Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы

18

Министерство образования Республики Беларусь

Институт парламентаризма и предпринимательства

Кафедра экономики и управления

Курсовая работа

по учебной дисциплине «Архивоведение»

на тему «Система экспертных органов Республики Беларусь: структура, функции, особенности работы» (на примере организации)

Студент                                           _______________

СОДЕРЖАНИЕ

Введение              .. 3

1 Экспертные органы Республики Беларусь              5

1.1 Общие сведения об экспертных органах              5

1.2 Функции экспертных органов              9

1.3 Права, задачи и организация работы экспертных органов              13

2 Организация работы экспертных органов на примере учреждения образования              17

2.1 Характеристика учреждения образования              17

2.2 Анализ организации работы экспертных органов в учреждении образования              20

2.3 Анализ недостатков в организации работы экспертной комиссии учреждения образования и рекомендации по их устранению               24

Заключение              27

Список использованных источников              29

Приложение А. Образец приказа о создании экспертной комиссии              31

Приложение Б. Образец протокола заседания экспертной комиссии              32

ВВЕДЕНИЕ

Формирование Национального архивного фонда Белару­си – процесс сложный и ответственный. В результате деятельности учреждений, организаций и предприятий образуется значительное количество самых различных видов и разновидностей документов. Однако далеко не все они имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узко­практических целей и имеют разовое значение, то есть их информационная роль незначительна. Поэтому хранить необходимо не все, а только те, что представляют научно-историческую ценность. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Определить подлежащие хранению документы можно подвергнув их экспертизе цен­ности.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Национального архивного  фонда  Республики Беларусь создается ряд экспертных органов.

Таким образом, выбор темы курсовой работы обусловлен ролью экспертных органов в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение.

Данная работа представляет собой комплексное исследование организации работы экспертных органов в организации.

Объектом исследования выступает учреждение образования.   

Предметом исследования является сама организация работы экспертных органов учреждения образования.

Целью исследования состоит в том, чтобы изучить и проанализировать организацию работы экспертных органов Республики Беларусь по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение на примере конкретной организации.

Цель исследования определила ряд взаимосвязанных задач:

   изучить общие сведения об экспертных органах;

   рассмотреть функции, права и организацию работы экспертных органов;

   проанализировать процесс организации работы экспертной комиссии на примере конкретной организации.

Методологическую основу работы составляет:

- сравнение – установление сходства и различия в работе различных экспертных органов Республики Беларусь;

- наблюдение – рассмотрение функций, задач и самой организации работы экспертной комиссии организации без прямого вмешательства в её работу;

- анализ информации – мысленное и реальное разделение экспертных органов на части (функции, задачи, права).

При постановке и  разрешении проблем, затронутых в ходе исследования, также использовался информационный метод (сведения о работе экспертных органов  можно найти во многих источниках, где  информация представлена в различных видах и формах и при этом повторяется).

Работа состоит из введения, двух глав (шести разделов), заключения, списка использованной литературы.

В первой главе данной работы рассказывается об экспертных органах, образующихся в различных организациях, учреждениях, предприятиях, перечисляются все их функции, задачи и права. Также рассматривается работа экспертных органов по организации и проведению методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов архивного фонда Республики Беларусь.

Во второй главе рассматривается организация работы экспертной комиссии на примере учреждения образования, дается характеристика учреждения, проводится анализ  работы экспертной комиссии, рассматриваются все недостатки в работе экспертной комиссии гимназии, а также даются рекомендации по устранению недостатков.

В заключении подводятся итоги данной работы, в частности, отмечается, что работа экспертных органов играет большую роль в организации работы с документами по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение.

Теоретическую основу исследования составляют работы исследователей в области документоведения, делопроизводства и архивоведения (Давыдова Э.Н., Жукова М.П., Алексеева Е.В., Кудрякова Г. и другие). В процессе подготовки курсовой работы также были использованы публикации в журналах «Секретарское дело», «Вестник архивиста», «Отечественные архивы», справочные документы. Также при написании данной работы использовались такие нормативные документы, как Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь и сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь, а также государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Список использованных источников включает в себя 14 наименований.

1 ЭКСПЕРТНЫЕ ОРГАНЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1.1    Общие сведения об экспертных органах

Отнесение документов к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение [4, c.4].

Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для  постоянного хранения.

Существующей задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, то есть изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Документы в государственных архивах подвергаются экспертизе и в других целях. Например, при подготовке справочников, документальных сборников, создании страхового фонда на особо ценные документы проводится оценка документов с точки зрения их значения. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие хранимых материалов профилю архива-приемщика. Может проводиться экспертиза при покупке документов архивами, библиотеками, музеями с целью их оценки.

При отнесении документов к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Республики Беларусь по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;

- типовых и примерных номенклатур дел.

Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в ведомственном архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение;

- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов [9, с.18].

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается ряд экспертных органов:

- экспертные комиссии;

- Центральные экспертные комиссии;

- экспертно-проверочные комиссии;

- Центральная экспертно-проверочная комиссия.

Постоянно действующие экспертные комиссии создаются в учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от формы собственности для проведения работы по экспертизе ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов.

В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий подведомственных организаций создаются Центральные экспертные комиссии.

Экспертно-проверочные комиссии создаются в государственных архивных учреждениях для рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов, организации документов в делопроизводстве, а также для осуществления организационно-методического руководства деятельностью Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций.

В Государственном комитете по архивам и делопроизводству образуется Центральная экспертно-проверочная комиссия [11, с.11].

Порядок организации Центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) и их функции определены в:

- «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;

- «Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь».

В своей работе экспертные органы  руководствуются:

- законодательством Республики Беларусь;

- Законом о Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь;

- Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь;

- нормативно-методическими документами Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь;

- типовыми и ведомственными перечнями документов;

- положением об экспертной комиссии учреждения [5, с.20].

Экспертные органы являются совещательными, коллегиальными органами, их заседания протоколируются.

Экспертные органы создаются приказом руководителя организации, предприятия, учреждения (см.Приложение А) в соответствии с Положением о них из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, хорошо знающих функции, структуру своей организации, состав и содержание образующихся в их деятельности документов, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах.

В обязательном порядке в состав экспертной комиссии включаются:

- должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

- должностное лицо, ответственное за архив организации, предприятия, учреждения;

- специалист по различным видам документации;

- специалист по обеспечению защиты информации и др.

Председателем Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), как правило, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации. Секретарем комиссии, как правило, назначается работник делопроизводственной службы или заведующий архивом учреждения (лицо, ответственное за архив), в обязанности которого входит ведение всех документов и организация заседаний.

В состав Центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования [8, с.20-21].

При всем многообразии экспертных органов первичной экспертной комиссией является экспертная комиссия учреждений, организаций, предприятий.

Таким образом, государственные органы, государственные организации в соответствии с правилами и инструкциями, издаваемыми органами Государственной архивной службы, обеспечивают сохранность, учет, отбор документов государственной части Национального архивного фонда и подготовку их для передачи на постоянное хранение. Для этого образуются различные экспертные органы, такие как экспертные комиссии, Центральные экспертные комиссии, экспертно-проверочные комиссии и Центральная экспертно-проверочная комиссия. Все они являются совещательными, коллегиальными органами и в своей работе руководствуются множеством нормативных документов Республики Беларусь, в соответствии с которыми осуществляют свою деятельность. В этих документах также указаны все функции, права, задачи и порядок организации работы соответствующих экспертных органов.

1.2 Функции экспертных органов

Организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов архивного фонда Республики Беларусь осуществляется рядом экспертных комиссий.

Экспертная комиссия и Центральные экспертные комиссии взаимосвязаны по соподчиненности, так же как и экспертно-проверочная комиссия и Центральная экспертно-проверочная комиссия. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств.

Большинство функций Центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий, связанных с практической работой, совпадает. Так, экспертные и экспертно-проверочные комиссии рассматривают и одобряют проекты номенклатур структурных подразделений и сводной номенклатуры по учреждению; график передачи материалов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом) [13, с.8].

Экспертная комиссия ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения.

Центральная экспертная комиссия осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. Экспертная комиссия просматривает описи, составленные в учреждениях, после чего выносит дела на одобрение в экспертно-проверочную комиссию. Экспертные комиссии и Центральные экспертные комиссии:

- утверждают описи  дел долговременного хранения по учреждению и по подведомственным организациям;

- рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документальных материалов с истекшими сроками хранения;

- оказывают методическую помощь подведомственным структурам, не состоящим на учете в архивных учреждениях;

- ведут исследование ценности различных групп документов.

Они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. После чего принимается решение о представлении предложений на утверждение экспертно-проверочной комиссии.

У Центральной экспертной комиссии как органа центрального учреждения ведомства есть функции, присущие только ей. Одной из важнейших функций Центральной экспертной комиссии является методическая работа в области экспертизы. Центральная экспертная комиссия рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и передачей документов, подлежащих передаче в государственные архивы, классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно-методических пособий (экспертная комиссия принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий). Центральная экспертная комиссия рассматривает проекты таких документов, как рекомендации по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списки учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых  подлежат и не подлежат передаче на государственное хранение; типовые положения об экспертных комиссиях структурных подразделений и подведомственных организаций, другие нормативно-методические пособия.

Все эти проекты после одобрения Центральной экспертной комиссией и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. По согласованию с архивным учреждением Центральная экспертная комиссия может вынести решение о предоставлении экспертным комиссиям структурных подразделений ведомства и подчиненных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.

Таким образом, Центральная экспертная комиссия ведомства выполняет и функции, присущие экспертной комиссии учреждения, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства [6, с.71-72].

Экспертные комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям. В частности, они осуществляют:

1)                экспертизу ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после усовершенствования обработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.);

2)                рассмотрение разработанных в архиве методических пособий по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного хранения, рабочие инструкции и др.);

3)                работу по комплектованию государственного архива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в государственный архив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению и т.п.).

Экспертно-проверочные комиссии органов управления архивным делом и центральных государственных архивов занимаются широкими вопросами экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных архивов (в пределах своей компетенции). В функции экспертно-проверочных комиссий входит рассмотрение:

- списков учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат и не подлежат приему на государ­ственное хранение;

- перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы;

- проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел;

- предло­жений об изменении сроков хранения отдельных категорий доку­ментов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номен­клатурами (с последующим внесением предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию);

- описей на дела постоянного хранения и по личному составу, пред­ставляемых учреждениями;

- вопроса о комплектовании государственного архива документами личного происхождения;

- методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов;

- согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой «ЭПК»;

- заслушивание экспертных комиссий учреждений и оказание им помощи.

Кроме того, в функции экспертно-проверочных комиссий архивных органов входит вынесение рекомендации по методическим вопросам экспертизы ценности  документов и комплектованию государственных архивов [3, с.26-27].

Центральной экспертно-проверочной комиссия является высшей инстанцией по вопросам эксперти­зы ценности документов. Она выполняет следующую работу:

- разрабатывает принципы комплектования Архивного фонда Республики Беларусь и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общебелорусского значения;

- разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности до­кументов государственных архивов Республики Беларусь и определяет категории учреждений, организа­ций и предприятий, от которых производится прием докумен­тов в государственные архивы;

- разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения;

- определяет состав документов, подлежащих хране­нию в государственных архивах и архивах министерств и ведомств;

- рассма­тривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями;

- вы­носит решения о разрешении отдельным министерствам и ве­домствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уни­чтожении документов [7, с.46].

Таким образом, экспертные комиссии взаимосвязаны по соподчиненности и большинство их функций совпадает. Но каждая экспертная комиссия расширяет свои полномочия в зависимости от её значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. В то же время каждая комиссия имеет и выполняет свои, присущие только ей, функции.

1.3 Права, задачи и организация работы экспертных органов

Первичным экспертным органов в учреждении, организации, предприятии является ее экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создаются приказом руководителя организации, предприятия, учреждения в соответствии с Положением о ней из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия является совещательным, коллегиальным органом.

Экспертная комиссия предприятия, учреждения, организации рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела рассматриваются полистно, чтобы не было ошибок.

Определение сроков хранения документов проводится по типовым и ведомственным перечням.

Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Государственным комитетом по архивам и делопроизводству. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Государственным комитетом по архивам и делопроизводству.

По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечнях, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важностью документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.

Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел.

Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы организации, предприятия, учреждения подразделяются на четыре группы:

1)                документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив;

2)                документы передаваемые на длительное хранение в архив гимназии (со сроком хранения свыше 10 лет);

3)                документы временного хранения (со сроком хранения до 10 лет включительно);

4)                документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение) [12, с.55].

Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями учреждений государственного архива, с Центральной экспертной комиссией отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания и консультативную помощь.

Экспертная комиссия работает по годовому плану, утвержденному руководством.

Вопросы, относящиеся к компетенции экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение экспертной комиссии документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.