Система электронного документооборота «Dosc Vision»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ  РФ

Государственное  образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» 

Кафедра общего, стратегического, информационного  менеджмента

и бизнес-процессов 

Допустить к защите

«__»декабря 2010г.

Доцент  кафедры

Общего, стратегического,

 информационного  менеджмента

 и  бизнес-процессов

________________ 

                            Г.Д. Бобылева 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Система электронного документооборота «Dosc Vision» 

Работу выполнила                       Валеева Гюзель Исламовна

Группа 1 курс 3 факультет  управления и психологии

Специальность: документоведение и документационное обеспечение управления

Руководитель: к.т.н. доцент Бобылева Галина Давидовна 
 

Оценка:

__________________

Дата______________

Подписи членов комиссии

       ______________

       ______________ 
 

Краснодар 2010

 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ  О СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА 8

1.1 Назначение и основные  свойства СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 8

1.2 Общая классификация  СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 16

2 О СИСТЕМЕ DOCS VISION 19

2.1  Архитектура и технологии DocsVision 21

2.2 Функциональность DocsVision 27

2.3  Основные объекты DocsVision 31

2.4 Основные механизмы  DocsVision 39

3 ВНЕДРЕНИЕ DOCSVISION НА ПРИМЕРЕ В ОАО "НОВОШИП" 47

3.1 Методология внедрения  DocsVision 47

3.2 Внедрение DocsVision  в  ОАО "НОВОШИП" 50

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 54

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 57 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 
 

          Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и  умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена  данная курсовая работа.

     Деятельность  любого предприятия сопряжена с  обработкой большого количества разнообразных  документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они  необходимы практически на каждом рабочем  месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.

     «Бумажные технологии» документооборота уже  не отвечают требованиям современного динамичного бизнеса[1]. Использование электронных файлов, папок файловой системы и электронной почты ускоряют доступ и движение документов, но не обеспечивают нужной достоверности и защищенности. В случае большого количества документов и их интенсивной совместной обработки сотрудниками наступает хаос.

     Предприятия неизбежно приходят к необходимости  использования специализированных систем для работы с электронными документами. Они позволяют упорядочить  работу с документами в электронном  виде, обеспечивая и достоверность, и защищенность, и скорость. Существует возможность придания юридической  значимости электронным документам наравне с бумажными. Но даже если по тем или иным причинам используются бумажные оригиналы, то работа с электронными версиями на этапах подготовки, при  ознакомлении, исполнении или справочно-информационном использовании дает значительный эффект.

     Документы и бизнес-процессы предприятия тесно  взаимосвязаны. Любой документ участвует  каком-либо в бизнес-процессе, и практически  любой бизнес-процесс включает обработку  документов. Однако «бизнес-процесс  обработки документа» – это лишь частный случай. Поэтому полноценная  система управления бизнес-процессами, интегрированная с системой управления документами – это естественное решение.

     Бизнес-процессы охватывают взаимодействие людей, документов и различных автоматизированных систем. Поэтому важно также, чтобы  это решение было интегрировано  с существующими учетными системами  и другими компонентами корпоративной  информационной системы предприятия.

     Вот почему данная тема является одной  из актуальных в сфере делопроизводства и документооборота. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [2]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

     Объектом  исследования данной работы является электронный документооборот, а предметом – система электронного документооборота «Dosc Vision».

     Целью работы является, исследование системы электронного документооборота «Dosc Vision», а также анализ ее внедрения на примере ОАО "НОВОШИП".

     Для достижения этой цели потребуется решение  следующих задач:

  • Рассмотреть понятие электронного документооборота
  • Рассмотреть систему электронного документооборота «Dosc Vision»
  • Проанализировать внедрение системы электронного документооборота на примере ОАО "НОВОШИП".

     В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и  внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. Соответственно, стали  меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой  службы существенно зависят уровень  и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость  рационализации отработанных методов  поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик  оценки, анализа и оптимизации  как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

     Степень разработанности проблемы. Вопросы  организационного развития предприятий  рассматриваются многими авторами. Чаще всего это зарубежные специалисты: Backland, M. About a basis of the theory of management of the documentation/ M. Backland[3], Duranti, L. The impact of digital technology an archival science[4], Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technical Foundation for Digital Preservation[5], Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the state of issue [6] и многие другие.

     Отечественные авторы представлены более узким  кругом специалистов, что объясняется  недостаточным вниманием к проблемам  внедрения организационных нововведений в во времена плановой экономики. Тем не менее, можно говорить о  становлении отечественной научной школы, в формирование которой внесли вклад Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным[7], Витин, Ю.Г. От документооборота классического - к электронному![8], Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства [9] и др. Вместе с тем, следует отметить, что в этих работах преимущественно рассматриваются теоретические подходы к вопросам разработки и внедрения организационных нововведений, а конкретные рекомендации по практическим преобразованиям существующих систем управления промышленным предприятием имеют ограниченный характер. Многие положения этих работ требуют в настоящее время переосмысления и «привязку» к новым условиям функционирования предприятий.

     Что касается зарубежных авторов, то слепое копирование их разработок не приводит к ожидаемому результату из-за специфических  особенностей российских промышленных предприятий и менталитета их руководителей, а также из-за традиционного  невнимания к вопросам подготовки коллектива к внедрению организационных новшеств со стороны высшего руководства и новых собственников предприятий.

 

1 ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ О СИСТЕМАХ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Назначение  и основные свойства СЭД

 
 

     Существует  множество определений того, что  такое электронный документооборот, остановимся на самом емком из них:

     Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно [3].

     Система электронного документооборота (СЭД) –  компьютерная программа (программное  обеспечение, система), которая позволяет  организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между  сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.)[4].

     Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.

     По  мнению отраслевых аналитиков, электронный  документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей  в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей[3]. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением[5].

     Главное назначение СЭД — это организация  хранения электронных документов, а  также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и  по содержимому). В СЭД должны автоматически  отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов[6]. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

     Основными пользователями СЭД являются крупные  государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия  и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом  создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

     Использование системы электронного документооборота позволяет:

  • увеличить производительность труда персонала на 20-25%;
  • сократить стоимость архивного хранения электронных документов на 80%;
  • провести интеграцию с системами автоматизированного ввода документов, которые поступают в нужном формате;
  • обеспечить контроль всего цикла делопроизводства и повысить эффективность методов работы над документами;
  • Исключить потерю документов сократить время их поиска, затраты на их обработку и подготовку отчетности.

К основным свойствам относятся:

  • Открытость

     Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к  СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время  разработка приложений, интегрируемых  с СЭД, стала отдельным видом  бизнеса в отрасли промышленного  производства ПО, и множество третьих  фирм готовы предложить свои услуги в  данном сегменте рынка. Возможность  относительно простого добавления к  СЭД множества модулей от третьих  фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны  модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с  программами пересылки факсов и  др.

  • Высокая степень интеграции с прикладным ПО

     Ключевой  возможностью СЭД является высокая  степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования  технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и  др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости  пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными  программами: в момент инсталляции  клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями  и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и  папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему  документ). При сохранении документ автоматически размещается в  базе данных СЭД. То же относится и  к другим офисным и специализированным программам.

     Следует также отметить, что в большинстве  распространенных СЭД реализована  интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и  др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств  СЭД. Благодаря ему СЭД могут  выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии. Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

  • Особенности хранения документов

     СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные  комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных  документов. В большинстве СЭД  реализована иерархическая система  хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится  на полке и т. д. Количество уровней  вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором  СЭД). В ряде СЭД реализованы еще  более мощные возможности хранения за счет организации связей между  документами (эти связи можно  устанавливать и редактировать  в графическом виде).

     Любому  документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может  меняться от одного типа документа  к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для  каждого типа документов с помощью  визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом  виде представлены наименования атрибутов  документа. При введении документа  в СЭД берется необходимый  шаблон и заполняется карточка (заносятся  значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной  с самим документом.

     В большинстве случаев, серверная  часть СЭД состоит из следующих  логических компонентов (которые могут  располагаться как на одном, так  и на нескольких серверах):

  • Хранилища атрибутов документов (карточек)
  • Хранилища документов
  • Сервисов полнотекстовой индексации.

     Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище  документов часто объединяют под  общим названием "архив документов". Для хранения атрибутов в большинстве  СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

     Для хранения непосредственно содержимого  документов в большинстве СЭД  применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут  быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением  ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы  могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что  большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате  и автоматическое распознавание  множества форматов файлов.

     В последнее время всё большую  популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в  базе данных. Такой подход имеет  свои преимущества и недостатки. Преимуществом  является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкая эффективность  работы с документами при большом  объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование  мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких  дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся  в ней документы будет очень  непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

  • Особенности маршрутизации документов

     Модули  СЭД, отвечающие за документооборот, принято  называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации  документов. При "свободной" маршрутизации  любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения  документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации  могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при  выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа  руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных  полномочий). В большинстве СЭД  модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его  необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные  модули маршрутизации разрабатывают  и поставляют третьи фирмы.

  • Разграничение доступа

     В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве  случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

  • Полный контроль над документом
  • Право редактировать, но не уничтожать документ
  • Право создавать новые версии документа, но не редактировать его
  • Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии
  • Право читать документ, но не редактировать его
  • Право доступа к карточке, но не к содержимому документа
  • Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).
  • Отслеживание версий и подверсий документов

     При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать  в различных инстанциях) очень  удобной функцией СЭД является использование  версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа  и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил  документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал  свою версию документа в следующую  инстанцию третьему пользователю, который  создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями  и исправлениями, первый исполнитель  документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию  первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в  них возможность автоматического  отслеживания версий и подверсий  документов (пользователи всегда могут  определить, какая именно версия/подверсия  документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

  • Наличие утилит просмотра документов разных форматов

     В состав большинства СЭД входят утилиты  для просмотра документов (так  называемые просмотровщики — viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С  их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в  САD-системах). Помимо базового комплекта  утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые  с СЭД.

  • Аннотирование документов

     При организации групповой работы над  документами обычно весьма полезна  возможность их аннотирования. Так  как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция "красного карандаша", широко предлагаются третьими фирмами.

  • Поддержка различных клиентских программ

     Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых  СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные  СЭД позволяют работать с документами  через стандартные Web-навигаторы. Так  как Web-навигаторы могут быть размещены  на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании  Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы[7].

 

1.2 Общая  классификация СЭД

 
 

     По  мнению аналитиков IDC[10], в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

  • СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде систем до 80% функциональности системы при меньшей стоимости внедрения.