Система документов, унифицированная система документов и унифицированная система организационно-распорядительной документации

МИД РОССИИ

федеральное бюджетное учреждение 
среднего профессионального образования

КОЛЛЕДЖ

МИНИСТЕРТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ФБУСПО Колледж МИД России)

Кафедра 
специальных и общепрофессиональных дисциплин

Цикловая комиссия 
по документационному обеспечению управления и архивоведению

Амеличкина Юлия Андреевна

Система документов, 
унифицированная система документов 
и унифицированная система 
организационно-распорядительной документации

Курсовая работа 
по междисциплинарному курсу «Документационное обеспечение управления» 
студентки второго курса (очная форма обучения) 
21 группы

Москва – выпуск 2013

оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любого предприятия, в том числе коммерческой организации, а также органов государственной власти не обходится без документации. Это связано с тем, что составление, использование, движение и хранение документов в соответствии с действующими нормативными актами обеспечивают защиту 
интересов компании, увеличивают эффективность управленческого труда.

В этой связи очень важными  становятся вопросы унификации документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава 
и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости 
различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает в себя:

• разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и её дальнейшего развития;
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической 
  информации, отражающих специфику отрасли.

Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчётных). Опыт унификации насчитывает не одно столетие. Так уже при создании 
Генерального регламента 1720 года делались попытки из всего многообразия используемых в центральных и местных органах управления видов документов выделить ту часть, которая способствовала бы решению хозяйственных, экономических, политических, правовых и других задач управления.

Основная задача, стоящая перед современными документоведами, заключается в том, чтобы, опираясь на опыт прошлого и используя работы настоящего времени, найти наиболее правильное решение вопросов, стоящих перед теорией документоведения и практикой ДОУ. Поэтому изучение опыта унификации 
документов в предшествующие годы и тщательный анализ современных проблем унификации документации представляется актуальным направлением 
исследования.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение влияния унификации документов на систему делопроизводства.

Задачи курсовой работы:

• охарактеризовать систему делопроизводства;
• определить роль унификации документов в системе делопроизводства;
• рассмотреть влияние унификации документов на систему делопроизводства.

Я считаю, что унификация очень важна для документоведения во всём мире и поэтому я выбрала эту тему и считаю её очень актуальной. Курсовая работа состоит из:

• титульного листа;
• оглавления;
• введения;
• разделов с теоретической и практической частями;
• заключения;
• списка использованной литературы. 
  

1.1. Система документации

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к их оформлению.

Виды систем документации:

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• отчётная документация;
• информационно-справочная документация;
• договорная документация;
• документации обеспечивающего типа.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Плановые  документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом и по отдельным направлениям 
деятельности подразделений. Плановые документы могут иметь разную 
периодичность: год, полгода, квартал, месяц.

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности организации необходимо для выполнения поставленных задач, программ, планов. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Документы, входящие в  систему отчётной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля деятельности. Система отчётной документации представлена такими видами документов, как 
отчёт, справка отчётного характера.

Система информационно-справочной документации. Управленческие функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия 
решения. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения. Система 
организационной документации включает документы, содержащие решения 
организационного типа; система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения.

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы для реализации целей и задач организации. Её взаимоотношения с внешними организациями, лицами осуществляются с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.

Системы документации обеспечивающего типа можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции. Состав этих документов 
определяется содержанием основной деятельности организации. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов представляет собой документы учётного характера, то есть документы, реализующие функцию учёта. Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. 

1.2. Унифицированная система документации

Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения, организации и предприятий документов, типизации и формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих 
документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций 
и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действуют восемь УСД:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Унифицированная система первичной учётной документации.
3. Унифицированная система банковской документации.
4. Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.
5. Унифицированная система отчётно-статистической документации.
6. Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий.
7. Унифицированная система документаций по труду.
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда России.
9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведётся соответствующими ведомствами и министерствами, которым поручена эта работа.

Для поддержки УСД в актуальном состоянии производится их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Унификация – это процесс «приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать 
документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу 
с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

1.3. Унифицированная система 
организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная система документации – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных 
и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, 
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Специалисты, работающие в службах  ДОУ (секретариатах, канцеляриях, управлениях делами и т.п.), обрабатывают преимущественно документы, 
входящие в Унифицированную систему организационно-распорядительной 
документации (УСОРД). Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

В состав организационно-распорядительной документации входят:

• организационные документы (положения, правила, должностные 
  инструкции, уставы и др.);
• распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, указания);
• информационно-справочные документы (акты, справки, письма, 
  телефонограммы, докладные записки, списки, перечни, отчёты и др.);
• по личному составу или кадровые (заявления, приказы по личному 
  составу, трудовые книжки, личные дела, трудовые договоры).

Об оформлении писем, 
направляемых 
в генеральную дирекцию

Уважаемый Владимир Викторович!

Службой управления делами осуществлён  выборочный анализ писем (около 100), полученных из Вашего отделения в 2011 году. В результате проделанной работы выявлены типичные ошибки при составлении писем.

Просим Вас обратить особое внимание на качество оформления писем, направляемых в генеральную дирекцию и вышестоящие организации.

При оформлении писем необходимо руководствоваться  Рекомендациями по оформлению писем  в ЗАО «ЭКСПО», разработанными работниками  отдела документационного обеспечения.

Заместитель генерального директора Б.К. Продвилов

Перекатова А.Ф. 
(495) 111–11–07 

О получении архивной справки

Просим выдать архивную справку  о том, состоял ли Громыкин И.В. 
в должности заместителя директора ОАО «Московского хлебного завода» 
с 15.01.2012 по 30.03.2012.

Документы просим выдать секретарю ОАО «Металлотрейд» 
Куницыной А.В.

Генеральный директор О.В. Романов

Куницына А.В. 
(499) 508–08–08 

О привлечении Беляева Р.П. 
к дисциплинарной ответственности

12 января 2012 г. ведущий специалист по продажам Беляев Р.П. не явился 
в переговорную комнату в заранее установленное время (09.00) для проведения переговоров с клиентом. Встреча с клиентом была проведена М.Ю. Петровым.

По окончании переговоров  в 11.00 менеджер по продажам Волкова Е.И. сообщила, что Беляев Р.П. на работу не пришёл и о причинах отсутствия 
не сообщал. В течение всего рабочего дня 12.01.2012 Беляев Р.П. отсутствовал на рабочем месте, о чём составили акт.

В объяснительной записке Беляев Р.П. указал уважительную причину 
отсутствия – произошедшее с ним ДДП, о чём представлены документы из ГАИ, однако отсутствие без причины ведущего специалиста в назначенный день и время могло нанести урон компании – переговоры с крупным клиентом могли не состояться.

Прошу привлечь Беляева Р.П. к дисциплинарной ответственности.

Руководитель отдела продаж Г.А. Дубровин

научно-производственное объединение

«АГРОПРИБОР»

(НПО «Агроприбор»)

ПРИКАЗ

№  

Москва

Об обеспечении  противопожарной безопасности 
и усилении охраны предприятия в праздничные дни

В соответствии с приказом министра от 04.01.2012 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заведующему складом Сидорчук К.С. организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 27.01.2012.
2. Коменданту здания Петрухову Л.С.:

• проверить состояние электропроводки, электрооборудований, сигнализации;

• обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях. Срок до 29.01.2012.

3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. представить в секретариат 
   генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни до 28.01.2012.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р.

Директор М.Д. Галкин

Соловьева Н.В. 
(499) 302–34–56 

О работе с обращениями 
граждан в 2011 году

За 2011 год в Федеральную службу по экологическому, технологическому и атомному надзору всего поступило 14 993 обращения граждан, что в 11,3 раза больше уровня 2010 года. Из них в центральный аппарат обратились 664 человека, что в три раза больше, чем в 2010 году, соответственно, в 86 территориальных органов и в 17 подведомственных организаций – 14 349 человек, что в 12,9 раза больше уровня 2010 года.

Анализ статистических данных за 2011 год о работе с обращениями граждан показывает, что рост количества обращений в этом году в основном связан с тем, что граждане, которые ранее обращались по вопросам экологического надзора 
в МПР России, стали обращаться в Ростехнадзор в связи с расширением его полномочий (согласно Положению о Федеральной службе по экологическому, 
технологическому и атомному надзору, утверждённому постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2010 г. № 401).

Как показала практика, работы с обращениями граждан, экологической 
и энергетической безопасностью и с надзором за этими сферами деятельности напрямую затрагивают жизненно важные интересы граждан.

Перечень тем, по которым  чаще всего обращались граждане, – социальные, экономические и экологические.

Руководитель К.Б. Пуликовский

заключение

В ходе проведённой мною работы и исследования проблемы, было выявлено следующее:

1. В связи с усложнением структуры и содержания информационных 
ресурсов, ростом их объёма возникла необходимость упорядочения потоков 
информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

2. На сегодняшний день всё более отчётливо выделяется комплекс целенаправленных мероприятий по упорядочению социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота 
в различных системах управления.

3 Совершенствование информационной деятельности предполагает, прежде всего, унификацию форм документов. Унификация документов заключается 
в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

5. Унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях, независимо от их подчинённости и формы собственности.

В результате проведённой работы, можно сделать вывод, что цель 
достигнута, задачи выполнены. 

список  использованной  литературы

1. /В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. –М.: МЦФЭР, 2004. –688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1–2004).
2. /М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. – 
   4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 312 с. – (Высшее образование).
3. Документы и системы документации. URL: http://www.profiz.ru/sr/12006/1563
4. Влияние унификации документов на систему делопроизводства. URL: http://www.bestreferat.ru/referat-201623.html.
5. Унифицированные системы документации. URL: http://student.zoomru.ru/delo/unificirovannye-sistemy-dokumentacii/54233.428032.s5.html.