Система электронного документооборота
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет социального управления
Кафедра социального менеджмента и туризма
Специальность –080500.00 «Менеджмент (бакалавриат)»
Форма обучения – очная
КУРСОВАЯ РАБОТА
ТЕМА: «Система электронного документооборота».
Студента
Научный руководитель
проф. РГСУ,докт.педагог.наук Алиев Н.Н.
Консультант
Дата представления _______________
Дата защиты _____________________
Оценка _________________________
МОСКВА – 2012
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………
ГЛАВА 1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…………………………………….. 6
- Понятие документооборота……………………………………
…………....6 - Принципы документооборота……………………………………
…………8
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ…………………………….12
2.1 Понятие коммерческой тайны……………………………………………...12
2.2 Документооборот
ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ И ОЦЕНКА
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………………………
3.1 Проблемы внедрения
электронного документооборота…
3.2. Оценка эффективности
внедрения электронного
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………
ВВЕДЕНИЕ
В современных организациях
происходит широкий обмен информацией:
с деловыми партнерами, органами государственной
власти, со своими территориальными подразделениями.
Большая часть информации передается
в виде документов на бумажном носителе.
В последние годы происходит значительное
увеличение объема информации, проходящей
по электронным каналам, в том
числе и электронных
Тема данной курсовой работы является актуальной, прежде всего тем, что даже традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и использования электронных документов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии.
Говоря, об электронном документе, всегда необходимо помнить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничтожаем только в электронно-цифровом виде.
Целью данной курсовой работы является изучение внедрения электронного документооборота на современном предприятии.
Для достижения поставленной цели предлагается решить ряд задач:
- Изучить нормативные основы внедрения электронного документооборота;
- Рассмотреть этапы внедрения электронного документооборота;
- Проанализировать оценку эффективности электронного документооборота.
Также вопросы, касающиеся электронного документооборота, затронуты рядом нормативных документов.
Федеральный закон (ФЗ) от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов.
В пункте 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» зафиксировано, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.
Таким образом, рассматривая множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения Системы Электронного Документооборота (СЭД), то насколько важно верно определить верно, ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации.
ГЛАВА 1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1 Понятие документооборота
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.
Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.
Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.
Можно выделить две составные части делопроизводства:
- документирование деятельности;
- организация работы с официальными документами.
Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль над исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.
Таким образом, Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В следующем параграфе, мною рассмотрены принципы документооборота на предприятие, которые могут быть обозначены как образующие потоки документов.
1.2 Принципы документооборота
Движение документов в федеральном органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В документоведении применяется
следующее определение
Оперативное управление - это управление, осуществляемое документами с момента создания (поступление на предприятие) до момента окончания сроков их текущего хранения.
Документооборот предприятия и его составляющие.
Согласно стандартному определению
документооборот представляет собой
упорядоченное перемещение
Документооборот образует три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на предприятие, которые могут быть обозначены нами как входящие документы.
Эти потоки берут свое начало на предприятии, их образуют:
Входящие - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
Исходящие – это большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").
Внутренние – это данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию. Это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.
В соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:
- организацию доставки документов;
- первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрацию документов;
- рассмотрение документов руководством (структурным подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;
- организацию исполнения документов.
В соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству исходящими документами предусматривает:
- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);
- регистрацию документов;
- тиражирование документов;
- подготовку документов к отправке;
- сортировку документов;
- передачу документов.
Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и прием), как правило, производится:
- лично - исполнителями (ответственными исполнителями) документов непосредственно адресатам (например, если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений предприятия);
- через секретарей или лиц, ответственных за ведение делопроизводства
- между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия;
- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети);
- посредством почтовой, курьерской или электрической связи, а также по каналам факсимильной, телефонной и телексной связи - например, между головной организацией предприятия и его обособленными структурами подразделениями (филиалами, представительствами).
Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющей пометку «срочно», подлежат исполнению с течение 3 дней, а имеющей пометку «оперативно» - в течение 10 дней со дня резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступлением в адрес предприятия письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.
Таким образом, принципы документооборота заключаются движение и подготовка управленческих документов, на которое отводиться свое время и свой срок.
В данной главе рассмотрено, что в управлении широко используется электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота основывается на определенных принципах, и правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
В следующей главе, мню рассмотрено, коммерческая тайна — это право предприятий, организаций не разглашать, не сообщать, сохранять в тайне сведения об их производственной, торговой, финансовой, научно-технической деятельности, обусловленное опасностью нанесения ущерба организации.
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ
2.1 Понятие коммерческой тайны
Документы могут
нести информацию открытую и
информацию с ограниченным
К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно – техническая, технологическая, производственная, финансово – экономическая, иная информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность. В силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.
К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п.
Сведения коммерческой
тайны предприятия можно
- Научно – техническая (технологическая) информация;
- Деловая информация.
Научно – техническая информация включает:
- сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;
- используемые материалы;
- рецептуры;
- методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
- новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; - программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
- организация системы безопасности предприятия.
Деловая информация включает:
- сведения о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчёты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);
- сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;
- сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой продукции;
- планы развития предприятия;
- планы и объёмы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объёме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров);
- анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность импорта и экспорта, предполагаемое время выхода на рынок;
- планы рекламной деятельности;
- списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объёмах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
- структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне её, распределение обязанностей и их содержание;
- кадровый состав и его формирование;
- сведения из деловой переписки.
Сведения, которые
не могут являться
- содержащиеся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателей в государственные реестры;
- содержащиеся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
- о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия и об использования ими средств соответствующих бюджетов;
- о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно – эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасности граждан;
- о численности, о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, и о наличии свободных рабочих мест;
- о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
- о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
- об условиях конкурсов и аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
- о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческих организаций;
- о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица.
Основная цель
защиты конфиденциальной
В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов.
Меры по охране конфиденциальности информации должны включать в себя:
- определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путём установления порядка обращения с этой информацией и контроля над соблюдением такого порядка;
- учёт лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
- регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;
- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна».
Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:
- разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к коммерческой тайне;
- ограничение доступа к носителям информации, содержащей коммерческую тайну;
- ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учёт и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну;
- использование организационных, технических и иных средств защиты коммерческой тайны;
- осуществление контроля над соблюдением установленного режима охраны коммерческой тайны.
Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.
Допуск работника к коммерческой тайне предусматривает:
- ознакомление работника с законодательством РФ о коммерческой тайне, предусматривающим ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
- принятие работником обязательств по соблюдению установленного режима коммерческой тайны;
- ознакомление работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, к которым работник будет иметь доступ;
- установление оплаты труда работника с учётом компенсации за взятые им на себя обязательства по соблюдению режима коммерческой тайны. Размер такой компенсации устанавливается соглашением между работником и предприятием;
- создание работнику необходимых условий для соблюдения, им установленного работодателем режима коммерческой тайны.
Все сотрудники предприятий должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:
- не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определён трудовым договором;
- соблюдать доведённые до сведения работника требования по защите коммерческой тайны;
- не использовать сведения, составляющие коммерческую тайну, без согласия её владельца;
- не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.
Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном личном деле работника не менее пяти лет после его увольнения. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издаёт специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «Коммерческая тайна». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.
Таким образом, коммерческая тайна - это информация, сведения, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность, к такой информации нет свободного доступа на законном основании, а ее обладатель вправе охранять конфиденциальность сведений.
В следующем параграфе, мною рассмотрена, работа с документами это есть документооборот, то есть этапы движения документов в организации. Под конфиденциальным документооборотом понимается движение конфиденциальных документов после их учета до завершения исполнения или отправления.
2.2 Документооборот
При хранении документов в компании приняты следующие правила.
По степени важности документы делятся на три категории, для каждой из которых сформированы собственные требования к организации хранения.
К первой категории относятся документы, крайне необходимые для ведения дел компании или важные для ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи с общественностью, отношения со служащими, акционерами, клиентами или поставщиками; документы также могут быть запрошены по юридическому, законодательному или экологическому требованию.
Ко второй категории относятся документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.
К третьей категории относятся документы, не требующие особого хранения. Их отсутствие не повлияет на работу компании. Они не являются важными для ознакомления с прошлым компании, не являются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеют особой важности для выполнения ежедневных операций.
Наивысшие требования к организации хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:
- доступ к этим документам должен быть строго ограничен;
- необходимо контролировать температуру и влажность в помещении с хранящимися документами;
- система с документами должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.
Также разработаны общие требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют общепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.
Для документов третьей категории никаких требований к хранению не установлено.
Для успешного ведения
дел необходимо, чтобы документы
создавались, использовались и уничтожались
в соответствии с Уставом Компании.
Уничтожение документов является необходимым,
и должно осуществляться разумно, следуя
всем нормативным указаниям. Неаккуратное
уничтожение документов может повлечь
за собой раскрытие