Система и взаимосвязь моделей предприятия

Тамбовский государственный технический  университет

Курсовая  работа по дисциплине ИС в экономике  на тему: «Система и взаимосвязь  моделей предприятия»

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1 СИСТЕМА И ВЗАИМОСВЯЗЬ МОДЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ 3

1.1 Система моделей предприятия 3

1.2   Взаимосвязь моделей предприятия 3

2  ПЛАТФОРМА MICROSOFT DYNAMICS AX 3

2.1 Краткая характеристика платформы Microsoft Dynamics AX 3

2.2 Функциональные возможности Axapta 3

2.3 Обзор возможностей системы ERP-системы Microsoft Dynamics AX 3

2.4 Бюджетирование в Axapta 3

2.5 Инструменты Axapta 3

2.6 Реализация в Axapta 3

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 3

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 3

ВВЕДЕНИЕ

Информация в современном  мире превратилась в один из наиболее важных ресурсов, а информационные системы (ИС) стали необходимым инструментом практически во всех сферах деятельности.

Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению  множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными  в них правилами обработки информации.

Актуальность данной темы состоит в том, что компаниям, создавшим успешно работающие информационные системы, необходимо отслеживать стремительное  развитие технологий. Стоящие перед  предприятиями вопросы в области  информационных технологий являются в  основном административными, ведь, позволяя соединять достижения информатики  и производство: эти технологии сами по себе, в отрыве от существующих задач, не могут значительно улучшить производительность предприятия. Для правильного управления информационной системой и получения  стратегических преимуществ требуются  и дисциплина и опыт.

Развитие ИС должно быть тесно связано с переориентацией  подходов к управлению, в основе которой должны лежать осведомленность  высшего руководства в области  ИТ и высокая грамотность в  руководстве развитием информационной системы.

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество  смысловых значений. Чаще всего оно  используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может  также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами  ведения документации и управления расчетами.

Создание и использование  информационной системы для любой  организации нацелены на решение  следующих задач.

1. Структура информационной  системы, ее функциональное назначение  должны соответствовать целям,  стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный  бизнес; в государственном предприятии  - решение социальных и экономических  задач.

2. Информационная система  должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться  в соответствии с основными  социальными и этическими принципами.

3. Производство достоверной,  надежной, своевременной и систематизированной  информации.

Объектом исследования является система и взаимосвязь моделей предприятия.

Предмет исследования - программный продукт Microsoft Dynamics AX (Axapta)

Цель курсовой работы: показать необходимость использования рассмотренного программного продукта.

В задачи входят:

1. рассмотреть системы моделей предприятия
2. показать взаимосвязь моделей предприятия
3. предоставить краткую характеристику Microsoft Dynamics AX (Axapta)
4. описать функциональные возможности Axapta
5. на практике рассмотреть бюджетирование в Axapta, инструменты Axapta, реализация в Axapta.

1 СИСТЕМА И ВЗАИМОСВЯЗЬ  МОДЕЛЕЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Система моделей предприятия

Модель организационной структуры отражает взаимодействие сотрудников предприятия. Один из моментов организационной структуры – наделение властью и полномочиями отдельных сотрудников. Это принципиально отличает модель организационной структуры от функциональной модели, которая представлена ниже.

Организационная структура управления, как правило, представляется в виде дерева, элементами которой выступают службы; производственные, вспомогательные и обслуживающие  подразделения; рабочие места, а  дуги отражают административную и технологическую  подчиненность одних элементов  другим.

Организационная структура описывает формальную сторону функционирования предприятия. В организационной структуре  отражаются три аспекта организации:

• подразделения предприятия (названия подразделений, их задачи и ответственность);

• последовательность назначения заданий;

• контроль за их выполнением.

По  организационной структуре можно  понять распределение полномочий сотрудников  предприятия. Она отображает совокупность правил для выполнения той или  иной процедуры.

Новые возможности использования информационных технологий позволяют изменить принципы управления путем перехода от функциональной структуры управления предприятием к правлению процессами.

Модель  структуры данных. Основная предпосылка модели структуры данных состоит в том, что структура данных предприятия может быть смоделирована с помощью трех элементов: сущностей, атрибутов сущностей и связи.

Сущность – это такой тип объектов, который существует независимо и содержит данные, относящиеся к предприятию. Например, все сотрудники предприятия могут быть представлены сущностью СОТРУДНИК. Сущность может быть представлена документом, например СЧЕТ-ФАКТУРА.

Атрибуты – это характеристики сущности, с помощью которых может быть описан любой из объектов сущности. Например, сущность СОТРУДНИК характеризуется в отделе кадров такими данными, как дата рождения, дата приема на работу и т.д.

Связь. Все сущности предприятия взаимосвязаны между собой и образуют систему. Например, сущность СОТРУДНИК связана с сущностью ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ. Существует несколько типов связей: «один к одному», «один ко многим» и «много ко многим».

Модели структуры  данных достаточно широко представлены в литературе о базах данных.

Функциональное  моделирование используется для моделирования бизнес-процессов предприятия. Чтобы отслеживать ситуации в отдельных подразделениях предприятия, необходимо формально разбить всю деятельность предприятия на блоки, с тем, чтобы в последующем было легко контролировать каждый блок.

Функциональная  структура системы управления определяется перечнем и последовательностью  выполняемых функций (операций) и  может описываться либо технологической  сетью, либо технологической матрицей.

Технологическую сеть образуют вершины двух типов: вершины-операции и вершины-события. Первые отражают функции, выполняемые системой управления, а вторые – фиксируют результаты выполнения этих функций и играют роль связующих звеньев между операциями. Технологическая сеть описывает топологию (последовательность) операций некоторого процесса в рамках исследуемой экономической системы.

Технологическая матрица отражает раскладку операций, выполняемых в рамках системы  управления, по элементам ее оргструктуры. По строкам технологической матрицы  перечислены выполняемые системой функции, по столбцам – элементы ее организационной структуры, а элементы матрицы отражают факт и степень участия того или иного элемента оргструктуры в выполнении той или иной функции.

Модель  документооборота. Основная идея этого типа моделей в том, что большинство документов обрабатываются одним и тем же способом. Это такие операции, как заполнение, тиражирование, сопоставление, сортировка и т.д. При моделировании каждая из них отражается определенным значком, при помощи которого описывается жизненный цикл документа, а также движение из отдела в отдел.

Построение  модели дает возможность выявить  некоторые недостатки существующей системы документооборота, такие, как, например, создание невостребованных документов, отсутствие контроля за движением  отдельных документов, дублирование работ без необходимости. Поэтому  модели этого типа могут быть использованы не только как инструмент системного анализа при проектировании компьютерной информационной системы, но и как  средство наведения порядка в  сфере управления документами или  проведения аудита в этой части деятельности организации.

Одним из способов совершенствования движения документов и информации по организации является внедрение системы электронного документооборота.

Модель  потоков данных. Модель документооборота сосредоточивается на движении документов, т.е. описывает их физическое перемещение из отдела в отдел, тиражирование и т. д. В случае использования автоматизированной информационной системы часть этих документов, а соответственно и операции с ними могут быть заменены электронным аналогом. Тогда такие действия, как размножение, редактирование, принимают совершенно другой характер. В модели потока данных важны процессы над данными, их хранение, а физические характеристики средств хранения данных становятся неактуальными. Эта модель описывает операции над данными, а не над материальными характеристиками, ей безразличен способ совершения операций с данными: обработка данных производится либо вручную, либо на компьютере.

Основная  задача модели потока – построение логичной схемы движения данных. Но на одном уровне сложно воспринять больше восьми-девяти процессов, поэтому применяется последовательная иерархия с детализацией.

Таким образом, модель потока данных представляет собой  взгляд на хранение, перемещение и  обработку данных с логической точки  зрения и не описывает физическую сторону. Структура хранения информации, отображаемая в этой модели, может  послужить прообразом модели структуры  данных («сущность – связь»). Процессы обработки информации могут стать модулями программы. Движение информации соотносится с входами и выходами программы или структурой базы данных.

1.2   Взаимосвязь моделей предприятия

Все рассмотренные  модели – модели структуры и модели процессов – взаимосвязаны между собой, поскольку представляют одну и ту же организацию с разных точек зрения. Такая структуризация необходима для того, чтобы разделить объемное описание деятельности предприятия на составные части.

Одна из задач  структурного анализа – представление деятельности организации сначала на логическом уровне. Это позволяет представить весь проект изменения информационной системы компактно. Далее, при переходе на физический уровень описание процессов соотносится с описанием данных об этих процессах, хотя, естественно, они не всегда идут параллельно. Поэтому разрабатываются и модель данных организации, и модель процессов, при этом сложно установить приоритетность моделей.

Взаимосвязь моделей данных и моделей процессов  показана на рис. 1.

Рис. 1 Связь моделей предприятия

Моделирование системы начинается с описания процессов, которое осуществляется с помощью  двух типов моделей: модели потока данных и описания процессов. Одновременно проводится анализ структуры данных посредством спецификации данных и  нахождения взаимосвязей между ними. На выходе этих двух моделей получаем функциональную модель, которая ложится  в основу модели базы данных. На основании  описания процессов и логической модели данных составляется спецификация программы. После этого производится кодировка программы, которая осуществляет обработку данных, запрашиваемых  из базы.

2  ПЛАТФОРМА MICROSOFT DYNAMICS AX

2.1 Краткая характеристика  платформы Microsoft Dynamics AX

• Легкость администрирования (поддержка Active Directory®, стандартные протоколы взаимодействия клиент — сервер, сервер приложений в виде стандартного сетевого сервиса).
• Тесная интеграция с продуктами Microsoft (Microsoft SQL Server™, Microsoft SharePoint®, Microsoft Office и т. д.).
• Вся бизнес-логика системы написана на объектно-ориентированном языке (открытость кода, поддержка продуктов ASP.NET и т. п.).
• Удобный ролевой интерфейс Microsoft (дополнен механизмами оповещений и глобального поиска).
• Новая концепция интеграции AIF (поддержка B2B, A2A, XML, xCBL, Microsoft BizTalk® 2006).
• Трехуровневая архитектура (неограниченное количество серверов приложений, автоматическая балансировка загрузки, «горячее» подключение новых серверов).
• Отличная производительность (уверенно функционирует при тысячах одновременно работающих пользователей).

2.2 Функциональные возможности  Axapta

Решения на базе ERP-системы Microsoft Dynamics AX: 

• Рассчитаны на средний и крупный бизнес
• Обеспечивают поддержку 20-5000 одновременно работающих пользователей
• Поддерживают более 40 языков
• Обеспечивают низкую совокупную стоимость владения (ТСО) и высший в классе коэффициент возврата инвестиций (ROI)

Microsoft Dynamics AX (Axapta) позволяет создать  полноценную систему управления  предприятием с учетом индивидуальных  требований заказчика за счет  гибкой и безопасной среды  разработки, которая достаточно  просто дорабатывается под уникальные  потребности и задачи конкретной  компании. Консолидация и стандартизация  бизнес-процессов достигается в  т.ч. за счет разработанных  и сертифицированных отраслевых решений «АНД Проджект» на базе Microsoft Dynamics AX, которые уже ориентированы на специфику определенных отраслей.

Microsoft Business Solutions-Axapta - это решение для тех, кто высоко ценит индивидуальный подход, решительно принимает вызовы времени и готов к использованию новейших технологий в своем бизнесе. Microsoft Axapta - мультиязычная, мультивалютная система класса ERPII с мощными возможностями управления производством, предприятиями сферы торговли и услуг, созданная специально для средних и крупных компаний, которая позволяет им расширить свои возможности и приобрести новые конкурентные преимущества. В основе Microsoft Axapta заложены самые современные западные технологии управления и высокотехнологичные решения, позволяющие эффективно управлять предприятием. Microsoft Axapta - это эффективный и мощный инструмент получения новых конкурентных преимуществ в условиях быстро меняющегося рынка. Использование системы помогает компаниям расширить свои возможности и преодолеть традиционные ограничения бизнеса. Благодаря широкому спектру функциональных возможностей, оптимальному соотношению цена/качество, масштабируемости, возможности работать через Internet, эффективной методологии внедрения и высокому уровню поддержки Microsoft Business Solutions-Axapta приобретает все большую популярность среди российских компаний. Система идеально подходит для компаний, ищущих полностью интегрированное и масштабируемое решение. Благодаря гибкой и безопасной среде разработки система может быть достаточно просто доработана под уникальные потребности конкретного заказчика.

2.3 Обзор возможностей  системы ERP-системы Microsoft Dynamics AX

Бизнес-анализ. Модули:

• «ССП (Система сбалансированных показателей)»
• «Стратегическое управление бизнес-процессами»
• «OLAP (Многомерный анализ)»
• «Анкетирование»

Управление  финансами. Модули:

• «Бухгалтерский и управленческий учет»
• «Управления финансами холдинга»
• «Учет основных средств»
• «Расчет заработной платы»

Управление  дистрибуцией. Модули:

• «Управление торговлей»
• «Управление запасами»
• «Управление складом»

Производство. Модули:

• «Сводное планирование»
• «Управление производством»
• «Конфигуратор продукции»
• «Управление цехом»

Управление  проектами. Модули:

• «Ведение проектов»
• «Планирование и анализ результатов проектов»
• «Расширенный финансовый мониторинг»
• «Управление сервисом»

Управление  персоналом. Модули:

• «Организационная структура»
• «Подбор персонала»
• «Развитие персонала»
• «Кадровый учет»

CRM. Модули:

• «Отношения с клиентами»
• «Управление продажами»
• «Маркетинг»
• «Управление call-центром (телемаркетингом)»

Технологические возможности. Модули:

• «Сервер приложение»
• «Средства разработки»
• «Система контроля доступа»
• «Axapta Integration Framework»

Компания «АНД Проджект» вкладывает существенные инвестиции в разработку и развитие собственных решений  на базе Microsoft Dynamics AX. Все решения  «АНД Проджект» проходят тщательный контроль и регистрацию со стороны Microsoft. На сегодняшний день зарегистрировано 11 отраслевых и 9 функциональных решений  «АНД Проджект» на базе Microsoft Dynamics AX.

2.4 Бюджетирование в Axapta

Возможности ERP системы Microsoft Axapta в  области бюджетирования удобно рассмотреть  на практическом примере, для реализации которого пришлось применить большую  часть функциональности Axapta в области  бюджетирования. При реализации использовались только штатные средства Axapta без использования программирования.

В качестве основы взята задача по автоматизации бюджетирования реального  клиента. Клиент – торгово-производственная компания, занимающаяся сборкой и  продажей компьютеров специального назначения. Одним из ноу-хау компании являются отдельные элементы компьютера – платы обработки голоса и  изображения и программное обеспечение  к ним. Производство плат является серийным, для чего используются производственные мощности стороннего производителя. Программное  обеспечение, сборка готовых компьютеров  осуществляется компанией своими силами и только под заказ.

Продажи обладают слабо выраженной сезонностью: подъём продаж в конце  года и практически полное отсутствие продаж в начале января. Деньги от клиентов приходят, в основном, в конце  квартала. Для поддержания ликвидности  компании собственных оборотных  средств компании не хватает. В то же время привлечение кредитных  ресурсов имеет определённую стоимость  и уменьшает прибыль компании. Поэтому основная цель бюджетирования на Axapta - выяснить причины нехватки оборотных средств и рассчитать необходимый объём кредитных  ресурсов для функционирования компании с точки зрения ликвидности и  минимальной стоимости кредита.

В нашем примере компания занимается производством и продажей двух видов  товара: Товар А и Товар Б. Товар  А является полуфабрикатом для Товара Б, но продаётся также и отдельно от него. Товар Б производится исключительно  под индивидуальный заказ клиента. Более того, его невозможно произвести на склад, так как каждый его экземпляр  уникальный и производится по индивидуальной спецификации. Даже если заказано производство нескольких экземпляров по одной  спецификации, но тогда готовые изделия  будут различные серийные номера. Цены на Товар А и Товар Б  принимаются как усредненные  за период, полученные на основании  данных рынка и отчётов за предыдущие периоды.

В реальной компании учёт и бюджетирование средствами Axapta организованы по отделам: Отдел продаж, Отдел закупок, Отдел  разработки ПО, Отдел финансов (включая  бухгалтерию и затраты непроизводственных подразделений). В нашем примере  бюджетирование построено на основе «классических» бюджетов производственной организации. Схема бюджетирования основана на нескольких операционных бюджетах: продаж, коммерческих расходов, производства, прямых затрат и постоянных (косвенных) затрат; одном вспомогательном - кредитный план; на основе которых  будут формироваться два основных бюджета: доходов и расходов и  движения денежных средств. Остальные  бюджеты затронуты не будут, так  как их использование никаких новых данных для демонстрации возможностей системы не даёт.

Бюджет продаж формируется вручную, на основе прогнозов  продаж, основанных на целях захвата  целевого рынка, или может быть результатом  анализа продаж предыдущего года, иначе говоря, «от достигнутого». Для нашей модели это неважно. Прогнозов может быть несколько (например, Оптимистический, Пессимистический, Вероятный), но в бюджет будет включен  только один из них.

Как видно в таблице «Бюджет  продаж», в нашей модели сезонность продаж учтена в строке «Распределение продаж», которая показывает процентное соотношение продаж каждого месяца к обороту за год. Предполагаем, что  поступление денег от продаж происходит не в том месяце, что сами продажи, а в конце квартала. Разумеется, в реальной компании поступление  денег происходит по более сложным  формулам. Но главное, что мы должны учесть в данном, как и в других бюджетах – это влияние бюджета  на движение денежных средств.

На основе Бюджета продаж формируются  Бюджет коммерческих расходов и Бюджет производства. Бюджет коммерческих расходов состоит из статей затрат, напрямую зависящих от бюджета продаж, например, премиальные или комиссионные, и  условно-постоянных затрат на рекламу, командировочных и прочих:

Бюджет производства более сложен. Нам необходимо учесть три основных фактора: потребность  материалов для производства и необходимость  создания запасов продукции и  материалов для бесперебойной работы производства. Разумеется, необходимо также учесть остатки продукции  и материалов на начало периода. В  модели предполагаем, что запас материалов и готовой продукции Товара А  создаётся примерно на 2 недели производства Товара Б, в противном случае мы рискуем  не успеть выполнить заказ потенциального клиента. Цифра 2 недели взята исходя из срока выполнения субподрядчиком работ по производству Товара А. Кроме  того, увеличение объёма производства Товара Б нельзя осуществить моментально, поэтому предусмотрено плавное  увеличение и затем уменьшение объёма производства.

Бюджет прямых затрат состоит из себестоимости  производства готовой продукции. Товар  А состоит исключительно из Материала 1, а Товар Б – из Товара А  и Материала 2. Стоимость производства Товара А, которое реально производит субподрядчик, в модели не учтена. Её можно учесть в стоимости Материала 1.

В бюджет постоянных затрат включены только основные затраты, не зависящие или слабо зависящие  от объёма продаж:

На основании  вышеприведённых бюджетов автоматически  получается бюджет доходов и расходов:

Бюджет движения денежных средств также получается автоматически:

Как видим, первоначально  в прогнозе движения денежных средств  в конце второго месяца каждого  квартала получается большой дефицит  денежных средств. В первых двух кварталах  достаточно получить краткосрочные  кредиты на 3 месяца. А во втором полугодии  дефицит денежных средств становится серьёзной проблемой из-за сезонного  увеличения продаж и время кредита  придётся увеличить до полугода. Для  исправления ситуации планируем  получение кредитных ресурсов, которое  отобразим вво вспомогательном  бюджете – кредитном плане:

Кредитный план сгладит недостаток денежных средств во втором и третьем  месяцах каждого квартала и особенно в четвёртом квартале. Стоимость  кредита рассчитана из расчёта 2% в  месяц без учёта сложных процентов  и указывается отдельной строкой  в бюджет доходов и расходов.

С учётом кредитного плана прогноз  движения денежных средств примет вид:

Изменится также  бюджет доходов и расходов:

Итак, мы получили упрощённую модель бюджетирования для реализации средствами Axapta. Очевидно, что такой простой пример бюджетирования легче реализовать средствами Microsoft Excel, чем Microsoft Axapta. Но для изучения возможностей Axapta данный пример вполне подходящий, так как включает в себя все сферы деятельности реального предприятия. В примере отсутствует только Бюджет основных средств, который всегда есть в реальной жизни. Но средства Axapta по бюджетированию ОС похожи на бюджетирование продаж и закупок и даже несколько проще. Поэтому исключение данного элемента из примера несущественно.

Основной целью нашей модели будет построение двух основных отчётов: бюджета доходов и расходов и  бюджета движения денежных средств  и сравнение их с учётом и без  учёта кредитного плана.

2.5 Инструменты Axapta

Для реализации данной модели в Axapta необходимо ознакомиться с основными определениями Axapta и её инструментами бюджетирования.

Все бюджеты Axapta построены на плане  счетов. С одной стороны, это упрощает дальнейшее сравнение бюджетных  данных с фактическими. С другой стороны, заставляет пользователя очень  тщательно подходить к построению плана счетов.

Для составления финансовых планов и бюджетов используется один механизм – бюджетная модель, под которой  понимается набор планируемых оборотов по конкретным счетам на определённые даты или за определённые периоды. Моделей  может быть несколько и они  могут образовывать сложную древовидную  структуру, когда модель состоит  из подмоделей, те – из подмоделей следующего уровня. Количество уровней неограниченно. Бюджетные проводки односторонние, т.е. строка проводится только по кредиту  или дебету одного счёта, в зависимости  от знака суммы, что для российского  бухгалтера может быть неожиданностью. Дебетовые суммы в формах прижаты  влево, кредитовые – вправо. Данное правило является общим для всех форм Axapta.

Для составления бюджетов, связанных  с продажами и закупками, используется другой механизм – прогнозы продаж и закупок. Аналогично бюджетным  моделям существуют также прогнозные модели, которые представляют собой  набор прогнозов - планируемых закупок  или продаж товаров, материалов или  основных средств, причём как в денежных, так и в натуральных единицах измерения. Прогнозы формируются в  натуральных единицах измерения. Программа  сама подставляет отпускные или  закупочные цены.

Прогнозные модели могут включать в себя подмодели. Выбранные прогнозы по закупкам и продажам могут быть перенесены в выбранную бюджетную  модель. При переносе в бюджет переносятся  также количества в натуральных  единицах измерения, что позволяет  получать отчёты бюджетов с количествами закупаемых или продаваемых товаров.

Для подготовки бюджетов и их автоматического  расчёта в Axapta предусмотрен довольно широкий набор инструментов: распределение  бюджетных проводок по периоду на основе ключей распределения или  по различным отделам, центрам финансового  учёта, другим счетам; расчёт бюджета  на основе фактических данных или  другого бюджета; сопоставление  бюджетов.

Ключи распределения используются для разбиения какой-либо величины (бюджет, прогноз) за период на части  за более мелкие периоды, например, оборота за год на обороты помесячно, закупки за месяц на каждую неделю.

Также можно настроить распределение  по любому другому принципу. Например, настроить распределение общехозяйственных  расходов по отделам, целям, центрам  затрат, другим счетам в любых комбинациях. Данная функциональность позволяет  также перенести распределённые строки бюджета на несколько дней или месяцев вперёд или назад  от исходной бюджетной проводки. Это  позволяет, например, начислить затраты  на зарплату в одном месяце, а  их выплату - в другом. При распределении  на другие счета и другие отделы формируются пары проводок: по исходному  счёту и указанному в параметрах распределения.