Штатное расписание предприятия

Содержание

Введение……………………………………………………………………..3

1 Кадровая служба. Штатное расписание коммерческих

организаций

1.1   Кадровая служба……………………………………………………………5

1.2   Штатное расписание коммерческих организаций……………………...12

2 составления и ведения штатного расписания на

предприятиях Беларуси

2.1 Анализ практики составления и ведения штатного расписания на

предприятиях Беларуси (на примере ООО "БелКрус")…………………….15

2.2 Участие кадровых служб в составлении и ведении штатного

расписания (на примере ООО "БелКрус")………………………………......26

2.3 Совершенствование практики составления и ведения штатного

расписания на предприятиях…………………………………………………31

Заключение……………………………………………………………….33

Список использованных источников…………………………34

Приложение 1

ВВЕДЕНИЕ

Каждый человек трудоспособного возраста устраивался на работу, проходя через кадровое подразделение предприятия или организации. Отделы кадров появились у нас в 30-е годы. Их возникновение диктовалось рядом изменений в общественно-по­литической и экономической жизни страны.

Во-первых, оформился централизованный государственный аппарат, который, направляемый коммунистической партией, стро­го регламентировал деятельность всего общества, порождая массу инструкций указаний, требований, в том числе, касаю­щихся кадров.

Во-вторых, была ликвидирована безработица, и соответ­ственно, биржи труда, которые зачастую выполняли функции подбора кадров для предприятий и организаций, которые в даль­нейшем эту функцию стали осуществлять сами.

В-третьих, проводимые экономические, идеологические, по­литические акции в масштабах всей страны требовали хорошего знания работников.

В-четвертых, необходимы были структуры, которые гото­вили бы приказы по личному составу, отчеты, справки в вышестоящие органы по различным вопросам, касающимся ра­ботников.

Поэтому практически во всех организациях, на предприя­тиях появились отделы кадров. Основными их функциями стали учетно-формальные. В индустриально развитых странах уже давно непрелож­ной истиной стал приоритет человеческих ресурсов по сравнению со всеми другими. Эмпирическим путем было до­казано, что вложения в человеческий потенциал приносят большие прибыли, чем даже финансовые инвестиции. Имен­но руководители, специалисты, служащие, рабочие, обслуживающий персонал различных фирм, организаций, кор­пораций, отраслей и сфер создают высококлассные технологии, суперкачественные товары и услуги. Факторов, определяющих успехи индустриально развитых стран немало: исторических, образовательных, национальных, эко­номических, личностных. Но в данном случае речь идет лишь об одном аспекте - управленческом. Суть в том, что там научились серьезно, глубоко и динамично работать с персоналом. И важ­нейшую роль в этом деле играют кадровые службы. Они накопили богатейший опыт управления персоналом, который с успехом можно использовать и в Республике Беларусь.

Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации зафиксирована.

Уровень управления современной организацией зависит от того, насколько рационально и грамотно поставлена работа с документами в организации, т.е. насколько эффективно организовано делопроизводство (документационное обеспечение управления).

В современном мире, когда резко возросли потоки информации, функции документирования, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, составляют огромный процент от всех управленческих функций и требуют больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Кроме того, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого специалиста, имеющего дело с документами.

Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. Все документы распределяются на:

             Организационно-правовые;

             Распорядительные;

             Информационно-справочные

Цель курсовой работы: анализ порядка составления, оформления, структуры штатного расписания и организации приказа о внесении изменений в штатное расписание.

1 Кадровая служба. Штатное расписание коммерческих организаций

1.1 Кадровая служба

Кадровые службы являются функциональными подразделениями в организационной структуре управления организацией и, как правило, ре­шают главные задачи и выполняют основные функции в управлении пер­соналом. Конкретные задачи кадровых служб организаций определяются исходя из цели управления персоналом конкретной организации. Выбор цели, а значит, и определение задач организации зависят от ряда причин:

                  численности персонала;

                  этапа (стадии) развития организации (становление, рост, зрелость, реорганизация);

                  общей стратегии организа­ции - инновационной, стратегии сокращения издержек, стратегии улучше­ния качества продукции;

                  ряда внешних факторов (состояние рынка труда, экономическая и политическая ситуации и др.).

Тем не менее можно выделить следующие основные задачи кадро­вых служб, которые они призваны решать независимо от перечисленных факторов:

                  обеспечение текущих потребностей организации в рабочей силе в необходимом количестве и качестве;

                  определение и обеспечение перспективных потребностей органи­зации в персонале в соответствии со стратегией ее развития и учетом других факторов;

                  обеспечение стабильности трудовых коллективов, благоприятного социально-психологического климата;

                  ведение кадрового делопроизводства в соответствии с установлен­ными требованиями;

                  осуществление постоянного и эффективного контроля за соблюде­нием трудового законодательства;

                  обеспечение руководства предприятия оперативной, достоверной и полной информацией о формировании, движении, распределении, исполь­зовании персонала;

                  разработка и реализация кадровой политики организации.

Функции кадровых служб организации, т. е. круг их деятельности, обязанности, направления деятельности, являются производными от по­ставленных задач с учетом их приоритетности [1, c.9-10]. Некоторые функции призваны обеспечить решение определенной задачи, но большинство способ­ствуют решению одновременно нескольких.

Как правило, выделяют следующие основные функции кадровых служб организации:

                  комплектование организаций кадрами рабочих и служащих тре­буемых профессий, специальностей, квалификации в соответствии с теку­щими потребностями (оформление приема, переводов, увольнений, пен­сий);

                  разработка прогнозов перспективной потребности в кадрах и опре­деление источников ее удовлетворения;

                  анализ сложившегося кадрового состава, планирование профессио­нально-должностного продвижения работников;

                  подбор, отбор и расстановка кадров;

                  деловая оценка, аттестация кадров;

                  анализ движения и причин текучести кадров, разработка предло­жений по стабилизации коллектива;

                  анализ использования рабочего времени и разработка предложений по его улучшению;

                  организация профессионального обучения, переобучения, повыше­ния квалификации персонала; участие в разработке и реализации системы мотивации и стимулирования трудовой деятельности работников;

                  организация и проведение контроля за соблюдением трудового за­конодательства, исполнения решений и распоряжений по вопросам кадро­вой работы в организации;

                  оформление кадровых документов в установленные сроки и обес­печение их сохранности;

                  подготовка информации для руководства организации по всем во­просам кадровой работы и кадровой политики и др.

В составе отдельных функций кадровых служб организаций можно выделить конкретные направления деятельности. Например, ведение та­бельного учета, подготовка различных приказов, ведение карточек на во­еннослужащих и переписка с райвоенкоматом, переписка с райсобесом, оформление больничных листков, ведение личных дел работников, состав­ление годовых отчетов и т. п.

Работники отделов кадров должны глубоко понимать процес­сы, происходящие в социально-политической и управленческой сферах, экономике, их должны отличать высокий профессионализм и компетентность, предприимчивость, новаторство, интел­лектуальные, коммуникативные способности и нравственные качества.

При оценке кадров важно определить масштабы потребности в их подготовке, переподготовке и повышении квалификации, не ошибиться с выбором учебных заведений, с которыми пред­стоит сотрудничество.

Важной частью деятельности кадровых служб является рабо­та по организации продвижения (управлению продвижением) кадров по службе (или разработка программы по управлению карьерой) [2, c.110-111]. Управление продвижением по службе, по мнению многих специалистов кадровых служб, помогает работнику пол­нее раскрыть свои способности и применять их наилучшим образом. Официальная программа управления продвижением по службе дает людям возможность воспринимать свою работу в организации как серию перемещений по различным должностям, способствующих развитию как организации, так и личности. Это имеет большое значение, поскольку исследования свидетельст­вуют о том, что люди обычно относятся к своей карьере доста­точно пассивно. Они склонны к тому, чтобы важные решения об их карьере инициировались другими должностными лицами, а не их собственными усилиями, интересами, потребностями и целя­ми. Как считают многие исследователи, работающие в этой области, результатом программ продвижения по службе явля­ются растущая преданность интересам организации, повышение мотивации и производительности труда, уменьшение текучести кадров, более полное применение способностей работников.

Организационная структура кадровых служб определяется ее зада­чами и функциями. Кадровая служба в зависимости от различных причин может быть представлена в виде отдельного или нескольких структурных подразделений, подчиненных одному из заместителей руководителя орга­низации. Кадровые службы организации могут иметь различные наименова­ния, но чаще всего их основные функции сосредоточены в одном струк­турном подразделении - отделе кадров. Нередко в организациях (особенно крупных) выделяются самостоятельные структурные подразделения, кото­рые подчиняются тому же руководителю, что и отдел кадров. Чаще всего это подразделения, выполняющие функции по развитию персонала (обуче­ние и т. п.). На больших предприятиях данная и другие структуры наряду с отделом кадров включаются в общую кадровую службу или в службу управления персоналом (человеческими ресурсами).

Если эти подразделения самостоятельны, то отдел кадров подготав­ливает и направляет в отдел обучения расчеты потребностей организации в квалифицированных кадрах, сведения о профессионально-квалификацион­ном уровне, качественном составе работников и др. И наоборот, отдел кад­ров получает от отдела обучения текущие и перспективные планы подго­товки и повышения квалификации работников, учебно-методическую до­кументацию.

Отдел кадров тесно взаимодействует с такими службами, как отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ), бухгалтерией, юридическим отде­лом, линейными структурными подразделениями и руководителями. С от­делом организации труда и заработной платы согласовываются проект штатного расписания, изменения в штатном расписании. В свою очередь, отдел кадров предоставляет этому отделу сведения об изменении числен­ности персонала, причинах текучести кадров, предложения о разработке положения об оплате труда, системе премирования. В результате разраба­тываются и утверждаются такие документы, как штатное расписание, рас­четы потребности в персонале, схемы должностных окладов, доплаты и надбавки к заработной плате, различные положения [1, c.11].

Отдел кадров в той или иной степени взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации, предоставляя им информацию о вакантных рабочих местах, поощрениях и наказаниях ра­ботников, об изменениях и дополнениях в трудовых договорах, графиках отпусков и др.

На крупных предприятиях в состав единого подразделения кадровой службы (отдел кадров, кадровый центр, отдел персонала и т. д.) могут быть включены и другие службы, например, занимающиеся организацией зара­ботной платы, социально-трудовыми отношениями и др. Если предприятие немногочисленное, то функции кадровых служб обычно распределяются между работниками отдела кадров. Единый тарифно-квалификационнный справочник (ЕТКС) Республики Беларусь предусматривает следующие должности для отдела кадров: начальник; менеджер по персоналу; специа­лист по кадрам; инспектор по кадрам. Распределение ответственности и закрепление полномочий между отдельными работниками регламентиро­ваны должностными инструкциями. В Республике Беларусь организационная структура, задачи и функ­ции всех структурных подразделений, в том числе и отделов кадров, опре­деляются непосредственно руководством предприятия, но с учетом требо­ваний Государственного стандарта Республики Беларусь: СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме того, разработано Положение об отделе кадров, имеющее рекомен­дательный характер.

Численность работников кадровых служб коммерческих организаций в Республике Беларусь определяется «Межотраслевыми нормативами чис­ленности работников кадровых служб коммерческих организаций», утвер­жденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005 г, № 187. В них содержится поря­док расчета нормативной численности работников кадровых служб [1, c. 12].

Работники кадровой службы лично проводят повсе­дневную работу с персоналом, выполняя следующие основные функции:

                  разрабатывают планы комплектования предпри­ятия специалистами;

                  изучают деловые и моральные качества специа­листов (резерв);

                  разрабатывают совместно с планово-экономи­ческим отделом (ПЭО) перспективные планы потреб­ности в специалистах;

                  осуществляют контроль за соблюдением трудово­го законодательства;

                  подготавливают предложения для назначения на руководящие должности специалистов;

                  изучают движение персонала, причины текуче­сти;

                  ведут учет, хранение трудовых книжек, личных дел, карточек формы № Т-2;

                  оформляют наградные и пенсионные материалы;

                  оформляют материалы на специалистов, убы­вающих в загранкомандировки;

                  информируют руководителя о всех случаях нару­шений законодательства в работе с персоналом и др.

Основные права, равно как и обязанности работников кадровых служб, регули­руются Конституцией Республики Беларусь, Трудовым кодексом, Правилами внутреннего трудового распоряд­ка. Вместе с тем они наделяются следующими допол­нительными правами: проверки; представлять предпри­ятие в суде и других государственных органах; требо­вать выполнения руководителями и работниками уста­новленного порядка работы с кадрами; организовывать воспитательные функции; получать письменные объяс­нения у работников, допустивших нарушения, и др [3, c.303-304].

Полномочия кадровых служб организации - совокупность служебных обязанностей и прав должностных лиц и подразделений, входящих в их со­став. Они направлены на решение задач и реализацию функций кадровых служб. Их объем зависит от организационной структуры системы управле­ния персоналом предприятия в целом и кадровых служб в частности.

Полномочия работников кадровых служб разрабатываются на основе Единого квалификационного справочника «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 г. № 159. Указанные полномочия закреп­ляются в должностных инструкциях, которые содержат перечень обязанно­стей и прав с учетом особенностей труда и управления в данной организации [1, c.12-13].

Основные полномочия начальника отдела кадров:

                  организация работы по обеспечению предприятия кадрами в необ­ходимом количестве и качестве;

                  организация разработки прогнозов перспективной потребности в кадрах в необходимом количестве и качестве;

                  участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики предприятия;

                  организация оформления приема, перевода и увольнения работни­ков в соответствии с трудовым законодательством;

                  организация планомерной и эффективной деятельности работников отдела кадров по подбору, оценке, расстановке кадров, развитию, мотива­ции, аттестации и адаптации принятых работников;

                  организация эффективного табельного учета рабочего времени и его использования;

                  методическое руководство и координация деятельности специали­стов и инспекторов по кадрам, контроль исполнения ими своих обязанно­стей и др.

Основные полномочия инспектора по кадрам:

                  ведение учета личного состава организации и ее структурных под­разделений;

                  изучение причин текучести кадров, участие в разработке меро­приятий по ее снижению;

                  оформление соответствующей документации по кадрам;

                  обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков;

                  осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации;

                  ведение и представление установленной отчетности.

Основные полномочия специалиста по кадрам:

                  выполнение работ по комплектованию организации кадрами тре­буемых профессий, специальностей и квалификации;

                  изучение и анализ должностной и профессионально-квалифика­ционной структуры персонала организации и ее подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой организации;

                  участие в подготовке предложений по развитию персонала, плани­рованию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров;

                  взаимодействие с представителями сторонних организаций по во­просам, входящим в его компетенцию;

                  осуществление работы с документами по кадрам;

                  ведение и представление установленной отчетности.

Основные полномочия менеджера по кадрам:

                  организация работы по формированию, использованию и развитию персонала;

                  участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития;

                  организация обучения персонала, повышения квалификации со­трудников;

                  контроль за соблюдением норм трудового законодательства в рабо­те с персоналом;

                  оказание методической помощи и консультационных услуг руко­водителям подразделений по вопросам, связанным с управлением персо­налом;

                  ведение кадровой документации.

Для занятия должностей «специалист по кадрам» и «менеджер по персоналу» необходимо иметь профессиональное образование [1,c.14].

В Республике Беларусь на современном этапе подготовка специали­стов по управлению персоналом осуществляется в Белорусском государственном университете. Однако потребности в таких специалистах пока не удовлетворятся. Поэтому спрос обеспечивается также за счет переквали­фикации других специалистов, имеющих, как правило, высшее образова­ние, внутри самих организаций.

Кадровое планирование - целенаправленная деятельность по обеспе­чению потребностей организации в персонале в необходимом количестве и качестве с учетом интересов организации и работников.

Кадровое планирование является составной частью общего плана ра­боты организации, но имеет свои объекты и задачи. Они могут различаться в зависимости от численности работающих в организации, отраслевых особенностей, состояния рынка труда, кадровой стратегии, ситуации, дру­гих внешних и внутренних факторов.

Главными объектами кадрового планирования являются виды работ кадровых служб, соответствующие их функциональным обязанностям. Выбор основных задач и объектов кадрового планирования определяет структуру (разделы) плана работы с персоналом организации, В самом об­щем виде главную задачу кадрового планирования можно определить как обеспечение текущих и перспективных потребностей организации в пер­сонале в количественном и качественном аспектах.

Содержание любого плана работы с кадрами составляют мероприя­тия как общего характера, так и в составе отдельных функциональных на­правлений кадровой работы (подбор, отбор, оценка, мотивация, развитие и т. д.), В такие планы могут включаться самостоятельные разделы, содер­жащие мероприятия для решения наиболее важных для организации про­блем. Например, мероприятия по оптимизации движения кадров, высво­бождения персонала, использования трудовых ресурсов, обеспечению тру­довой дисциплины и др [1, c.14].

Мероприятия общего характера разрабатываются по таким направле­ниям, как подведение итогов работы с кадрами за год, разработка проектов договоров на обучение рабочих и специалистов, подготовка графиков пре­доставления отпусков работникам, проведение различных проверок состоя­ния кадровой работы и т. д. Принципиальной задачей кадрового планирова­ния является учет интересов организации и всех работников. Обязательно определяются затраты на реализацию мероприятий, включенных в план.

Планы кадровой работы могут быть оперативными (составляются, как правило, на год) и перспективными. Они разрабатываются руководи­телями подразделений кадровых служб и утверждаются руководителем, которому подчиняются кадровые службы.

1.2 Штатное расписание коммерческих организаций

Штатное расписание - организационно-распорядительный до­кумент, который содержит сгруппированный перечень структурных подразделений организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием количества единиц по каждому их наименова­нию, квалификационных разрядов (классов), категорий, размеров должностных окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат [4, c.15-16].

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в Республике Беларусь существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели [5, c.115-116]. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

В соответствии с п. 3 части второй ст. 19 ТК одним из обяза­тельных условий трудового договора является определение трудо­вой функции работника, под которой понимается работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с ука­занием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной ин­струкцией. Данная норма ТК также устанавливает, что наименова­ние профессий, должностей, специальностей должно соответство­вать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством РБ,

Следует отметить, что неверное наименование должности уже может повлечь за собой неправильную тарификацию, т.е. нарушить право работника на справедливое вознаграждение за свой труд, не говоря уже о том, что у работника в будущем могут возникнуть проблемы с исчислением стажа - как общего (при выходе на пен­сию), так и по определенной специальности (профессии).

Следует помнить, что согласно части второй ст. 32 ТК наи­менование профессии, должности признается существенным усло­вием труда. Поэтому, если возникла необходимость внесения со­ответствующих изменений в штатное расписание и обязательно в трудовые книжки, работники должны быть предупреждены об этом не позднее, чем за один месяц.

Для нанимателя же последствия нарушения нормы п. 3 части второй ст. 19 ТК могут вылиться в крупные штрафы. Законода­тельство не предусматривает специальной санкции за неправильное определение наименования должности. Пунктом 4 ст. 9.19 Кодек­са Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП РБ) установлена ответственность нанимателя за иные нарушения законодательства о труде, кроме нарушений, предусмотренных ст. 9.16-9.18 и частями первой, второй, третьей ст. 9.19 КоАП РБ, причинившие вред работнику, - наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин [4, c.17].

Стоит также заметить, что ст. 130 Налогового кодекса РБ содер­жит перечень затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемых при налогообложении. Исходя из норм бухгалтерского и налогового учета, к затра­там на оплату труда относятся следующие расходы организации в соответствии с законодательством: суммы начисленной заработной платы за фактически вы­полненную работу, исчисленные исходя из сдельных расце­нок, тарифных ставок и должностных окладов в соответ­ствии с применяемыми организацией формами и системами оплаты труда.