Схема функционирования организационной системы
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………
Глава 1. Понятие и сущность организации ……………………………...….4
1.1 Понятие «Организации»………………………
1.2 Понятие систем, признаки………………………………………………..6
Глава 2. Социальная организация – сложная открытая, управляемая система с целенаправленным действием 9
Глава 3. Внешняя и внутренняя среда прямого и косвенного влияния 12
Глава 4. Схема функционирования организационной системы……….....16
Заключение……………………………………………………
Список используемых источников…………………………………………22
ВВЕДЕНИЕ
Важнейшим понятием в теории организации является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление.
Внутренняя
среда является источником ее жизненной
силы. Она заключает в себе потенциал,
необходимый для
Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Живой системой можно назвать растение, животное, человека, т.е. любой объект белковой формы существования.
Понятно, что организация не является таким объектом, следовательно, она не живая система. Но любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент существует для того, чтобы придавать организации свойства живущей системы, развивать ее. Формирование эффективных систем менеджмента возможно лишь на основе применения эффективных форм его организации, узаконивающих методы управления.
Цель настоящей работы – исследование организации как управляемой системы.
Задачи работы: - изучение понятия и сущности управления в организации, - определение понятия, особенностей и элементов организации, - изучение системных элементов организации.
Структура курсовой работы:
Данная курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка использованных источников. В первой главе рассматриваются такие понятия, как организация, системы и их признаки. Дается полная характеристика организации. Во второй главе мы рассмотрим социальная организация как сложная открытая, управляемая система с целенаправленным действием. В третьей мы увидим внешнюю и внутреннюю среду прямого и косвенного влияния на организацию. Ну и в четвертой дается схема функционирования организационной системы.
ГЛАВА 1. Понятие и сущность организации.
1.1 Понятие «Организации»
Организация это:
1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;
2. совокупность процессов
или действий, ведущих к образованию
и совершенствованию
3. объединение людей,
совместно реализующих
В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.
В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.
Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация или процесс организации не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения.[24]
Дополнительные трудности в определении этого понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах. Можно представить себе множество разновидностей организации, начиная с организации, охватывающей деятельность отдельной личности, и кончая организацией сильно формализованного типа, например, Правительство России, а также большое разнообразие социальных организаций, которые находятся между этими двумя крайними случаями.
Однако все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации – это
1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;
2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща);
3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).
В данной курсовой работе, в первую очередь, будет рассматриваться более формализованная, крупная организации, которую можно определить так: «Организация - это система средств и методов, с помощью которых большое число занятых сложными задачами людей, настолько большое, что исключается возможность личных контактов каждого лица с каждым, связывает себя с каждым другим лицом в процессе сознательного, систематического установления и последующего достижения взаимно согласованных целей».
Это определение подчеркивает постоянную взаимосвязь между людьми, совместно работающими для достижения определенных целей. Но социальную организацию можно определить и так: «Социальная организация - это непрерывная система дифференцированных и координируемых видов человеческой деятельности, заключающейся в использовании, преобразовании и объединении специфической совокупности трудовых, материальных, финансовых, интеллектуальных и природных ресурсов в некоторое уникальное, решающее проблемы целое. Функция этого целого состоит в удовлетворении частных потребностей человека путем взаимодействия с другими системами, включающими разные виды человеческой деятельности и ресурсы в их конкретном окружении».
Очевидно сходство между определением социальной, т.е. человеческой, организации и открытой системы с нечетко выраженной структурой потому, что открытой называют систему, постоянно осуществляющую обмен веществом, энергией и информацией со средой.
Поведение организации, в противоположность поведению личности, характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильностью. Только ориентируя личность на выполнение общих целей, организация способна достичь их.
Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей — выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т. д.[25]
1.2 Понятие систем, признаки
Система - объединение частей в целое, свойства которого могут отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой.[17] Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и так далее, в зависимости от оснований классификации систем.
Существование и функционирование
систем обусловлено рядом
Основные признаки системы: наличие множества элементов, единая цель для всех элементов, наличие связей между ними, целостность, определенная структура и иерархичность, относительная самостоятельность элементов.
Свойства систем:
- Стремление к сохранению
своей структуры (далее будет
рассмотрен объективный закон
организации — закон
- Потребность в управлении (у человека, животного, общества, стада животных и большого социума существуют определенные потребности);
- Сложная зависимость
системы от свойств входящих
в нее элементов и подсистем
(свойства системы могут не
совпадать со свойствами ее
элементов). Например, эффективные системы
создают синергетический
В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Подсистема — это набор элементов, представляющих относительно автономную область внутри системы. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится.
Рассмотрим основные разновидности систем. Главным является деление систем на технические, биологические и социальные.
Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и другие объекты, имеющие инструкции для пользователя. Для данной системы характерна высокая степень определенности, число решений конечно, а их последствия, как правило, заранее известны. Примерами действий в рамках технической системы являются: работа с компьютером, вождение автомобиля, решение задач по математике и др. Решения строго формализованы и выполняются в определенном порядке. Качество решения в технической системе зависит от профессионализма специалиста, его принимающего.
Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Функционирование данной системы обладает большим разнообразием, но набор решений также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений могут быть непредсказуемыми. Обычно в каждой конкретной ситуации разрабатывается несколько вариантов решений, из которых и выбирается лучшее. Задача специалиста — правильно выбрать это лучшее решение.
Социальная (общественная)
система характеризуется
Все три системы взаимодействуют друг с другом. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая — техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной — субъект и объект управления.
Существуют и другие классификации систем:
- открытые и закрытые,
- искусственные и естественные,
- детерминированные и стохастические,
- жесткие и мягкие.
Системы можно разделить на закрытые и открытые. Закрытые системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в идеале не должны ничего получать и ничего отдавать. Для большинства организаций такое существование невозможно. Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды.
Искусственные системы
создаются человеком для
Естественные системы создаются природой, человеком, а, возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, муравейник.
Детерминированные (предсказуемые) системы работают по заранее заданным правилам, с заранее известным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство стандартизированной продукции.
Стохастические (вероятностные) системы характеризуются тем, что и входные воздействия внешней и (или) внутренней среды и выходные результаты практически нельзя спрогнозировать. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в лотерею.
Для мягких систем характерна большая чувствительность к внешним воздействиям и, соответственно, низкая устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, только что появившаяся на рынке организация, человек при отсутствии твердых принципов.
Жесткие системы — как правило, авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Очень устойчивы к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.[19]
Системы также бывают простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация обладает всеми признаками системы.
ГЛАВА 2. Социальная организация – сложная открытая, управляемая система с целенаправленным действием
Организация – очень сложный механизм, у неё есть свой облик, культура, традиции, репутация. Организации уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать намеченным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи. Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нельзя ими управлять эффективно.
Таблица 1
Виды организационных систем
Производственные |
Торгово-сбытовые |
Финансовые |
Консультативные |
Инновационные Научно-технические Производство товаров Оказание услуг Производство потребительских товаров Производство потребительских уeлуг Информационные |
Торговые Торгово-закупочные Торгово-посреднические Товарные биржи |
Банки Страхование Аудит Лизинг Фондовые биржи |
Общее управление Администрирование Финансовое управление Управление кадрами Маркетинг Производство Информационные технологии Специализированные услуги |
Функционирование организации включает в себя все средства, с помощью которых различные виды деятельности распределяются между компонентами организации, а также координируются их действия [3,29].
Даже в самой небольшой и наименее формальной организации существует необходимость принятия решений о разделении работы. Организация должна обеспечить, чтобы все необходимые работы кем-то выполнялись, и ни одной из них не было пропущено, в то же время следует обеспечить, чтобы не возникало ситуаций, когда сотрудники соперничают между собой, пытаясь сделать одно и то же задание.
Управление в организации
приобретает особую значимость: оно
позволяет обобщить и реализовать
целый спектр вопросов адаптации
человека к внешним условиям, учет
личностного фактора в построен
Первый – иерархическая
структура предприятия (организации),
где основное средство воздействия
– это отношения власти-
Второй – культура, то есть вырабатываемые обществом, предприятием, группой людей, совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.
Третий – рынок – сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукций и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.
Эти факторы воздействия – понятия достаточно сложные и на практике редко реализуются в отдельности. От того, какому из них отдается приоритет, зависит облик экономической ситуации в организации.
Главное внутри предприятия (организации) – работники, а за пределами – потребители продукции (услуги).
Системный подход в управлении организацией предполагает комплексное изучение исследуемого объекта как единого целого с позиции системного анализа, что означает:
- учет всех взаимосвязей, изучение отдельных структурных частей,
- выявление роли каждой из них в общем процессе функционирования системы,
- выявление воздействия системы в целом на отдельные ее элементы.
ГЛАВА 3. Внешняя и внутренняя среда прямого и косвенного влияния
Стратегическое управление предприятием предполагает создание гибкого механизма своевременного реагирования на изменения во внешней среде. Первый шаг диагностического этапа процесса стратегического планирования – изучение внешней среды. Внешняя среда, окружающая организацию, очень разнообразна. В ней выделяют [3,68]:
- – факторы прямого и косвенного воздействия;
- – макро- и микроокружение организации.
К факторам прямого воздействия относят потребителей, поставщиков, конкурентов, трудовые ресурсы, систему государственных институтов; факторы косвенного воздействия - научно-технический прогресс, социально-экономические условия, деятельность групп давления, политические события, международные события.
Макроокружение создает условия, общие для всех организаций. Применительно к отдельно взятой организации макроокружение обычно не имеет специфического характера. Степень его влияния на различные организации может быть разной (более сильной или более слабой) в зависимости от специфики фирмы и состояния её внутреннего потенциала. К внешней среде организации относятся:
-Поставщики;
-Конкуренты;
-Покупатели (клиенты);
-Партнеры по бизнесу;
-Государство и его структуры;
-Культура, мораль, традиции народа;
-Профсоюзы;
-Состояние экономики и НТП;
-Политические факторы;
-Международное окружение.
Первые пять факторов
относят к внешней среде
При стратегическом управлении проводят анализ внешней и внутренней среды организации. Анализ внешней среды в себя включает анализ макроокружения и анализ непосредственного окружения. Анализ макроокружения в себя включает:
- Анализ экономических факторов (инфляция, курсы валют, уровень безработицы, процентные ставки, налогооблажение, производительность труда и др.);
- Анализ правового регулирования;
- Анализ политических факторов;
- Анализ социальных факторов (рост и возраст населения, уровень образования, уровень жизни, верования, обычаи, традиции, жизненные ценности);
- Анализ научного и технологического развития;
Анализ непосредственого окружения в себя включает:
- Анализ покупателей (составляется профиль покупателей);
- Анализ поставщиков;
- Анализ конкурентов;
- Анализ рынка рабочей силы.
Характеристики внешней среды.
-Сложность, под которой понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Поскольку разные организации (работающие в сложной или несложной внешней среде) функционируют в разных средах, не существует и наилучшей организационной структуры.
-Взаимосвязанность факторов
– уровень силы, с которой изменение
одного фактора воздействует
на другие. В 1980-е гг. специалисты
ввели для описания внешней
среды понятие «хаотичных
-Подвижность – скорость,
с которой происходят
-Неопределенность –
функция количества информации,
которой располагает
Анализ внешней среды - инструмент для контроля внешних факторов и средство предвидения потенциальных угроз и вновь открывающихся возможностей. Анализ внешней среды дает возможность разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств и позволяет организации превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности.
Внутренняя среда – часть общей среды, находящейся в рамках организации, которая оказывает непосредственное воздействие на функционирование организации.
Внутренняя среда организации – это совокупность взаимосвязанных внутренних переменных, характеризующих ситуацию внутри организации и влияющих на ее управляемость
Любая организация (фирма, промышленное производство, компания и т.д.) имеет свою внутреннюю среду и среду внешнюю, в которой она существует.
Это, прежде всего, структура
организации и система ее управления;
коммуникации как каналы движения информации;
персонал организации с его
Внутренняя среда организации формируется:
- в соответствии с целями и задачами организации;
- в соответствии с возможностями организации (финансовыми, материальными).
Она определяется:
- структурой организации (например, “снабжение-производство-финанс
ы-отдет кадров-сбыт продукции”); - системой ее управления;
- производственными технологическими процессами;
- уровнем автоматизации, разделением труда, коммуникациями в организации.
Пять внутренних переменных (рис. 8).[8,32]
Рис. 8. Внутренние переменные
ГЛАВА 4. Схема функционирования организационной системы
Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей [8,70].
Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.
Принципиальная особенность организационных систем состоит в том, что неотъемлемым их элементом является человек, активный элемент. Это приводит к проявлению у системы особых свойств, отличающих ее поведение от функционирования, например, технических систем, работающих в соответствии с заданной программой.
К таким особенностям относятся [15,27]:
- способность и стремление к целеобразованию. В отличие от закрытых (технических) систем, цели которым задаются извне, в системах с активными элементами цели формируются органом управления, встроенном в саму систему. При этом следует отметить отсутствие формализуемой цели существования. Если критерий управления в традиционных системах (например, технических) связан с целью существования объекта, то для организаций сформулировать цели затруднительно. Вследствие этого крайне сложно построить объективный критерий управления, он становится субъективным, зависящим от лица, принимающего решения, и изменяется с течением времени по мере изменения условий жизнедеятельности организации;
- уникальность. Каждая организация должна обладать такой структурой и функционировать таким образом, чтобы соответствовать изменениям внешней и внутренней среды. А значит, к системе управления конкретной организацией нельзя применить какую-либо типовую (стандартную) процедуру ее проектирования. Если, например, система управления, разработанная для одной модели автомобиля, может быть использована и для другой, то система управления здравоохранением одного региона не может быть буквально использована в другом регионе. При переносе необходимо учесть все индивидуальные особенности другого объекта управления, в том числе кадровый потенциал, ресурсные возможности и др. Данное обстоятельство делает процедуру построения системы управления затратной, т.к. фактически нужно создавать столько систем управления, сколькими объектами необходимо управлять;
- непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях. Благодаря наличию активного элемента у системы появляется некая «свобода воли». И хотя организация в перспективе продвигается к свои целям и реализует намеченную стратегическую программу, в каждый конкретный момент времени человеческий фактор оказывает влияние на ситуация (так, обсуждение проблем поставок сырья может принять неожиданный оборот и переключиться на предстоящую рекламную кампанию нового продукта);
- способность организации противостоять энтропийным (разрушающим систему) тенденциям, изменять свою структуру, сохраняя целостность, и формировать варианты поведения. В системах с активными элементами, стимулирующих обмен материальными, энергетическими и информационными продуктами со средой, не выполняется закономерность возрастания энтропии, свойственная для закрытых систем. Более того, наблюдаются негэнтропийные тенденции, т.е. если не подавлять их искусственными средствами, имеют место собственно самоорганизация и развитие;
- способность адаптироваться к изменяющимся условиям. Это, казалось бы полезное, свойство может проявляться не только по отношению к внешним и внутренним помехам, нарушающим нормальное функционирование систем, но и к управляющим воздействиям, что весьма затрудняет управление. Данная способность проявляется, например, в умышленном увеличении сроков реализации проекта, удорожании работ, занижении прибыли и т.д.
Рассмотренные особенности противоречивы, они в своем большинстве одновременно и положительные, и отрицательные, что затрудняет управление организациями.
Выделяют следующие понятия, характеризующие функционирование и развитие систем.
Состояние – множество существенных свойств, которыми система обладает на данный момент времени (например, по состоянию на 01.01.2006 г. остатки готовой продукции на складе составили 540 тыс.руб.).
Поведение – характеризует способность системы переходить из одного состояния в другое. Этим понятием пользуются, когда неизвестны закономерности данного перехода (например, численность студентов на лекциях в течение семестра).
Равновесие – способность системы в отсутствии внешних возмущающих воздействий (или при постоянных воздействиях) сохранять свое поведение сколь угодно долго (расписание занятий на семестр).
Устойчивость – способность системы возвращаться в состояние равновесия после того, как она была из него выведена под влиянием внешних возмущающих воздействий. Эта способность обычно присуща системам, когда отклонения не превышают некоторого предела (замена заболевшего преподавателя).
Состояние равновесия, в которое система способна возвращаться, называют устойчивым состоянием равновесия. Возврат в это состояние может сопровождаться колебательным процессом, соответственно в сложных системах возможны неустойчивые состояния равновесия.
Развитие – направленное закономерное изменение. В результате развития возникает новое качественное состояние системы, ее состава или структуры (введение активных методов обучения в образовательный процесс).
Организация – это группа людей (как минимум двое), деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или нескольких целей[12,14].
Это определение относится к формальным организациям, т.е. специально созданным, в которых управление осуществляет специально назначенный руководитель.
В теории менеджмента организация определена как открытая система, целостностная, состоящая из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром[12,15]. Управление организациями, которые являются стохастическими, направлено на поддержание равновесия и устойчивости в принципе неравновесных и неустойчивых систем, что исключает возможность использования заранее известного единственного варианта управляющего воздействия.
Цели отличает разнообразие.
Управление редко имеет дело с
организациями, имеющими только одну цель.
Сложные организации имеют