Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления

Министерство образования и науки Российской Федерации

Грозненский государственный нефтяной технический университет

Факультет автоматизации и прикладной информатики

Кафедра «Информационные системы в экономике»

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Информационные технологии в управлении»

на тему:

«Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления »

Выполнил студент 5 курса

очной формы обучения

группы ГМУ – 08

Мадагов А.А.-Х.

Руководитель: Далакова Л.М.

Грозный 2012

Содержание

Введение 3

Глава 1. Современная система организации делопроизводства 5

1.1 Общая характеристика организации документооборота 5

1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота 15

Глава 2. Пути совершенствования организации документооборота в территориальном управлении росимущества Санкт-Петербурга 30

2.1 Разработка и внедрение автоматизированных систем электронного документооборота в территориальном управлении Росимущества Санкт-Петербурга 30

2.1.Преимущества для служб документационного обеспечения 31

Заключение 36

Список использованной литературы 39

Введение

Документирование является одной из составляющих частей делопроизводства, напрямую связанных с процессом создания документации. Понятие «документооборот», в свою очередь, объединяет все вопросы, связанные с учетом и движением документов. Область делопроизводства, направленная на создание и поддержание функционирования системы учреждения и хранения документов, называется архивное дело. Деятельность человека в сфере управления всегда сопровождается разработкой и движением различной документации; в связи с этим делопроизводство сегодня может упоминаться и под названием ДОУ, что означает документационное обеспечение управления.

В настоящее время информация является важнейшим объектом производственной деятельности и потребления, поскольку оказывает значительное или даже решающее воздействие на направления и результаты прогресса в научной, технической, культурной, экономической и других сферах жизни общества.

Рост объемов информации, необходимых для принятия решений, приводит к резкому увеличению числа документов. При этом традиционные методы работы с ними становятся малоэффективными. На помощь приходят системы электронного документооборота, которые позволяют создавать и обрабатывать документы электронными средствами.

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует сокращению времени обработки, создания и поиска документов примерно на 40%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любой учреждении играет эффективная система управления электронным документооборотом, обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его потоков документов и информации.

Глава 1. Современная система организации делопроизводства

1.1 Общая характеристика организации документооборота

Важным аспектом работы любого учреждения: создание документов, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация.

На основании принятых новых правил делопроизводства в федеральных органах по Постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», документ является официальным документом, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

В Российской Федерации регламентация документирования и порядка работы с документами развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия.

Основополагающим документом для любого учреждения на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов учреждении.

В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации». Таким образом, определяется важная для документирования иерархия законодательства Российской Федерации.

Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с конфиденциальными сведениями, касающимися персонала органов государственной власти и местного самоуправления, — требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго имени (п. 1 ст. 23).

Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г.

Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон «Об электронной подписи») регулируется отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Федеральный закон «Об электронной подписи» направлен на устранение недостатков Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», который признается утратившим силу с 1 июля 2012 г., а также на расширение сферы использования электронных подписей.

Федеральным законом «Об электронной подписи» определяется понятие электронной подписи, устанавливаются ее виды, требования к средствам электронной подписи, с помощью которых создается и проверяется электронная подпись, ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи. Устанавливаются требования к удостоверяющим центрам, осуществляющим функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей.

В связи с этим вносятся изменения в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О кредитных историях», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности». В данном документе говориться о реализации мероприятий по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности федеральными органами исполнительной власти за счет средств, предусмотренных в федеральном бюджете на соответствующий год.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в государственных организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Функционирующие на сегодняшний день общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждом учреждении. К ним относятся:

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
Типовая инструкция по делопроизводству в государственных организациях Российской Федерации. Типовая инструкция по делопроизводству является единственным нормативным документом, регламентирующим работу с организационно-распорядительными документами (ОРД), в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированная в Минюсте РФ 26.12.2000 г. за № 2508. Но многие учреждения не считают нужным взять на вооружение положения этого нормативного акта в силу его распространенности именно на федеральные органы.
ГОСТ Р 6.30-2003 (УСОРД) Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие с 01.07.2003 г.). Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности организаций.
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям.
А также применение новых правил делопроизводства в федеральных органах по Постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009года № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Процессы стандартизации в сфере делопроизводства регулируются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184 ФЗ «О техническом регулировании» (с изм. от 28 июля 2012 г. № 133-ФЗ). К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы); применяемые в установленном порядке международные стандарты; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты отраслей, научно технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

При подготовке документов необходимо учитывать положения ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и общероссийского классификатора управленческой документации.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на:

технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
технология введения документов в информационную базу данных учреждении исходя из ее внутренней структуры;
технология обработки документной информации и накопления документов;
технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Являясь неотъемлемой частью общего процесса, можно графически определить место технологии ДОУ в системе информационного обеспечения документооборота без привязки к конкретному учреждению (рис. 1.).

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались термином «документооборот».

Рис. 1.1. Место технологии ДОУ в системе информационного обеспечения документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Документирование управленческих процессов в повседневной деятельности предполагает разделение работы с документами в зависимости от их категории. В частности, документы подразделяются на следующие группы:

Входящие документы поступают в учреждения от других юридических, включая общественные учреждения, а также физических лиц (коммерческие предложения, письма, постановления органов власти, приговоры суда и т.п.).
Исходящие документы направляются от учреждения другим юридическим и физическим лицам (письма, справки, отчеты и пр.).
Внутренние документы издаются учреждения исключительно для внутреннего пользования, (приказы, протоколы, акты и т.д.).

В любых государственных или муниципальных учреждениях действуют Правила регистрации, обработки и хранения входящей документации, которые включают в себя:

порядок регистрации, обработки и хранения документов;
порядок использования документов, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме;
порядок доступа к архиву;
способы хранения электронных данных и защиты информации;
описание функций внутреннего контроля и порядок проверки ведения делопроизводства внутренними подразделениями учреждения;
порядок восстановления данных в случае их утраты;
процедуры, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию;
меры противопожарной безопасности.

Каждый документ, связанный с осуществлением деятельности учреждения, адресованный руководству и сотрудникам учреждения, и полученный из внешних источников, т.е. входящая корреспонденция: письма, обращения, заявки, запросы и т.д. - подлежит обязательной регистрации, учету и контролю над ее исполнением в соответствии с действующими правилами делопроизводства и регистрируется при его получении в журнале учета входящих документов.

Существует также три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма организации документооборота применяется учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях. Смешанная форма работы с документами используется в крупных государственных учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота.

В последнее время на смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на безбумажный документооборот. Это приносит учреждению несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения системы электронного документооборота (СЭД) может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;
единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.);
использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам;
быстрый поиск документов;
аудит доступа пользователей к документам.

К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

Какие расходы понесёт учреждение при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:

Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД

Сервер приложения СЭД:

«Железо» сервера;
Лицензии на программное обеспечение сервера;
Затраты на техническое обновление оборудования;
Затраты на обучение персонала и администраторов;

Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:

Настройку и доработку сэд по техническому заданию;
Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование);
Интеграция СЭД с другими системами.

Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:

Затраты на сопровождение СЭД;
Консультации специалистов технической поддержки;
Обновление версий СЭД;
Обновление сопутствующего программного обеспечения.

Более подробно современное состояние рынка систем электронного документооборота будет рассмотрен в следующем параграфе.

1.2 Особенности современного рынка систем электронного документооборота

В муниципальных государственных учреждениях системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности и решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Основные задачи автоматизации документооборота:

конвертирование развернутой схемы делопроизводства в единый процесс;
устранение ручной работы и ведения рутинных операций;
формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с развернутой поисковой системой по содержимому и сложным логическим критериям;
минимизация и последующая тотальная ликвидация бумажного потока;
создание алгоритмов прохождения документации в соответствии с технологическим процессом;
документационная поддержка бизнес процессов;
перевод таких функций как оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением в автоматический режим;
контроль деятельности персонала с учетом и планированием рабочего времени подчиненных;
организация быстрого обмена служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами для эффективной работы персонала и отдельных подразделений учреждения;
создание системы трансфера документов через внешние системы.

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать система документооборота:

создание атрибутных карточек документов;
прикрепление к карточкам документов файлов произвольных типов;
формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд;
создание версий документов;
формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов;
сохранение образа документа в файл pdf или ms word;
управление правами доступа пользователей сэд;
создание маршрутов документов;
управление движением документов по маршрутам;
рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний;
ведение журналов документов;
ведение справочников и классификаторов;
регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов;
формирование поручений;
поиск карточек документов;
подписание документов эцп;
формирование отчётов и статистики о движении документов.

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в учреждении, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в учреждении:

Качественные цели внедрения, например: облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций, снижение потерь документов, сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Сегодня муниципальное или государственное учреждение, которое хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор программного обеспечения - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем, основанных на традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами. После того как было принято решение о создании автоматизированной системы документооборота необходимо создание некой стратегии, определенное планирование. В таком плане должен быть указан способ внедрения СЭД, выделена проектная команда и определен план процесса внедрения. Рассмотрим методы автоматизации СЭД в государственных учреждениях:

1. Хаотичная автоматизация.

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах учреждения.

2. Автоматизация по участкам.

Представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений учреждении, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, канцелярия и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно, задач решаемых одним или несколькими сотрудниками того или иного отдела без привязки к существующим бизнес-процессам учреждения. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы учреждении недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

3. Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким, как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения учреждении, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от их начала до их конца, при этом требуется проведения реинжиниринга бизнес-процессов и создания модели документооборота всего учреждении. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес процесса и оценки полученных результатов.