Система контроля в процессе принятия управленческих решений
37
Содержание
Введение ..............................
Глава 1 Сущность, функции и основные виды контроля......................
1.1 Сущность контроля......................
1.2 Виды контроля......................
1.3 Этапы контроля......................
Глава 2 Анализ системы контроля ЗАО «МоскомПриватБанк»............
2.1 Краткая характеристика предприятия ЗАО «МоскомПриватБанк».. .16
2.2 Анализ существующей на предприятии системы контроля
исполнении решений и документов....................
2.3 Причины, факторы, снижающие эффективность работы.....................25
Глава 3 Совершенствование системы контроля в принятии управленческих решений.......................
Заключение....................
Список использованной литературы....................
Введение.
На деятельность организации оказывают влияние многочисленные факторы внешней и внутренней среды, действие которых предвидеть с достаточной степенью вероятности не всегда удается. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться.
У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению еще одной функции менеджмента - функции контроля.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых не всегда правильно понимается людьми. Слово “контроль” как и слово “власть” вызывает чаще всего отрицательные эмоции, т.к. воспринимается, прежде всего, как ограничение, принуждение. И, действительно, контроль как функция, которую выполняет менеджер, состоит в обеспечении подчинения кому-то или чему-то. С помощью контроля устанавливаются ограничения, благодаря которым исключается возможность действий, наносящих вред организации. Однако, это лишь один из аспектов контроля.
Основная задача контроля заключается в установке стандартов, которыми следует руководствоваться при выполнении заданий, измерении фактически достигнутых результатов и проведении корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Выполнение менеджерами функции контроля начинается одновременно с выполнением функции планирования в процессе выработки целей и задач организации. Контроль является неотъемлемой частью процесса управления в любой организации.
Хорошо продуманные планы и организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм своевременной оценки воздействия на них этих факторов перемен. Такой механизм может быть создан на основе контроля.
Контроль помогает также определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие – неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.
Цель работы: Изучение системы контроля принятия управленческих решений и разработка рекомендаций по оптимизации системы контроля на примере ЗАО «МоскомПриватБанк»
Задачи:
- Изучить методологическую литературу по выбранной теме.
-Дать определения основным понятием, классификацию контроля и выделить этапы контроля.
-Проанализировать работу системы контроля в ЗАО МКБ
-Разработать рекомендации по оптимизации системы контроля в принятие управленческих решений.
Глава 1 Сущность, функции и основные виды контроля.
1.1 Сущность контроля
Контроль — одна из важных функций менеджмента. Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Главные инструменты выполнения данной функции — наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т. к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов. Контроль – это сбор и обработка информации о траектории движения управляемого объекта, сопоставление ее с параметрами, заданными заранее в планах или программах, выявление отклонений, анализ причин, вызвавших такие отклонения, их оценка и принятие решения о корректирующем воздействии. Задача контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать невыполнение или какой-либо срыв, а в том, чтобы не допустить такого срыва, достичь цели в намеченный сроки. Эффективно поставленный контроль призван иметь стратегическую направленность, ориентированную на результаты, быть своевременным и достаточно несложным.[14;213]
Работа любой фирмы всегда направлена на достижение конкретных целей. Но для того, чтобы не сбиться с намеченного курса, необходим постоянный контроль за тем, как реализуются намеченные программы. Значительные изменения происходят в содержании, формах и методах контроля в нашей стране по мере углубления и расширения экономических реформ, перехода к рыночной экономике, упразднения запретов на негосударственные формы собственности, изменения порядка владения производимыми материальными благами и услугами, их потребления, распределения и использования. Ключевое значение здесь имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего контроля, без которого трудно выстоять на рынке в борьбе с конкурентами. В той или иной мере в каждой российской компании имеет место внутренний контроль, выступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу, прежде всего в финансовой области, в частности, сохранность активов, достижение плановых показателей, в том числе по прибыли и т. д. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия.
Успешный контроль должен обладать следующими чертами:
- Своевременность. Нет смысла осуществлять корректирующие воздействия , когда действие закончилось;
- Стратегический характер. Целесообразно контролировать достижение прежде всего стратегических, а не промежуточных целей;
- Ориентация на результат. Важно контролировать результат выполнения работы, а не момент прихода на рабочее место после обеденного перерыва; проверить качество отчета, подготовленного сотрудником, а не качество очинки карандашей на его рабочем месте;
- Гибкость. Необходимо корректировать процедуры контроля и набор контролируемых параметров в зависимости от меняющейся ситуации;
- Простота. Усложненные процедуры контроля, как правило, приводят к тому, что тормозится выполнение других управленческих функций. Целесообразно контролировать лишь несколько ключевых показателей, но делать это систематически и эффективно.
- Экономичность. Затраты на контроль должны быть соизмеримыми с другими видами затрат. Контроль не должен становиться абсолютно доминирующей функцией управления [14;311].
1.2 Виды контроля.
Существуют три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только по времени осуществления (рис. 1).
Предварительный контроль.
Предварительный контроль. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть скрыты среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.
Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счёт тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путём установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.
Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путём выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля относится, например, обеспечение запасов сырья в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он устанавливает предельные значения затрат и не позволяет тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.
Обычно утверждаемый бюджет представляет собой совокупный план, охватывающий все стороны деятельности фирмы (функция планирования). Он представляет собой официальное выражение задач и целей, рассматриваемых с точки зрения изменения прибыли в зависимости от уровня затрат. Обычно на предприятиях бюджеты составляются по всем подразделениям и всех направлений деятельности. Как правило, бюджеты составляются в области маркетинга, снабжения, кадров, финансов, администрации. Такой подход позволяет менеджерам всех уровней проводить скоординированный и сбалансированный контроль всех операций каждого подразделения в отдельности и всей фирмы в целом.
Текущий контроль.
Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.
Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат.
Системы обратной связи. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчинённым о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных элементов и работают на одних и тех же принципах (рис.2).
Обратная связь – реакция на сообщение, которая помогает отправителю, источнику информации, определить, воспринята ли отправленная им информация [16;234].
Система обратной связи – в управлении – любой механизм, обеспечивающий получение данных о результатах, которые могут быть использованы руководителями для корректировки отклонений от намеченного плана.
Организационные системы с обратной связью. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или не замкнутым системам, т. е. такие системы не могут работать непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Внешний для таких систем элемент – руководитель-менеджер – регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в её цели, так и в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействия очень много переменных величин.
Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными величинами – структурой организации, целями, задачами, технологией и людьми. Внешние факторы – это всё то, что воздействует на организацию из окружающей её среды: конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей и многое другое.
Заключительный контроль.
Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определённого заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции:
1) Заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные ими планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
2) Заключительный контроль способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно [6;111].
1.3 Этапы контроля
В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.
Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных в процессе планирования.
Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т.e. для таких. которые поддаются количественному измерению.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги [19;271].
Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.
Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.
Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.
После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.
Нe все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего и иногда они могут оказаться нереальными. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что планы трудновыполнимы. Поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетными стремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию.
И, наконец, возможен случай, когда сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются и, таким образом, можно продолжать измерять результаты, не изменяя стандарты и повторяя цикл контроля.
При разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическое состояние работников. Часто имеет смысл сделать процесс контроля нарочно видимым, наглядным, т.к. цель контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их и, в конечном счете, достичь поставленных целей.
Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленные стандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятся зафиксировать измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшее вознаграждение и в тех только областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации [3].
Глава 2. Анализ системы контроля ЗАО «МоскомПриватБанк»
2.1 Краткая характеристика предприятия
ЗАО «МоскомПриватБанк»
ЗАО Московский коммерческий банк «Москомприватбанк», именуемый в дальнейшем «Банк», является кредитной организацией, созданной по решению учредителей в форме акционерного общества закрытого типа.
Сокращенное наименование Банка: ЗАО «МКПБ».
Юридический адрес: 127299, г. Москва, ул.Космонавта Волкова, д.14, 499-745-78-54, 499-745-78-92, 499-745-78-99
Регистрационный номер: 2827
Дата внесения в КГР: 10.05.1994
Основной государственный регистрационный номер: 1067711004360 (30.05.2006)
Устав: Дата согласования последней редакции устава: 28.02.2006, cогласованные изменения в уставe: прочие изменения (21.04.2008)
Уставный капитал: 897 743 000,00 руб., дата изменения величины уставного капитала: 14.12.2007
Лицензия (дата выдачи/последней замены): лицензия на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов (30.05.2006)
Генеральная лицензия на осуществление банковских операций (30.05.2006)
Москомприватбанк создан в 1994 году на базе представительства украинского Приватбанка в Москве, однако его учредителями выступили российские фирмы АОЗТ «Люир» (33%), АОЗТ «ТТУ НДМ ИНК» (35%) и ТОО «Давр» (32%).
Исторически специализировался на обслуживании торгового оборота России и Украины, был одним из крупнейших игроков на рынке валют стран СНГ и даже прослыл «грозой мягких валют». В начале 1999 года Москомприватбанк занимал 68-е место по размеру активов среди всех российских банков. Однако на начало 2002 г. по этому показателю он занимал уже 162-е место, а на 1 апреля того же года - 190-е. За полгода активы-нетто сократились с 2 млрд. рублей до чуть более 1,5 млрд. рублей. Наблюдатели связывали это с небезупречным менеджментом, в особенности с личностью председателя правления Дмитриея Рябоконя, из-за которого банк покинули многие менеджеры и специалисты. 12 августа 2002 года акционеры Москомприватбанка отправили Дмитрия Рябоконя в отставку, назначив на его место зампреда Приватбанка Юрия Пикуша.
В 2004 году украинский Приватбанк официально приобрел 50% акций московского банка. Оставшиеся доли распределились следующим образом: ООО «ТТУ НДМ ИНК» - 17,5%, ООО «Люир» - 16,5%, ООО «Давр» - 16%. В том же 2004 году Москомприватбанк сделал ставку на развитие розницы.
ЗАО КБ «ПриватБанк» создано в 1992 году. Сеть банковского обслуживания банка включает более 2,4 тыс. филиалов и отделений по всей территории Украины. ПриватБанк владеет 95,06% акций Paritate Banka (Латвия), 50% - ЗАО «Москомприватбанк» (Москва, РФ), а также имеет филиал на Кипре, представительства в Кишиневе (Молдова) и Алматы (Казахстан). По данным банка, к октябрю 2006 года его крупнейшими акционерами являлись Геннадий Боголюбов (прямое участие - 38,76%; опосредованное - 16,36%) и Игорь Коломойский (в таких же долях). На 01.01.2007 активы Приватбанка составляли 6,746 млрд. долларов, собственные средства - 644 млн. долларов. По размеру активов и вкладов физических лиц Приватбанк является крупнейшим среди 166 действующих в Украине банков.
В сентябре 2005 года российский Москомприватбанк сообщил о преобразовании в закрытое акционерное общество (соответствующая запись в ЕГРЮЛ появилась только 30 мая 2006 года).
У Москомприватбанка 87 точек продаж, в том числе 21 филиал в различных регионах России, а также 1500 банкоматов и 2 706 POS-терминалов. На текущий момент у банка ярко выраженная розничная специализация -кредитный портфель на 90% представлен кредитами физическим лицам, банком выпущено более 400 тысяч пластиковых карт, а вклады населения составляют 32% пассивов. Еще 20% пассивов формируют средства материнского банка. На российских рынках МБК и ценных бумаг банк сейчас совсем не заметен. В банке трудятся почти 2,5 тысячи работников.
В рэнкинге российских банков на 01.07.2007 Москомприватбанк с активами-нетто 8,3 млрд. рублей занимал 173-е место и 365-ю строчку по размеру капитала.
По организационно-правовой форме Москомприватбанк относится к акционерным обществам закрытого типа. Банк является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе; может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права; нести обязанности; быть истцом и ответчиком в суде.
Банк имеет круглую печать со своим полным фирменным, наименованием на русском языке, изображением эмблемы и указанием местонахождения, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. Филиалы и представительства Банка имеют печать с теми же реквизитами с указанием наименования филиала или представительства и места их нахождения.