Система контроля в организации

План

Содержание

Введение

 

Глава1.Теоретические основы системы  контроля в организации

   1.1.Сущность и цели контроля

   1.2.Формы контроля

   1.3.Функция контроля как  процесс

 

Глава2.Анализ системы  контроля в организации на примере ОАО «Хабаровский          нефтеперерабатывающий завод»

  2.1.Общая характеристика  организации

  2.2.Анализ системы  контроля качества менеджмента

  2.3.Анализ технологии  контроля в организации

 

Глава3.Предложения по совершенствованию системы контроля

 

Заключение

 

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………………3

 

Глава1.Теоретические основы системы контроля в организации………………...5

   1.1.Сущность и цели контроля…………………………………………………….5

   1.2.Формы контроля………………………………………………………………..7

   1.3.Функция контроля как процесс………………………………………………13

 

Глава2.Анализ системы контроля в организации на примере ОАО «Хабаровский                                               нефтеперерабатывающий завод»………………………………………………………..18

  2.1.Общая характеристика организации…………………………………………18

  2.2.Анализ системы контроля  качества менеджмента…………………………..19

  2.3.Анализ технологии контроля  в организации…………………………….......25

 

Глава3.Предложения по совершенствованию системы контроля……………….29

 

Заключение………………………………………………………………………….35

 

Список использованной литературы………………………………………………37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     Актуальность данной темы обусловлена тем, что в условиях современного производства контроль является одной из самых необходимых функций менеджмента на предприятии, его совершенствование приводит к снижению издержек обращения предприятия.

На деятельность организации  оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности  не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленный целей. Меняются условия окружающей среды и  организация должна к ним адаптироваться.

У руководства появляется возможность обнаружить собственные  ошибки и ошибки персонала, а также  определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению одной  из функций менеджмента – функции  контроля.

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает, прежде всего, ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. – в общем, всё то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, – это то, что позволяет удерживать работника в определённых рамках. В принципе – это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, – означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Целью курсовой работы является: изучение процесса контроля качества продукции на предприятии.

Объектом исследования является предприятие ОАО «Хабаровский нефтеперерабатывающий завод».

Предмет исследования: система контроля качества продукции ОАО «Хабаровский нефтеперерабатывающий завод».

Основные задачи исследования:

    • Исследовать теоретические основы системы контроля в организации;
    • Провести анализ системы  контроля в организации;
    • Изучить технологии контроля в организации;
    • Выявить возможные пути   совершенствования системы контроля.

Основополагающими результатами исследования являются теоретические  выводы.

Для раскрытия данной темы были использованы учебные издания, материалы периодической печати и источники удаленного доступа.

В структурном плане  работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА1. Теоретические основы системы контроля в организации

1.1 Сущность  и цели контроля

Контроль – это  процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс  контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Руководство предприятия, разрабатывая эффективную систему  внутреннего контроля, учитывает  самые различные обстоятельства, в том числе те обстоятельства, которые входят в задачу аудитора по оценке системы внутреннего контроля предприятия.

При разработке эффективной  системы внутреннего контроля руководство  предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1.  Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2.  Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия. Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3.  Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. (Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий). Следовательно, на первый взгляд, мероприятия, указанные в пунктах 1,2 могут казаться неэффективными. Но отказ от выполнения мероприятий по обеспечению надежной информацией и сохранности активов и регистров может привести к непоправимым потерям. При утрате или хищении заинтересованными лицами данных о количестве и ценах поставляемого сырья возможно снижение конкурентоспособности производимой продукции.

4.  Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:

·  положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

·  должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;

·  приказом об учетной политике предприятия;

·  приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией.

5.  Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Контроль – одна из функций управления, без которой  не могут быть реализованы в полной мере все другие функции. Контроль призван  обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать  предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия и достижение им намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений, сравнение их с  плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения. Важной функцией внутреннего контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

 

1.2 Формы контроля

Фирмы широко используют три формы контроля – финансовый, административный, контроль производства и контроль качества. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. В центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др. Этот вид контроля реализуется посредством бухгалтерского учета совместно с калькуляциями издержек производства, а соответствующая ему система включает специфические методы и процедуры, счетных работников и руководящий персонал финансовой службы, а также необходимую счетно-техническую базу. Благодаря этому руководство организации получает возможность постоянно контролировать расходы на месте их возникновения, непрерывно получать информацию, необходимую для установления реалистических цен на продукцию, своевременно узнавать об отклонениях от нормативных издержек в любом производственном и сбытовом звене, получать регулярные отчеты о фактических прибылях и убытках, а также прогнозировать ожидаемые прибыли и убытки.

Задача контроля производства заключается в том, чтобы следить  за ходом производственного процесса, соблюдением его технологического режима, а также установленных  графиков производства и выпуска готовых изделий. Чрезвычайно широкое разнообразие производственных процессов предопределяет различия в конкретных системах контроля производства, но в общем они включают в себя: производственный персонал, специфические методы контроля, контрольно-измерительную аппаратуру и средства связи, которые объединены соответствующим образом и функционируют в режиме реального времени. Системы контроля производства должны своевременно давать полную и точную информацию; они по возможности должны быть простыми, экономичными и достаточно гибкими, чтобы без особых затруднений могли адаптироваться к изменяющимся условиям производства. Система контроля производства представляет собой единое целое с системой контроля качества. Однако сфера действия системы контроля качества обычно шире, чем процесс производства, поскольку охватывает все стадии производственно-хозяйственной деятельности, начиная от проектно-конструкторских работ и закупок и заканчивая сбытом продукции и послепродажным обслуживанием. Система контроля качества – это совокупность разнородных элементов: организационной структуры, распределения полномочий и ответственности, сочетания специфических методов и процедур, стандартизации ресурсов, условий производства и потребительских свойств продукции и услуг. Традиционно качество продукции характеризуется совокупностью показателей: назначения, надежности, технологичности, стандартизации и унификации, эргономическими и эстетическим, а также показателями транспортабельности, патентно-правовыми, экологическими и безопасности.

Назначение административного  контроля – непосредственно оценивать  деятельность персонала, т.е. устанавливать  степень соответствия действий каждого  работника требованиям эффективности  и служебных предписаний.        Благодаря этому создается возможность составить представление о деловых и профессиональных качествах работника, уровне его компетентности. Все это необходимо для объективного и справедливого решения вопросов, касающихся материального и морального поощрения, служебного продвижения, предоставления льгот и т.п., а также наложения взысканий и принятия аналогичных мер административного воздействия. Одна из особенностей административного контроля заключается в том, что здесь значительную роль играет психологический аспект, реальный процесс контроля всегда отражает определенные стороны межличностных отношений, которые складываются между контролирующим лицом и исполнителем. При этом административный контроль влияет на управленческую практику двояким образом. С одной стороны, самим фактом своего существования контроль воздействует на поведение подконтрольных лиц, побуждая их к более эффективной деятельности, надлежащей исполнительности, соблюдению установленных правил. Они сознают, что как ошибки и упущения, таки успехи и достижения благодаря контролю известны руководству, которое исходя из этого распределяет вознаграждения и наказания. С другой стороны, многие руководители рассматривают и используют контроль в качестве угрозы, чтобы внушить своим подчиненным опасение игнорировать соблюдение определенных норм и требований руководства.

Таким образом, место  и значение контроля определяются тем, что он является способом организации  обратных связей, благодаря которым  орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения. Контроль позволяет видеть всю действительную картину состояния производства. И потому от его эффективности, в конечном счете, зависит качество принимаемых решений и своевременное их исполнение. Прежде всего, выделим два типа контроля – стратегический (или управленческий) и тактический (или административный). Стратегический, или управленческий, контроль направлен на решение стратегических задач и тесно связан,  естественно, со стратегическим планированием и управлением.

Тактический, или административный, контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения текущих задач, программ, планов. Выделяют также предварительный, текущий и заключительный контроль в организациях.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому должен присутствовать обязательный предварительный контроль используемых материальных ресурсов. Контроль осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию управления. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он даёт уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у неё будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей.

При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей  и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком  больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми. Сравнивая результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Смысл заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Контролинг и контроль. Суть контроля заключается в сопоставлении намеченных показателей и фактических результатов и соответствующей процедуре. Большинство определений контроля не содержит в себе компонент оценки результатов, но неявно подразумевается, что его целью является корректировка отклонений фактически полученных данных от запланированных.

Рассмотрим четыре типа определений контролинга и их соотношение с контролем.

1. Сначала контроллинг понимался, по существу, как функция информационного обеспечения. Основным источником информации здесь выступает, как правило, бухгалтерский учет. Сам контроль в этом понимании не относится к задачам контроллинга. Пожалуй, функция информационного обеспечения - необходимая, но отнюдь не достаточная предпосылка для контроля в сфере менеджмента.

2. Другие авторы  определяют контроллинг как ориентированное  на результат управление предприятием. Его задача заключается в превращении  целеустановок в мероприятия по их осуществлению и идентификации отклонений, а также в обеспечении реакции на них. Если отвлечься от ориентации на результат, ставшей общепринятой в экономическом контексте, то контроль наряду с реализацией целей представляет собой существенную задачу контроллинга.

3. Еще одна  группа дефиниций усматривает  главную задачу контроллинга  в координации различных подсистем  управления предприятием. Контроль  наряду с планированием, информационным  обеспечением и другими системами,  включая управление кадрами, организацию и ценностные ориентации, является подсистемой управления, которая нуждается в координации. Таким образом, контроль - не задача, а объект контроллинга. Для выполнения координационных задач и других целевых установок область задач контроллинга охватывает также контрольную деятельность.

4. В соответствии  с относительно недавно возникшим  представлением контроллинг понимается  как специфическая функция по  обеспечению рационального управления  предприятием. Это достигается действиями  по повышению вероятности того, что реализация управленческих мероприятий соответствует заранее установленным отношениям между целями и средствами. При этом вначале следует различать мероприятия как действия по принятию исполнителем отношений между целями и средствами, а затем - собственно контроль как действия по выявлению и уменьшению отклонений путем изменения указанных отношений или способа их осуществления. Понимание контроллинга в этом случае оказывается менее широким, чем при координационном варианте, который включает в себя наряду с реализацией управленческих мероприятий и контролем также их организацию или предварительное согласование.

 

1.3 Функция  контроля, как процесс

В процедуре контроля есть три чётко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процедуры  контроля демонстрирует, насколько  близко, в сущности, слиты функции  контроля и планирования. Стандарты  – это конкретные цели, прогресс в изменении которых поддаётся измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объём продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно. Опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых измерений этих величин состоит в том, что на эти измеряемые косвенные проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные. Так, например, низкая частота увольнений может отражать не высокую степень удовлетворённости работой, а общее плохое состояние экономики. Менеджеру нужно быть всё время на стороже и научиться отделять симптомы от истинных причин.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении  реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает и ещё одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой второй стадии процедуры контроля даётся оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и её оценке. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут принять очень грозные очертания. Но если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Часто именно этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому, в частности (из-за высокой стоимости измерений), менеджер должен избегать искушения измерить всё и как можно точнее. Если проводить измерения подобным образом, то затраты на систему контроля будут столь велики, что её стоимость превзойдёт возможные доходы от её применения. Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Третий этап процесса контроля состоит в корректировке  деятельности фирмы – пересмотре планов, перераспределении заданий, модификации целей, совершенствовании  технологии и процесса управления. Система контроля, которая не позволяет  устранить серьёзные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Поскольку, большая часть работы в организации является результатом объединённых усилий групп людей, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий. Но к этому нужно относиться весьма осторожно. Если дела идут неплохо, в соответствии с планом, а поставленные цели в основном достигаются, то лучшая корректировка – отсутствие корректировки. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

Система контроля организации, для того чтобы быть эффективной, должна соответствовать ряду требований:

1.  Контроль должен быть всеобъемлющим.

2.  Контроль должен быть экономичным, то есть расходы на его проведение не должны превышать прибыли полученной в результате контроля.

3.  Контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтральным. Главным в контроле является вопрос, что, а не как контролировать. Он должен быть операционным.

4.  Контроль следует сосредоточить на результатах. Контролировать можно лишь измеряемые явления.

5.  Система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок.

6.  Контроль должен быть непрерывным во времени.

Контроль выполняет  несколько функций: информационную, профилактическую, мобилизующую и воспитательную.

Информационная функция заключается в том, что информация, полученная в результате экономического контроля, является основанием для принятия соответствующих управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование контролируемого объекта.

Профилактическая функция заключается в том, что экономический контроль призван не только выявить недостатки, хищения, злоупотребления, но и способствует их устранению и недопущению в дальнейшей работе.

Мобилизующая функция контроля заставляет субъекты хозяйствования ответственно выполнять свои обязательства. Предприятие должно обеспечить рациональное и целевое использование всех своих средств и ресурсов.

Контроль выполняет  также важную воспитательную функцию; приобщая людей к управлению производством, он воспитывает у работников предприятий потребность неукоснительного соблюдения законности и четкого исполнения своих обязанностей. Контроль, являясь важным средством в борьбе с бесхозяйственностью, учит соблюдать дисциплину, воспитывает сознательное отношение к труду и собственности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА2. Анализ системы контроля в организации на примере ОАО «Хабаровский нефтеперерабатывающий завод»

2.1 Общая характеристика ОАО «Хабаровский нефтеперерабатывающий завод»

Хабаровский нефтеперерабатывающий завод - старейший и основной производитель моторных и котельных топлив на Дальнем Востоке. Свою первую продукцию завод выдал в августе 1935 года. С первоначальной мощностью 400 тыс. тонн нефти в год, он был призван обеспечивать нефтепродуктами развивающееся народное хозяйство Дальнего Востока и Восточной Сибири.