Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Система качества. 2

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ ВПО «ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ
ИСКУССТВА И КУЛЬТУРЫ»

Факультет Культурологии

Кафедра Управления и экономики социально-культурной сферы

СИСТЕМА КАЧЕСТВА

КУРСОВАЯ РАБОТА

Методическое пособие для студентов, обучающихся по специальности 080507 «Менеджмент организации»

Оглавление

Введение…………………………………………………………

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

2. Организационная система: основные элементы и типы……

3. Теория систем ………………………………………………

Основные понятия и характеристики общей теории систем

Характеристики открытых организационных систем

4. Значение системного подхода в управлении ………………………………………...

5.Список литературы

Введение

По мере того, как развивается промышленная революция, рост крупных организационных форм бизнеса стимулировал появление новых идей относительно того, как предприятия функционируют и как нужно ими управлять. Сегодня имеется разработанная теория, которая дает направления для достижения эффективного управления. Первую появившуюся теорию обычно называют классической школой управления, также существуют школа социальных отношений, теория системного подхода к организациям, теория вероятностей и другие.

В последние десятилетия изучение организаций стало важной задачей исследований. Оно сформировалось в самостоятельную научную область -теорию организации.

В своей курсовой работе я хочу рассказать о теории системного подхода к организациям, как идеи для достижения эффективного управления.

Говоря о системном подходе, можно говорить о некотором способе организации наших действий, таком, который охватывает любой род деятельности, выявляя закономерности и взаимосвязи с целью их более эффективного использования. При этом системный подход является не столько методом решения задач, сколько методом постановки задач.

Изучением организации занимается большое количество разнообразных специальных дисциплин, такие как различные направления менеджмента (стратегический, кадровый, производственный, финансовый и т.п.), где организация предстает в качестве объекта управления.А также, социально ориентированные дисциплины (организационная психология, организационное поведение, социология и психология управления, социология и психология труда и др.), для которых организация представляет собой место приложения специальных методов управления индивидуумом и различными группами людей и коллективами.

Однако в современных быстроменяющихся условиях для эффективного управления организацией менеджеру необходимо постоянно анализировать огромное количество факторов, внутренних и внешних, уметь видеть и учитывать взаимосвязи между ними.

В связи с этим возникает проблема формирования специального подхода, который бы позволял взглянуть на организацию целостно.

Таким подходом и является системный подход, который рассматривает организацию как систему - совокупность взаимосвязанных элементов. При этом организация в целом рассматривается как элемент более сложной системы.

Методом исследования в системном подходе является моделирование процессов. Хотя любое моделирование живых-систем предполагает упрощение (редукцию) ввиду принципиальной невозможности разработки абсолютно адекватных моделей, анализ и разработка моделей позволяет углубить знания о системе и получить данные, на основе которых возможно установление закономерностей функционирования и развития.

Множество подходов и граней для исследования организаций определяет и многочисленность научных и прикладных дисциплин, исследующих хозяйственные организации. Это и точные (инженерные, технологические), и экономические науки, и логистика, и маркетинг, и документоведение, и менеджмент.

Проведение исследований организации с позиций системного подхода включает декомпозицию объекта (предприятия) до уровня, требуемого задачами исследования, и установление наличия и достаточности видов обеспечения для функционирования и развития, как подсистем, так и системы в целом.

Собственно системный подход, являясь общенаучным методом познания, должен быть «включен в тело» любого другого подхода. В данном случае используется структуризация организации как системы на подсистемы и факторная операционализация по видам обеспечения, наличие которых определяет существование и развитие системы в целом и ее элементов.

Однако и с системным подходом возникает ряд серьезных проблем.

Первая – это формализация понятий. Нет четких формальных определений понятий «система», «граница» и «системного подхода». По сути, системный подход - это не набор каких-то руководств или принципов для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.

Отсюда возникает и вторая проблема – проблема практического применения системного подхода к исследованию организации и управлению ею.

Сущность системного подхода.

Системный подход основывается на принципах:

1) единства - совместное рассмотрение системы как единого целого и как совокупности

частей;

2) развития - учет изменяемости системы, ее способности к развитию, накапливанию информации с учетом динамики окружающей среды;

3) глобальной цели - ответственность за выбор глобальной цели. Оптимум для подсистем или элементов не является оптимумом всей системы;

4) функциональности - совместное рассмотрение структуры системы и функций с приоритетом функций над структурой;

5) децентрализации - сочетание децентрализации и централизации;

6) иерархии - учет соподчинения и ранжирования частей;

7) неопределенности - учет вероятностного наступления события;

8) организованности - степень выполнения решений и выводов .

Сущность системного подхода формулировалась многими авторами. Достаточно в развернутом виде она сформулирована в работе В.Г. Афанасьева.

Глава 1.

Системный подход — направление методологии исследования, в основе которого лежит рассмотрение объекта как целостного множества элементов в совокупности отношений и связей между ними, то есть рассмотрение объекта как системы.Говоря о системном подходе, можно говорить о некотором способе организации наших действий, таком, который охватывает любой род деятельности, выявляя закономерности и взаимосвязи с целью их более эффективного использования. При этом системный подход является не столько методом решения задач, сколько методом постановки задач. Как говорится, «Правильно заданный вопрос — половина ответа». Это качественно более высокий, нежели просто предметный, способ познания.

Основная идея системного подхода - организацию нужно рассматривать как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи, технология, ресурсы.

Каждое решение и действие по отношению к любой части организации имеет последствия для всей системы.

Благодаря системному подходу, организацию впервые стали рассматривать как открытую систему и поняли, что такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне, и способна приспосабливаться к изменениям во внешней среде.

Можно сказать, что сама теория организации, как наука, родилась именно в рамках этого подхода, поскольку теория организаций изучает общие закономерности организаций, рассматривая организацию как систему и изучая ее интегральные свойства.

Однако есть и ряд проблем, связанных с системным подходом к исследованию организаций.

Например, отсутствие строгой формализации системного подхода не дает нам конкретных инструментов исследования и алгоритмов действий. И данный подход является на самом деле определенным способом мышления.

С другой стороны, есть достаточно формализованная реализация системного подхода – системный анализ. Впрочем, многие инструменты системного анализа, например, математическое моделирование, часто не позволяют адекватно описать и изучить описывать сложные явления реального мира. И нередко системная модель бизнеса или организации

просто не работает, поскольку не учтены те или иные факторы (тем более, что сами эти факторы динамично изменяются).

Таким образом, системный подход к организациям крайне полезен в качестве метода, способа мышления, но при конкретном применении не терпит формализма и требует сочетания творчества, искусства и опыта.

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Основоположником общей теории систем является Людвиг фон Берталанфи. В начале 20-х годов молодой австралийский биолог Людвиг Берталанфи начал изучать организмы как определенные системы, обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967) он перенес общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. И в 1969 году в работе "Общая теория систем" Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку.

1.1

Значение системного подхода в управлении

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

1.2

Обратимся к истории.

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители принимая решения руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но тем не менее до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

1.3

Организационная система: основные элементы и типы

Любая организация рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы и определенное количество внешних связей. Следует дать определение понятию «организация». В истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

Первая попытка строилась на идее целесообразности. Организация - есть целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую цель.

Организация - социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных).

Организация - гармония, или соответствие, частей между собой и целым. Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.

Организация - целое, которое не сводится к простой арифметической сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше суммы своих частей (всё зависит от эффективности связей).

Честер Бернард (на Западе считается одним из основоположников современной теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально принимают решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня организация может быть определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе определённых процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определим организационную систему.

Организационная система - это определённая совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают:

производство

маркетинг и сбыт

финансы

информация

персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи. Организационная цель - есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому организация- инструмент для достижения целей.

Организационная структура. Структура - это способ объединения элементов системы. Организационная структура - есть способ соединения различных частей организации в определённую целостность (основными видами организационной структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры, мы управляем.

Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

Организационная власть - это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть - не только субъект, но и объект управления.

Организационная культура- присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придаёт организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создаёт организационную целостность.

Организационные границы - это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру - значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами - значит вовремя их очерчивать.

Организационные системы можно разделить на закрытые и открытые:

Закрытая организационная система - это та система, которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.

Открытая организационная система имеет связи с внешней средой, т. е. другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней средой.

Таким образом, организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.

Глава 2.

Теория систем

Напомню, что теория систем была разработана Людвигом фон Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и функционированием систем — самостоятельных хозяйственных подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие — система, которая превращает набор вкладываемых в производство ресурсов — затрат (сырье, машины, люди) — в товары и услуги. Она функционирует внутри более крупной системы — внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Основные понятия и характеристики общей теории систем:

Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через её состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.
Границы системы - это разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью бóльшей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.
Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.
Вход — Преобразование — Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик «выхода». При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры «входа», т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.
Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни: