлінське рішення не обходиться без інформації головного бухгалтера щодо його ефективності, можливих економічних і податкових наслідків.

Таким чином, роль бухгалтера на сучасному підприємстві не обмежується відображенням операцій на рахунках бухгалтерського обліку та складанням звітності, а передбачає також надання допомоги керівництву під час розв'язання проблем управлінського характеру.

1. Роль і значення документації як елементу методу бухгалтерського обліку

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», стаття 9 «Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку», та «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р., № 88 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 5.06.1995 року № 168/704), визначається порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їх об'єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім установ банків) незалежно від форми власності та специфіки установ і організацій.¹

Проте значення документації в господарській роботі підприємств не обмежується тільки тим, що її використовують для обґрунтування облікових записів. Документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства. У формі відповідних документів (платіжних доручень, касових ордерів, нарядів, вимог тощо) даються розпорядження на здійснення господарських операцій (перерахування або видачу коштів, відпуск матеріалів, виконання робіт тощо). Для працівників, що виконують ці розпорядження (касирів, матеріально відповідальних осіб, виконавців робіт тощо), документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Це допомагає дотриманню господарської дисципліни та чинного законодавства. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають важливе значення для забезпечення контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Приймання і відпуск матеріальних цінностей, використання грошових коштів, здійснення розрахунків тільки на підставі належно оформлених документів запобігають зловживанням з боку посадових осіб. Практика свідчить, що нестачі, розтрати і безгосподарність, різні зловживання найчастіше бувають там, де документи оформляються неправильно і несвоєчасно, облік ведеться незадовільно.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій. Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки для збирання й опрацювання інформації про здійснювані господарські операції, поряд з паперовими документами, дедалі більшого поширення набувають машинні носії облікової інформації. Окремі з них відображають господарську операцію безпосередньо в момент її здійснення, інші — складаються за даними первинних носіїв інформації і використовуються для зручності її опрацювання, автоматичного введення в обчислювальну машину. Впровадження в облік удосконалених ЕОМ дає змогу автоматично фіксувати і відображати їхній зміст у запам'ятовуючому пристрої машини і отримувати після опрацювання інформацію, потрібну для управління і контролю.

І. За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, в яких міститься вказівка (розпорядження, наказ, завдання) щодо здійснення господарських операцій. Вони є, зокрема, підставою для прийняття і видачі матеріальних цінностей і коштів, виконання робіт. До розпорядчих документів належать накази, чеки на одержання грошей у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на одержання матеріальних цінностей та ін. Ці документи обов'язково підписуються керівними особами. Вони мають велике значення в управлінні господарством, але не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.
Виправдними (або виконавчими) називають документи, якими оформляють виконані господарські операції і підтверджують факт здійснення цих операцій. їх складають у момент здійснення" операції, тому вони є первинною формою відображення і контролю господарської діяльності. До таких документів належать: акти приймання-передачі основних засобів, відомості (щоденники) надходження продукції рослинництва, надою молока, акти різного призначення та ін. Виправдні документи мають важливе значення для відображення здійснених операцій в обліку.
Документи бухгалтерського оформлення складають працівники бухгалтерії для підготовки і полегшення облікових записів. У них зазначають, які бухгалтерські записи мають бути зроблені на їх підставі. До документів бухгалтерського оформлення належать розподільчі і групувальні відомості, розрахунки, різні бухгалтерські довідки тощо. Наприклад, відомість розподілу загальновиробничих витрат, калькуляції та ін. Вони складаються заданими поточного обліку, підтвердженими відповідними документами.

Бухгалтерські довідки складають при виправленні помилок у бухгалтерських записах, закритті рахунків та ін. Вони досить поширені у практиці бухгалтерського обліку.

Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони використовуються тільки разом із відповідними виправдними документами.

Комбіновані документи. У практиці підприємств найчастіше застосовують документи, які поєднують у собі ознаки вищеперерахованих груп. Такі документи називають комбінованими. До них належать накладні, лімітно-забірні карти, прибуткові й видаткові касові ордери, облікові листи тракториста-машиніста і т. ін.

Застосування комбінованих документів сприяє повноті і наочності обліковуваної операції, спрощує і покращує використання документів у процесі їх бухгалтерського опрацювання. Тому в сучасній бухгалтерській практиці переважають комбіновані документи.

II. За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

Первинними називають документи, якими безпосередньо оформляють господарські операції. Вони є доказом того, що дані операції дійсно виконані. До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, квитанції та ін.
Зведеними називають документи, складені на підставі первинних документів методом (способом) групування і узагальнення їх показників. Це звіти касира, аналітична відомість по розрахункам з постачальниками та підрядчиками та ін. Зведені документи призначені для групування первинних даних про господарські операції і одержання узагальнених показників. Тому вони мають важливе значення для скорочення облікової роботи.

III. За способом охоплення операцій документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи застосовують для оформлення однієї або кількох господарських операцій. До разових документів належать первинні документи: накладні, касові ордери та ін. Характерною особливістю разових документів є одночасне їх використання для початкової реєстрації господарських операцій.
Накопичувальні документи використовують для оформлення однорідних господарських операцій (які систематично повторюються і накопичуються) в міру їх здійснення протягом певного періоду (тижня, декади, місяця). До накопичувальних документів належать багатоденні наряди на відрядні роботи, відомості витрати кормів, відомості руху молока, лімітно-забірні карти і т. ін.

На відміну від разових накопичувальні документи можуть бути підставою для відображення в обліку тільки після того, як у них записано останню операцію і підраховано підсумок всіх операцій (записів).²

Використання накопичувальних документів має важливе значення для скорочення кількості бухгалтерських записів на рахунках і є одним із важливих засобів раціоналізації обліку. Проте застосування накопичувальних документів можливе тільки тоді, коли не вимагається щоденне відображення господарських операцій в обліку.

IV.За місцем складання документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішніми називають документи, які складають безпосередньо в господарстві (касові ордери, обліковий лист тракториста-машиніста і т. ін.).
Зовнішні — це такі документи, що надходять у дане господарство від інших підприємств, організацій та установ {виписки банку, рахунки постачальників та ін.).

V.Залежно від кількості відображуваних об'єктів документи поділяють на однопозиційні і багатопозиційні.

В однопозиційний документ записують господарську операцію з одним видом матеріальних цінностей, за рахунками з однією особою, витратами на один об'єкт тощо (наприклад, касовий ордер та ін.).
Багатопозиційні документи використовують для відображення операцій з кількома видами цінностей, за розрахунками з різними особами, витратами на кілька об'єктів тощо (наприклад, лімітно-забірна карта, розрахунково-платіжна відомість та ін.).

Розглянута класифікація стосується документів, які використовують, в основному, при ручному опрацюванні облікових даних. Застосування сучасних обчислювальних машин веде до заміни звичайних документів іншими носіями економічної інформації, пристосованими до машинної обробки.

1.1. Сучасні форми ведення первинної документації у бухгалтерському обліку

бухгалтерський облік електронний документообіг

Технічний прогрес у суспільстві, що охопив і галузь інформатики, поширився на документалістику і, зокрема, на документи й документообіг у бухгалтерському обліку господарської та фінансової діяльності.

Електронні документи і електронний документообіг уведено в дію у законодавчому порядку, тому вони приймаються до інформаційного забезпечення управління національною економікою.

Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22.05.2003 р. регулюються організаційно-правові засади використання електронних документів у всіх сферах економіки.

Бухгалтерський облік при відображенні операцій, пов'язаних з електронними документами, використовує законодавчі акти, якими регулюються ці операції, зокрема, Конституцією України, Цивільним кодексом України, Законами України "'Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про зв'язок", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", а також іншими нормативно-правовими актами.

Державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на:

реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
нормативно-правове забезпечення технології обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Електронний документ - це зафіксована інформація у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів України;

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документ повинен мати обов'язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції та її оформлення електронними засобами, а також осіб, які виконали цю операцію. В разі відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили і, отже, використовуватися у бухгалтерському обліку.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронними цифровими підписами осіб, які брали участь у його створенні. При використанні електронного документа різними користувачами або його зберіганні на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають оригіналом електронного документа. В разі перетворення його у паперову форму у кількох примірниках кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.³

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством для первинних документів, які відображуються у бухгалтерському обліку.

Юридична сила електронного документа та його використання як доказу не можуть бути запереченими виключно через те, що цей документ має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал при оформленні таких операцій:

одержанні свідоцтва про право на спадщину;
створенні його лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів ;

•в інших випадках, передбачених законом. Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законодавством про господарські договори.

Електронний документообіг - це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі потреби з підтвердженням факту одержання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно із законодавством, зокрема Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України. Так, оформлення банківських операцій для клієнтів за електронною технологією регулюється Національним банком України, документування господарських операцій і відображення їх у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності - Міністерством фінансів України і Держкомстатом України.

У практиці бухгалтерського обліку електронний оборот може здійснюватися при реалізації продукції (робіт, послуг), звірянні взаєморозрахунків з підприємствами географічно віддаленими, відправленні податкової звітності до податкових органів тощо.

Під час фінансового контролю досліджуються причини порушення правил створення електронних документів та їх використання (обороту) у фінансово-господарській діяльності підприємств різної форми власності.

Експертне дослідження цілісності електронного документа провадиться перевіркою електронного цифрового підпису.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевіряти їх цілісність на цих носіях.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних паперових документів, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії. Значної уваги заслуговує архівне зберігання електронних документів з бухгалтерського обліку, до яких є особливі вимоги щодо їх збереження. Так, первинні документи з бухгалтерського обліку, а такими можуть бути й електронні документи, не можна знищувати доти, поки вони не обревізовані, в разі тривалого строку зберігання документів з обліку заробітної плати персоналу (75 років) та ін.

При зберіганні електронних документів обов'язково слід додержувати таких вимог:

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

потрібно забезпечити можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.⁴

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів використанням послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержує законодавство про архівну справу в Україні. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюються у порядку, визначеному законодавством.

Організація електронного документообігу здійснюється на підставі договорів, якими визначаються взаємовідносини суб'єктів електронного докуметообороту. Так, Національний банк України встановлює взаємовідносини з суб'єктами електронного документообігу, якими виступають комерційні банки України.

Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

Суб'єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов'язки, які встановлено для них законодавством або договорами. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає потреба у визначенні додаткових прав та обов'язків суб'єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов'язки можуть встановлюватися цими суб'єктами на договірних засадах.

1.3. Реальність і перспективи первинних документів

Залежно від значення у господарській діяльності підприємства, документи виконують різні функції: доказову, інформаційну, контрольну, накопичення і зберігання інформаційних даних.

Доказова функція означає, що документи є письмовим доказом здійснення господарських операцій, тобто мають юридичну силу та використовуються для здійснення контролю й аналізу господарської діяльності, її подальшого планування, а також у ході аудиторської перевірки, проведення бухгалтерської експертизи, ревізії, у судовому процесі.

Особливою є роль документів у здійсненні контролю за доцільністю господарських операцій. Своєчасне та правильне документування господарських операцій забезпечує контроль за збереженням майна власника.

Від якості первинних документів залежить якість бухгалтерського обліку на підприємстві. Тому кожна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, повинна бути документально оформлена, оскільки без її підтвердження відповідним документом вона не може бути відображена в бухгалтерському обліку. У своїй роботі кожен бухгалтер повинен керуватися правилом: "Немає документу - немає запису". Кожен документ повинен бути оформлений відповідно до встановлених вимог.⁵