Розробка і оптимізація бізнес-процесу продуктового магазину «Велика ложка»

ВСТУП 
 

     В  своєму курсовому проекті  «Розробка і оптимізація бізнес-процесу продуктового магазину «Велика ложка»», я вирішила дослідити діяльність підприємства  із середини моделюючи його структури  роботи за допомогою стандартів IDEF0 та IDEF3. В основі кожного бізнесу знаходяться бізнес-процеси. Правильне  виділення  й удосконалювання бізнес-процесів дає компанії величезні переваги перед конкурентами.

     В основі кожного бізнесу знаходяться  бізнес-процеси. Правильне виділення  й удосконалювання бізнес-процесів дає компанії величезні переваги перед конкурентами. Бізнес-процес – це сукупність різних видів діяльності, у рамках якої "на вході" використовується один чи більш видів ресурсів, і в результаті "на виході" створюється продукт, що представляє цінність для споживача чи так званого "клієнта бізнес-процесу". Бізнес-моделі створюються з метою допомогти керівництву компанії правильно планувати розвиток підприємства й приймати вірні рішення. Крім того, вони допомагають зрозуміти наслідки ухвалення певного рішення відносно фінансів і бізнесу. Перевага моделювання бізнесів-процесів полягає в тому, що шляхом імітації різних умов можуть бути перевірені всі можливості, а також виявлені наслідки будь-якого рішення ще до того, як воно буде прийнято.

     Бізнес-процеси - це ділові, адміністративні, технологічні процедури функціонування. Розробку бізнес-проекту, його просування, реалізацію і оцінювання ефективності необхідно розглядати з різних позицій: розробників, власників коштів, інвесторів, експертів і споживачів. Причому основними критеріями оцінювання будь-якого етапу розробки інвестиційного бізнес-проекту є обов'язковість повернення вкладених коштів і отримання доходу не нижчого за середньогалузевий рівень.

     Отже, метою даного дослідження є розкриття  сутності та змісту процесу бізнес-моделювання на підприємстві.

     З вище зазначеного, можна визначити  наступні основні завдання курсового проекту:

• розкриття теоретичних основ бізнес-моделювання;
• аналіз фінансово-господарського стану в процесі обґрунтування бізнес-              моделі розвитку підприємства;
• визначення пропозицій щодо модернізації функціонуючої бізнес-моделі підприємства.

     Об’єктом  дослідження являється підприємство «Велика ложка» . Предметом дослідження  є процес бізнес-моделювання господарської  діяльності на підприємстві. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. АНАЛІЗ  ПРЕДМЕТНОЇ ГАЛУЗІ

     Продуктовий  магазин «Велика ложка» поєднує  в собі формат сучасного супермаркету та звичайного для покупців «магазину  біля дому». Асортимент торгового залу становить  велику кількість найменувань  товарів.  У магазині  робиться акцент на окремі відділи (овочево-фруктовий, кисло-молочний, хлібо-булочний, м’ясний, бакалію, алкогольний). Асортимент товару формується за допомогою споживчих переваг і рівня доходу населення (передбачуваного середнього чека).

     Що  стосується комфорту  здійснення покупок, то тут супермаркет «Велика ложка» велику увагу приділяє підготовці торгового персоналу, швидкість обслуговування на касах і наявності необхідної кількості самих кас. Основне завдання - задовольнити потреби покупця. Зробивши так, щоб прийшовши  в магазин, людина відчувала себе комфортно.

     Управління магазину здійснюється адміністрацією, яка ділиться на окремі  ланки (Таблиця 2.1) , які взаємодіють між собою:

• управління виробництва;
• управління фінансів;
• управління інноваціями.

     Завідувач відділом "Склад" організовує  безперебійну роботу складу. Організовує  приймання - здавання товарів на склад, контролюють своєчасну подачу товарів в торговельну секцію, перевіряють якість, перевіряють наявність маркувань, цінників на товарах.

     Консультант здійснює попереджувальне і ввічливе обслуговування покупців, створює для  них необхідні умови для підбору  і ознайомлення зацікавившого  їх товару. Проводить повну передпродажну  підготовку товарів (перевірку найменування, кількості, комплектності, сортності, ціни, розпакування, огляд зовнішнього вигляду, інше). Здійснює пропозицію і показ товарів покупцям; надає покупцям допомогу у виборі товарів, консультує покупців з питань призначення, властивостей, якості товарів, про правила догляду за товарами, про ціни, про пропозицію взаємозамінних товарів, нових  товарів . Контролює наявність товарів у торговельній секції, перевіряє якість, перевіряє наявність і відповідність маркувань, цінників на товарах.

     Касир виконує оформлення паспорта (іншого документа) на товар, що має гарантійний термін, акт передачі товару покупцеві, його реєстрацію і приймає оплату за товар. До обов'язків прибиральниці входить, систематична прибирання приміщення магазину.

     Таблиця 2.1 - Управління підприємством

        Управління фінансами поділене на відділи (Таблиця 2.2).

     Вантажник виконує навантаження, розвантаження  та транспортування        товарів у межах магазину. Охоронець здійснює акт перевірки покупця при винесенні товару з магазину, тобто наявність чека про оплату.

     Постачальник виконує заявку на поставку товару. Рекламне бюро стежить за популярністю магазину. Ремонтне бюро здійснює ремонт обладнання. 
 

     Таблиця 2.2- Управління фінансами

4. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧІ

Мета даного курсового проекту:

1. Проаналізувати і вибрати метод моделювання бізнес-процесу.
2. Провести дослідження про функціонування підприємства.
3. Розробити модель бізнес-процесу.
4. Провести оптимізацію  моделі.

3 АНАЛІЗ І ВИБІР МЕТОДУ ТА ІНСТРУМЕНТАРІЮ 
 

     Бізнес-процес – це потік роботи, що переходить від однієї людини до іншої, а для великих процесів, очевидно, від одного відділу до іншого. Процеси можна описати на різних рівнях, але вони завжди мають початок, визначену кількість кроків і чітко обумовлений кінець. Не існує стандартного переліку процесів, і організації повинні розробляти свої власні. Не в останню чергу це відбувається через те, що таким чином у конкретній організації досягається глибше розуміння її ситуації, коли її описують через процеси [1].

     Моделювання бізнес-процесів - це ефективний засіб пошуку шляхів оптимізації діяльності компанії, засіб прогнозування й мінімізації ризиків, що виникають на різних етапах реорганізації підприємства. Моделювання бізнес-процесів зачіпає багато аспектів діяльності компанії:

• зміна організаційної структури;
• оптимізацію функцій підрозділів і співробітників;
• перерозподіл прав і обов'язків керівників;
• зміна внутрішніх нормативних документів та технології проведення   операцій;
• нові вимоги до автоматизації виконуваних процесів [2].

     В даний час для опису, моделювання та аналізу бізнес-процесів використовуються декілька типів методологій. До числа найбільш поширених типів належать такі методології:

     -  DFD;

     - IDEF0;

     - IDEF3;

     - BPMN.

     DFD - методологія опису потоків даних (Data Flow Diagramming), призначена для опису потоків даних. Вона дозволяє відбити послідовність робіт, що виконуються в ході процесу, і потоки інформації, що циркулюють між цими роботами. Крім того, нотація DFD надає можливість описувати потоки документів (документообіг) і матеріальних ресурсів (наприклад, рух матеріалів від однієї роботи до іншої). Методологія DFD може ефективно використатися для опису процесів при впровадженні процесного підходу до керування організацією, тому що дозволяє максимально знизити суб'єктивність опису бізнес-процесів. За допомогою схеми процесів в DFD виявляють основні потоки даних, що важливо для наступного створення моделей структури даних і розробки вимог до інформаційної системи організації. Інформаційна система приймає ззовні потоки даних. Для позначення елементів середовища функціонування системи використовується поняття зовнішньої суті. Усередині системи існують процеси перетворення інформації, що породжують нові потоки даних. Потоки даних можуть поступати на вхід до інших процесів, поміщатися (і витягуватися) в накопичувачі даних, передаватися до зовнішньої суті. Модель DFD, як і більшість інших структурних моделей — ієрархічна модель. Кожен процес може бути Кожен процес може бути підданий декомпозиції, тобто розбиттю на структурні складові, відношення  між якими в тій же нотації можуть бути показані на окремій діаграмі. Коли досягнута необхідна глибина декомпозиції — процес нижнього рівня супроводжуватися  міні-специфікацією (текстовим описом). Крім того, нотація DFD підтримує поняття підсистеми — структурної компоненти системи, що розробляється [2].

     DEF0 – ( Function Modeling ) методологія функціонального моделювання та графічна нотація, призначена для формалізації і опису бізнес-процесів. Відмінною особливістю IDEF0 є її акцент на підпорядкованість об'єктів. У IDEF0 розглядаються логічні відносини між роботами, а не їх тимчасова послідовність (WorkFlow) [3].

     Основу  методології IDEF0 складає графічний мова опису бізнес-процесів. Модель в нотації IDEF0 являє собою сукупність ієрархічно впорядкованих і взаємозалежних діаграм. Кожна діаграма є одиницею опису системи і розташовується на окремому аркуші.  IDEF0-модель припускає наявність чітко сформульованої мети єдиного суб'єкта моделювання та однієї точки зору[4].  
        Модель може містити чотири типи діаграм:

• контекстну діаграму (у кожній моделі може бути тільки одна контекстна діаграма);
• діаграми декомпозиції;
• діаграми дерева вузлів;
• діаграми тільки для експозиції (FEO).

     Контекстна  діаграма є вершиною деревоподібної структури діаграм і являє собою саме загальний опис системи та її взаємодії з зовнішнім середовищем.  Цей процес називається функціональної декомпозицією, а діаграми, які описують кожен фрагмент і взаємодія фрагментів, називаються діаграмами декомпозиції.  В основі нотації і методології IDEF0 лежить поняття «блоку», тобто прямокутника, який виражає деяку функцію бізнесу. Як відомо, прямокутник має чотири сторонни (Рисунок 4.1).

       В IDEF0 ролі (функціональні значення) всіх сторін різні:

• верхня сторона має значення «управління»;
• ліва - "входу";
• права - «виходу»;
• нижня - «механізму».

     Рисунок 4.1 – Функціональні значення в  IDEF0 

     Після декомпозиції контекстної діаграми проводиться декомпозиція кожного  великого фрагмента системи на більш дрібні, при цьому кожному фрагменту задається ім'я і так далі, до досягнення потрібного рівня подробиці опису. Після кожного сеансу декомпозиції проводяться сеанси експертизи - експерти предметної області вказують на відповідність реальних бізнес-процесів створеним діаграм [5].

     IDEF3 – (Work Flow Modeling) , також відоме як  моделювання технологічного процесу,  використовується для графічного  опису і документування процесів  шляхом збору інформації про  послідовність їх виконання, відношення  між ними і про важливі об'єкти, що є частиною цих процесів. Діаграми технологічного процесу використовуються як допоміжний засіб при модернізації бізнес-процесів, розробці показника, який визначає завершеність продуктів і послуг, що постачаються, а також для збору інформації про політику і процедури всередині самої компанії. IDEF3 може бути також використаний як метод створення процесів. IDEF3 доповнює IDEFO і містить все необхідне для побудови моделей, які в подальшому можуть бути використані для імітаційного аналізу.  
Кожна робота в IDEF3 описує будь-який сценарій бізнес-процесу і може бути складовою іншої роботи. Оскільки сценарій описує мету і рамки моделі, важливо, щоб роботи іменувалися віддієслівним іменником, що позначає процес дії [6].

     В даному моделюванні існують типи перехресть  (Таблиця 4.2).

     BPMN - описує графічну нотацію для  відображення бізнес-процесів у  вигляді діаграм бізнес процесів (ДБП). BPMN орієнтована як на технічних фахівців, так і на бізнес користувачів. Для цього мову використовує базовий набір інтуїтивно зрозумілих елементів, які дозволяють визначати складні семантичні конструкції. Крім того, специфікація BPMN визначає як діаграми, що описують бізнес процес, можуть бути трансформовані у виконувані моделі на мові BPEL [7].

     Сфера застосування  BPMN підтримує лише набір концепцій, необхідних для  моделювання бізнес процесів. Моделювання  інших аспектів, окрім бізнес процесів, знаходиться поза зоною уваги BPMN. Наприклад, моделювання наступних аспектів не описується в BPMN:

• модель даних ;
• організаційна структура

     Таблиця 4.2  - Типи перехресть в IDEF3

     Не  дивлячись на те що BPMN дозволяє моделювати потоки даних і потоки повідомлень, а також асоціювати дані з діями, вона не є схемою інформаційних потоків [8].

     Проаналізувавши дані методології , свій курсовий проект я вирішила розробити за допомогою методів: IDEF3  та IDEF 0 . У IDEF0 розглядаються логічні відносини між роботами, а не їх тимчасова послідовність. Розроблені моделі IDEF0 призначені для документування процесів виробництва, відображають яка інформація і ресурси використовуються на кожному етапі. IDEF3 – методологія документування процесів, що відбуваються в системі, яка використовується, наприклад, при дослідженні технологічних процесів на підприємствах. За допомогою IDEF3 описуються сценарій і послідовність операцій для кожного процесу. IDEF3 має прямий взаємозв'язок з методологією IDEF0 – кожна функція (функціональний блок) може бути представлена у вигляді окремого процесу засобами IDEF3 [9]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       4 ПРОВЕДЕННЯ ДОСЛІДЖЕНЬ 
 

     Щоб проаналізувати процес роботи підприємства та добре зрозуміти його структуру, потрібно  виявити основні проблеми, що виникають під час роботи  та розробити стратегію удосконалення якості послуг, що надаються підприємством. Таким чином, я взяла інтерв’ю в  адміністрації персоналу та з консультантом з продажу товарів торгового залу. В ході бесіди   посадова особа, розповіла про структуру і діяльність підприємства в загальних рисах, так як за кожним працівником закріплено своє  робоче місце і адміністрація не може знати всіх делікатних процесів виконання тієї чи іншої операції. Також було відмічено те, що підприємство тісно взаємодіє з постачальниками різної продукції.  В свою чергу консультант з продажу товарів розповів про найбільш популярні товари серед покупців – це товари першої потрібності, які мають великий попит, та товар, який менш популярний серед потенційних покупців.

     Законодавчі акти, якими в процесі своєї діяльності керується підприємство «Велика ложка»:

• Про захист від недобросовісної конкуренції: Закон України від 7 червня
• Про захист економічної конкуренції: Закон України від 11 січня 2001 р
• Про захист прав споживачів: Закон України від 1 жовтня 1991 р.
• Про підприємства в Україні: Закон України від 27 березня 1991 р.
• Про рекламу: Закон України від 3 липня 1996 р.
• Про Закон «Про охорону праці».

5 РОЗРОБКА МОДЕЛІ 
 

     Розробку  бізнес-моделі підприємства «Велика  ложка» , я розпочала з функціонального  блоку (Activity Box), який графічно зображується у вигляді прямокутника (Рисунок 6.1) і являє собою конкретну інформацію в рамках даної системи. Продаж товарі в магазині виконується, тоді коли магазин оснащений відповідним обладнанням, достатньо робочого персоналу. Продаж товарів і робота всього підприємства здійснюється за допомогою фінансових і законодавчих нормативів. В свою чергу клієнти купують товар, який в магазин постачають постачальники. Адміністрацією робляться замовлення товарі, сплачуються податки, організовується вся робота на підприємстві. 

     Рисунок 6.1 – Функціональний блок 

     Описавши  функціональний блок, я перейшла до складання загальної структури підприємства (Рисунок 6.2). В якій показала загальні частини підприємства, їх взаємодію та дії, які вони виконують, щодо управління всіма ресурсами магазину. 

     Рисунок 6.2 – Загальна структура підприємства «Велика ложка» 

     Після розробки загальної структури магазину «Велика ложка»,  я вирішила розписати  роботу кожної ланки окремо:

• адміністрування;
• управління фінансами;
• продаж товарів;
• зберігання товарі.

        Адміністрування, на підприємстві складалося з трьох відділів управляння (Рисунок 6.3).

     Управління  виробництвом – здійснює організацію, мотивацію, планування ресурсами на підприємстві, здійснює замовлення товарів постачальникам, здає звіти про виконану роботу в фінансову управляння;

     Фінансове управління – здійснення перевірок фінансових операцій на підприємстві;

     Управління  інноваціями – залучення нових технологій в підприємство для підвищення ефективності роботи. Це стосується як розробок стратегій для виконання своїх обов’язків персоналу так і забезпечення підприємства новим обладнанням. 

     Рисунок 6.3  - Адміністрування на підприємстві 

     Управління  фінансами на підприємстві здійснюється на основі фінансових нормативів. Кожний фінансовий відділ має інформацію про виручку від продаж, ведеться повна звітність, як про прибутки так і про внутрішні і зовнішні витрати на підприємстві. Ведеться планування економічних показників. «Велика ложка» складається з чотирьох відділів (Рисунок 6.4):

• організація  бухгалтерського відділу;
• організація розрахункового відділу;
• організація економічного відділу;
• реєстрування та перевірка документів.

     Ці  відділи тісно  взаємодіяли між  собою і виконували всі фінансові  операції на підприємстві. 

     Продажу товарів (Рисунок 6.5) в торговому залі магазину, здійснюється безпосередньо , коли клієнт заходе в торговий зал, вибирає потрібний собі товар або консультується з консультантом, який допомагає зробити йому  вибір, розповівши про певні переваги або недоліки товару. 

     Рисунок 6.5  - Продаж товарів в торговій залі 

     В кожному підприємстві існує склад (Рисунок 6.6), де зберігаються необхідні товари. В даному випадку - це склад де зберігаються товари від постачальників на продаж.  Щоб товар довше зберігався, він розкладений по конкретних відділах.

     Рисунок 6.6 – Зберігання товарів на складі підприємства 

     Після розробки основних відділі на підприємстві «Велика ложка», для того щоб зрозуміти краще роботу  в торговому залі, тобто вибір клієнтами товарів (Рисунок 6.7) та оплату товарів на касі (Рисунок 6.8), я вирішила детально описати дані операції.

     Ввійшовши в магазин клієнт, може зробити  вибір: іти далі і купити необхідний товар чи розвернутися та вийти з магазину. Якщо клієнт вибрав іти далі, то вин безпосередньо може сам вибрати товар або порадитися з консультантом . Після обрання товару, клієнт несе товар на касу, щоб розрахуватися. 
 

     Рисунок 6.7 – Вибір товарів клієнтом 

       Коли клієнт приніс товар на касу, касир пробиває товар через касовий апарат , інформує клієнта про суму товару, якщо клієнт не має вказаної суми, він залишає товар на касі і йде без товару, а якщо він має вказану суму – розрахування може відбутися як готівкою так і через термінал, по бажанню клієнта. 

     Рисунок 6.8  - Оплата товарів на касі 
 
 
 
 

6. АНАЛІЗ  РОЗРОБЛЕНОЇ МОДЕЛІ ТА ФОРМУЛЮВАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ ЩОДО ЇЇ ОПТИМІЗАЦІЇ

    Провівши  аналіз роботи  підприємства «Велика  ложка» та склавши його бізнес процес , так як науково-технічний прогрес не стоїть на місці та обладнання на підприємстві має здатність застарівати   та зношуватися, я вважаю, що потрібно зробити заміну техніки, а саме:

• замінити старі касові апарати на більш сучасні;
• відділ фінансів та відділ управління підприємством обладнати комп’ютерами, щоб керівники  могли автоматизувати всі дані  про персонал, інвестиції, прибутки, всі проведені фінансові розрахунки, товари від постачальників та ін.

    Заміна  касових апаратів буде сприяти швидшому обслуговуванню клієнтів, але ця процедура буде більш виграшна для покупця, так як буде  заощаджуватися його час.

    Такі  зміни в технічній сфері підприємства підуть на користь, тому що буде затрачуватися менше часу на пошук потрібної інформації. Адміністрація магазину матиме змогу швидко та точно дізнатися потрібну інформацію. 
 
 
 
 
 
 
 

     ВИСНОВКИ 
 

     В ході виконання мого курсового проекту я:

1. Проаналізувала і вибрала метод моделювання  бізнес-процесу.
2. Провела дослідження роботи підприємства.
3. Розробила модель бізнес-процесу підприємства.

4. Провела аналіз роботи підприємства та запропонувала пропозиції щодо оптимізації. 
   

     ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ 
 

1. Чернов  Ю.В., Фомишин С.В., Тищенко А.И.  Управленческое консультирование: Учеб. пособие. Херсон: ОЛДИ-плюс, 2003. 272с.
2. Пінаєв Д., Веретенников Д. Моделювання бізнес-процесів: доступно про складне / Д. Пінаєв / / 2003.
3. Черемных, С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. /С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин-М.: Финансы и статистика, 2003.-208 с.
4. Калянов Г.М. Моделювання, аналіз, реорганізація та автоматизація бізнес-процесів / / М.: Фінанси і статистика, 2006.
5. Маклаков, С.В. BPWin и ERWin. Case-средства разработки информационных систем/ С.В. Маклаков-М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999.-256 с.
6. Рогозов Ю.И., Стукотий Л.Н., Свиридов А.С. Моделирование систем, ТРТУ, 2004.
7. Моделирование и анализ IDEF-технологии: практикум/ С.В.Черемных, И.О.Семенов, В.С.Ручкин. – М. Финансы и статистика, 2002. – 192 с.: ил.
8. Маторин С.И. Анализ и моделирование бизнес-систем: системологическая объектно-ориентированная технология / Под ред. М.Ф. Бондаренко Харьков: ХНУРЭ, 2002. 322 с.
9. Кораблин М.А. Информатика поиска управленческих решений. М.: СОЛОН-Пресс, 2003. 192с.