Самоменеджмент как способ повышения эффективности работы руководителя

                              Введение 

       Быть организованным, независимо  от того, относится ли это к  окружающему пространству или к вашему времени, - означает быть подготовленным. Это означает чувствовать себя собранным, владеть ситуацией, быть готовым использовать все имеющиеся возможности и справиться с любыми сюрпризами и неожиданностями, которые жизнь создает на вашем пути. Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей.

     Актуальность  темы « Самоменеджмент как способ повышения эффективности работы руководителя» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и т.д. и т.п. Особенно это касается молодых менеджеров и управленцев. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере.

      Самоменеджмент прежде всего  это самоорганизация, умение управлять  собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь свой труд, чтобы эффективность была максимальной.

      Овладеть данной наукой не  так просто, и молодому руководителю  надо начинать все – таки с самообразования, причем мало только приобретать знания, нужна еще и практическая и реализация. Самоменеджмент – это очень тяжелая работа, поэтому необходимо быть готовым к самосовершенствованию.

      Нужен серьезный подход при разработке своей программы. Прежде всего разрабатывать программу с учетом тех вопросов, которые приходится решать в процессе профессиональной деятельности. При выборе программы надо учитывать изменения, происходящие в жизни – в экономике, науке, современных методах управления и т.д. Надо учесть аспекты практической реализации приобретенных знаний.

     Надо  учиться планировать свое рабочее  время. Планирование призвано  обеспечить хозяйское использование  самого ценного достояния –  времени, а именно:

   - либо  имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности ( максимальный критерий );

   - либо  достичь поставленных целей с  возможно меньшим расходом времени  ( минимальный критерий )

     Цель  работы заключается в исследовании  самоменеджмента как способа  повышения эффективности работы руководителя.

     Исходя из поставленной цели, в работе рассматриваются следующие задачи:

1. Дать понятие самоменеджмента;

2. Определить  цели и функции самоменеджмента;

3. Изучить основы  и методики планирования и  принятия решений;

4. Проанализировать принципы самоменеджмента;

5. Рассмотреть  мотивацию самосовершенствования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                      1. Понятие самоменеджмента

       1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента 

    Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

    Основная  цель самоменеджмента состоит  в том, чтобы максимально использовать  собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

     Каждому  человеку вообще и в особенности  тому, кто готовит себя к работе  организатора – менеджера или  уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на нас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо- таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени ( в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

      Многие менеджеры слишком ориентированы  на процесс деятельности, а не  на его результаты. При таком  подходе они предпочитают:

   - правильно  делать дела вместо того, чтобы  делать правильные дела;

   - решать  проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

   - сохранить  средства вместо того, чтобы оптимизировать  использование средств;

   - выполнить  долг вместо того, чтобы добиваться  результатов;

   - уменьшить  затраты вместо того, чтобы повышать  прибыль.

     Л.Зайверт  совершенно обоснованно напоминает  о том, что улучшать свою  жизнь необходимо с самого  себя. «Измени себя - и ты изменишь мир вокруг себя» Вместо того, чтобы понять обстоятельства, которые мы итак не в силах изменить, нужно изменить свое отношение к ним.

     Л.Зайверт  дает практические рекомендации  для тех, кто хочет улучшить  свое непосредственное исполнение  функций руководителя, меньше засиживаясь  на работе, эффективнее выполняя  возложенные задачи с меньшими  затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть, определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

     Ежедневное  решение разного рода задач  и проблем можно представить  в виде различных функций, которые  находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

   - постановка  цели – анализ и формирование  личных целей;

   - планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

   - принятие  решений по конкретным делам;

   - организация  и реализация – составление  распорядка дня и организация  личного трудового процесса с  целью реализации поставленных  задач;

   - контроль  – самоконтроль и контроль  итого (в случае необходимости – корректировка целей);

   - информация  и коммуникация – фаза, свойственная  в определенной степени всем  функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы  на всех фазах самоменеджмента.

  1.2  Основы и методики планирования и принятия решений 

     Преимущества  овладения искусства самоменеджмента  состоят в следующем:

   - выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;

   - меньше  спешки и стрессов;

   - больше  удовлетворения от работы;

   - активная  мотивация труда;

   - рост  квалификации;

   - снижение  загруженности работой;

   - сокращение  ошибок при выполнении своих  функций;

   - достижение  профессиональных и жизненных  целей кратчайшим путем.

     Существует  несколько методик планирования  времени и принятия решений.

     Рассмотрим  некоторые из них.

     Метод  «Альпы» включает в себя пять  стадий:

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности  акций.

3. Резервирование  времени «про запас»

4. Принятие решений  по приоритетным, сокращениям и  перепоручению (делегирование)

5. Последующий  контроль – перенос несделанного.

     Ведение  дневника времени, который представляет  собой одновременно календарь – памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

     Применение  принципа Парето ( соотношение 80:20 ) состоит в том, что если  все рабочие функции рассматривать  с точки зрения их эффективности,  то окажется, что 80% конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.

     Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

1. Важнейшие задачи ( категория А) составляет примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач ( в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%;

2. На важные  задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20% значимости задач и для руководителя;

3. Менее важные  и несущественные задачи (категория  В) составляет, напротив, 65% общего числа задач, но имеет незначительную долю – около 15% в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

     Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

       Анализ по принципу Эйзенхауэра

    Согласно  этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

    В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре  возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

1) Срочные/важные  дела. За них нужно приниматься  немедленно и самому их выполнять.

2) Срочные менее  важные дела.

3)Менее срочные/важные  задачи. Их не надо выполнять  срочно. Но нужно проконтролировать,  чтобы они не перешли в разряд  срочных дел.

4)Менее срочные/мене  важные задачи 

     Рассмотренные  аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистические подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.

      Задачи самоменеджмента учитывают  и такой фактор деятельности  человека, как биологический, который  включает в себя понятия естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.

       Работоспособность каждого человека  подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного  ритма. Говорят обычно о «  человеке утра» или « жаворонке»  и о « человеке вечера» или « сове». Пик работоспособности приходиться у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям  своей работоспособности. Необходимо изучать свои способности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

       В жизни каждого человека присутствуют, и воздействую три различных потоков энергии:

     - физический ритм (влияет на физическую  силу и на силу воли):

     - психический ритм (обуславливает  динамику чувств, настроений, творческих  сил):

    - интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

      Поскольку продолжительность отдельных  периодов различна (23,28 и 33 дня), у  каждого человека всегда наблюдаются  различные постоянно меняющиеся  комбинации характеристик физического,  психологического и интеллектуального состояния.

      Учет своего индивидуального  биотермического состояния позволяет  улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

      Внутренний путь самосовершенствования  гораздо труднее, хотя и окупается во много раз больше. Результаты его ощущаются практически сразу, если Вы нашли свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Так важна не внешняя сторона благополучия (хотя это является следствием внутренних причин), а состояние внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и желаний. Чаще всего мы стремимся к чему-то, что не является нашим собственным желанием, а определенно желаниями и целями социума, в котором мы находимся. Именно поэтому достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы какими-то потребностями, какие на самом деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми и пр. Движемся потоком, не осознавая себя полноценной единицей Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.

      Поэтому в первую очередь, мы  должны научиться не отожествлять  себя с другими, определить  границы своего «я», изучить  его слабые и сильные стороны.  Обрести свою истинную свободу, которая есть свобода внутренняя, это свобода духа, свобода мыслей и поступков. Человек, овладевший этой свободой, идет в жизни своим путем, обретает свой, индивидуальный смысл жизни и делает только то, что нужно именно ему, а не то, что от него требуют окружающие.

      Помочь в этом сможет система  ДЭИР  - система дальнейшего энергоинформационного развития. Это один из путей достижения внутренней гармонии, определения своих жизненных ценностей, следование им и претворение их в жизнь. Это способ как меньше всего завесить от внешних обстоятельств, быть определяющим, а не определенным. Система ДЭИР поможет «заметить» свои истинные желания и эффективно претворить в жизнь, не зацикливаясь на них и не привязываясь к ним.

      В самом человеке заложено все необходимое для того, чтобы жить, развиваться, совершенствоваться, помогать себе самому справляться со своими проблемами. Каждый человек создан так, чтобы суметь помочь себе самому. Нет и не может быть истинной помощи, кроме самопомощи. «Спасение утопающих - дело рук самих утопающих». Об это говорит Д. Верещагин, предолгая самому научиться управлять собственной судьбой, привнести гармонию и независимости в свою жизнь. 
 
 
 
 
 

             2.Сущность и принципы самоменеджмента

                            2.1 Сущность самоменеджмента 

      По Эбелингу, диссипативными структурами называются сущности, прогнозированные (во время пространства) в результате скачка управляющих параметров через критический режим неустойчивости с последующей самоликвидацией.

      Для самоменеджмента более актуален  промежуточный диссипативный порядок,  соответствующий переходным процессам в экономике РФ, т.е. для социально-экономических систем, находящихся в природных неравновесных состояниях методами самоменеджмента можно обеспечивать (или учитывать) именно промежуточный и временный, но порядок. Задача самоменеджмента здесь состоит не столько в минимизации хаоса (как раньше), сколько в оптимизации или поддержании.

      Однозначный концептуальный от закрытых систем к открытым в самоменеджменте  - фундаментально вынужденная, корректная задача, но при условии продолжающегося игнорирования фактора полупрозрачности границ всех оргсистем для диффузных неравносных процессов ресурсообразования, т.е. для реализации самоорганизации.

      Перед самоменеджментом встает  постоянно исходная задача выявления  траекторий саморазвития системы. 

      Концептуализация диссипативных  структур предполагает необратимость самопроизвольных процессов (в природе в первую очередь). При разрушении структур вблизи положения равновесия или с возникновением новых синергетических структур вдали от него вторые самоорганизуются в результате действия конкретных факторов. В связи с тем, что основой самоорганизации социально – экономических мягких систем являются человеческие отношения, процессы диффузно – диссипативных парадоксально обратимы.

      В отличие от традиционного  понимания менеджмента, при котором  управленец (руководитель) всегда должен находится в составе системы, самоменеджмент имеет дело с так называемыми самоорганизоваными, или в терминах естественных наук коллапсирующимся (сжимающимися, самолеквидирующимися во время и в пространстве системы). В нем менеджеры могут находиться как внутри, так и в не системы; при этом наблюдаемая или управляемая ситуация для внешнего менеджера скрывается горизонтами событий.

      Сущность самоменеджмента состоит  в учете и применении задач, методов, особенностей и т.д. индивидуального самосовершенствования каждого менеджера (что хорошо известно) и в работе с «системами систем» как совершенно нового аспекта самоменеджмента вообще и независимого менеджера в частности, то сущность самоменеджмента проявляется в работе с феноменами, порожденными самодвижением систем: самоприватизацией ресурсов, их аникатострафическим системобразующим поведением (катастрофой) и самоорганизацией как результатом эмерджентного характера в форме самоприватизации и горизонтальной структуризации диссипативного временного характера и происхождения. Возникая самопроизвольно в устойчивых и неустойчивых ситуациях, системах, структурах и самоликвидируясь где-то в бесконечности или в сходной с начальной устойчивости, они «не дают в руки самоменеджменту» видимых возможностей для управления, что принципиально его изменяет и даже свести к нулю. Таким образом, сущность (смысл) самоменеджмента скрыта в фундаментальных закономерностях социума, биоса, управления в совокупности.

      Самоменеджмент является эффективным способом учета и реализации новых реальностей переходных процессов.

      Самоменеджмент в своей сущности произошло явно из множества теорий и методик социального управления и несет многие их достоинства и недостатки.

      До последнего времени его  предметная область искусственно  сужалась саморазвитие индивидов,  занимающихся менеджментом в предположении абсолютной идентичности понятий управления и менеджмента даже в условиях переходных экономик. Однако работа в условиях рыночных инфраструктур и дальнейшее развитие демократизации и методов децентрализации , а также учет перманентной полупрозрачности любых границ потребовали углубленного анализа причин и обстоятельств неэффективности многих методов командного управления, выявления методов для деятельности в условиях неопределенности и т.д. Иначе – учета сущности самоменеджмента. Оказалось, что работа с равноправными клиентами, малым бизнесом, филиалами, мировыми рынками и др. отличается от командования в линейнофункциональных структур отраслевого плана.

      Самоменеджмента по своей сущности  представляет собой специфическую  область деятельности феноменологического плана, которая всегда имеет место с пульсациями и неопределенностями человеческих ресурсонесуществующих отношений как системы систем.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                        2.2 Принципы самоменеджмента

      Сущность самоменеджмента базируется на ряде моментов: принципов, условий проявления оснований, концептуализация и т.д. Если принципы самоорганизации представляют собой сущность конечного феномена системы систем, то принципы самоменеджмента, «пересказать» частично с принципами самоорганизации, определяются на концептуальном уровне смысла менеджмента в условиях самоорганизации человеческих факторов. Самоорганизации в свою очередь предполагает многоэтапную их реализацию.

      а) Самопроизвольность.

      Принцип является основополагающим и обеспечивающим проявление тенденций и наблюдаемых фактов эффекта в условиях конкретных рыночных сегментов и соответствующих управляемых систем независимо от форм собственности. В определенных условиях этот принцип позволяет не только учитывать огромные скрытые возможности любых социально-экономических систем, но и передавать им подавляющее большинство функций, в том числе самоменеджмента. Учет данного принципа требует определенности в поведение администраторов – руководителей, предпринимателей, менеджеров и самых исполнителей процессов.

      б) «погруженность» системы.

      Данный принцип при реализации  самоменеджмента, как право опережает  по времени процесс практического  системообразования, т.е. явно последовательный. Параллельность возникает несколько позже. Эффект самоорганизации, саморазвиваясь и возникая лишь в так называемых «погруженных» в свою внешнею ресурсодержащую среду ситуациях, во – первых, зависеть от состояния необходимых ресурсов и характеристик соответствующих отношений  в части доступа к ним, во – вторых, спонтанно может ограничивать свой кантинуум состояний по формированию новых видов своего материализованного системообразования лишь тремя конечными результатами:

1) для «себя»; 2) для теневого рынка; 3) для общества .

      в) Направленность самоорганизации.

      Важным является принцип спонтанно  – направленного самозарождения  ранее «погруженных» временных горизонтальных систем как мощной реакции свободного рынка самоорганизующихся участников на монопольный характер государственных и корпоративных структур на основе игнорирования или учета самоорганизации до начала развертывания предпринимательства. Другими словами, реализация данного принципа через все состояние саморазвития и самоприватизации своих горизонтальных структур.

      г) Искусственное начало.

      Данный принцип отражает ни столько необходимости учета безусловного повышения начального фактического ресурсопотребления ( по всем ресурсам и услугам) над априори рассчитанным (по нормативным материалам или предпринимателями) без гарантии параллельного получение возможных полезных результатов для общества (за счет суммарного эффекта от диффузии и диссинации), сколько ресурсную искусственность начало самопроизвольного роста и развития самоорганизации. Предприниматели, администраторы, менеджеры должны либо учесть, либо искусственно «создать» такую рыночную ситуацию, в которой «погруженный» системы могут какое – то время самообеспечиваться тем, что необходимо для «сдерживания» эффекта самоликвидации.

      д) Ресурсная поддержка.

     При реализации этого принципа следует учитывать несколько моментов:

1. самоменеджмента, создав конкретную горизонтальную систему, должен дать ей самоопределиться, т.е. менеджер обязан стать на время лишь наблюдателем;
2. конкретная мягкая система решает самопроизвольно необходимые задачи самообеспечения ресурсами и услугами. Самонормирования своего труда, самооптимизации своей горизонтальной структуры как по количеству участников, так по их взаимоотношениям в части развития временной взаимозависимости друг от друга и т.д.
3. при развитии самоуправления мягкая система способна самоликвидироваться без получения соответствующих результатов или с получением, что может быть следствием отсутствия ресурсной поддержки;
4. практических мягкая система, реализовав самопроизвольно свои внутренние задачи, способна мгновенно финишировать по конкретной работе в пределах оставшегося после самовнедрения предыдущих принципов, не интересуясь конечными результатами. Здесь самоуправление должно всегда быть подпитанным дополнительными ресурсами.

      е) Сочетательность скачкообразных и эволюционных процессов.

      Однозначно спонтанное скачкообразное  проявления эффекта        самоприватизации, анастрофы и самоорганизация связана с особенностями горизонтального реагирования  управляемых социально – экономических систем на жесткое управляющее воздействие административно – бюрократических структур.

      Самоменеджмент при структурах  эволюциях, иерархического типа  реорганизации минимален. Скачки, системные мутации и бифуркации каналов управления реализуются чаще всего спонтанно, но, как правило, после «воздействия», т.е. параллельно.

      ж) Параллельность.

      Предлагается, что феномены самоприватизации, анастроф и самоорганизации, создающие определенные системы эффекты и формирующие новые задачи перед самоменеджментом, развиваются параллельно действующим процессам а иерархических систем. Такой параллелизм отражается всеми рыночными структурами, и он понятен.

      з) Концептоемкость.

      Данный принцип является глобализированым и представляет собой набор нескольких разных принципов:

      -обязательное наличие гибкости,

      -наличие полупрозрачных границ  между регионами и конкретным  рынком,

      -ассоциативность композиционного построения,

      -горизонтальное ассоциативное построение как основа временной устойчивости системы в условиях переходного периода.

      -сохранение иерархического вмешательства  центральных органов, но в варианте  регулирования по ограниченному  числу параметров.

      -самоуправляемость систем, но лишь после выявления своих горизонтальных структур и учета требований центрального регулирования.

      и) Виртуальность 

      Создание на базе самоорганизации  объектов самоменеджмента – нечеткое  множества временных отношений сторон.

      к) Двойственность самоуправления.

      Двойственность (дуальный) характер  самопроявления самоменеджмента проявляется в том, что в иерархических структурах самым причудливым образом «смешиваются» функции власти предпринимателя, административной, методической власти управляющих и незримого влияния менеджмента. Самоменеджмент является одной из конечных множеств функций административно – бюрократических систем. Если иерархия виртуальна, т.е. основана на самоорганизации и децентрализуется в направлении горизонтальных структур, то самоменеджмент максимизируется и становится уже системой.