Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Самоменеджмент как инструмент для достижения своих целей

ВВЕДЕНИЕ

Деловые люди часто сожалеют, что в сутках всего 24часа. Все запланированное сделать за день оказывается невозможно, даже если вести

переговоры с помощью Internet и делать макияж, стоя в пробке. При этом и переговоры без личного контакта, и макияж в неудобной позе вряд ли можно сделать удачно. Мы понимаем, что несем потери, обвиняем в этом внешние обстоятельства и кого угодно, только не себя. А если обратить внимание на причины внутри и научиться управлять своим временем и другими личностными ресурсами с максимальной эффективностью, то окажется, что в сутках хватает времени не только на сон, но также и на активный отдых, общение с детьми, родителями и друзьями.

Как часто мы ловим себя на очередном безделье и осознаем, сколько времени потрачено впустую. Посмотрю любимую передачу, позвоню друзьям… Вот, казалось бы, зайду в Internet, проверю почту и гляну, что нового на моих любимых сайтах и... не замечаем, как прошел час, другой. Начинаем это осознавать только, когда много времени утекло впустую. Или беремся за дело, которое по ряду причин, откладывали в долгий ящик, и картина повторяется, появляются откуда-то новые потребности: проверить почту, зайти на сайты, позвонить другу и т.п. Что же делать? Как выйти из этого порочного круга? Для этого и существуют такие дисциплины как: самоменеджмент, включая самоорганизацию и самодисциплину, самоконтроль и тайм-менеджмент.

Актуальность изучения проблем самоменеджмента определена огромной загруженностью руководителей и специалистов, постоянными стрессовыми ситуациями, возникающими в их работе на этой почве.

Самоменеджмент — это относительно новое направление в менеджменте, занимающееся непосредственно личностью человека, своей собственной личностью, Вами. Это направление менеджмента пришло с Запада, где этот термин определен как selfmanagement, что дословно переводится на русский как самоменеджмент.

В самоменеджменте есть не только вопросы самоорганизации и самодисциплины, но и другие составляющие, связанные с эффективным использованием своего времени (тайм-менеджмент), собственных денежных ресурсов и пр., что не входит в понятие самоорганизации или самодисциплины.

Самоменеджмент — это управление базовыми ресурсами личности, такими как время, активность, платежеспособность, образованность.

Цель работы – оценить степень использования самоменеджмента старшей медицинской сестрой терапевтического отделения №3 Шишовой Ю.В. самоменеджмента как инструмента для достижения своих целей.

Задачи:

Ознакомиться с функциями самоменеджмента
Изучить управление ресурсом времени
Оценить влияние стресса, связанного с ресурсом активности и работоспособности, на профессиональную деятельность
Проанализировать степень использования самоменеджмента старшей медицинской сестрой терапевтического отделения №3 Городской поликлиники г.Новоуральска
Сформулировать рекомендации для повышения эффективности профессиональной деятельности

Объект – ежедневная профессиональная деятельность руководителя

Предмет – самоменеджмент руководителя

Методы исследования: тестирование, анализ литературных источников, интернет-источников, интервьюирование.

РАЗДЕЛ 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

Сущность самоменеджмента

Чтобы эффективно управлять людьми, менеджер в первую очередь должен овладеть наукой и искусством управления самим собой. Самоменеджмент (персональный менеджмент) помогает руководителю: рационально организовывать свой труд и труд своих подчиненных; реализовывать профессиональные и жизненные цели; избегать стрессовых ситуаций; повышать работоспособность; получать удовлетворение от выполняемой работы.

Разумная самоорганизация дает менеджеру следующие преимущества:

Выполнение работы с меньшими затратами
Лучшая организация личного труда
Меньшая загруженность работой
Меньше ошибок при выполнении своих функций
Больше удовольствия от работы, большая мотивация труда
Меньше спешки и стресса
Рост квалификации
Лучшие результаты труда
Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем

Существуют разные точки зрения на понятие самоменеджмента. Довольно распространена узкая трактовка самоменеджмента как индивидуальной технологии использования рабочего времени.

Л. Зайверт, например, дает такое определение: «Самоменеджмент — это последовательное и целенаправленное использование испытанных практических методов работы в повседневной деятельности, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».

В большинстве источников самоменеджмент определяют как самоуправление, процесс самодеятельности, возвышения личности.

Эффективное самоуправление объективно связано как с человеческой природой (биоритмы, генетическая программа), так и с организацией (вещей, людей, идей, отношений), социальным управлением.

На наш взгляд, самоменеджмент — это наука и искусство:

эффективного использования базовых ресурсов личности (таких как время, активность, платежеспособность, образованность);
управления процессами жизнедеятельности личности (труд менеджера, использование свободного времени, карьера);
управления результатами деятельности менеджера (уровень квалификации, личные качества, имидж).

Основная цель персонального менеджмента состоит в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь самоопределяться), легче преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности [9].

Управление ресурсом времени отвечает на вопросы:

как сделать много больше дел за одно и то же время;
как эффективно планировать работу;
зачем нужны дневники времени и записные книжки;

какие существуют общие правила и принципы использования времени;

что можно делать во сне, на бегу, на ходу;
что такое латеральное и квантовое мышление, как организовать одновременную обработку нескольких информационных потоков;
что такое «ловушки времени» и как в них не попасть;
что такое карты мышления и структурно-логические схемы текста;
откуда берется и куда девается время, можно ли и как «делать время»…

Управление ресурсом активности помогает узнать:

как долгое время оставаться активным и здоровым;
как не тратить времени и сил на тоскливую организацию здорового

образа жизни и на еще более тоскливую борьбу с болезнями;

что такое рефлекс здоровья, как настраиваться на работу с минимальными затратами усилий;
как исключить простудные заболевания из собственной культуры, как укрепить иммунную систему;
можно ли и как «делать здоровье»;
как везде успеть, как пользоваться СМИ и Интернет;
что такое горизонтальная и вертикальная

карьера;

как освоить множество социальных ролей и стать поливалентной личностью;
как использовать актерское мастерство в бизнесе; сколько дипломов об образовании нужно человеку

Управление ресурсом платежеспособности включает ответы на вопросы:

что такое гармония прихода и расхода денег;
каковы взаимосвязи между нашими растущими доходами и нашими возрастающими потребностями;
как вести домашнюю бухгалтерию; личные финансы на персональном компьютере;
когда стоит воспользоваться потребительским кредитом;
где и как «делать деньги» и как их тратить;
основы рыночных отношений: источники доходов, виды инвестирования, роль страхования в жизни человека;
способы экономии; много ли человеку для счастья надо

Управление ресурсом образованности предполагает выявление ответов на следующие вопросы:

что включает в себя образованность в постиндустриальном обществе;
почему знание считается единственным источником устойчивого

конкурентного преимущества;

какие работники нужны современному работодателю;
какие навыки, способности и знания нам необходимы для достижения поставленных целей, имеются ли они у нас, и если нет, то, как их получить;
современные системы обучения;
что такое государственное, дистанционное и открытое образование;
как устроено индивидуальное и социальное образовательное пространство;
необходимость саморазвития; приемы, методики, технологии саморазвития;
законы работы мозга и технологии эффективной учебной деятельности;
как сделать эффективными память, творчество, письмо, чтение, речь;
как повысить и правильно использовать свой собственный неисчерпаемый ресурс образованности [1].

1.2 Понятие и содержание управленческого труда руководителя (менеджера)

Управленческий труд — операции и работы, выполняемые административно-управленческими работниками. Они сами непосредственно не воздействуют на предмет труда, т. е. не производят материальных ценностей, а создают необходимые организационно-технические и социально-экономические предпосылки для эффективного труда работников. Управленческий труд чрезвычайно разнообразен, имеет умственный, творческий характер, высокую интенсивность труда.

Труд менеджера — это особый вид профессиональной деятельности, состоящий в интеграции и координации всех управленческих функций. Управленческий (административный) труд — непосредственное управление действиями и поведением людей в процессе их трудовой деятельности. Он состоит из служебно-коммуникационных, распорядительных, координационных и контрольно-оценочных операций.

Предметом управленческого труда является информация, ее использование и преобразование в соответствующие решения для изменения состояния объекта управления в направлении достижения поставленных целей. Конечным продуктом управленческого труда являются решения, причем именно реализованные, поэтому результат управленческого труда должен оцениваться не по количеству изданных распоряжений или документов, а по реализации.

Содержание труда менеджера:

постановка задач;
поиск и анализ информации;
распределение работы между подчиненными;
проведение бесед и совещаний;
подготовка решений;
работа с документами;
разговоры по телефону;
встречи с подчиненными;
посещение подразделений, рабочих мест.

Основные недостатки в работе менеджера:

неумение разграничить функции (вызывает дублирование, конфликты) — рекомендуется пользоваться должностной инструкцией;
стремление сделать все самому (недоверие сотрудникам) — рекомендуется использовать делегирование полномочий;
попытка сделать все сразу — рекомендуется устанавливать очередность работ, выбирать приоритеты;
выполнение работы наполовину;
попытка свалить вину на других — вместо этого рекомендуется искать причины невыполнения задания [2].

1.3 Содержание основных функций самоменеджмента

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное выполнение определенных функций:

самомотивации, включая постановку цели (анализ и формирование личных целей);
планирование своей деятельности (разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности);
принятие решений (принятие решений по предстоящим делам);
реализация и организация (составление распорядка дня и организация личного трудового процесса);
контроль (самоконтроль и контроль итогов в случае необходимости — корректировка целей);
информация и коммуникация (вокруг этой функции в известной мере вращаются основные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента). Рассмотрим некоторые указанные общие функции [1].

Сейчас, когда от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, именно самомотивация становится ключевым инструментом успеха. Мотивы каждого конкретного человека можно перечислять до бесконечности, их очень много:

мне это интересно;
в этом состоит мое самовыражение;
для меня это ступенька роста;
меня за это уважают, любят, ценят;
это дает мне новые возможности;
так я приобретаю новый опыт и т.д.

Самомотивация поддерживается такими действиями человека как постановка целей и анализ их достижения, т.е. для каждой личности она является понятием близким, если не равнозначным целеустремленности.

Целеустремленность обеспечивается постановкой целей и их поэтапным достижением. Развивать надо неабстрактную волю, а конкретные компоненты воли и конкретные проявления силы воли (волевые качества), причем специфичными для них методами. В связи с этим необходимо знать основные пути поддержания целеустремленности. Цель есть образ результата, она не только предваряет всякую осознанную деятельность, но и упорядочивает ее, делает осмысленной. Постановка цели это взгляд в будущее, элемент, который позволяет сконцентрировать силы и энергию на том, что должно быть достигнуто. Цели, которые вы ставите перед собой, задают направление вашего движения.

Дело заключается еще и в следующем:

постановка целей есть осознание и выражение в точных формулировках ваших потребностей и желаний. Постановка целей помогает человеку осознать, чего он хотел бы достичь;
до конца осознанные цели, сформулированные в ясной конкретной форме, ориентируют действия человека на достижение результата, на превращение результата идеального (как субъективного образа действия)

в реальный;

наличие осознанной цели или целей позволяет человеку ориентироваться не на то, что он делает, а на то, для чего он это делает;
цели служат человеку критерием оценки затрат энергии, времени и средств. Самый лучший метод или способ работы ровно ничего не стоит, если вы заранее точно не определили, чего хотите, к чему стремитесь, решая конкретную задачу. Согласитесь, что имидж человека, знающего, чего он хочет, и идущего к своей цели, несмотря ни на какие трудности и проблемы, сам по себе может помочь и в жизни, и в профессиональной деятельности. Так вот, умение ставить, корректировать и изменять свои цели способствует становлению такого имиджа [1].

Важной функцией самоменеджмента является принятие решений по предстоящим делам.

Решение — это то, что преобразовывает идею в реальность.

Решение есть определенное состояние ума, когда вы принимаете идею и переходите к процессу ее реализации. Или, наоборот, вы отбрасываете идею и забываете о ней. Решение определяет, будет ли мысль жить в вашем уме или нет. А так как наша жизнь есть результат наших мыслей, наши решения очень важны. Именно позитивные решения (принять идею) меняют нашу жизнь в лучшую или худшую сторону. Негативные решения (отбросить идею) не меняют нашу жизнь никоим образом, хотя и освобождают мозг для осмысления других альтернатив. Например, что поменяется в вашей жизни, если Вам предложат работу с намного лучшей зарплатой, а вы откажитесь от нее в силу определенных обстоятельств? Ничего не поменяется. Все останется, как было! А вот если вы примете предложение, что-либо да поменяется. Позитивные решения и есть начало изменений. Потому они столь важны. После решения следуют действия, которые именно и меняют вашу жизнь.

Подобно всем действиям вашей жизни, ваша вера и ваш успех — это решения. Каждое достижение, будь оно маленькое или большое начинается с решения [1].

Планирование деятельности является действительно самым мощным инструментом самоменеджмента. Рассмотрим его выгоды.

Во-первых, планирование деятельности служит своеобразной картой дня, позволяющей двигаться в его течение уверенно.

Во-вторых, планирование позволяет лучше использовать время. Так, чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10–12 минут. Эта небольшая затрата сэкономит вам 100–120 минут исполнения, что обеспечивает увеличение продуктивного времени на два часа в день, то есть на 25% повышает вашу ежедневную производительность с того самого дня, когда вы начинаете планировать свой рабочий день заранее. В месяц это получается 2000–2400 минут, что составляет 4–5 полных рабочих дней!!!

В-третьих, планирование деятельности позволяет устанавливать приоритеты. Часто мы тратим время на то, что нам нравится, а не на то, что нам необходимо сделать. И в результате не достигаем своих целей.

Список приоритетов помогает организовывать время так, чтобы достигать своих целей. Самое поразительное в том, что некоторые пункты списка дел обязательно будут повторяться много раз, изо дня в день, пока, наконец, не исчезнут из него. Другими словами, иногда мы считаем, что нам нужно что-то делать, хотя вообще-то вполне можем без этого обойтись. Это дела с низким приоритетом — и со временем они исчезают из списка сами собой [1].

РАЗДЕЛ 2. УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ – КЛЮЧЕВОЕ НАПРАВЛЕНИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

2.1 Для чего нужна организация времени?

Индивидуальная организация времени является очень важным компонентом успешного самоменеджмента. Чем больше времени Вы можете использовать для существенных дел, тем лучше Ваши результаты. Во-первых, это говорит о том, что Вы различаете существенные дела и несущественные. Во-вторых, имеет значение баланс времени: как можно больше времени отводить для существенных дел и как можно меньше для несущественных.

Следующие инструменты помогут не только Вам во многих ситуациях организовать себя и тем самым добиться высокой организации деятельности, но и Вашему руководству и коллегам, а в случае если Вы занимаете руководящий пост, Вашим подчиненным [3].

2.2 Инструменты управления временем

Важной помощью при целевом планировании является принцип Эйзенхауэра: умение отличать срочность, с одной стороны, и важность — с другой.

Не все, что срочно, так же важно! Каждый знаком с ситуацией, когда того, кто громче всех кричит или является наиболее влиятельным человеком, обслуживают раньше всех, как будто только для того, чтобы его успокоить. Такая ситуация представляет опасность для достижения Вашей цели. В конце концов Вы должны ориентироваться на свое дело, а не на того, кто мешает.

С разъяснением важнейших и / или срочных дел (заданий, решений) Вы становитесь более рациональными, а это означает, что Вы поступаете правильно.
Встречаются дела срочные и несрочные, следовательно, Вы должны их или немедленно выполнить, или отложить на время.
Расстановка приоритетов препятствует распылению на неважном.

С помощью принципа Эйзенхауэра Вы немедленно решаете, принимаетесь ли Вы за задание тотчас, позднее или совсем не выполняете его. В зависимости от степени срочности и важности задания Вы можете очень просто определить момент времени его выполнения.

Задания, которые одновременно важны и срочны, дают Вам при качественном и своевременном выполнении очень много преимуществ. Эти задания Вы должны выполнять сами и немедленно.
Задания, которые важны именно для Вас, но не срочны, Вы должны планировать и выполнять позднее.
Задания, которые являются срочными, но для Вас не важны, Вы должны по возможности перепоручать или, если это невозможно, выполнять по мере

возможности.

На задания, которые не важны и не срочны, Вы не

должны тратить свое время. Сложите их в папку для бумаг. Часто такие дела решаются сами собой [3].

Многие чувствуют себя в конце рабочего дня или рабочей недели измученными и усталыми и, несмотря на это, все равно думают, что мало достигли и сделали. Здесь рабочий протокол играет важную роль: Вам дается точная справка о том, что Вы сделали, когда и где.

Рабочий протокол создает Вам обзор, на что, собственно говоря, Вы потратили свое время.
С его помощью Вы можете определить, есть ли у Вас приоритеты и в чем они заключаются.
Вы можете проверить, согласованы ли приоритеты с Вашими собственными желаниями и целями.

Выберите два определенных дня и запишите, что Вы сделали за эти дни. Достаточно один раз составить рабочий протокол, чтобы очень быстро понять, следуете ли Вы своим приоритетам [3].

Если мы хотим достичь своих целей, важно расставить приоритеты. Как часто мы распыляемся и растрачиваем наше время по мелочам! В конце дня мы спрашиваем себя — что мы собственно сделали? Приоритет означает, что имеется некоторое преимущество. Как правило, мы расставляем приоритеты по трем ступеням: А, В и С. Если мы выполняем сначала задание с приоритетом А, мы достигаем здесь лучшего результата, большей выработки и большего успеха.

Уясните для себя следующее :

Отдавая предпочтение А заданиям, Вы тратите 15 % собственного времени, достигая при этом 65 % выработки, т. е. 2/3 от возможных результатов.
Выполняя В-задания, Вы тратите 20 % своего времени и достигаете 20 % своей выработки.
Если Вы выполняете задания С, то Вы получаете только ничтожную часть результатов. При этом Вы тратите 65 % своего времени, достигнув всего лишь 15 % возможного результата.

Расположите все выполняемые задания Вашего рабочего протокола по их значимости, т. е. важности (но не по их срочности).

Задания А обрабатывайте в первую очередь. 15 % заданий являются заданиями А, т. е. это те задания, на которые Вы ежедневно должны тратить около 15 % своего времени. А-задания имеют в планировании времени абсолютное преимущество. Они достигают тем самым высокой рациональности (около 65 % Вашей выработки).

Задания В перепоручайте! Средние задания, задания В, составляют 20 % от общего числа заданий. Здесь следует обдумать, какие задания Вы сами можете выполнить, а какие перепоручить. Вы не должны ни в коем случае пренебрегать на основе Б-заданий заданиями А. Для заданий В Вы должны запланировать около 20 % рабочего времени.

Задания С - рутина. Остающееся рабочее время (65 %) запланируйте для

выполнения ежедневных рутинных заданий. Это время Вы должны попытаться сэкономить, чтобы использовать для завершения затянувшихся дел. Чем больше заданий С Вы можете отсрочить, тем лучше. Нередко они выполняются сами собой. Всегда думайте о том, что срочность уступает важности.

АВС-анализ показывает, что Вы всегда должны резервировать небольшую часть дня для важных заданий, иначе Вас может затянуть рутинная работа [3].

«Тормозящим фактором» являются большей частью лица или действия, которые требуют много времени, невероятно действуют нам на нервы и в конце оставляют расстроенными с малыми результатами. Вы можете, однако, легко исключить «тормозящий фактор» тем, что проведете самотестирование. Оно поможет вам определить неприятные, мешающие факторы. Вы не допустите тогда больше, чтобы эти помехи тормозили вашу работу. Вы перестанете расстраиваться из-за этих проблем.

Чтобы исключить «тормозящий фактор» вы должны сначала провести самоанализ. Спросите при этом себя открыто и честно, на какие задания или на каких лиц Вы тратите много времени и нервов, вместо того чтобы при этом сделать что-нибудь полезное [3].

Одним из важнейших инструментов для эффективной работы является план дня. Реалистичный план дня содержит, в принципе, только то, что Вы в этот день хотите, должны и, прежде всего, также можете выполнить. Чем больше поставленных целей Вы считаете достижимыми, тем больше Вы мобилизуете свои силы и концентрируете их на достижении этих целей.

Метод Alpen достаточно легок в использовании, потому что каждая заглавная буква соответствует одной задаче.

A – все написать. Запишите все активные действия. К этому относятся

задания, сроки, дневная работа, незаконченность.

L – оценить продолжительность. Для всех видов деятельности оцените, сколько времени необходимо для ее осуществления.

P – зарезервировать время. Считается правилом, что Вы планируете только 60 % своего рабочего времени, а 40 % оставляете в запасе для непредвиденных дел (60:40). Если Вам это кажется завышенным требованием, поработайте в течение некоторого времени по этому правилу, а затем проверьте, какое соотношение, по Вашему мнению, будет верным для Вас.

E – выбрать приоритет. Расставьте приоритеты, кратко обсудите, поручите задания и установите сроки.

N – Осуществлять последующий контроль. В конце рабочего дня проверьте свой план. Все невыполненные задания перенесите или на один из предстоящих дней или в свой список активных действий [3].