Синтез системы управления ООО «Новатор»
Содержание
Введение ……………………………………………………………………….… 5
Глава 1. Теория исследований систем управления организацией ………...…..7
1.1 Цели и направления
1.2 Методы исследования систем управления …………………………….…..11
Глава 2. Анализ системы управления ООО «Новатор» ………………………24
2.1 Выбор объекта анализа и
его характеристика ………………………….
2.2 Анализ внешней среды. SWOT-анализ …………………………………....27
2.3 Структурный, функциональный, информационный анализ системы управления ………………………………………………………………………30
Глава 3. Синтез системы управления ООО «Новатор» …………………...….40
3.1 Определение целей и назначение организации в целом ……………….…40
3.2 Построение иерархической структуры управленческих функций …...….41
3.3 Построение новой организационной структуры предприятия ……….…42
3.4 Проектирование функций и методов управления, управленческих решений, системы мотивации, информационной подсистемы …………...….43
3.5 Сравнение, эффективность существующей и новой системы
управления……………………………………………………
Заключение ……………………………………………………………………....
Список литературы …………………………………………………………...…52
Приложение ……………………………………………………………………...
Введение
В современных условиях развития экономики качество решений, принимаемых в процессах управления, непосредственно зависит от исследовательского подхода к управлению, умения изучать проблемы, определять их истоки и последствия.
Но менеджер сталкивается с проблемами не только в объекте управления - процессах развития фирмы или предприятия, но и в процессе управления, который должен совершенствоваться и совершенствование которого сегодня уже не мыслимо без серьезной исследовательской работы.
Предыдущий опыт совершенствования управления, а также сегодняшняя практика управления в условиях экономических реформ указывают на острую потребность в исследовательском подходе как к управлению, так и к его совершенствованию и развитию.
Специалист или руководитель, разрабатывающий решение, должен позаботиться о рациональном наборе воздействий, чтобы добиться устойчивого процесса и достигнуть поставленной цели.
Процесс целенаправленного воздействия на систему, обеспечивающий повышение ее организованности, достижения того или иного полезного эффекта, и называется управлением.1
Системы, в которых протекают процессы управления, называются системами управления.
Исследование систем управления - процесс определения организационной структуры (состава, организации, поведения, состояния систем), параметров системы, закономерностей функционирования и развития изучаемой системы с целью ее совершенствования.
Цель работы – анализ и синтез системы управления на примере предприятия ООО «Новатор».
Задачи работы:
- провести анализ существующей на предприятии системы управления;
- выявить недостатки в существующей системе управления
- создать при необходимости новую систему управления, обеспечивающую устойчивое развитие предприятия;
- оценить эффективность новой системы управления.
Объект исследования – ООО «Новатор».
Предмет исследования – система управления организации.
Глава 1. Теория исследований систем управления организацией.
1.1 Цели и
направления исследований
Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня трудно обеспечить без исследования путей и возможностей, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов.
Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного их решения зависит успех работы этих организаций.
Объектом исследования является система управления (и ее составляющие элементы), относящаяся к классу социально-экономических систем, предметом — конкретная проблема, решение которой требует проведения исследования. Результатом исследования будут рекомендации, модели, методы, способствующие успешному разрешению проблемы, пониманию ее содержания, истоков, последствий.2
Исследования систем управления могут быть классифицированы по различным основаниям.
По целям можно выделить практические исследования, предназначенные для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов, и научно-практические исследования, ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.
По методологии проведения следует выделить, прежде всего, исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.
Разнообразны исследования и по использованию ресурсов собственных или привлекаемых, по трудоемкости, продолжительности, информационному обеспечению, организации их проведения. Поэтому в каждом конкретном случае приходится выбирать необходимый вид исследования, исходя из поставленных целей.
Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:
• распознавание проблем и проблемных ситуаций;
• определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей проведения и развития;
• установление места этих проблем и ситуаций (как в системе научных знаний, так и в системе практического управления);
• нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;
• разработку вариантов решения проблем;
• выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.
В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, и их оптимальное сочетание характеризует степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.3
Проведение исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо, прежде всего, для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров, для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом.
Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что либо мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.
Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося спроса потребителей.4
Исследования необходимы как с научной, так и с практической точек зрения. С научной точки зрения исследование предполагает разработку и четкое формулирование методологии проведения исследований, с тем чтобы разработать фундаментальные теоретические положения. С практической точки зрения исследования должны уметь проводить конкретные люди, следовательно, их необходимо вооружить конкретными знаниями, обучить различным методам проведения исследований, разъяснить, для чего это нужно и какие цели при этом достигаются. Необходимо объяснить главное: исследования проводятся с целью построения определенной модели системы управления, к которой должна стремиться организация.5
Исследование систем управления включает:
• уточнение цели развития и функционирования предприятия и его подразделений;
• выявление тенденций развития предприятия в конкретной рыночной среде;
• выявление факторов, обеспечивающих достижение сформулированной цели и препятствующих ей;
• сбор необходимых данных для разработки мероприятий по совершенствованию действующей системы управления;
• получение необходимых данных для привязки современных моделей, методов и средств к условиям конкретного предприятия.
В процессе исследования и анализа работы организации устанавливается роль и место данного предприятия в соответствующем секторе рынка; состояние производственно-хозяйственной деятельности предприятия; производственная структура предприятия; система управления и ее организационная структура; особенности взаимодействия предприятия с потребителями, поставщиками и другими участниками рынка; инновационная деятельность предприятия; психологический климат предприятия и др.
Главные направления исследований систем управления определяются проблемами организации и находятся в следующих важнейших областях:
• конкурентного положения на рынке;
• организации управления;
• мотивации;
• использования современных технических средств;
• технологии разработки решений;
• информационного обеспечения управления;
• компетенции персонала и т.п.
Выбрать направления исследования и сосредоточить на нем внимание, как собственное, так и специалистов управления, считается большим искусством менеджера. Эффективным исследование будет только при соразмерности средств, использованных на его проведение средств, и полученных результатов.6
1.2 Методы исследования систем управления.
Эффективность исследования систем управления во многом определяется использованными методами исследования.
Методы исследования представляют собой способы, приемы проведения исследований, грамотное применение которых способствует получению достоверных и полных результатов относительно проблем, возникших в организации. Правильность выбора методов, а также оптимальная интеграция их при проведении исследования определяются знаниями, опытом и интуицией специалистов, проводящих такие исследования.7
Всю совокупность методов исследования можно разбить на три большие группы: методы, основанные на использовании знаний и интуиции специалистов; методы формализованного представления систем управления и комплексированные методы.8
Методы, основанные на выявлении и обобщении мнений опытных специалистов-экспертов, использовании их опыта и нетрадиционных подходов к анализу деятельности организации. Данная группа включает методы: «мозговой атаки», типа «сценариев», экспертных оценок, типа «Дельфи», типа «дерева целей», «деловой игры», тестирование и т.д.
Методы формализованного представления систем управления. Они основаны на использовании математических, экономико-математических методов и моделей исследования систем управления. Среди них можно выделить следующие классы:
• аналитические, которые включают методы классической математики (интегральное исчисление, дифференциальное исчисление, методы поиска экстремумов функций, вариационное исчисление и другие, методы математического программирования, теории игр);
• статистические, включающие теоретические разделы математики (математическую статистику, теорию вероятностей) и направления прикладной математики, использующие стохастические представления (теорию массового обслуживания, методы статистических испытаний, методы выдвижения и проверки статистических гипотез и другие методы статистического имитационного моделирования);
• теоретико-множественные, логические, лингвистические, семиотические (разделы дискретной математики, составляющие теоретическую основу разработки разного рода языков моделирования, автоматизации проектирования, информационно-поисковых языков);
• графические, в том числе теорию графов и разного рода графические представления информации типа диаграмм, графиков, гистограмм и т.п.
Комплексированные методы. К ним причисляют системный анализ, методы факторного и корреляционного анализа, параметрический метод, функционально стоимостной анализ, социологический исследования, социально-экономические эксперименты, тестирование, комбинаторика, ситуационное моделирование, топология, графосемиотика и др. Они сформировались путем интеграции экспертных и формализованных методов.9
1. Методы, основанные на использовании
знаний и интуиции
Развитие системного анализа неразрывно связано с такими понятиями, как «мозговая атака», «сценарии», «дерево целей», морфологические методы и т.п. Перечисленные термины характеризуют тот или иной подход к активизации выявления и обобщению мнений опытных специалистов-экспертов. Иногда все эти методы называют «экспертными» или. Однако есть и особый класс методов, связанных непосредственно с опросом экспертов, так называемый метод экспертных оценок, поэтому названные и подобные им подходы иногда объединяют термином «качественные».
Методы типа мозговой атаки. Данная концепция получила широкое распространение с начала 1950-х гг. как «метод систематической тренировки творческого мышления», направленный на «открытие новых идей и достижение согласия группы людей на основе интуитивного мышления». Методы этого типа известны также под названиями мозгового штурма, конференций идей, коллективной генерации идей (КГИ).
Методы типа «сценариев». Методы подготовки и согласования представлений о проблеме или анализируемом объекте, изложенных в письменном виде, получили название сценариев. Первоначально этот метод предполагал подготовку текста, содержащего логическую последовательность событий или возможные варианты решения проблемы, развернутые во времени.10
На практике по типу сценариев разрабатывались прогнозы в отраслях промышленности. Разновидностью сценариев можно считать комплексные программы научно-технического прогресса и его социально-экономических последствий.
Методы экспертных оценок. Изучению возможностей и особенностей применения экспертных оценок посвящено много работ. В них рассматриваются формы экспертного опроса, подходы к оцениванию, методы обработки результатов опроса, требования к экспертам и формированию экспертных групп, вопросы тренировки экспертов, оценки их компетентности, методики организации экспертных опросов.
Методы типа «Дельфи». Метод «Дельфи», или метод «дельфийского оракула», первоначально был предложен О. Хелмером и его коллегами как итеративная процедура при проведении мозговой атаки, которая способствовала бы снижению влияния психологических факторов при повторении заседаний и повышении объективности результатов. Однако почти одновременно «Дельфи»-процедуры стали средством повышения объективности экспертных опросов с использованием количественных оценок при оценке «дерева цели» и при разработке «сценариев».
Основные средства повышения объективности результатов при применении метода «Дельфи» — использование обратной связи, ознакомление экспертов с результатами предшествующего тура опроса и учет этих результатов при оценке значимости мнений экспертов.
Для повышения результативности опросов и активизации экспертов иногда сочетают процедуру «Дельфи» с элементами деловой игры: эксперту предлагается проводить самооценку, ставя себя на место конструктора, которому реально поручено выполнять проект, или на место работника аппарата управления, руководителя соответствующего уровня системы организационного управления и т.д.
Метод «дерева целей». Эта идея впервые была предложена У. Черменом в связи с проблемами принятия решений в промышленности.
Термин «дерево» подразумевает использование иерархической структуры, полученной путем разделения обшей цели на подцели, а их, в свою очередь, на более детальные составляющие, которые можно называть подцелями нижележащих уровней, а с некоторого уровня — функциями. Как правило, термин «дерево целей» используется для иерархических структур, имеющих отношения строго древовидного порядка, но сам метод иногда применяется и в случае «слабых» иерархий.
Метод «дерева целей» ориентирован на получение полной и относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений, т.е. такой структуры, которая на протяжении какого-то периода времени мало изменялась при неизбежных изменениях, происходящих в любой развивающейся системе. Для достижения этого при построении вариантов структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы и методики формирования иерархических структур целей и функций.11
Морфологический подход. Основная его идея — систематически находить наибольшее число, а в пределе — все возможные варианты решения поставленной проблемы или реализации системы путем комбинирования основных (выделенных исследователем) структурных элементов системы или их признаков. При этом система или проблема может разбиваться на части разными способами и рассматриваться в различных аспектах.
Деловые игры. Это наиболее эффективные методы овладения новыми знаниями, методами хозяйствования и управления. Деловые игры как метод имитации выработан для принятия управленческих решений в различных ситуациях путем игры по заданным правилам группы людей или человека и компьютера. Они позволяют с помощью моделирования и имитации процессов выйти на анализ, решение сложных практических задач, обеспечить формирование мыслительной культуры, управления, мастерства общения, принятия решений, инструментальное расширение управленческих навыков.
2. Методы формализованного
Для описания систем управления на практике используется ряд формализованных методов, которые в разной степени обеспечивают изучение функционирования систем во времени, изучение схем управления, состава подразделений, их подчиненности и т.д., с целью создания нормальных условий работы аппарата управления, персонализации и четкого информационного обеспечения управления.
Применяемые методы формализованного описания систем управления должны способствовать созданию четких организационных механизмов управления, используемых объектов. Необходимость создания таких механизмов обусловлена внедрением новых методов хозяйствования, которые требуют как четкой регламентации управления, так и сокращения управленческих расходов.
Как известно, моделирование какого-либо объекта заключается в замене исходного объекта таким объектом (моделью), исследование которого можно провести эффективнее, т.е. легче, доступнее, быстрее, дешевле и т.д.
Существует много разновидностей моделей: графики и таблицы, физические модели, логические и математические выражения, машинные модели, имитационные модели. Выбор конкретного метода формализованного описания, системы управления зависит от того, в каких условиях осуществляется обследование, какова ответственность исполнителей за принимаемые решения и какова степень регламентации управления в обследуемой организации.
Сетевой метод. Он сводится к построению сетевой модели системы управления для решения комплексной задачи управления. Основой сетевого планирования является информационная динамическая сетевая модель, в которой весь комплекс расчленяется на отдельные, четко определенные операции (работы), располагаемые в строгой технологической последовательности их выполнения. При анализе сетевой модели производится количественная, временная и стоимостная оценка выполняемых работ. Параметры задаются для каждой входящей в сеть работы их исполнителем на основе нормативных данных либо своего производственного опыта.12
Модели сетевого планирования и управления (СПУ) характеризуются следующим:
• системным подходом при создании новых или модернизации уже сложившихся систем управления, при котором разработка рассматривается как единый непрерывный процесс взаимосвязанных операций, направленных на достижение единой цели;
• возможностью алгоритмизировать расчет основных параметров сети (продолжительность, трудоемкость, стоимость и др.);
• большей по сравнению с другими моделями унифицированностью и, как следствием, значительно меньшими затратами на разработку и внедрение.
Особенно эффективно применение сетевых методов при разработке сложных систем, когда в разработке участвует большое количество исполнителей. Какую бы сложную систему с помощью сетевых моделей мы ни описывали, правила построения сетевых графиков, алгоритмы их расчета, машинные программы остаются без изменений.13
Имитационное динамическое моделирование. В последнее время для решения задач управления и анализа функционирования различных систем все шире применяется метод системной динамики (System Dynamics), основы которого разработаны профессором Дж. Форрестером (США) в 1950-х гг. Название этого метода не совсем точно отражает его сущность, так как при его использовании имитируется поведение моделируемой системы во времени с учетом внутрисистемных связей.
При имитационном динамическом моделировании строится модель, адекватно отражающая внутреннюю структуру моделируемой системы, а затем поведение модели проверяется на ЭВМ на сколь угодно продолжительное время вперед. Это дает возможность исследовать поведение как системы в целом, так и ее составных частей. Имитационные динамические модели используют специфический аппарат, позволяющий отразить причинно-следственные связи между элементами системы и динамику изменений каждого элемента. Модели реальных систем обычно содержат значительное число переменных, поэтому их имитация осуществляется на компьютере.
3. Комплексированные методы
К комплексированным методам исследования относятся: системный анализ, факторный и корреляционный анализ, параметрический анализ, функционально-стоимостной анализ, социологические исследования, социально-экономического экспериментирования. Рассмотрим некоторые из них.
Метод факторного анализа. Его сущность состоит в выделении из множества изучаемых факторов, влияющих на исследуемый объект, меньшего их числа, но отражающих наиболее существенные свойства исследования. Фактор представляет собой переменную, находящуюся в логической зависимости со следствием изучаемого явления и определяющую его. Он может быть единичным (влияющим на следствие одной переменной) и комплексным (определяется одновременно несколькими переменными). Комплексный фактор, связанный со всеми переменными, обычно называют генеральным.
Метод корреляционного анализа. Такой анализ является комплексным, т.е. относится к группе формальных экономико-математических методов и позволяет определять количественную взаимосвязь между несколькими явлениями исследуемой системы. Корреляционная зависимость (в отличии от функциональной) проявляется только в массе случаев-наблюдений. Корреляция представляет собой вероятную зависимость между явлениями, при которой средняя величина параметров одного них изменяется в зависимости от других. Корреляции между двумя явлениями носит название парной, а между несколькими — множественной.
Использование метода корреляционного анализа предполагает построение функции, т.е. исследуемый результирующий показатель и факторные функции, от которых зависит результирующий — это аргументы, а переменные подразделяются на зависимые и независимые от изучаемого явления.
Метод функционально-стоимостного анализа. Такой анализ систем управления представляет собой совокупность приемов и способов технико-экономического исследования функций управления. Метод базируется на их трудоемко-стоимостной оценке, обеспечивающий возможность выбора наиболее экономичных способов выполнения рассматриваемых функций в целях поиска путей совершенствования управляющей системы и снижение затрат на ее функционирование.
Параметрический метод. Данный метод исследования систем управления основывается на количественном и качественном описании исследуемых свойств систем управления и установления взаимосвязей между параметрами как внутри управляемой и управляющей подсистем, так и между ними. Это позволяет с помощью выбранной номенклатуры параметров на базе фактических данных количественно оценить исследуемый объект. Зависимости между параметрами могут быть как функциональными, так и корреляционными.
Для объективной оценки любой системы ее свойства необходимо охарактеризовать количественно. Качественные свойства объекта исследования характеризуют параметры, частным случаем которого является показатель — качественная характеристика свойств системы, входящих в ее состав и рассматриваемая применительно к определенным условиям ее функционирования.14
4. Социологические исследования
систем управления и социально-
При исследовании систем управления в последнее время весьма широко используется метод социологических исследований, позволяющий оценить деятельность (работу) системы управления по факторам деятельности персонала, его отношению к существующим в организации проблемам, понять интересы и ценности, сотрудников. Значение социологических исследований определяется особой ролью человеческого фактора в деятельности организации, а также отношений персонала с клиентами.
Объектом социологических исследований является совокупность людей (респонденты), с которыми связана исследуемая социальная проблема.
Предметом социологических исследований выступают характеристики и качества объекта, отражающие изучаемые социальные процессы.
Методика социологического исследования представляет собой совокупность методов сбора, обработки и анализа фактов действительности, позволяющих реализовать цели и задачи исследования. Социальные факты включают поведение индивидов или социальных групп, суждения, оценки, мнение людей.
Организация процесса исследования заключается в подготовке специально разработанных материалов (документов): анкет, бланков интервью, социокарт, листа наблюдения.
При проведении социологических исследований используются различные методы:
• наблюдения и изучения документации;
• социометрического тестирования (применяемый для определения меры вовлечения работника в соответствующую изучаемую группу персонала);
• экспертных оценок (включая и органолептический метод, основанный на анализе восприятий органами чувств);