Система баз данных MS Access

Основные данные о работе

Содержание

Введение ………………………………………………………………………….3

1. Возможности MS Office Access 2007 ………………………………………..5

1.1. Быстрые способы начала работы ………………………………………..5

1.2. Создание понятных отчетов ………………………………………………7

1.3. Обмен и управление конфиденциальными  данными ……………………8

2. Новое в версии MS Office Access 2007 …………………………..…………..11

2.1. Пользовательский  интерфейс Office Fluent …………………………..……11

2.2. Эффективные средства  создания объектов ……………………………..…14

2.3. Новые формы, типы  данных и элементы управления …………………..16

2.4. Улучшенные средства  конструирования и анализа …………….…….19

2.5. Новые для форматы  импорта и экспорта данных ………………………....20

Заключение……...…………………………………………………………………22

Глоссарий ………………………………………………………………………...24

Список использованных источников ….………………………………………...26

Приложения …...………………………………………………………………….27

Введение

Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать  базы данных, наполнять их и работать с ними. В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них на самом деле являются не законченными продуктами, а специализирован-ными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления. К подобным языкам относятся Clipper, Paradox, FoxPro и другие.

Необходимость программировать  всегда сдерживала широкое внедрение  баз данных в малом бизнесе. Крупные  предприятия могли позволить  себе сделать заказ на программирование специализированной системы "под себя". Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.

Положение изменилось с  появлением в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access. С помощью Access  обычные пользователи получили удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости что-либо программировать. В то же время работа с Access  не исключает возможности программирования. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами. Для этого надо владеть основами программирования на языке Visual Basic.

Еще одним дополнительным достоинством Access  является интегрированность  этой программы с Excel, Word  и другими  программами пакета Office. Данные, созданные в разных приложениях, входящих в этот пакет, легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Целью данной работы является изучение возможностей Access 2007, входящего  в пакет MS Office 2010.

Office Access 2007 позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения. Совместный доступ к данным обеспечивается путем перемещения файлов Office Access 2007 на веб-узел Microsoft Windows SharePoint Services, где можно проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленные данные, настраивать разрешения доступа к данным и периодически выполнять резервное копирование.

При выполнении работы необходимо решить ряд задач. К ним следует отнести:

Описать основные возможности Access 2007:

• Способы начала работы;
• Удобство создания отчетов;
• Обмен данными и управление ими.

Выделить новшества  в Access 2007 в сравнении с более  ранними версиями:

• Новый пользовательский интерфейс;
• Эффективные средства создания объектов;
• Новые формы, типы данных и элементы управления;
• Новые средства анализа и конструирования;
• Добавленные форматы импорта и экспорта данных.
• Решение перечисленных задач позволит достичь поставленной цели.

Основная часть

1. Возможности MS Office Access 2007

1.1. Быстрые  способы начала работы

Office Access 2007 предоставляет  шаблоны, с помощью которых  можно легко создавать базы  данных, таблицы и поля. Кроме  того, добавлены новые режимы и средства разработки, помогающие создавать новые объекты базы данных и работать с данными.

Шаблоны баз данных для  построения законченных приложений

Office Access 2007 включает набор  профессионально оформленных шаблонов  баз данных для отслеживания сведений о контактах, задачах, событиях, учащихся, основных средствах и прочих типов данных. Их можно использовать сразу же или же изменить и настроить для учета данных именно так, как требуется пользователю. Используйте страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access, которая отображается каждый раз при запуске Office Access 2007, и приступайте к созданию базы данных, открыв один из шаблонов.

Каждый шаблон - это  готовое приложение для учета  данных, которое содержит разработанные  таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Шаблоны построены таким образом, что их сразу же можно использовать на практике. Если шаблон уже соответствует поставленным задачам, воспользуйтесь им. Если нет, можно взять его за основу и начать создавать базу данных, которая удовлетворяет конкретным требованиям.

Помимо шаблонов, включенных в Office Access 2007, можно использовать дополнительные шаблоны, загрузив их с веб-узла Microsoft Office Online.

Шаблоны полей и таблиц

Новые шаблоны полей содержат готовые поля с заданными именем, типом данных, длиной и свойствами. Нужные поля можно перетаскивать в таблицу непосредственно из области Шаблоны полей (приложение А). Шаблоны полей основаны на XSD-файлах (XML Schema Definition), что позволяет устанавливать стандартные определения для совместного использования в отделе или рабочей группе.

Кроме того, Office Access 2007 содержит шаблоны таблиц для тех таблиц, которые обычно используются в базах  данных. Например, можно использовать шаблон таблицы "Контакты", чтобы  добавить соответствующую таблицу в базу данных. Таблица уже содержит типичные поля, такие как "Фамилия", "Имя" и "Адрес". Свойства полей уже заданы, поэтому таблицу можно использовать немедленно. Доступны также шаблоны других таблиц - "Задачи", "Вопросы", "События" и "Основные средства", - которые включают специальные поля, предназначенные для определенного типа данных, которые необходимо хранить и отслеживать.

Улучшенный режим таблицы

Создавать таблицы стало  проще [10] - просто щелкните Таблица на вкладке Создание и начинайте вводить данные. Office Access 2007 автоматически определяет оптимальный тип данных для каждого поля, поэтому на его выбор не нужно тратить время. Благодаря новому столбцу Добавить поле сразу видно, где можно добавить новое поле, а если нужно изменить тип данных или формат отображения нового или существующего поля, то это легко сделать с помощью команд, расположенных на ленте, которая является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. В новую таблицу можно также вставлять данные из таблиц Microsoft Office Excel, причем  Office Access 2007 автоматически создает все поля и распознает типы данных.

Предположим, в таблицу  нужно добавить существующее поле из другой таблицы. Просто перетащите это  поле из областиСписок полей в таблицу. Access автоматически создает все необходимые связи или отображает подсказки сделать это вручную.

Новый режим макета помогает ускорить разработку форм и отчетов

Используйте режим макета для внесения изменений в макет  в процессе просмотра данных в  форме или отчете.

Например, можно добавить поле в бланк запроса, перетащив поле из области Список полей, или можно изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые многоуровневые и табличные макеты - группы элементов управления, которые можно перемещать и размер которых можно изменять как одно целое, что позволяет легко менять расположение полей, столбцов, строк или целых макетов. Также в режиме макета можно легко удалить поле или добавить форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для более тонкой работы, он также был усовершенствован и теперь поддерживает многоуровневые и табличные макеты.

1.2. Создание  понятных отчетов

Office Access 2007 обеспечивает  объединение больших объемов  информации в понятные отчеты, которые позволяют принимать  обоснованные решения.

Интерактивный режим  изменения проекта отчета. Новая функция Office Access 2007 позволяет видеть данные, появляющиеся в отчете, в ходе его создания. С помощью нового WYSIWYG-интерфейса можно оперативно изменять проект отчета, поместив данные в конструктор отчетов, поэтому пользователю не придется каждый раз открывать отчет, чтобы оценить, как он смотрится на странице. Это позволяет облегчить создание красиво оформленного отчета и сохранить время.

Просмотр отчетов в  интерактивном режиме. Новый режим просмотра отчетов делает отчеты пользователя более доступными. С помощью сочетания клавиш CTRL+F можно найти нужные записи, скопировать их в другие приложения, перейти в подробное представление данных и внести там требуемые изменения. Новая функция фильтрации позволяет получить более четкие сведения для эффективного принятия решений.

Группировка данных в  отчетах. Усовершенствованная область группировки обеспечивает четкое отображение групп данных и предварительный просмотр изменений, которые могут быть внесены пользователем в отчет. Можно легко добавлять сведения о предварительных и общих итогах работы, результаты расчетов и другие элементы, помогающие проанализировать данные. Кроме того, можно сгруппировать информацию по одному или нескольким уровням и добавить данные о предварительных итогах работы.

Возможность изменения  отчетов в Office Access 2007 позволяет с  легкостью группировать и изменять их в интерактивном режиме конструирования [1].

1.3. Обмен и  управление конфиденциальными данными

Office Access 2007, обладающий повышенной степенью безопасности и гибкими функциональными возможностями, позволит легко собрать информацию и сделать ее доступной для других.

Сбор данных с помощью Office Outlook 2007. Office Access 2007 облегчает процесс сбора информации у других пользователей. Он осуществляет автоматическое построение формы сбора данных с помощью Microsoft Office InfoPath 2007 или HTML в теле сообщения электронной почты. Пользователь может отослать форму получателям по адресам из папки "Контакты" электронной почты Outlook 2007 или непосредственно из Access. Office Outlook 2007 обрабатывает входящие формы и сохраняет данные в хранилище Office Access 2007, выполняя быстрое и эффективное обновление данных в выбранном пользователем приложении и избавляя от необходимости повторного ввода данных вручную.

Веб-сотрудничество с  помощью Windows SharePoint Services. Веб-узлы на основе Windows SharePoint Services формируют среду, в которой группа разработчиков может общаться, организовывать общий доступ к документам и вместе работать над проектом. С помощью Office Access 2007 можно опубликовать свои файлы Access в библиотеках или перенести приложение в Windows SharePoint Services, поместив на сервере сами данные и клиентскую базу данных, что позволит участникам группы легко взаимодействовать друг с другом посредством обозревателя. Формы и отчеты могут просматриваться, обновляться или удаляться непосредственно с узла Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений.

Просмотр списков Windows SharePoint Services с помощью Office Access 2007. Для большего удобства пользователь имеет возможность отслеживать информацию в списках Windows SharePoint Services при помощи клиента Office Access 2007 на своем компьютере.

Работа в автономном режиме со списками Windows SharePoint Services. С помощью Office Access 2007 можно работать с Windows SharePoint Services в автономном режиме. Например, во время путешествия можно открыть локальную копию списка SharePoint на своем переносном компьютере, выполнить запрос или отредактировать список, как в любой другой таблице Office Access 2007. Формы и отчеты, используемые для списка SharePoint, являются полностью интерактивными. Таким образом, в дальнейшем при подключении переносного компьютера к сети Office Access 2007 сможет выполнить синхронизацию локального и сетевого списков.

Объединение с делопроизводством Windows SharePoint Services. Работающие в среде Office Access 2007 могут воспользоваться сценарием бизнес-логики с поддержкой делопроизводства в Windows SharePoint Services, чтобы создать совместные приложения рабочей группы. Делопроизводство может быть использовано для автоматической постановки задач другим пользователям, отчетности о состоянии проекта и отслеживания своевременного выполнения задач. Все задачи Windows SharePoint Services можно просматривать непосредственно в Office Access 2007 или Office Outlook 2007, в зависимости от предпочтений пользователя.

Электронная почта и RSS-уведомления. Пользователи могут осуществить подписку на получение уведомлений электронной почты, которые отражают добавление, удаление или изменение записей. Кроме того, пользователи, имеющие RSS-подписку (Really Simple Syndication - синдицированное содержание), могут подписаться на получение списка рассылок в Office Outlook 2007.

Мобильное подключение. Доступ к спискам Windows SharePoint Services также можно получить с мобильного телефона, что позволяет удаленным пользователям постоянно быть в курсе меняющейся деловой информации.

Поддержка PDF и XPS. С помощью Office Access 2007 можно сохранить отчет в формате PDF (Portable Document Format) или XPS (формат XML Paper Specification), что позволит произвести распечатку или публикацию файла, а также переслать его по электронной почте. Сохранив свой отчет в формате PDF или XPS, пользователь получает возможность вводить информацию из отчета в легко рассылаемую форму, которая сохранит все установленные им характеристики форматирования, что позволит другим пользователям просматривать или распечатывать отчет даже при отсутствии у них Office Access 2007.

Управление конфиденциальными  сведениями и их проверка

Office Access 2007 облегчает  процесс управления информацией  пользователя, обеспечивая высокую  прозрачность данных в рабочей  среде.

Повышенная безопасность. В целях повышения безопасности работы в Office Access 2007 и согласования с другими программами выпуска 2007 системы Microsoft Office в Office Access 2007 включены новые улучшенные средства безопасности. Комплексные решения по обеспечению доверия интегрированы с центром доверия Office Trust Center. Наличие доверенных мест облегчает размещение всех баз данных в папках с повышенными параметрами безопасности. С другой стороны, пользователь может загрузить приложение Office Access 2007 с отключенным кодом макроса, чтобы способствовать обеспечению безопасности.

Новая функция, реализованная  в Office Access 2007, позволяет отслеживать  записи и просматривать авторов  создания, редактирования и удаления записей (приложение Б).

Проверка данных. Без специальной ИТ-поддержки можно легко переносить данные из файла локальной базы на сервер с помощью Windows SharePoint Services, настроенной специалистами организации, с предварительной установкой параметров безопасности и осуществлением резервного копирования в порядке, принятом в данной организации.

История ревизий. Новая функция позволяет отслеживать записи и просматривать сведения о тех, кто создавал, редактировал и удалял записи. Кроме того, можно узнать, когда информация была изменена, и при необходимости выполнить откат внесенных правок.

Установка параметров разрешений. С помощью Windows SharePoint Services можно управлять доступом других пользователей к своим данным и назначать ограниченные права доступа только для чтения или полные права доступа с редактированием.

Корзина. Теперь доступно восстановление случайно удаленных данных с использованием возможности корзины в Windows SharePoint Services.

2. Новое в версии MS Office Access 2007

2.1. Пользовательский  интерфейс Office Fluent

Новый ориентированный  на результат интерфейс пользователя - Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent - облегчает работу в Office Access 2007 [8]. Раньше команды и функции часто были спрятаны в сложных меню и на панелях инструментов [4], а теперь их можно легко найти на ориентированных на задачу вкладках, которые содержат логические группы команд и функций. Многие диалоговые окна заменены коллекциями, которые показывают доступные параметры, а всплывающие подсказки с описаниями и возможности предварительного просмотра образцов помогают пользователю сделать правильный выбор. Не имеет значения, какая задача выполняется в новом интерфейсе пользователя - создание отчета или ввод данных - в Access будут представлены именно те инструменты, которые необходимы для успешного завершения этой задачи.

Новый интерфейс пользователя Пользовательский интерфейс Office Fluent включает стандартную область, называемую лентой, в которой содержатся группы команд, организованные по выполняемым функциям. Лента заменила уровни меню и панели инструментов, которые присутствовали в прежних версиях Access.

Лента Office Fluent позволяет  быстрее найти группы связанных  команд. Например, если требуется создать  форму или отчет, используйте  одну из команд на вкладке Создание. Новый дизайн упрощает поиск необходимых команд и позволяет открыть для себя новые функциональные возможности, которые в предыдущих версиях не привлекали внимания пользователя. Команды расположены "ближе к поверхности", т. е. пользователю не нужно искать их в меню или запоминать их местонахождение.

Рисунок 1. Лента Office Fluent.

Основные функции, входящие в Пользовательский интерфейс Office Fluent, включают:

Вкладки команд - вкладки, на которых команды отображаются и группируются так, чтобы их можно было легко найти в нужный момент.

Контекстные вкладки  команд - вкладка, появляющаяся в определенном контексте, то есть в зависимости от того, над каким объектом ведется работа и какие задачи выполняются. Контекстная вкладка команд содержит дополнительные команды, которые могут потребоваться для работы.

Коллекции - новые элементы управления, которые позволяют предварительно просмотреть стиль или параметры, прежде чем сделать выбор. Коллекции широко используются в интерфейсе приложений, входящих в Выпуск 2007 системы Microsoft Office.

Панель быстрого доступа - единственная стандартная панель инструментов, расположенная на ленте и одним нажатием кнопки обеспечивающая доступ к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.

Страница "Приступая  к работе с Microsoft Office Access обеспечивает быстрый доступ к библиотеке профессионально оформленных шаблонов баз данных и к недавно отрывавшимся шаблонам, а также содержит ссылки на статьи на веб-узле Office Online (при наличии подключения к Интернету).

Область переходов содержит списки и обеспечивает легкий доступ ко всем объектам в базе данных, открытой в текущий момент. Область переходов используется для упорядочения объектов по типу, дате создания, дате изменения, связанной таблице (на основе зависимостей объектов), а также в группах, созданных пользователем. Требуется больше свободного места для работы над макетом формы? Область переходов можно легко свернуть, чтобы она занимала совсем мало места, но по-прежнему оставалась доступной. Область переходов заменила окно базы данных, которое использовалось в версиях Access, предшествующих Access 2007.

Таблицы, запросы, формы, отчеты и макросы отображаются в  виде вкладок объектов в окне Access.

Рисунок 2. Окно справки.

Щелкая вкладки объектов, пользователи могут легко выполнять  переключение между различными объектами.

Полупрозрачный элемент  в виде панели инструментов, который  появляется над выделенным текстом  и позволяет быстро применить  к нему форматирование, например полужирное или курсивное начертание, или  изменить шрифт.

В отличие от предыдущих версий Access, Office Access 2007 предлагает простой доступ к справке по Access и к справочнику разработчика из одного и того же окна справки. Можно легко изменить область поиска, ограничившись, например, только содержимым справочника разработчика. Независимо от настроек, заданных в окне справки, все материалы справки по Access и справочника разработчика всегда доступны на веб-узле Office Online (рисунок 2).

2.2. Эффективные  средства создания объектов

Office Access 2007 предоставляет  интуитивно понятную среду для  создания форм и отчетов. Пользователи могут быстро создавать формы и отчеты, в которых отображаются отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные.

Вкладка Создание (рисунок 3) используется, чтобы быстро создавать новые формы, отчеты, таблицы, списки Службы Microsoft Windows SharePoint Services, запросы, макросы и модули. Если пользователь выбрал таблицы или запрос в области переходов, можно на основе этого объекта одним щелчком мыши создать новую форму или отчет, использовав команду Форма или Отчет. Новые формы и отчеты, созданные в ходе этой процедуры, визуально более привлекательны и готовы к немедленному использованию, поскольку их дизайн был усовершенствован. Автоматически созданные формы и отчеты имеют профессиональный дизайн с верхними колонтитулами, включающими логотип, заглавие. А автоматически созданный отчет содержит сведения о дате и времени, а также нижние колонтитулы и строки итогов.

Использование новых  средств быстрого создания объектов позволит добиться лучших результатов  с наименьшими усилиями.

Рисунок 3. Вкладка «Создание».

Новые режимы: режим отчета и режим макета

Два новых режима позволяют  интерактивно работать с формами  и отчетами. Используя режим отчета, пользователь может просматривать  точное представление отчета, не распечатывая сам отчет и не отображая его в окне просмотра. Чтобы отобрать определенные записи, можно использовать фильтр или с помощью операции поиска найти текст, совпадающий с заданными критериями. С помощью команды Копировать можно скопировать текст в буфер обмена, а щелкнув активные гиперссылки, отображаемые в отчете, можно перейти на страницу в обозревателе.

Режим отчета добавляет  возможность просматривать результаты, а режим макета позволяет изменять структуру, одновременно просматривая результаты. В режиме макета можно внести большинство изменений, обычно вносимых в конструкторе, и при этом просматривать данные в форме или отчете. Например, можно добавить поле, перетащив имя поля из новой области Список полей, или изменить свойства, используя окно свойств. Режим макета поддерживает новые макеты в столбик и ленточные макеты - группы элементов управления, с которыми можно работать, как с единым целым: можно легко перераспределять поля, столбцы и строки или макеты целиком. В режиме макета также можно легко удалять поля или применять форматирование. Режим конструктора по-прежнему доступен для выполнения более тонкой работы; он также был усовершенствован и теперь поддерживает макеты.

В Office Access 2007 реализованы  новые, улучшенные и более доступные  средства группировки и сортировки в отчетах и добавления итогов [8]. Новый интерфейс пользователя более понятен, в нем проще ориентироваться, а в новом режиме макета результаты изменений видны сразу.

Формы и отчеты зачастую содержат информацию в табличном  виде, например столбец, содержащий фамилии заказчиков, или строку, содержащую все поля для одного заказчика. С помощью Office Access 2007 можно группировать такие элементы управления в макет, с которым легко работать, как с единым элементом, включая подпись.

Поскольку можно выбирать элементы управления из различных разделов, например подпись из раздела заголовка или примечания, это дает значительную свободу действий. Можно легко выполнять следующие действия:

Перемещать макет или  изменять его размеры. Например, сдвигать столбец влево или вправо.

Форматировать макет. Например, чтобы отличать столбец с фамилиями  заказчиков, можно выделить его жирным шрифтом.

Добавлять к макету столбец (поле).

Удалять из макета столбец (поле).

Макеты сохраняются  вместе со структурой, поэтому остаются доступными.

2.3. Новые формы,  типы данных и элементы управления

Новый тип формы - разделенная  форма - сочетает в себе режимы таблицы  и формы (рисунок 3). Для нее можно  задать свойство, определяющее нужное расположение таблицы: вверху, внизу, слева  или справа [1].

Используйте новые безопасные внедренные макросы, чтобы не писать коды. Внедренный макрос хранится в  свойстве и является частью объекта, которому он принадлежит. Пользователи могут изменять внедренный макрос и  при этом им не нужно беспокоиться о других элементах управления, которые используют этот макрос, поскольку каждый внедренный макрос является независимым. Внедренные макросы являются безопасными макросами, поскольку они автоматически защищены от выполнения определенных потенциально небезопасных операций.

Рисунок 3. Разделенная  форма.

Office Access 2007 содержит новые,  усовершенствованные типы данных  и элементы управления, которые  позволяют хранить дополнительные  типы данных, которые теперь стало  легче вводить.

Многозначные поля для  сложных данных

Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что  вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве  систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа "многие-ко-многим", чтобы избежать ошибок. В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в Службы Windows SharePoint Services. Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных.

Поля вложений для  файлов

Новый тип данных "Вложение" позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного  увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет  сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий? Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.