Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Система керування документацією в Україні

Міністерство освіти і науки України

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Гуманітарний інститут

Кафедра українознавства

_______________

дата захисту

СИСТЕМА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ

Науковий керівник:

старший викладач

кафедри українознавства

Барабаш Світлана Миколаївна

Київ 2010

ЗМІСТ

СПИСОК УМОВНИХ СОКРОЧЕНЬ…………………………..……… 3

ВСТУП…………………………………………………………………….. 4

РОЗДІЛ 1. ЗАКОНОДАВЧО-НОРМАТИВНА БАЗА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ……………………………………….. 6

1.1. Основа складання документування в Україні……………….. 6

1.2. Основні функції керування документацією………………..... 9

РОЗДІЛ 2. КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ.. 13

2.1. Сучасний рівень розвитку документаційного процесу…..…. 13

2.2. Управління документацією в організації………....…….…... 22

ВИСНОВКИ.................................................................................................. 29

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ................................................. 31

СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

КДП – керування документацій ним процесом;

ТК – Технічний комітет;

КД – керування документацією;

УНДІАСД – Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства;

СОТ – світова організація торгівлі;

ДКУД – Державний класифікатор управлінської документації;

ISO – International Organization for Standardization (Міжнародна організація по стандартизації);

ВСТУП

Актуальність дослідження. У кожної держави керування документацією (КД) є основною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 % інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Мета дослідження – дослідити процес керування документацією в Україні.

Об’єкт дослідження – організація керування документацією в Україні.

Предмет дослідження – історія, законодавство та теоретичні основи й технологія керування документацією в Україні.

Завдання дослідження:

– проаналізувати зміст основних понять сфери КД та зіставити їх зі сукупністю та трактуванням термінів вітчизняної теорії і практики організації створення й функціонування службових документів;

– простежити історію розвитку КД в Україні та визначити основні етапи цього процесу;

– охарактеризувати технологію КД, нормативні та теоретичні засади її реалізації в Україні;

– визначити перспективні напрями застосування міжнародного досвіду з КД в Україні.

Методи дослідження. Під час дослідження використовувались загальнонаукові методи: історичний, порівняльний, проблемно-хронологічний, поняттєвий та системного аналізу.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел, додатків. Список використаних джерел становить 22 позицій. Обсяг основного тексту – 23 сторінок, повний обсяг роботи – 32 сторінок.

РОЗДІЛ 1

ЗАКОНОДАВЧО-НОРМАТИВНА БАЗА КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ

1.1. Основа складання документування в Україні

Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І. Є. Антоненко [1, с. 172] , а також у монографії В. В. Бездрабко [2, с. 1].

Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” [3]. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.

Стандарт розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України. Його розробники - кандидати історичних наук І. Є. Антоненко,

О. М.Загорецька та доктор історичних наук, профессор С. Г. Кулєшов (керівник розроблення).

Стандарт був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили.

В основі складання документування в Україні знаходиться Закон України “Про стандартизацію” від 01.12.2005 р. Закон України “Про стандартизацію” [4] встановлює правові та організаційні засади стандартизації в Україні і спрямований на забезпечення єдиної технічної політики у цій сфері.

Стандартизація — діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар’єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Нормативний документ — документ, який установлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів. Цей термін охоплює такі поняття як “стандарт”, “кодекс усталеної практики” та “технічні умови". Стандарт — документ, розроблений на основі консенсусу та затверд жений уповноваженим органом, що встановлює призначені для загального і багаторазового використання правила, інструкції або характеристики, які стосуються діяльності чи її результатів, включаючи продукцію, процеси або послуги, дотримання яких є необов’язковим. Стандарт може містити вимоги до термінології, позначок, пакування, маркування чи етикетування, які застосовуються до певної продукції, процесу чи послуги;

Закон регулює відносини, пов’язані з діяльністю у сфері стандартизації та застосуванням її результатів, і поширюється на суб’єкти господарювання незалежно від форми власності та видів діяльності, органи державної влади, а також на відповідні громадські організації. Дія цього Закону не поширюється на ядерні матеріали, фармацевтичну продукцію, стандарти медичного обслуговування, бухгалтерського обліку, освіти, а також інші соціальні стандарти, сфера дії яких встановлюється відповідними законами.

Законодавство України у сфері стандартизації складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів, що регулюють відносини у цій сфері.

Об’єктами стандартизації є продукція, процеси та послуги, зокрема матеріали, складники, обладнання, системи, їх сумісність, правила, процедури, функції, методи чи діяльність, персонал і органи, а також вимоги до термінології, позначення, фасування, пакування, маркування, етикетування.

Метою стандартизації в Україні є забезпечення раціонального використання природних ресурсів, відповідності об’єктів стандартизації їх функціональному призначенню, інформування споживачів про якість продукції, процесів та послуг, підтримка розвитку і міжнародної конкурентоспроможності продукції та торгівлі товарами і послугами. Державна політика у сфері стандартизації базується на таких принципах:

 забезпечення участі фізичних і юридичних осіб в розробленні стандартів та вільного вибору ними видів стандартів при виробництві чи постачанні продукції, якщо інше не передбачено законодавством;

 відкритості та прозорості процедур розроблення і прийняття стандартів з урахуванням інтересів усіх заінтересованих сторін, підвищення конкурентоспроможності продукції вітчизняних виробників;

 доступності стандартів та інформації щодо них для користувачів;

 відповідності стандартів законодавству;

 адаптації до сучасних досягнень науки і техніки з урахуванням стану національної економіки;

 пріоритетності прямого впровадження в Україні міжнародних та регіональних стандартів;

 дотримання міжнародних та європейських правил і процедур стандартизації;

 участі у міжнародній (регіональній) стандартизації;

 прийняття і застосування органами стандартизації на території України Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар’єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року.

Суб’єктами стандартизації є:

 центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації;

 рада стандартизації та технічного регулювання;

 технічні комітети стандартизації;

 інші суб’єкти, що займаються стандартизацією.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації організовує, координує та провадить діяльність щодо розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни, розповсюдження національних стандартів відповідно до цього Закону і як національний орган стандартизації представляє Україну в міжнародних та регіональних організаціях із стандартизації.

1.2. Основні функції керування документацією

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації виконує такі основні функції:

 забезпечує реалізацію державної політики у сфері стандартизації, у тому числі вживає обґрунтованих заходів для прийняття і застосування органами стандартизації на території України, а також регіональними органами стандартизації, створеними на території України, членами яких вони є, Кодексу доброчинної практики з розроблення, прийняття і застосування стандартів відповідно до Угоди СОТ про технічні бар’єри в торгівлі, що є додатком до Маракеської угоди про заснування Світової організації торгівлі 1994 року;

 вживає заходів щодо гармонізації розроблюваних національних стандартів з відповідними міжнародними (регіональними) стандартами;

 бере участь у розробленні і узгодженні технічних регламентів та інших нормативно-правових актів з питань стандартизації;

 встановлює правила розроблення, схвалення, прийняття, перегляду, зміни та втрати чинності національних стандартів, їх позначення, класифікації за видами та іншими ознаками, кодування та реєстрації;

 вживає заходів щодо виконання зобов’язань, зумовлених участю в міжнародних (регіональних) організаціях стандартизації;

 співпрацює у сфері стандартизації з відповідними органами інших держав;

 приймає рішення щодо створення та припинення діяльності технічних комітетів стандартизації, визначає їх повноваження та порядок створення;

 організовує надання інформаційних послуг з питань стандартизації;

 забезпечує адаптацію стандартів, процедур оцінки відповідності, процедур сертифікації та практики відповідно до сучасних досягнень науки і техніки;

 встановлює процедуру та приймає рішення щодо створення та припинення діяльності технічних комітетів стандартизації, визначає їх повноваження та порядок створення;

 забезпечує відповідність національних стандартів цьому Закону;

 встановлює символи або знаки, що засвідчують відповідність продукції національним стандартам;

 бере участь у розробленні технічних регламентів та підготовці робочої програми з технічних регламентів;

 бере участь у підготовці міжнародних і регіональних стандартів, які розробляються відповідними міжнародними та регіональними організаціями, та підготовці рекомендацій для процедур оцінки відповідності, забезпечуючи врахування інтересів України;

 співпрацює та проводить консультації з відповідними органами у сфері стандартизації інших держав, у разі потреби вживає заходів для розв’язання суперечок або скарг, які виникають;

 формує програму робіт з стандартизації та не рідше одного разу на шість місяців публікує актуалізовану програму;

 веде реєстр стандартів та документів з стандартизації;

 організовує створення і ведення національного фонду нормативних документів та Національного інформаційного центру міжнародної інформаційної мережі;

 організовує розповсюдження офіційних публікацій національних стандартів, правил усталеної практики і класифікаторів та іншої друкованої продукції стосовно прийнятих національних стандартів, стандартів та документів відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких він є чи з якими співпрацює відповідно до положень цих організацій або відповідних договорів, а також делегує ці повноваження іншим організаціям;

 забезпечує і сприяє співробітництву між виробниками, постачальниками, споживачами продукції, процесів і послуг та відповідними державними органами у сфері стандартизації.

Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації може виконувати інші функції та повноваження згідно із законами України. Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації вносить подання до Кабінету Міністрів України щодо делегування повноважень стосовно організації розроблення, схвалення, прийняття, перегляду та зміни національних стандартів у галузі будівництва та промисловості будівельних матеріалів центральному органу виконавчої влади в цій сфері діяльності. Центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації створює технічні комітети, на які покладаються функції з розроблення, розгляду та погодження міжнародних (регіональних) та національних стандартів. Технічні комітети стандартизації формуються з урахуванням принципу представництва всіх заінтересованих сторін. До роботи в технічних комітетах стандартизації залучаються на добровільних засадах уповноважені представники органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, суб’єктів господарювання та їх об’єднань, науково-технічних та інженерних товариств (спілок), товариств (спілок) споживачів, відповідних громадських організацій, провідні науковці і фахівці. Організаційне забезпечення діяльності технічних комітетів здійснюють їх секретаріати. Положення про технічні комітети затверджує центральний орган виконавчої влади з питань стандартизації.

Технічні комітети стандартизації не можуть мати на меті одержання прибутку від своєї діяльності. Членство в технічних комітетах стандартизації є добровільним. Центральні органи виконавчої влади та організації мають право у відповідних сферах діяльності та в межах повноважень з урахуванням своїх господарських та професійних інтересів організовувати і виконувати роботи із стандартизації, зокрема:

 розробляти, схвалювати, приймати, переглядати, змінювати стандарти відповідного рівня та припиняти їх дію, встановлювати правила їх розроблення, позначення та застосування;

 представляти Україну у відповідних спеціалізованих міжнародних та регіональних організаціях стандартизації, виконувати зобов’язання, передбачені положеннями про ці організації;

 створювати і вести реєстри нормативно-правових актів та нормативних документів для забезпечення своєї діяльності та інформаційного обміну;

 видавати і розповсюджувати свої стандарти, документи спеціалізованих відповідних міжнародних та регіональних організацій стандартизації, членами яких вони є чи з якими співпрацюють на підставі положень про ці організації або відповідних договорів, а також делегувати ці повноваження іншим організаціям.

РОЗДІЛ 2

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

2.1 Сучасний рівень розвитку документаційного процесу

Визначним і водночас визначальним явищем в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489–2001 “Information and documentation. Records management” (“Інформація та документація. Керування документацією”). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу архівів – СІTRA (Рейк’явік, 10–13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489–2001 “Інформація та документація. Керування документацією” [5], документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребували національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов’язковий для вико-нання нормативний документ.

Хрестоматійним став факт, що оповідає про основу ISO 15489-2 – 2001 – національний стандарт Австралії [6]. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 9000. Констатація потреби «якісних документів» не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його «якості».

Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка ке-руючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну сумісність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової освіти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів.

Результатом кількарічного вивчення національної нормативно-правової бази і міжнародного досвіду у сфері керування документаційними процесами стала поява документа. “Загальні положення” – “Обов’язки”–“Стратегія” – “Контроль”–“Експертиза цінності і розміщення документів”–“Зберігання” – такі складові частини стандарту, що унормовувалися актом на національному рівні. Загальне описання кожного напряму КДП, операційні обов’язки персоналу різного рангу у розробленні й реалізації політики в сфері діловодства, достовірне документування діяльності установ, аналіз забезпечення повноти реалізації функцій і напрямів діяльності організацій, проведення експертизи цінності документів, упорядковане зберігання документів із метою користування ними у подальшому – ці та інші концепти наповнили зміст стандарту, вигідно вирізнивши його з-поміж інших, і запропонували модель керування документаційними процесами у визна-чених межах.

Його прогресивність була відзначена Міжнародною радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнародного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було заснування спеціального підкомітету Технічного комітету (далі – ТК) 46/ ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов’язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо. У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46 / ПК 11 ISO ухвалили такі:

1) відсутність архівної ланки у схемі КДП;

2) рекомендаційний характер стандарту у зв’язку із відсутністю механізмів його провадження;

3) укрупнення структурних одиниць.

Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали відповідь на питання: “Яким чином здійснювати керування документаційними процесами?”. Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійснення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словниковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифікації документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передавання документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошуку та користування ними.

Обговорення проекту майбутнього стандарту викликало низку цікавих пропозицій від країн-учасниць розробки. Деякі із них, з огляду на доцільність і універсальність зауваження і побажання, були втілені у форму і відбилися у змістові документа. Отже, акумулювавши передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією, ISO 15489-1 –2001 “Information and documentation. Records management” [7] (чинний від 15 вересня 2001 р.) регламентував керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов’язані документувати інформацію та користуватися документами. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.

Структурно ISO 15489–2001 складається з двох частин: частина перша – Загальні положення (керування документаційними процесами), частина друга – Практичне керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов’язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. У першій частині стандарту “Загальні положення” містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування. Визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, викладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані документи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т. д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією.

Творення ISO 15489–2001 [5] – яскравий приклад узагальнення часткового ви-падку, ґрунтованого на серйозних залежностях один від одного – досвіду однієї країни у сфері роботи з документами і здобутків світової спільноти. Організація технологічних циклів КДП у різних країнах має специфіку, що зумовлено історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це викликало загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте, маємо визнати, що завдяки попереднім зусиллям низки міжнародних організацій (Міжнародна рада архівів, ЮНЕСКО (програма RAMP), Міжнародна рада з керування документацією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації тощо) керуванню документаційними процесами упродовж другої половини ХХ ст. надано загальні риси, що сприяло швидшому просуванню проекту ISO.

Хоча основною сферою застосування стандарту є робота з документами у різних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науково-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов’язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в де-яких країнах поняття “керування документаційними процессами” охоплює й керування архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під “керуванням документаційними процессами” розуміють:

1) керування континуумом документів (континуум документів (record continuum)) – графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємо-пов’язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документаційними процесами як цінним майном і інформацій-ними ресурсами;

5) підвищення ефективності, раціоналізація керування документацією, діяльності установи шляхом правильного окреслення практичної роботи з документацією.

Після набуття чинності ISO 15489-1 –2001 [7] у багатьох країнах Європи, Азії, Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли національні аналоги міжнародного узагальнюючого нормативного документа у сфері керування документацією ISO 15489–2001 [6]. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов його застосування, зокрема щодо технологій реалізації, засвідчили зворотній напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так, упродовж 2000-х рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповно-важений орган із питань стандартизації Великої Британії – British Standard Institution підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих його положень. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489–2001 [7] до традицій уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз’ясненнями, як це трапилося, наприклад, у Латвії.

Стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією. Закономірним і неминучим кроком у цьому напрямі стало студіювання ISO 15489–2001 “Information and documentation. Records management” [5], з’ясування можливостей його застосування, шляхів упровадження. Систематична робота групи розробників над проектом модифікованої версії ISO 15489–2001 відбилася на тому, що вперше в історії вітчизняних термінологічних стандартів у тезаурус ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” [8] увійшло поняття “керування документацією”. Згідно зі стандартом керування документацією тлумачиться як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання та функціонування службових документів.