Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві. 2

Зміст 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вступ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     РОЗДІЛ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ. 

     1.1. Організація документообігу.

     При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

     1. Документ – інформація зафіксована  на матеріальному носії, основною  функцією якого є зберігати  та передавати її в часі  та просторі.

     2. Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою  особою й оформлений у встановленому  порядку.

     3. Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.

     4. Реєстрація документів – фіксування  факту створення чи одержання  документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

     5. Бланк документа – це зафіксована  форма службового документа з  надрукованою постійною інформацією  реквізитів і наявним місцем  для зафіксування їх змінної  інформації [ДСТУ 2732-2004].

     Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість цього  руху. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з  мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов'язків, інструкції по роботі з документами, інструкції по діловодству, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг як технологічний процес ділиться на декілька частин - потоків, які здійснюють прямий та зворотний зв'язок в управлінні.

     Ці  потоки розрізняються по напряму  і по відношенню до управлінського об'єкту.

     По  напряму:

     - горизонтальні - зв'язують організації одного рівня

     - вертикальні - низхідні, висхідні - зв'язують  організації різних рівнів.

     Висхідні - вхідні, такі, що поступають у вищестоящі організації від підлеглих організацій.

     Низхідні - прямують вищестоящими органами влади  підлеглими організаціями.

     По  відношенню до управлінського об'єкту документообіг утворює потоки тих, що входять (що поступають з інших організацій), витікаючи (що відправляються в інші організації) і внутрішніх (створених і таких, що діють в межах організації) документів.

     Об'єм документообігу розраховується по формулі:

     Од = вх. + вих. + вн. за певний період часу (2.1)

     де  Од - об'єм документообігу;

     вх. - кількість вхідних документів;

     вих. - кількість документів у витікаючих потоках;

     вн. - кількість документів у внутрішніх потоках.

     При розрахунку об'єму документообігу враховуються лише оригінали документів або їх завірені копії.

     Основні етапи документообігу:

     1) складання і оформлення документа; 

     2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

     3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

     4) передача документа на обчислювальні  машини і повернення назад; 

     5) передача документа в архів. 

     Грамотно  побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією.

     Не  всі підприємства приділяють увагу  регламентації документообігу, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше.

     Будь-яка  компанія через зростання кількості  співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

     Крім  того регламент документообігу є  інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

     При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів.

     Коли  компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів. Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

     Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які  виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу.

     Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ – регламент  з усіх вхідних та вихідних документів; договірний – регламент договірної роботи; фінансова служба – блок регламентів фінансових процедур.

     Регламенти  визначають загальні принципи дій. З  них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції – докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції.

     Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися  регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у тому числі пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

     Один  із найбільш трудомістких – регламент  документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок  та терміни подання документів від  магазинів у офіс.

     Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових  магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з  тими, хто працюватиме в них.

     У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які 

роботи  повинні бути проведені, які документи  вимагаються від постачальника  й у який термін, що і з ким  треба узгодити. У планово-бюджетних  регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо.

     У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником.

     Документи з моменту їх складання або  одержання від інших підприємств  до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Відомо, що первинні документи містять інформацію про факти господарського життя, і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється й накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі та звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації складання й опрацювання документів, або документооборотом.

     Документооборотом перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

     Розцінка (таксування) документів полягає у  проставлені у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення  натуральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформлюють рух матеріальних цінностей (вимоги-накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складання записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлено ціну та суму, не підлягають розцінці. У результаті розцінки здійснюється оцінка господарської операції у грошовому вимірнику.

     Групування  документів полягає в об'єднанні  однорідних за змістом первинних  документів у групи з метою підготовки зведених даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Документи, згруповані за певними ознаками однорідності в накопичувальні та групувальні відомості, істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

     Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих  документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського  обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків спеціальні графи.

     Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовують для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, у регістрах синтетичного й аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи, виконавши свою обліково-аналітичну функцію, підлягають передачі в архів.

     Для зберігання документів призначені архіви. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовують  безпосередньо в бухгалтерії  для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.

     Відповідно  опрацьовані: систематизовані у  хронологічному порядку, прошиті й марковані ярликами (рубриками) документи з поточного архіву передають у постійний після закінчення звітного року. Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових регістрів.

     Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20 липня 1998 р. № 41, документи бухгалтерського обліку та звітність зберігаються від 3 до 5 років. Так, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, актів документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особових рахунків робітників та службовців, студентів - 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

     Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.  

     1.2. Етапи документообігу  

     Документообіг включає в себе декілька етапів: приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

     Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню  підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

     При розкритті конвертів перевіряється  їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

     Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

     Попередній  розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

     Метою попереднього розгляду документів є  розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями  відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто  керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок  та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням.

     Наслідки  розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності  роботи канцелярія за погодженням з  керівництвом установи чи її власником  розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

     Реєстрація  документів полягає у фіксації факту  створення або надходження документа  шляхом проставлення на ньому умовних  позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних  формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

     Місце реєстрації документів закріплюється  в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

     Кожний  документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження  або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання.

     У процесі реєстрації документам надаються  умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповнюються індексами  за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

     Для реєстрації всіх категорій вхідних  і створюваних документів у державних  установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих  установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

     Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які  заводяться окремо на кожний календарний  рік. Такі картотеки, як правило, складаються  з двох частин : виконаних і невиконаних  документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

     За  журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

     1) урядових документів;

     2) наказів керівника установи з  основного складу;

     3) наказів щодо особового складу;

     4) відряджень;

     5) рішень колега установи;

     6) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

     Автоматизована  реєстрація документів проводиться  централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної  картки, складеної на базі обов'язкових  реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

     Обов'язкові реквізити реєстрації:

     1. Назва документа. 

     2. Автор (кореспондент).

     3. Дата документа. 

     4. Індекс документа.

     5. Заголовок документа або його  короткий зміст. 

     6. Резолюція (виконавець, зміст доручення,  автор, дата).

     7. Відповідальний виконавець.

     8. Термін виконання. 

     9. Позначка про виконання (короткий  запис вирішення питання, дата  виконання, індекс документа-відповіді).

     Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням  виконавця, його розпискою в одержанні  документа, ходу виконання, додатками  тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

     За  автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції"

      Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна  представити у вигляді схеми (Додаток А).

     Вихідна кореспонденція мусить оброблятися  та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня. Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима. Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти: - правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів; - правильність зазначення адреси кореспондента; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність від на копіях документів, що залишаються у справах; - наявність на документі позначки про додатки; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню". Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники. Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

Маршрутизація вихідних документів можна представити  у вигляді схеми (Додаток Б).  

Рисунок 2.5 - Маршрутизація вихідних документів  

     У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати  точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).

називаються порядок і шляхи руху документів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

     Головне завдання документообороту - прискорення  руху документів, і чим коротше  і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі  зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

     Кожне підприємство, враховуючи специфіку  своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує  документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

     Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами  та ін.) або надходять зі сторони  через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи.  

     2.3. Графік документообігу