Самоменеджмент: принципы и правила

Курсовая  работа 

Пермь 2011

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….3

1. ПОНЯТИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА…………………………………………...5

1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента ……………………………5

1.2 Основы и методики планирования и принятия решений …………………….7

2. САМОМЕНЕДЖМЕНТ В РОССИИ…………………………………………….11

2.1 Принцип и  проблемы самоменеджмента в России…………………………...11

2.2 Проблема самомотивации………………………………………………………12

3. ПРАКТИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ САМОМЕНЕДЖМЕНТА С. Ивановой………14

3.1 Установки человека: позитив – негатив……………………………………….14

3.2 Как справляться с негативной информацией…………………………………..16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………….20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………………..22 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     В современном мире успех руководителя зависит не только от того, насколько эффективно он управляет другими, но и умение менеджера управлять самим собой и рационально организовывать свою работу.

     Появление самоменеджмента как такового продиктовано объективно складывающейся управленческой средой в стране, ускоренными темпами  жизни и усиливающимся давлением  внешней среды управления, также  можно отметить влияние постоянно  обновляющихся технологий управления, методик, открытий в сфере психологической  науки. Каждому человеку вообще и  в особенности тому, кто готовит  себя к работе организатора-менеджера  или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична  неупорядоченность действий, обусловленная  внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. «Мы живем в сложном, быстро развивающемся мире, который полон безграничных возможностей» .

     Актуальность  темы «Самоменеджмент» определяется тем, что изменения в повседневной жизни и в управленческой сфере в частности повышают требования к управленческому персоналу, его профессионализму, обучению и переподготовке. Поэтому поддержание своего постоянного роста и развития становится необходимостью каждого менеджера. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере.

     Самоменеджмент  изучает способы и технологии повышения эффективности управленческой деятельности руководителя. В его  круг входит огромное количество направлений: связанных с планированием; использованием рабочего времени; проведением совещаний; способам самоконтроля; организацией труда; удовлетворением от работы; мотивацией труда; роста квалификации; снижением загруженности работой; сокращением ошибок при выполнении своих задач; достижением профессиональных целей кратчайшим путем.

     Самоменеджмент  прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом  широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом  мире. Руководитель должен так использовать свой труд, чтобы эффективность была максимальной.

     Овладеть  данной наукой не так просто, и молодому руководителю надо начинать все-таки с  самообразования, причем мало только приобретать  знания, нужна ещё и практическая реализация. Самоменеджмент – это  очень тяжелая работа, поэтому  необходимо быть готовым к самосовершенствованию.

     Нужен серьезный подход при разработке своей программы. Прежде всего разрабатывать  программу с учетом тех вопросов, которые приходится решать в процессе профессиональной деятельности. При  выборе программы надо учитывать  изменения, происходящие в жизни  – в экономике, науке, современных  методах управления и т.д. Надо учесть аспекты практической реализации приобретенных  знаний.

     Надо  учиться планировать свое рабочее  время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния – времени, а именно:

• либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
• либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

     Цель  работы заключается в исследовании самоменеджмента как способа  повышения эффективности работы руководителя.

     Исходя  из поставленной цели, в данной работе рассматриваются следующие задачи:

1. Дать понятие самоменеджмента;
2. Определить цели и функции самоменеджмента;
3. Изучить основы и методики планирования и принятия решений;
4. Проанализировать проблемы самоменеджмента в России.
 

1. ПОНЯТИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА

     1.1  Определение, цели и функции самоменеджмента

     Самоменеджмент  как новое направление в современном  менеджменте возник в ответ на изменения в управленческой ситуации в мире:

• возрастание масштабов и динамизм изменений в предпринимательстве и бизнесе требуют от менеджеров освоения новых подходов и навыков управления, борьбы с возможностью собственного отставания, непрерывности саморазвития;
• нарастание неопределенности, давления и напряженности в различных формах жизнедеятельности организаций и связанных с этим стрессов требуют от менеджеров умения управлять собой;
• превращение творческого потенциала работника в самый ценный капитал организации выдвигает требование сохранения и развития этого потенциала, в том числе и самими работниками;
• исчерпание возможности многих традиционных школ и методов управления ставит менеджеров перед необходимостью освоения современных управленческих приемов переоценки своего потенциала и работы над его развитием.

     Очень важным фактом является то, что потребность  в мотивации творческого потенциала каждого работника и невозможность  удовлетворить ее в рамках традиционного  менеджмента и усилиями самих  организаций вызвали к жизни  процесс социологизации и психологизации менеджмента, на волне которого и  возникло направление самоменеджмента, открывающее перспективы для  исследования и практической реализации индивидуальной деловой карьеры.

     Теперь  необходимо определить сущность самого понятия «самоменеджмент». Самоменеджмент – это последовательное и направленное применение испытанных методов работы в повседневной практике для оптимального, осмысленного использования своего времени.

     Соответственно  основная цель самоменеджмента –  максимально использовать собственные  возможности, сознательно управлять  течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.

     На  самоменеджмент возлагается выполнение определенных функций, в виде которых  представлено ежедневное решение разного  рода задач и проблем. Функции  находятся в определенной взаимозависимости  и, как правило, реализуются в  определенной последовательности.

     Подобный  процесс самоменеджмента представлен  как своего рода круг правил, наглядно демонстрирующих связи между  отдельными функциями самоменеджмента (рисунок 1)

     Для каждой функции разработаны рабочие  приемы и методы ее реализации, а  также ожидаемый результат в  виде выигрыша во времени. Все они  составляют технику самоменеджмента.

     Как видно из схемы, изображены два круга, включающие функции самоменеджмента, – внутренний и внешний.

Рисунок 1 – Круг правил

     Во  внешнем круге обозначены пять правил:

     1 – постановка целей (анализ  и формирование личных целей);

     2 – планирование (разработка планов  и альтернативных вариантов своей  деятельности);

     3 – принятие решений (принятие  решений по предстоящим делам);

     4 – реализация и организация  (составление распорядка дня и  организация личного трудового  процесса для осуществления поставленных  задач);

     5 – контроль (самоконтроль и контроль  итогов (в случае необходимости  – корректировка целей)).

     Во  внутреннем круге размещена функция 6 – информация и коммуникация (поиск  и обмен информацией, осуществление  коммуникационных связей, необходимое  на всех фазах процесса самоменеджмента). 

     1.2 Основы и методики планирования и принятия решений

     Преимущества  овладения искусства самоменеджмента  состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности  работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

     Существует  несколько методик планирования времени и принятия решений. 
Рассмотрим некоторые из них.

     Метод «Альпы» включает в себя пять стадий: 
1. Составление заданий дня. 
2. Оценка длительности акций. 
3. Резервирование времени «про запас» (60:40). 
4. Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению

     (делегирование). 
5. Последующий контроль – перенос несделанного.

     Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь–памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

     Применение  принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит  в том, что если все рабочие  функции рассматривать с точки  зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается  за 20 % затраченного времени, тогда как  остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.

     Установление  приоритетов с помощью анализа  АБВ включает в себя три закономерности:

• Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;
• На важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;
• Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

     Нужно учесть, что установление приоритетов  – важное правило эффективной  технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и  не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел. 

     Анализ  по принципу Эйзенхауэра

     Согласно  этому правилу устанавливаются  по таким критериям, как срочность  и важность дела.

     В зависимости от степени срочности  и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

     1) срочные/важные дела. За них нужно  приниматься немедленно и самому  их выполнять.

     2) Срочные/менее важные дела.

     3) Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы  они не перешли в разряд  срочных дел.

     4) Менее срочные/менее важные задачи.

     Задачи  самоменеджмента учитывают и  такой фактор деятельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного  ритма работы индивидуально для  каждого человека и понятие биоритмов.

     Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке»  и о «человеке вечера» или  «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. В  жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных  потоков энергии:

     - физический ритм (влияет на физическую  силу и на силу воли);

     - психический ритм (обуславливает  динамику чувств, настроений, творческих  сил);

     - интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).

     Поскольку продолжительность отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого  человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик  физического, психологического и интеллектуального  состояния.

     Учет  своего индивидуального биоритмического  состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении  планов работы.

     Внутренний  путь самосовершенствования гораздо труднее, хотя и окупается во много раз больше. Результаты его ощущаются практически сразу, если Вы нашли свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Так важна не внешняя сторона благополучия (хотя это является лишь следствием внутренних причин), а состояние внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и желаний. Чаще всего мы стремимся к чему-то, что не является нашим собственным желанием, а определено желаниями и целями социума, в котором мы находимся. Именно поэтому достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы какими-то потребностями, какие на самом деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми и пр. Движемся потоком, не осознавая себя полноценной единицей 
Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.

     Поэтому в первую очередь, мы должны научиться  не отождествлять себя с другими, определить границы своего «я», изучить  его слабые и сильные стороны. Обрести свою истинную свободу, которая  есть свобода внутренняя, это свобода  духа, свобода мыслей и поступков. Человек овладевший этой свободой, идет в жизни своим путем, обретает свой, индивидуальный смысл жизни  и делает только то, что нужно  именно ему, а не то, что от него окружающие. 

2. САМОМЕНЕДЖМЕНТ  В РОССИИ

     2.1 Принцип и проблемы  самоменеджмента  в России

     Прежде  всего в российской практике самоменеджмента  необходимо сказать о плохой структурированности  работы в группе; руководитель далеко не всегда обладает навыками эффективного расписания обязанностей и функций  каждого работника. Преобладает  опасение, что кто-то «прокатится  зайцем» за счет других, хотя, в принципе, русские любят работать вместе. Кроме  того, руководитель часто не тратит свое время на делегирование полномочий и рабочих функций людей, работающих в группе. Он предпочитает «бросать»  задание в группу, вследствие чего начинаются разборки, что нужного  эффекта, конечно, не дает, хотя работа в группе сегодня эффективнее, чем  при любой другой организации  труда. Говоря об ответственности –  важнейшей составляющей эффективного самоменеджмента, нужно признать, что  под участием в управлении в России понимают такое положение дел, при  котором человек пытается пролезть наверх и дать какие-то предложения, чтобы заявить о себе, не собираясь  при этом брать на себя ответственность  за реализацию хотя бы их части.

     Не  всегда человек способен правильно  реагировать на возникшие проблемы и находить рациональный выход из трудного положения. Что делает русский  работник в случае возникновения  какой-либо затруднительной ситуации в организации или на предприятии? Он может перекладывать вину на окружающих и, конечно, на обстоятельства. Но необходимо избавляться от этого самообмана. Далее, работник вполне способен проигнорировать  некоторые задания, но следствием такого поведения, как показывает практика, является лишь усугубление ситуации. Не является секретом, что в условиях стресса человек прибегает к  алкоголю как к спасительному  средству, как панацее от всех бед. Но чувствует себя лучше он не на долгое время. Затем ситуация кажется  еще более удручающей, что заставляет вновь злоупотреблять спиртными напитками. В конечном счете получается замкнутый круг.

     2.2  Проблема самомотивации

     Далее, перейдем к одному из самых ярких  показателей самоменеджмента –  самомотивации. Изучение мотивации  – не просто модная тема. В настоящее  время руководитель предоставляет  работу - сотрудник должен ее выполнять, и заинтересованностью в надлежащем выполнении своих обязанностей со стороны  подчиненного руководитель не озадачен. Сейчас от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, и именно самомотивация становится инструментом успеха.

     Мотивы  же можно перечислять до бесконечности, их очень много:

     — человеку это интересно;

     — в этом состоит его самовыражение;

     — для человека это ступенька роста;

     — так работник приобретает новый  опыт и т. д.

     Но  мотивация и стимулирование –  это разные понятия. Именно мотивация  – это создание у работников внутренних побуждений к труду (заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства  удовлетворенности от работы). Стимулирование представляет собой побуждение работников к активной деятельности с помощью  внешних факторов (материальное и  моральное стимулирование).

     Именно  удовлетворение материальных потребностей чаще всего выдвигается на первый план при выборе работы, при планировании будущей профессии. Для молодежи также имеет место быть престиж  организации, в которой они намерены работать, обретение нужных связей, получение опыта работы. И говорить о заинтересованности в труде, удовлетворении от работы, по-видимому, говорить не приходится. Удовлетворенность диктуется материальным благополучием, для кого-то – дальнейшим продвижением по службе.

     Следует сказать, что многие люди недооценивают  значимость рабочей атмосферы. Большинство  из них вначале готовы работать в  условиях, где царят недоброжелательность, нездоровая конкуренция, где каждый сам за себя, где каждый заботится  только о самом себе и готов  на то, чтобы, образно говоря, идти по головам ради карьеры, либо подставить другого человека во имя денег  и поощрения начальства. Все это  кажется несерьезным на фоне грядущей солидной зарплаты. Однако проходит не так много времени, и человек  сбегает из такого коллектива. Ведь нельзя не принимать во внимание эмоции и чувства человека, нельзя ими  пренебрегать.

     В силу того, что достаточно большое количество русских не стремится найти ту работу, которая стала бы для них любимой, зачастую не имеет возможностей для ее поиска, самореализация не является одной из главных ценностей. Редкостью для русского работника является удовлетворенность работой и в моральном, и в материальном плане.

     Самоменеджмент  предполагает адаптацию к изменениям. В Японии человек ежегодно изучает  различные нововведения, совершенствует свои навыки и знания с отрывом  от работы в течение 1-3 месяцев. Причем обучение идет за счет средств организации, то есть здесь мы имеем дело с  вложением в человека как в  ресурс производства. В нашей стране не так часто встречаются сообщения  о приеме на работу, где предусмотрено  бесплатное обучение нового сотрудника. Поэтому человеку следует мотивировать себя на постоянное изучение новейших технологий, методик и т.д. 
 

3. ПРАКТИЧЕСКИЕ  ПРИЕМЫ САМОМЕНЕДЖМЕНТА С. Ивановой

     С. Иванова, старший партнер, тренер-консультант KPG Training Center Ivanova & Lebedeva, г. Москва рассказывает практические приемы самоменеджмента и отвечает на вопросы:

     Может ли руководитель сформировать успешную модель поведения сотрудников?

     Как отказаться от стереотипов, повысить креативность и эффективность в управлении ситуациями?

     В чем заключается залог успеха при решении сложных задач?

     - необходимые для успешного руководства. 

     3.1    Установки человека: позитив – негатив

     Рефрейминг  – это специальный прием, который  позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для  человека углом зрения. В классическом примере оптимист видит стакан с  водой наполовину заполненным, пессимист  же считает его наполовину пустым. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной – позитивная “стремление” или негативная “избегание”, – вполне возможно частично спрогнозировать  его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью  специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать  у них умение видеть другую сторону  событий. 
 

     Рефрейминг  может строиться по нескольким принципам:

• позитивное переформулирование сообщений: “Мы даем тебе дополнительный проект, чтобы ты мог проявить себя и доказать свою способность к дальнейшему росту” (вместо: “Ты получаешь дополнительную нагрузку за те же деньги”);
• выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова “зато”: “Он медлителен, зато тщательно все проверяет и не допускает ошибок”;
• постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд: “Наш отдел загружен гораздо меньше чем бухгалтерия”, “Ты сейчас делаешь эту работу быстрее, чем три месяца назад”;
• использование контрастов со словом “или”: “Лучше, если я пообещаю тебе необходимые средства, или скажу о реальных ресурсах, которые могу гарантировать?”

     Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека обязательно  должны соответствовать действительности. Желательно, чтобы руководители, рекомендуя этот прием сотрудникам, показывали также его преимущества для самомотивации.

     Практика  показывает, что люди, которые регулярно  используют его, значительно более  удовлетворены и счастливы, причем не только на работе, но и в личной жизни.

     Практическое  задание.

1. Менеджеру по продажам предстоит пройти сложное обучение – освоение специфики продукции в течение двух недель. Он несколько демотивирован ем, что мог бы за это время осуществить ряд продаж и соответственно заработать. Сделайте рефрейминг ситуации как можно большим числом способов.
• На тренинге ты научишься лучше преодолевать возражения клиентов, следовательно, сможешь осуществить больше продаж и заработать больше денег.
• Тренинг поможет тебе стать универсальным продавцом, и ты привлечешь больше клиентов.
• Ты научишься реализовывать товар, предоставляя меньше скидок, при этом увеличивая объем продаж.
2. Сотрудник, которого в ближайшем будущем планируется выдвинуть на руководящую должность, видит в работе начальника только преимущества, но не представляет ее реальных сложностей. Сделайте рефрейминг так, чтобы показать всю трудность и ответственность задач руководителя.
• Если подчиненный допустил ошибку, претензии предъявляются к его начальнику.
• Если результаты работы рядового сотрудника зависят только от его собственных усилий, то руководителю необходимо добиться эффективности от каждого человека.
• Глава подразделения обязан знать ответы на все сложные вопросы о деятельности отдела и предприятия, возникающие у его подчиненных (не касающиеся узко профессиональных знаний).