Самоменеджмент руководителя и его роль в формировании стиля управления
Министерство образования и науки Российской Федерации
Пермский институт (филиал)
Государственного
«Российский государственный
торгово-экономический
Кафедра менеджмента
Курсовая работа
По дисциплине «Основы менеджмента» на тему
Самоменеджмент руководителя и его роль в формировании стиля управления
Выполнила – студентка 2 курса очной формы
обучения факультета Менеджмента, группы мп-21
Дмитриева Ксения Юрьевна
Руководитель – Андруник Андрей Петрович
Оценка________________________
Дата__________________________
Подпись_______________________
Пермь 2011
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПОНЯТИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА 4
1.1 Определение,
цели и функции самоменеджмента
1.2 Сущность и принципы самоменеджмента 6
1.3 Основные методики самоменеджмента 8
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ 12
2.1 Использование рабочего времени руководителя и его планирование. 12
2.2 Оценка
рациональности
2.3 Повышение
организованности и
3. РОЛЬ САМОМЕНЕДЖМЕНТА
В ФОРМИРОВАНИИ СТИЛЯ
3.1 Формирование
стиля управления руководителя
3.2 «Одномерные»
и «Многомерные» стили
3. 3 Оценка
эффективности работы
3.4 Практические
рекомендации по улучшению
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 33
ПРИЛОЖЕНИЕ 34
ВВЕДЕНИЕ
Самоменеджмент, прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь использовать свое время, чтобы эффективность была максимальной. [2]
Актуальность темы «Самоменеджмент руководителя и его роль в формировании стиля управления» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и, как следствие, их стиль управления не функционален.
Объектом исследования курсовой работы является самоменеджмент руководителя, предметом – роль самоменеджмента в формировании стиля управления.
Методологической основой для написания данной курсовой работы явились труды отечественных (Oгapкoва А. А., Лапусты М. Г., Гусевой Е. П.) и зарубежных (Лотар Й. Зайверт, Йорг Кноблаух, Дэвид А. Уэттен) ученых в области экономических наук.
Цель работы заключается в исследовании самоменеджмента, как способа повышения эффективности работы руководителя выяснить, какую роль он играет в формировании стиля управления.
Исходя из поставленной цели, в работе рассматриваются следующие задачи:
- Изучить понятие самоменеджмента, его сущность и принципы. Определить роль самоменеджмента в формировании стиля управления;
- Исследовать основные методики самоменеджмента и оценить рациональность использование рабочего времени руководителем;
- Рассмотреть основные стили управления;
- Разработать практические рекомендации по улучшению эффективности самоорганизации руководителя.
1. ПОНЯТИЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТА
1.1 Определение, цели и функции самоменеджмента
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.
Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. [2]
Каждому человеку вообще
и в особенности тому, кто готовит
себя к работе организатора-менеджера
или уже является таковым, в первую
очередь, необходимо уметь превратить
ситуацию, для которой типична
неупорядоченность действий, обусловленная
внешними обстоятельствами, в ситуацию
направленных и выполнимых задач. Даже
тогда, когда на вас со всех сторон
сваливаются разные задания и
работа прямо-таки захлестывает, можно
благодаря последовательному планированию
времени и использованию
Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:
- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
- решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;
- сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;
- выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
- уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.
Лотар Зайверт, немецкий программный оратор и автор многих бестселлеров, совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя – и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.
Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач. [8]
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:
• постановка цели – анализ и формирование личных целей;
• планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
• принятие решений по конкретным делам;
• организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
• контроль – самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости – корректировка целей);
• информация и коммуникация – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента. [10]
Отдельные функции не обязательно
строго следуют одна за другой, а
могут переплетаться.
1.2 Сущность и принципы самоменеджмента
Сущность самоменеджмента базируется на ряде моментов: принципов, условий проявления оснований, концептуализации и т.д. Если принципы самоорганизации представляют собой сущность конечного феномена системы систем, то принципы самоменеджмента, «пересекаясь» частично с принципами самоорганизации, определяются на концептуальном уровне смысл менеджмента в условиях самоорганизации человеческих факторов. Самоорганизация в свою очередь предполагает многоэтапную их реализация.
а) Самопроизвольность. Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление тенденций и наблюдаемых фактов эффекта в условиях конкретных рыночных сегментов и соответствующих управляемых систем независимо от форм собственности.
б) «Погруженность» системы. Эффект самоорганизации, саморазвиваясь и возникая лишь в так называемых «погруженных» в свою внешнюю ресурсодержащую среду ситуациях, во-первых, зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений в части доступа к ним, во-вторых, спонтанно может ограничивать свой континуум состояний по формирования новых видов своего материализованного системообразования лишь тремя конечными результатами: 1) для «себя»; 2) для теневого рынка; 3) для общества.
в) Направленность самоорганизации. Важным является принцип спонтанно-направленного самозарождения ранее «погруженных» временных горизонтальных систем как мощной реакции свободного рынка самоорганизующихся участников на монопольный характер государственных и корпоративных структур на основе игнорирования или учета самоорганизации до начала развертывания предпринимательства.
г) Искусственное начало. Предприниматели, администраторы, менеджеры должны либо учесть, либо искусственно «создать» такую рыночную ситуацию, в которой «погруженные» системы могут какое-то время самообеспечиваться тем, что им необходимо для «сдерживания» эффекта самоликвидации.
д) Ресурсная поддержка. Здесь самоуправление должно всегда быть подпитанным дополнительными ресурсами.
е) Сочетательность скачкообразных и эволюционных процессов. Самоменеджмент при структурных эволюциях, иерархического типа реорганизациях минимален.
ж) Параллельность. Предполагается, что феномены самоприватизации, анастроф и самоорганизации, создающие определенные системные эффекты и формирующие новые задачи перед самоменеджментом, развиваются параллельно действующим процессам в иерархических системах. Такой параллелизм отражается всеми рыночными структурами, и он понятен.
з) Концептоемкость. Данный принцип является глобализированным и представляет собой набор нескольких разных принципов:
- обязательное наличие гибкости,
- наличие полупрозрачных границ между регионами и конкретными рынками,
- ассоциативность композиционного построения,
- горизонтальное ассоциативное построение как основа временной устойчивости системы в условиях переходного периода,
- сохранение иерархического вмешательства центральных органов, но в варианте регулирования по ограниченному числу параметров,
- самоуправляемость систем, но лишь после выявления своих горизонтальных структур и учета требований центрального регулирования.
и) Виртуальность. Создание на базе самоорганизации новых объектов самоменеджмента – нечеткие множества временных отношений сторон.
к) Двойственность самоуправления. Двойственность (дуальный) характер самопроявления самоменеджмента проявляется в том, что в иерархических структурах самым причудливым образом «смешиваются» функции власти предпринимателя, административной, методической власти управляющих и незримого влияния менеджмента.
л) Субсидарность (дополнительность) самоменеджмента. В развитии формальной децентрализации и демократического управления самоменеджмент фактически реализует самоорганизацию.
м) Дигитальность. Отражая так называемую предметоцентричность (предметноорганизационную замкнутость), дигитальность является важнейшим современным решением задач децентрализации управления. [4]
Совокупные принципы самоменеджмента определяют сущность как сложносочиненную «усилиями» феноменов и менеджеров и в значительной степени как решаемую в первую очередь с обусловленных позиций.
1.3 Основные методики самоменеджмента
Преимущества овладения
искусства самоменеджмента
- выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;
- меньше спешки и стрессов;
- больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда;
- рост квалификации; снижение загруженности работой;
- сокращение ошибок при выполнении своих функций;
- достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.
Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:
1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас» (60:40).
4. Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).
5. Последующий контроль – перенос несделанного.
Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь–памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
Принцип Парето
Применение принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени.
Анализ АБВ
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:
• Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;
• Важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;
• Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.
Нужно учесть, что установление
приоритетов – важное правило
эффективной технической
Анализ по принципу Эйзенхауэра
Согласно этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.
В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:
1) Срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.
2) Срочные/менее важные дела.
3) Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.
4) Менее срочные/менее важные задачи .
Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума. [9]
Задачи самоменеджмента учитывают и такой фактор деятельности человека, как биологический, который включает в себя понятие естественного ритма работы индивидуально для каждого человека и понятие биоритмов.
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности.
Необходимо изучать свои способности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.
В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных потоков энергии:
- физический ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);
- психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);
- интеллектуальный ритм (влияет на умственные способности).
Поскольку продолжительность отдельных периодов различна (23, 28 и 33 дня), у каждого человека всегда наблюдаются различные, постоянно меняющиеся комбинации характеристик физического, психологического и интеллектуального состояния.
Учет своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.
Внутренний путь самосовершенствования гораздо труднее, хотя и окупается во много раз больше. Результаты его ощущаются практически сразу, если Вы нашли свой истинный, индивидуальный, свой неповторимый путь. Так важна не внешняя сторона благополучия (хотя это является лишь следствием внутренних причин), а состояние внутреннего душевного комфорта, определение истинных целей и желаний. Чаще всего мы стремимся к чему-то, что не является нашим собственным желанием, а определено желаниями и целями социума, в котором мы находимся. Именно поэтому достижение поставленных целей происходит очень трудно, с большими усилиями или вообще не осуществляется. Мы движимы какими-то потребностями, какие на самом деле, не являются нашими, а продиктованы нашими родными, близкими, учителями, знакомыми и пр. Движемся потоком, не осознавая себя полноценной единицей Вселенной и мира. А потом оказываемся погруженными в разного рода проблемы, неприятности.
Поэтому в первую очередь, мы должны научиться не отождествлять себя с другими, определить границы своего «я», изучить его слабые и сильные стороны. Обрести свою истинную свободу, которая есть свобода внутренняя, это свобода духа, свобода мыслей и поступков. Человек, овладевший этой свободой, идет в жизни своим путем, обретает свой, индивидуальный смысл жизни и делает только то, что нужно именно ему, а не то, что от него окружающие. [7]
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1 Использование рабочего времени руководителя и его планирование.
Проблема недостатка времени - одна из самых важных в деятельности менеджера. Исследования показывают, что большинство руководителей испытывает недостаток рабочего времени. Эксперт по рационализации труда А. Макензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к выводам, что из ста менеджеров:
- лишь один имеет достаточно времени;
- десятерым требуется на 10% больше времени;
- сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
- остальным не хватает 50% времени.
Стилю работы руководителя, испытывающего недостаток времени для стратегического управления и принятия решений присущи следующие признаки:
- нервозность и сумбурность в действиях;
- нетерпеливость при решении вопросов по отношению к равным себе по рангу руководителям и к подчиненным;
- стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношениях с коллегами выходить на вышестоящие уровни руководства.
В таких условиях руководитель
превращается в оперативного работника,
решающего постоянно
Работу по улучшению использования
времени менеджера
- изучение трудовых навыков
- оценка рациональности использования времени
- составление плана использования времени и выполнение его.
Основа любой производственной деятельности – это планирование. Планирование включает набор операций и действий, а именно: различные исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, разработку плана и доведение его до исполнителей. (Табл. 3)
В практике планирования работы менеджеров различают:
- Долгосрочные планы работы, которые охватывают годовой период, но содержат задачи, которые требуют для выполнения несколько лет.
- Рабочие планы по основным задачам на срок от трех до шести месяцев с учетом долгосрочных планов.
- Месячные или недельные распорядки дня, содержащие графики работ на каждый день.
Первые два вида - личные планы работы менеджера. Они содержат только те вопросы, на решение которых менеджер концентрирует свое внимание. Третий вид отражает распорядок работы организации.
Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкретные дела разбиваются на две категории.
Первая категория — задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя.
Вторая категория — дела, выполнение которых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Решение таких задач дает важный общий конечный результат с их нарастающей сложностью.
Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться в отношении ее исполнения и получения оптимальных результатов. Проверка, может быть простой или очень сложной, сопряженной с множеством дополнительных операций.
Взаимодействие с другими людьми. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, им необходимо активно участвовать в межличностных отношениях, в принятии решений и выполнять управленческие функции: планирование, организацию, мотивацию, координацию, регулирование и контроль. Общий практический опыт свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к экономии времени в целом.
2.2 Оценка рациональности использованного времени
Когда собраны фактические данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ и определить их удельный вес к общим затратам.
Основная цель персонального
менеджмента заключается в том,
чтобы наилучшим образом
Ежедневное решение разных
задач и проблем можно
Во внешнем круге обозначены следующие пять функций:
1. Постановка цели. Анализ и формирование личных целей.
2. Планирование. Разработка планов и различных вариантов своей деятельности.
3. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.
4. Реализация и организация. Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
5. Контроль. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости —корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.
6. Информация и коммуникации. Вокруг шестой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.
Кроме того, можно будет определить, сколько времени тратится на решение повторяющих задач и сколько на одноразовые, решающие действия. Анализ каждодневной повторяющейся работы может найти добавочное время для повышения квалификации за счет передачи части обязанностей подчиненным.
Основной подход к управлению временем, предложенный С. Кови, можно определить по факторам. Виды деятельности обозначаются двумя факторами: срочностью и важностью.
Срочное — это то, что требует немедленного внимания; то, что можно обозначить словом «сейчас». Важное имеет отношение к результатам, оно вносит вклад в ваши миссию, ценности и наиважнейшие цели.
Важные и несрочные дела требуют большей инициативы, чем срочные, которые просто «толкают» вас: «делай!» Если нет представления о том, что важно, о тех результатах, которые вы хотите достичь в жизни, то вы легко переходите к реагированию на срочное.
В зависимости от степени срочности и важности дела (задачи) различают четыре возможности их оценки и выполнения:
- Срочные, важные дела, за них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;
- Срочные, менее важные дела, здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная.
- Если же она является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;
- Менее срочные, важные дела, их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут «подождать». Поэтому рекомендуется: перепроверить степень важности и попробовать такие дела полностью или частично поручить сотрудникам. Наряду с тем что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;
- Менее срочные, менее важные дела, очень часто эти дела оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами.
Если вы вдруг начинаете заниматься ими, забывая о срочных, важных делах, то не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за такие дела. [12]