Розробка автоматизованої бази даних

 Міністерство  освіти і науки України

 Національна металургійна академія України

 Кафедра економічної інформатики 
 
 
 
 
 
 
 

 Курсова робота

 з дисципліни: «Економічна кібернетика»

 Варіант 7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                         Виконала: ст.гр.ЕК-09

                  Удачина К. 

                  Прийняла: ст..викладач

                  каф.економ.інформатики

                  Ярмоленко Л.І. 
                   
                   
                   
                   

Дніпропетровськ

2011 
 
 

Зміст

1.Розробка  автоматизованої бази даних.

 1.1 Аналіз предметної галузі.

1.2 Документи предметної галузі,що містять інформацію,необхідну для  рішення завдання.

1.3 Створення  таблиць за допомогою Конструктора.

1.4 Встановлення  зв’язків між таблицями в базі даних.

1.5 Організація  вводу та контролю даних з  використанням форм.

1.6 Організація  пошуку даних за допомогою  запитів користувача.

1.7 Створення  звітів.

2.Аналіз  даних засобами Excel.

3.Висновки.

4.Література. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Вступ

 В нашoму життi iнфoрмацiя вiдiграє дужe важливу рoль. З рoзвиткoм наукoвo-тexнiчнoгo прoгрecу iнфoрмацiї cтає вce бiльшe i бiльшe. Пoява пeрcoнальниx кoмп'ютeрiв вiдкрила вeликi мoжливocтi для cтвoрeння i заcтocування рiзнoманiтниx автoматизoваниx iнфoрмацiйниx cиcтeм. Цi cиcтeми найрiзнoманiтнiшi - вiд прocтиx iнфoрмацiйниx cиcтeм дo cкладниx автoматизoваниx iнфoрмацiйниx cиcтeм, якi oб'єднують вeликi бази даниx. Зараз прocтo нe мoжливo уявити дiяльнicть багатьox пiдприємcтв, oрганiзацiй, фiрм i уcтанoв бeз збeрiгання iнфoрмацiї. Для oбрoбки i збeрiгання iнфoрмацiї пoчали викoриcтoвувати iнфoрмацiйнi cиcтeми, oбoв'язкoвoю cкладoвoю якиx є кoмп'ютeрнi бази даниx. Вoни дoзвoляють у зручнiй фoрмi здiйcнювати збeрiгання, oбрoбку iнфoрмацiї, щo є дужe зручним.

 В даній  роботі використовується база даних  Mickrosoft Access. Microsoft Access - це система управління базами даних (СУБД),призначена для створення та обслуговування баз даних, забезпечення доступу до даних та їх обробки.

 База  даних (БД) являє собою організовану структуру,використовувану для зберігання даних, тобто будь-яких відомостей про  явища,процесах, діях і т.д. Дані несуть в собі інформацію про події,що відбуваються в матеріальному світі, і, по суті, є зареєстрованими сигналами, що виникли в результаті цих подій. Дані стають інформацією, якщо користувач обробить їх і осмислить, застосувавши при цьому адекватні цим даними методи. Сьогодні більшість СУБД розміщують в своїх структурах не лише дані, але і методи (програмні коди), тому можна стверджувати, що Microsoft Access - це СУБД, що пропонує широкий діапазон засобів для зберігання інформації та ефективного управління цією інформацією.

Основні функції СУБД:

· Визначення даних (Data definition) – можна визначати, яка саме інформація буде зберігатись у даній БД, задавати структуру даних і їх тип, а також вказувати як ці дані пов’язані між собою.

· Обробка даних (Data manipulation) – дані можна обробляти різними способами, можна вибирати різні поля, фільтрувати і сортувати дані. Можна об’єднувати дані з іншою пов’язаною з ними інформацією і обчислювати результуючі значення.

· Управління даними (Data control) –можна вказувати, кому дозволено ознайомлюватись із даними, коректувати і добавляти нову інформацію, визначати колективне користування.

 Access містить окремі компоненти,які використовуються для зберігання і представлення інформації:

- таблиці—об’єкти,які є основою бази даних та використовуються для зберігання даних;

- форми—об’єкти,які  використовуються для вводу даних та відображення їх на екрані у певному вигляді; 

- звіти призначені для формування вихідних документів і виведення їх на друк. По своїх властивостях і структурі звіти багато в чому подібні формам.

Основна їх відмінність полягає в тому, що у звіті відображаються всі дані, в них передбачена можливість групувати дані за різними критеріями;

- запити—об’єкти, які дозволяють вибирати дані з однієї або декількох пов'язанихтаблиць. Результатом виконання запиту є результативна таблиця,яка поряд з іншими таблицями може бути використана при обробці даних;

- сторінки - це спеціальні об'єкти баз даних,які здійснюють інтерфейс між клієнтом, сервером і базою даних, розміщеною на сервері;

-макроси—об’єкти,які  призначені для автоматизації повторюваних операцій користувачем;

- модулі створюються користувачем шляхом застосування інтегрованого середовища об'єктно-орієнтованого програмування Visual Basic for Applications (VBA). Основною ідеєю об'єктно-орієнтованого програмування єоб'єднання даних і оперують ними функцій в один об'єкт. Дані в VBAрозглядаються як сукупність об'єктів (таблиць, форм, звітів і т. д.),мають властивості і методи, що реалізують заздалегідь визначені дії над об'єктами.

 Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів.Система управління базами даних (СУБД) Access розроблена для експлуатації у комп’ютерних мережах у середовищі Windows.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Розробка  автоматизованої  бази даних.

1.1 Аналіз предметної  галузі 

 Середовищем функціонування системи «Облік виробництва та нарахування заробітної плати робітникам підприємства»є підприємство «CarUA».

Суб'єктом управління виступає підприємство «CarUA», яке займається виготовленням та обробкою машинних деталей.

Об’єкт—управління,контроль,систематизація та облік виробництва деталей,а також нарахування заробітної плати працівникам.

 Мета даної  роботи полягає у розробці програмного  забезпечення для ефективного управління підприємством,а саме для аналізу і обліку виробництва та нарахування заробітної плати робітникам. 

 1.2 Документи предметної галузі,що містять інформацію,необхідну для  рішення завдання. 

 Вхідна  інформація,необхідна для проектування бази даних,містить дані по виробництву деталей та оплаті праці. В процесі виконання даної роботи використовуються такі документи:

 -«Звіт  по виробництву деталей», «Облік  готової продукції»

 -кадрові—«Наказ  про прийняття на роботу»,«Особова  картка», «Розпорядження про надання  відпустки»;

 -з  обліку використання робочого  часу—«Табель обліку використання  робочого часу», «Список осіб,які  працювали у понаднормовий час», «Листок обліку простоїв»;

 -з  обліку розрахунків з працівниками  з оплати праці –«Розрахунково-платіжна  відомість»,«Особовий рахунок», «Розрахункова  відомість», «Розрахунок заробітної  плати», «Платіжна відомість», «Накопичувальна  картка виробітку та заробітної  плати», «Накопичувальна картка обліку заробітної плати»  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Створення таблиць  за допомогою Конструктора.

 Створення таблиць у цьому режимі надає  найбільш широкі можливості за визначенням  параметрів створюючої таблиці.При  виборі режиму Створити/Конструктор відкриється вікно Конструктора таблиць,у верхній частині якого вводиться ім’я поля,тип даних та короткий опис поля.У правій нижній частині вікна Конструктора надається коротка інформація про поля,яка змінюється при переміщенні курсора у верхній частині вікна таблиці.Ім’я поля може містити до 64 символів,не може починатися з пробілу.Два поля в одній таблиці не можуть мати однакових імен. Існують наступні типи даних:

 -Текстовий—алфавітно-цифрові дані(до 255 байт (символів)) по замовчуванню;

 -Числовий—автоматично виконується перевірка на відповідність введеного значення числовому типу;лише над числовими полями можливо виконання математичних операцій;для того,щоб вказати число десяткових знаків використовується властивість під назвою Число десяткових знаків.По замовчуванні задається атрибут Авто;

 -Грошовий—по замовчуванню грошовий тип приймається з 2 знаками після коми,кількість яких можна змінити(від 1 до 4 знаків після коми);

 -Лічильник—поля цього типу призначені для зберігання даних,значення яких не редагуються ,а встановлюються автоматично при додаванні кожного нового запису у таблицю.Їх значення збільшуються на 1 при додаванні кожного нового запису або можуть бути будь-яким випадковим числом(дану властивість можна задати у строці Нові значення—послідовні чи випадкові

 -Дата/час—використовується для зберігання календарних дат або значень часу,у яких дані представлені у спеціальному форматі.Дозволяє виконувати обчислення в одиницях виміру часу:хвилинах,секундах,годинах,днях,місяцях,

роках.Можна  встановлювати різні Формати поля у вікні Властивості поля(Повний,Довгий,Середній,Короткий).Під час введення дат буде виконуватися перевірка коректності даних.

 -Логічний—використовується для зберігання даних ,які можуть приймати значення з двох можливих значень—Истина/Ложь,Да/Нет,Вкл./Выкл.

 -Поле МЕМО—може містити ті ж типи даних ,що і прості текстові поля:різниця полягає у тому,що розмір поля МЕМО не обмежений 255 символами,а може містити до 65535 символів.

 -Поле об’єкта OLE—дозволяє зберігати в таблицях зображення та інші двійкові малюнки(електронну таблицю EXCEL,документи MS Word,малюнки,діаграми,звукові фрагменти,відеофайли).

 -Майстер підстановок—призначений для створення поля ,у якому пропонується вибір значень із відкриваючого списку,який містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці;

Властивості полів:набір постійних значень або значень з іншої таблиці.

 -Розмір поля—встановлює максимальний розмір даних,для зберігання яких призначено це поле.Властивість залежить від типу даних;

 -Число десятинних знаків—задає число знаків,які вводяться після коми для числового та грошового типів даних;

 -Формат поля—дозволяє задавати формат представлення даних на екран або на друк;залежить від типу даних;

 -Маска вводу—для текстового,числового,грошового типів даних,а також для типу Дата/Час можна встановити маску вводу,яку користувач побачить на екрані під час вводу даних в поле.Список шаблонів масок надається,шаблони можна редагувати;

 -Умови на значення—задає вираз,який під час вводу чи редагуванні має бути істинним.При цьому можуть використовуватися такі оператори:>,<,>=,<=,<>,(не дорівнює),BETWEEN(перевіряє,що значення поля знаходиться у заданному діапазоні,при цьому верхня та нижня границі діапазону розділяються логічним оператором and), IN(перевіряє на рівність будь-яке значення зі списку,яке знаходиться в дужках);оператор порівняння LIKE(дозволяє виконувати константу-строку чи константу-символ,використовуючи :1)символи шаблону: ?—замінює один довільний символ; *--замінює будь-яку кількість довільних символів;  # --замінює одну цифру; 2)список символів,які знаходяться у квадратних дужках [ ] )

align="justify"> -Підпис поля—дозволяє визначити більш змістовне ім’я поля ,яке Access буде виводити  у таблицях,звітах,формах.

 -Значення по замовчуванні—дане значення буде автоматично додаватися у поле нового запису(окрім полей типа Лічильник,поле МЕМО, Поле об’єкта OLE)

 -Повідомлення про помилку—дана строка містить повідомлення ,яке буде виводитися на екран ,якщо задане значення не відповідає діапазону від 01.01.00 до 01.01.01

 -Обов’язкове поле—якщо в даному полі не може бути 0 чи NULL,то обрати ТАК.

 -Індексоване—якщо в даному полі співпадіння неможливі,то обрати ТАК.

1.Запуск Access.

2.Створення бази даних. Для цього необхідно виконати команду Файл/Створити базу даних,дати їй назву,натиснути кнопку Створити. Відкриється вікно порожньої бази даних.

3.Створити таблиці Робітники,Деталі,Обсяг випуску в режимі Конструктора. Натиснути кнопку Створити/Конструктор у вікні бази даних,вкладка Таблиці. Далі треба ввести назви полів,вказати тип даних кожного поля та їх властивості,зробити ключовими поля:

-Дата у таблиці Робітники;

-ПІБ  робітника у таблиці Деталі;

-Код  деталі у таблиці Обсяг випуску.

Ключовим може бути одне або декілька полів,комбінація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці. Ключове поле не допускає значень Null та завжди має унікальне значення;воно використовується для зв’язування таблиць зі зовнішніми ключами інших таблиць. Для цього необхідно виділити поле Дата та натиснути кнопку Ключове поле на Панелі інструментів Конструктор таблиць або команду Ключове поле контекстного меню. 
 

 

 
 

1.4 Встановлення зв’язків між таблицями в базі даних. 

 База  даних,яка має безліч таблиць ,встановлює зв’язки між цими таблицями за допомогою ключових полів. Кожний запис  із представлених таблиць ідентифікує лише один об’єкт. Відношення між таблицями визначаються відношеннями між полями.

Існують 4 типи відношень між таблицями:

а)«один-до-багатьох»--створюється  у тому випадку ,коли лише одне з  полів є ключовим або має унікальний індекс;передбачає,що кожному запису в одній таблиці можуть відповідати декілька записів іншої таблиці;

б)«один-до одного»--обидва зв’язуючих поля є  унікальними або ключовими;це означає,що кожний запис в одній таблиці  відповідає лише одному запису іншої  таблиці(ключові поля можуть мати різні назви,але обов’язково повинні мати співпадаючі значення та однакові типи;

в)«багато-до-одного»--аналогічне відношенню «один-до-багатьох» та залежить від точки зору на відношення;

г)«багато-до багатьох»-- виникає у тому випадку,якщо один запис з першої таблиці може бути зв’язаний з більше,ніж з одним записом з іншої таблиці та навпаки.

Якщо  перетягувати поле,яке не є ключовим,на інше таке ж поле,створюються невизначені  відношення.

Можливі дії у вікні Схема Даних:

зміна структури таблиць,зміна існуючих Зв’язків,Видалення Зв’язків,Видалення таблиці,виведення всіх існуючих Зв’язків для конкретної таблиці,визначення Зв’язків для запитів,не встановлюючи цілісності даних.Щоб повністю Очистити макет Схеми Даних,виконати Очистити.

Встановлення  зв’язків:

1.Увійти у вікно Схема даних:пункт меню Сервіс/Схема даних або кнопка Схема даних на Панелі інструментів.

2.У вікні  Схема даних натиснути правою кнопкою миші та обрати Додати таблицю(або кнопка на Панелі інструментів Додати таблицю.

Обрати  необхідні таблиці:Робітники,Деталі,Деталі за місяць та закрити діалогове вікно Додавання таблиці 

 3.Виділити  у таблиці Деталі за місяць ключове поле Код деталі та перетягнути його на поле Код деталі у таблиці Деталі. Після цього на екрані з’явиться діалогове вікно Зміна зв’язків,в якому треба вказати необхідність Забезпечення цілісності даних,Каскадного оновлення зв’язаних полів,Каскадного удаления зв’язаних полів,натиснути OK.

  

   

1.5 Організація вводу  та контролю даних з використанням форм 

 Форми—найбільш  зручний спосіб відображення інформації. Більшість даних,представлених у  формі,беруть з таблиць чи запитів. Інша інформація,яка непов’язана  ні з таблицею,ні з запитами,зберігається в макеті форми.

 Користувач  має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів управління у формі. Для налаштування форми слід перейти в режим Конструктора.

 Для створення простої форми, що містить  один стовпчик, використовується кнопка Новий об'єкт.

 Елемент управління - графічний об’єкт, наприклад, поле, прапорець, прямокутник або кнопка, розташовуваний користувачем у формі або звіті в режимі конструктора для відображення даних, виконання макрокоманд або спрощення читання форми або звіту. 

 Створення форми за допомогою автоформи

 У вікні  бази даних: база даних вибираємо  в області Об'єкти пункт Форми і натискаємо кнопку Створити. У вікні Нова форма ставимо в якості джерела даних таблицю або запит і будь-який з трьох режимів створення Автоформи:

 Автоформа: в стовпчик

 Автоформа: стрічкова

 Автоформа: таблична

Створення форми за допомогою  майстра:

1.Обрати  вкладку Форми та натиснути на кнопку Створити.

2. У вікні Нова форма обрати джерело даних (таблицю або запит), у списку засобів створення форми обрати Майстер форм та натиснути на кнопку Оk.

3.Обрати поля, які повинні вводитися у форму.

4.Обрати зовнішній вигляд форми та натиснути на кнопку Далі

5. Задати стиль форми та натиснути на кнопку Далі

6.Увести ім’я форми та натиснути на кнопку Готово.

Відкрити форму для перегляду або вводу даних можна,обравши її ім’я у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Відкрити.

 Створення підпорядкованих форм (ієрархічних). Підпорядкована форма — це форма, яка знаходиться усередині іншої  форми — головної форми. Головна  форма може мати будь-яку кількість підпорядкованих форм. Головна форма та дані таблиці, на основі якої вона побудована, повинні бути зв’язані відношенням «один-до-багатьох» з першою підпорядкованою формою, а перша підпорядкована форма — відношенням «один-до-багатьох» з другою підпорядкованою формою.  

Створення форми для запиту Заробітна плата в режимі Конструктора

  1. Проектування макета форми.Для цього натиснути кнопку Створити вікна Форми бази даних,обрати запит Заробітна плата,на основі якого створюється дана форма,натиснути ОК. На екрані з’явиться порожній макет форми та список доступних полів. Якщо цього списку немає,то вивести його на екран за допомогою кнопки Конструктор форм.
  2. Перетягнути зі списку доступних полів в область даних форми поля:ПІБ робітника,Код деталі,Ціна за одну деталь,Фактично вироблено за місяць,Зарплата.
  3. В бланк форми додати область Заголовку –пункт меню Вид/Заголовок/додаток форми.
  4. Створити заголовок за допомогою кнопки Надпис на Панелі елементів:Нарахування заробітної плати.Назвати форму:Форма за даними запиту заробітна плата.
 

1.6 Організація пошуку  даних за допомогою  запитів користувача.

 Запити  дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використанням  даних однієї таблиці. Дуже важливо  вміти використовувати дані з  пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів. В режимі таблиці доступні різні операції з даними - огляд, сортування, фільтрація, поновлення і друк. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів. При вивченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим способом виділення даних, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запити можуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список і поле зі списком, що спрощує введення даних.

 Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, у вікні бази даних потрібно перейти на вкладку Запит натиснути кнопку Створити, яка міститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу Новий запит. В нас є вибір: створити запит самостійно в режимі конструктора або скористатися допомогою майстра для створення одного з декількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора, треба виділити його ім`я на вкладці Запит натиснути кнопку Конструктор. Запит відкривається в режимі Конструктор. В верхній частині вікна запиту знаходяться списки полів (назви стовпчиків таблиці), в нижній частині - бланк запиту. 

 Параметричні  запити

 Необхідно включити в запит параметр, і при кожному виконанні запиту Access буде вимагати конкретні умови відбору.Щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок Умова відображення конкретного значення ім’я або фразу, яка вміщена в квадратні дужки. Те, що вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім’я параметра. Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені параметра розумно використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна задати декілька параметрів, при цьому ім’я кожного параметру повинно бути унікальним і інформативним.

 Для кожного параметра запиту можна  вказати тип даних. Access використовує цю інформацію для перевірки введеного значення. Наприклад, якщо визначено параметр як числовий, Access відкине літерні символи в значенні параметра. З мовчазної згоди Access надає параметрам запиту текстовий тип даних. Якщо потрібно змінити тип даних, треба обрати команду Запит/Параметри, і Access виведе на екран вікно діалогу Параметри запиту. В цьому вікні діалогу вводиться ім’я кожного параметра, тип якого ми хочемо визначити, в стовпчик Параметр в такому вигляді, в якому воно було вказане в бланку запиту, але без квадратних дужок. В стовпчику Тип даних треба встановити потрібний тип даних, який вибирається зі списку, що розкривається. Після визначення всіх параметрів натиснути кнопку ОК.

Створення параметричного запиту

1.У вкладці Запити натиснути Створити,відкриється діалогове вікно Новий запит;натиснути Конструктор,відкриється  вікно Додавання таблиці.Треба обрати таблицю Робітники,закрити вікно.

2.З таблиці  перетягнути необхідні поля:ПІБ робітника,Дата,Код деталі.

3.В  Умові відбору у стовпчику Дата вказати у квадратних дужках:Введіть дату; у стовпчику код деталі задати Умову відбору:230.

4.При  відкритті цього запиту необхідно буде вводити дату,необхідну користувачу,і на екран буде виводитися інформація  про виробництво товару з кодом 230 за обумовлену дату.

   

 Запит на вибірку

 Запит на вибірку - використовується найчастіше. При його виконанні дані, які задовольняють вказаним умовам відбору, вибираються з однієї або кількох таблиць і виводяться у певному порядку. Запит на вибірку також використовується для групових операцій – для обрахування сум, середніх значень, перерахунків та інших дій.